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SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS

I. INTRODUCCION Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Para que el sistema de informacin pueda operar debe contar con el hardware necesario. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de Informacin. Dato, Informacin y Sistema: En ocasiones los trminos dato e informacin Se utilizan como sinnimos, lo cual es un error. Dato puede ser un nmero, una palabra, una imagen en el mbito cotidiano se utiliza un plural datos, los cuales son la materia prima para la produccin de informacin. Informacin, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tiene un significado para alguien. Finalmente, sistema es el mecanismo por el cual se generar informacin. Ejemplo:

II.

Definicin Uno de los autores sobresalientes en el tema de los sistemas de informacin para ejecutivos es Jhon Rockart, quien considera que el objetivo fundamental de este tipo de sistemas es permitir el monitoreo y seguimiento por parte del

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ejecutivo de los factores crticos del xito del negocio. En este punto se definen los factores crticos del xito como el conjunto de variables de una organizacin que es necesario monitorear y dar seguimiento para asegurar el xito de la empresa. As se pueden definir, entre otros, los siguientes pasos crticos del xito de una empresa comercializadora de productos de ferreteras: La prueba del cido, que se define como el cociente entre los activos y pasivos circulantes. Das venta de la cartera, definida como el cociente entre la cartera o cuentas por cobrar y las ventas diarias promedio. Das venta del inventario, que se entiende como el cociente entre el inventario al final de un periodo entre el costo promedio de ventas. Niveles de ventas en cada una de las zonas o reas geogrficas de venta. Monto de la cartera o cuentas por cobrar vencidas con ms de 120 das de antigedad. Rentabilidad del negocio, definida como el cociente entre la utilidad neta total de un periodo y las ventas del mismo. stos son algunos de los factores que un ejecutivo puede definir como crticos del xito para su negocio. Para este ejecutivo el seguimiento stos depender en gran medida el xito de la empresa. Con base en este concepto, se define un sistema de informacin para ejecutivos como un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fcil a la informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del xito. De esta definicin se desprende el hecho de que los EIS se enfocan primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual de la compaa y dejan en un plano secundario proyeccin de esta informacin hacia escenarios futuros. Este ltimo enfoque es provisto por los DSS. A pesar de la distincin entre un EIS y un DSS, algunos autores reconocidos en el rea los definen de la misma manera, y sostienen que para que el ejecutivo constante y permanente de estos indicadores es importante, ya que del buen resultado de

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pueda realizar su funcin, adems de ser capaz de visualizar la informacin actual, debe poder hacer proyecciones y generar escenarios futuros con esa informacin. III. Caractersticas de un EIS. Para que un EIS sea considerado como tal, debe resumir ciertas caractersticas. Sin embargo, hay ocasiones en que estos sistemas no cumplen con todas las cualidades deseables, casos en los cuales debe replantearse el sistema para tratar de incluir la mayora de ellas. Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa, lo cual implica que ejecutivos diferentes puedan requerir informacin o formatos de presentacin distintos para trabajar en una compaa en particular. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito pueden variar de un ejecutivo a otro. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio. El sistema debe contar con capacidad para manejar informacin que proviene de los sistemas transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de informacin. Esta informacin externa puede provenir de bases de datos externas, peridicos y cartas electrnicas de la industria, entre otros, todo ello referido a temas tales como nuevas tecnologas, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos. Implica que los ejecutivos pueden interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos sistemas se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por temor a cambiar. Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfaces hombre-mquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicacin entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo Pueden accesar informacin que se encuentra en lnea, extrayndola en forma directa de las bases de datos de la organizacin. Esta informacin

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puede incluir el anlisis de tendencias, reporteo por excepcin y la posibilidad del dril down. Esta caracterstica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de informacin. Por ejemplo, puede conocer las ventanas por pas, por zona geogrfica, por cliente y por lnea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos ms detallados de la informacin en caso necesario. El sistema est soportado por elementos especializados en hardware, tales como monitores o videos de alta resolucin y sensibles al tacto, ratn e impresoras con tecnologa avanzada. Es importante sealar que en muchas ocasiones los trminos sistemas de informacin para ejecutivos (EIS) y los sistemas de soporte para ejecutivos (ESS) son utilizados como sinnimos. Sin embargo, las siguientes caractersticas deben estar presentes para considerar a un ESS: Contempla las facilidades de comunicacin electrnica, tales como correo electrnico de voz y datos, teleconferencia y procesadores de texto. Capacidad de anlisis de datos, tales como hoja electrnica de clculo, lenguaje especializado de consulta que utilicen comandos como SELECT, JOIN y PROJECT. Esta capacidad puede extenderse a interfaces con los tpicos DSS. Herramientas para la organizacin personal del ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero electrnico. Es necesario mencionar que cada da se diluye cada vez ms la frontera entre un DSS y un EIS, ya que los sistemas desarrollados actualmente cuentan con caractersticas de ambos, como son la capacidad de efectuar un dril down y elaborar diferentes escenarios de decisin, como puede ser el anlisis de sensibilidad (modelo que permite hacer preguntas qu pasara si? Repetidamente para determinar el efecto de cambio en variables de decisin. IV. Factores del xito de un EIS. Para que un EIS tenga xito es necesario que cumpla con los siguientes factores: Que se vea bien. Para que un EIS se vea bien debe estar orientado hacia el uso grfico de las plantillas, lo cual permite a los ejecutivos accesar la informacin relevante sin entrenamiento previo.

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Que sea relevante. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organizacin y que se han identificado como crticos para el xito de una persona.

Que sea rpido. Se necesitan tiempos de respuesta cortos, pues de lo contrario los ejecutivos pensarn que estn perdiendo su tiempo. Por lo general un EIS distribuye informacin sumarizada o agregada, lo cual debe proporcionarse ms rpidamente que cualquier otra aplicacin de sistemas.

Que la informacin est disponible y actualizada. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos la informacin en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieran. Adems, la informacin que se presente al ejecutivo debe estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar informacin obsoleta.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el xito esperado. Dado los factores anteriores, es importante tener una infraestructura de sistemas transaccionales completas, soportada por un sistema manejador de datos (DBMS). V. El proceso de desarrollo de un EIS El proceso de desarrollo de un EIS tiene caractersticas que lo hacen nico. En primera instancia, porque es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo, el cual es el usuario de este sistema. En segundo lugar, las tcnicas utilizadas para el anlisis y desarrollo de los tradicionales sistemas transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de una EIS. A continuacin se propone una metodologa para su desarrollo e implantacin. 1. Identificacin de las alternativas para el desarrollo del sistema Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un EIS. Antes de crear la propuesta para el desarrollo del sistema debe elegirse la alternativa que se desee. A continuacin se mencionan algunas alternativas que existen para su desarrollo:

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Desarrollar el sistema de manera interna partiendo de cero. Esto significa que el departamento de sistemas de informacin asignar a un equipo de trabajo para el desarrollo del sistema.

Otra alternativa es hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo. Desarrollar el sistema a partir de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa.

Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en renglones tales como costo, tiempo y control durante el desarrollo de la aplicacin. 2. Creacin de la propuesta En este paso debe escribirse o elaborarse una presentacin de la propuesta del EIS. La creacin de la propuesta ayudar a tener un apoyo ms slido para el desarrollo del sistema y a minimizar la resistencia por parte de los ejecutivos. Adems, puede contribuir a que la administracin acepte el proyecto. Las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un EIS son: Claro entendimiento con el ejecutivo. Este aspecto se refiere a que el desarrollo del EIS se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo. Por lo general los ejecutivos no disponen de mucho tiempo para dedicarlo al desarrollador del EIS y es muy comn que estn esperando algo diferente de lo que en realidad es. Es por ello que la presentacin de la propuesta ayudar para asegurar que se comparten la misma idea. Reducir la resistencia al cambio. No todos los ejecutivos aceptarn al mismo tiempo el concepto de un EIS. Con frecuencia, cuando se desarrolla un nuevo proyecto existen personas que estn de acuerdo, otras a quienes es indistinto y algunas que no estn de acuerdo. Quienes no estn de acuerdo con un proyecto no participan en l y

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resulta perjudicial implantarlo cuando existe resistencia activa. Una ventaja de la creacin y presentacin de la propuesta es que puede conocerse la resistencia que existe al desarrollo del EIS y darle direccin detallando muchos de los beneficios que se obtienen al utilizar un sistema de este tipo. Manejar las expectativas. En la elaboracin y presentacin de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable de los beneficios que pueden lograrse con un EIS, deben informarse los riesgos que implica y de los recursos que requiere. Es importante considerar este ltimo aspecto, ya que la mayora de los fracasos se deben a que no se explicaron los riesgos y las necesidades de recursos y slo se destac lo ventajoso que sera utilizar este sistema. Lograr el compromiso de recursos. Cuando se elabora y presenta la propuesta para el desarrollo de un EIS deben considerarse los recursos que se requieren para llevarla a cabo. Existen personas que slo acostumbran justificar los costos; sin embargo, es importante hacer un pronstico del dinero, del personal y del tiempo que se necesitar para cumplir con la propuesta. Con todo esto, el ejecutivo tendr una visin ms clara de lo que es un EIS, de las expectativas con respecto a su uso y de los recursos que requiere su desarrollo. 3. Determinacin de las necesidades del ejecutivo Este paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Turban sugiere un conjunto de estrategias para ello: Cuestionar al ejecutivo acerca de cules son las preguntas que les gustara formular el regresar de un periodo vacacional de tres semanas. Aplicar la metodologa relaciona con los factores crticos del xito. Esta consiste en definir los factores crticos y, y posteriormente, identificar las lagunas de informacin entre lo que requieren los factores crticos del xito y de la informacin que se encuentra

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disponible para el ejecutivo. Este anlisis incluye tipo de informacin, periodicidad y formato de presentacin entre unos. Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes reas funcionales de la empresa, con el objetivo de conocer que informacin consideran relevante. Enumerar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la informacin necesaria para darle seguimiento. Preguntar a los ejecutivos cuales son los datos que no les gustara que llegaran a manos de la competencia. A travs de simple observacin o entrevistas, determinar la informacin que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la situacin de la empresa, lo cual puede lograrse fcilmente con solo observar la informacin que se presenta cada mes en las juntas de resultado o de consejo. 4. Creacin del sistema y presentacin de un prototipo. La clave para la creacin de un EIS exitoso es el prototipo. En ocasiones, un EIS se describe como un prototipo que nunca termina. Estos sistemas deben evolucionar constantemente y la velocidad con que se realicen los cambios es muy importante para el xito. Por lo general, un prototipo de arranque (inicial) de un EIS requiere 6 semanas hasta 4 meses para su desarrollo. Una vez que se desarroll el prototipo de arranque, el EIS evoluciona cuando se le agregan nuevas capas o funciones. En la fig. 8.1 se ilustra el mtodo para el desarrollo de sistemas de informacin para ejecutivos basado en prototipo. VI. TACION EXITOSA DE UN EIS. En la seccin 8.4 mencionaron los factores que determinan el xito en la utilizacin de un EIS. Sin embargo, para que un ejecutivo lo utilice, debe implantarse considerando los siguientes factores importantes que, segn rockart, aseguran una implantacin exitosa del EIS.

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identificacion de las alternativas para el desarrollo del sistema

creacion de la persona

determinacion de las necesidades del ejecutivo

creacion del sistema y presentacion de un prototipo

Ejecutivo comprometido con el proyecto e informacin sobre l. Este factor implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y limitaciones del sistema a desarrollar. Adems, se debe establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.

Socio operativo.

Est relacionado como el manejo de los detalles de

implantacin del sistema y de que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del usuario ejecutivo, lo cual es muy recomendable debido al poco tiempo del que este dispone. El socio operativo puede ser la persona ms cercana al ejecutivo, en lo que a relacin de trabajo se refiere, porque es quien conoce los gustos y necesidades de este ltimo.

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Personal idneo en el departamento de informtica. La calidad del personal que integra el departamento es trascendental para el xito del proyecto. Si se tom la decisin de manera posible. desarrollar el EIS en forma interna, debe seleccionarse al personal ms capacitado para realizar esta tarea de la

Tecnologa

apropiada. La

seleccin

del

hardware

software

debe

corresponder a la demanda tecnolgica del proyecto. Antes de decidir cul hardware y software usar. Deben evaluarse las necesidades tcnicas del proyecto y las opciones que brinda el mercado para satisfacerlas en forma apropiada. Para ello se puede aplicar la metodologa propuesta en el captulo 12 de este libro. Administracin de los datos. Esto implica que exista una adecuada infraestructura de bases de datos interna y externa. Ya que esta ser la fuente de informacin que tomara el EIS para luego ser explotada y presentada al ejecutivo. Un EIS debe ser capaz de presentar informacin de las diferentes reas que componen la empresa. para lo cual es necesario que la infraestructura de bases de datos internas sea estandarizada. Adems de la informacin interna, el ejecutivo requiere tener contacto con informacin que proporciona fuentes externas, para lo cual debe tomarse en cuenta la infraestructura que utilizan dichas fuentes. Relacin clara con los objetivos del negocio. El EIS debe resolver de forma adecuada un problema o situacin relacionado directamente con los resultados de la empresa. como se mencion en la seccin 8.2, un EIS debe dar seguimiento a los factores crticos del xito de la empresa, los cuales se definen con base en los objetivos que esta persigue. Manejo de la resistencia al cambio. Como casi cualquier proyecto relacionado con nuevas tecnologas y sistemas, el EIS puede generar resistencia al cambio y fricciones dentro de la empresa. Es necesario evaluar el nivel de la cultura computacional en la empresa, pues de ello depender la forma en que se maneje la resistencia al cambio. Administracin adecuada de la evolucin y expansin del sistema. Una implantacin exitosa de un EIS produce presiones para un crecimiento rpido de la aplicacin. Adems, los mandos intermedios pronto requerirn acceso a informacin similar a la del ejecutivo, lo cual crea demanda

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desmedida de recursos computacionales. Por ello, deben establecerse lineamientos que controlen la evolucin y expansin del sistema para as satisfacer las necesidades reales de la empresa VII. Efecto del EIS en el proceso de planeacin y control de la organizacin. Los EIS contribuyen en forma importante a redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control de una organizacin. Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son, entre otras: 1. Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales, a travs de: Cambios en el mtodo de recoleccin de informacin, lo cual permite que la direccin general no se involucre en la obtencin de los datos en forma especfica, Sino que dirija ms su atencin hacia el anlisis de la informacin. Mejoras en la integridad de los datos. Esto implica que todos los ejecutivos de la compaa sean congruentes con los datos que manejan y tengan las mismas versiones de la informacin, lo que evita cuestionamiento sobre la calidad de la misma durante el desarrollo de las juntas de resultados o de accionistas. Acelerar el proceso de obtencin de informacin. Si antes la informacin se obtena en forma mensual, el tiempo de este proceso podran reducirse para presentarla quincenal o semanalmente. Inclusive con los sistemas administrativos integrales, como R/3 de SAP, es posible obtener la informacin del da en curso para el ejecutivo. Cambios en la forma de presentar la informacin mediante la utilizacin de nuevas tcnicas de presentacin como grficas, histogramas, dibujos y animaciones. 2. Rediseo de los sistemas actuales de reportes, a travs de los cuales se pone atencin en los factores crticos para manejar el negocio. Los factores que motivan la re conceptualizacin y el rediseo planeacin y control son: El funcionamiento rpido de los negocios en la actualidad implica el del proceso de

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cambio del enfoque tradicional de planeacin en periodos trimestrales; aunque el periodo mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente necesidad de contar con informacin semanal o diaria. La disponibilidad de nuevas metodologas. Tales como factores crticos del xito. El rpido avance en las capacidades del hardware y del software. 3. Cambios en los procesos de planeacin y pronstico. Un sistema de planeacin es aquel que produce o genera las metas que debe alcanzar la organizacin. Por su lado, un sistema de pronstico solo elabora estimaciones que se emplean en el proceso de planeacin. A partir de las definiciones anteriores, un EIS fortalece el proceso de planeacin y pronsticos de la siguiente manera: Automatizando el proceso de planeacin de la compaa. Creando aplicaciones de planeacin estratgica y anlisis competitivo, las cuales se perfeccionan a travs de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos. Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeacin tcnica y, a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control administrativo. 4. Capacidad para realizar anlisis especficos mediante el empleo de informacin contenida en las bases de datos. Los EIS deben disearse de tal forma que provean a la alta administracin la informacin que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales. La informacin interna, extrada de las bases de datos, y la externa, que proviene de diversas fuentes, dan al usuario ejecutivo flexibilidad para manipular la informacin ms crtica para ello y crear sus propios reportes de control. 5. Permite las relaciones de comunicacin entre el personal, logrando con ello que los ejecutivos se mantengan realizando actividades de alto nivel, las cuales son crticas para la organizacin. El uso del correo electrnico es otra de las habilidades y capacidades de los EIS (y de los ESS), ya que a travs de esta facilidad, la informacin puede fluir vertical y horizontalmente, lo cual mejora de manera importante la comunicacin entre todos los ejecutivos de la empresa.

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6. Mejora la capacidad de administracin de programas en empresas orientadas hacia proyectos, lo cual proporciona las siguientes ventajas: El sistema provee acceso ms rpido a la informacin. El sistema permite disponer de textos, datos y grficos en forma inmediata. Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten el acceso a informacin ms detallada. Los EIS contribuyen en forma significativa a mejorar el proceso de planeacin y control en una organizacin, como lo demuestra su utilizacin creciente en la alta direccin de las empresas. Los ejecutivos deben conocer las mejoras que pueden lograrse en el proceso de planeacin y control al utilizar un EIS, para usarlo y explorarlo de la mejor manera. VIII. Software comercial para el desarrollo de EIS Un EIS puede desarrollarse con el apoyo de paquetes como Excel o Lotus; sin embargo, existen herramientas especializadas para ello, como el Commader EIS, Command Center. Executive Decisin y Executive Edge. La disponibilidad del software comercial para desarrollar EIS ha contribuido en gran medida al crecimiento de este tipo de sistemas. En la siguiente tabla se muestra una lista de los principales productos y de sus vendedores: Producto de software Commander EIS Command Center Executive Decisions Executive Edge Vendedor Comshare Pilot IBM EXECUCOM

Estos productos son fciles de usar, permiten accesar datos, tienen facilidades para el diseo de pantallas y para el mantenimiento y, adems, proporcionan capacidades para tener interfase con software de productividad personal. El precio de los productos de software que se utilizan en mainframes varia de 100 000 a 200 000 dlares. Sin embargo, en la actualidad priva la tendencia a utilizar el software en pequeas plataformas, con lo cual el precio disminuye de manera considerable y es posible encontrar paquetes desde 800 dlares. Estos precios son del software especializado que facilita el desarrollo de un EIS, pero como se ECONOMA I-A

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mencion al inicio de esta seccin, un EIS tambin puede desarrollarse con paquetes de aplicacin. Una de las compaas lderes en el desarrollo de EIS y DSS en Pilot software, empresa que fue de las pioneras en poner en el mercado herramientas para el desarrollo de sistemas de informacin ejecutivos y sistemas de soporte a la toma de decisiones. En la figura 8.2 se observa la pgina principal de pilot software en Internet, en la cual se describen los productos y servicios provedos por pilot (http://www.pilotsw.com).

Otra opcin bastante socorrida por las compaas para el desarrollo de sistemas de informacin ejecutivos, consiste en aprovechar la infraestructura de Intranets, es decir, utilizar herramientas de software como son los navegadores de Internet y los lenguajes para hacer aplicaciones de intranets. Finalmente, la utilizacin de Lotus Notes ha sido adoptada como herramienta de implantacin por un gran nmero de compaas. Este sistema, desarrollado por Lotus Corp. en1988, en la actualidad ha sido reconocido como el producto ms popular en el mercado de los sistemas de informacin que apoyan a los ejecutivos. El Lotus Notes se utiliza como sistema de informacin para ejecutivos o bien como complemento de algn otro sistema desarrollado independientemente. Este sistema permite el manejo de informacin como proyecciones, opiniones, noticias, ideas y en su caso rumores y la presentacin a los ejecutivos en forma tabular o en grficas para su anlisis. En la figura 8.3 se muestra una pantalla de Lotus Notes.

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IX.

Caso de aplicacin En esta seccin se describe un caso real sobre la aplicacin de los sistemas de informacin para ejecutivos (EIS) en una empresa mexicana: METALSA. METALSA se fund en 1956 e inici sus operaciones fabricando perfiles metlicos para la construccin, arbotantes para alumbrado pblico y torres de trasmisin para la industria elctrica. Cuatro aos despus, en asociacin con A.O. Smith Corporation, estableci la primera planta productora de bastidores para automviles en el pas. Actualmente opera cuatro plantas: Monterrey, Apodaca, San Luis Potos y Mxico, en donde se producen bastidores, ejes traseros no tractivos, tanques para gasolina de acero, partes de motor, estampados ligeros, as como partes y componentes. Entre sus principales clientes, tanto nacionales como extranjeros, se encuentran A.O. Smith, Chrysler, Ford, General Motors, John Deere, Mercedez-Benz, Nissan, Oshkosh, Renault y Volkswagen. Al asumir el compromiso de la calidad total, a mediados de los aos ochenta, METALSA emprendi un proceso de transformacin orientado a dar a sus clientes un servicio basado en la calidad personal, por lo cual, desde 1990, su lema es: Calidad como forma de vida. Debido al conocimiento y experiencia adquiridos en ms de tres dcadas se ha constituido como lder en la manufactura de estampados metlicos para la industria de automviles mexicana y de Norteamrica.

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Como una respuesta al compromiso de la calidad total, se inici el desarrollo de un EIS denominado SIO (Sistema de informacin operativa), nombre debido a que toda la informacin que requieren los ejecutivos se obtiene de la operacin de la empresa. Este sistema es el resultado de la evolucin de un sistema que se utilizaba antes: el SIM (Sistema de informacin mensual), el cual presentaba informacin mensual que se capturaba en forma manual, lo cual tambin gener un gran nmero de incoherencias y problemas al consolidar la informacin. El SIO comenz en el rea de ventas de METALSA y a este mdulo se le llam Semforos, debido a que en l se muestra informacin para saber si la empresa est operando correctamente o no. El objetivo de este sistema es presentar informacin diaria que se actualiza al da de ayer para todas las plantas de la empresa. En la figura 8.4 se muestra la pantalla principal del SIO y en ella se pueden apreciar los mdulos de que consta: Semforos, Flujo de efectivo, Junta de resultados, Noticias, Nueva organizacin, Junta de consejo y Responsables. El mdulo Semforos muestra los principales indicadores d la operacin de la empresa: el de Flujo de efectivo indica las entradas y salidas diarias de efectivo en cada una de las reas de la empresa; el de Junta de resultados muestra la informacin que antes se obtena del SIM y se captura en forma manual: el de Noticias (figura 8.8) presenta informacin externa que se obtiene en su mayor parte del INA (Industria Nacional Automotriz); en el de nueva organizacin se reestructura la informacin para presentarla con base en la nueva organizacin de la empresa (cambio al enfoque de procesos); en el de junta de consejo se presenta informacin trimestral que se usa en las juntas de consejo (figura 8.5) y en el de Responsables se muestran los encargados de la informacin de los indicadores para que el ejecutivo sepa a quien dirigirse en caso de necesitar alguna aclaracin. En la figura 8.6 se muestra la pantalla que aparece al elegir el mdulo Semforos. En esta pantalla se observan los diferentes indicadores de las ventas; materiales, costo del trabajo del personal, gastos, depreciacin y Uafir y se indica el significado de los colores utilizados. El ejecutivo puede consultar ms detalles de cada uno de los resultados. En la figura 8.7 se muestra una pantalla ejemplo de la que aparece al seleccionar un nivel ms detallado en los indicadores del semforo. En esta pantalla puede verse informacin en forma totalizada o desagregada por plantas, pero adems pueden consultarse notas relacionadas con la informacin y tendencias de la

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X.

misma. La informacin se presenta en forma de tablas y de grfica para que el ejecutivo pueda visualizar y analizar con facilidad los resultados. Para el desarrollo del SIO se utiliz el software especializado Commander. En lo que se refiere al equipo (hardware) est implantado en una computadora central y al comienzo del da se descarga a la computadora local del usuario ejecutivo para que el acceso a la informacin sea ms rpido. Tendencias futuras La tecnologa de los EIS est evolucionando muy rpido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son:

Una mejor integracin con otras aplicaciones. Por ejemplo, puede obtenerse un mejor soporte integrado EIS con los DSS, los GDSS y los EDSS. Un DSS puede proporcionar la capacidad de anlisis una vez que se han identificado cuales son los problemas usando EIS; un EIS puede utilizarse para brindar informacin en una junta de toma de decisiones, y un sistema experto puede crearse para ayudar a los ejecutivos a usar un EIS de manera eficaz.

Mejor software comercial para el desarrollo de EIS. Algunos de los avances que se espera en el software son mejores interfaces para el manejo de los datos organizacionales y de otros sistemas organizacionales, mayores capacidades para monitorear el sistema, pantallas predefinidas especficas para la industria y un conjunto ms grande de herramientas que ayuden a la construccin de un EIS (por ejemplo: iconos para usarse en el diseo de las pantallas).

Mejores interfaces sistema-ejecutivo. El teclado se utiliza para el correo electrnico y para la mayora de las aplicaciones de soporte a la decisin; sin embargo, utilizar el ratn o monitores sensibles al tacto (touchscreens) son alternativas atractivas para este tipo de sistemas. El uso de la animacin que se

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presenta. La televisin estar disponible en una ventana y la voz se usara para dirigir el sistema. Puede decirse que los EIS, adems de las tablas y grficas, incluirn voz, video e imgenes, es decir, en su desarrollo integraran la tecnologa de multimedia. XI. Conclusiones Los EIS proporcionan gran ayuda al permitir a los ejecutivos realizar el proceso de toma de decisiones utilizando datos en tiempo real, con lo cual pueden tomar decisiones con el apoyo de ms informacin y ms oportuna. Esto puede dar a la empresa una ventaja competitiva al permitirle hacer frente a los cambios que demanda el medio ambiente al contar con la informacin adecuada. En este captulo se defini un EIS, se expusieron sus principales caractersticas y se lo diferencio de los sistemas de soporte para ejecutivos (ESS del ingls executive support systems); adems, se mencionaron los factores que contribuyen al xito de un EIS. Tambin se explic el proceso de desarrollo y las consideraciones que deben tenerse al implantar un EIS y la relacin de los EIS y el proceso de planeacin y control. Se incluy tambin en este captulo una seccin referente al software comercial que se emplea para el desarrollo de EIS y otra seccin en donde se describe un caso de aplicacin. Es necesario tomar en cuenta todo lo anterior para lograr un desarrollo e implantacin eficaces de un EIS. XII. Caso de Estudio Sistema de comercializacin de cementos Mexicanos (CEMEX) CEMTEC es una empresa creada en agosto de 1993 por el grupo Cementos Mexicanos. Surgi para dar apoyo a CEMEX en sus procesos de automatizacin y desarrollo de sistemas, ya que se detect la necesidad de contar con una empresa dedicada exclusivamente a dar servicio a CEMEX y que permitiera ahorrar costos. Al principio, el nico cliente era CEMEX; sin embargo, ahora dan servicio a otras empresas, pero Cementos Mexicanos continua absorbiendo el 90% de sus actividades. CEMTEC est conformada por cuatro reas: ECONOMA I-A

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1. Sistemas de Automatizacin. 2. Sistemas de Proyectos Especiales. 3. Herramientas de Coordinacin de Acciones. 4. Sistemas de Informacin Ejecutivos (SIE). Esta ltima rea est conformada por 15 personas que en general tienen conocimientos en materia de Programacin Visual, Visual C, SQL, y que poseen capacidad para relacionarse con el cliente e identificar sus necesidades. Nosotros vamos con el cliente, hablamos con l y tratamos de plasmar en un sistema las ideas que l tiene o las necesidades de informacin que quiere resolver el sistema, afirma Antonio Ruiz, desarrollador de proyectos del rea del SIE de CEMTEC. el esquema que manejamos con CEMEX implica la presencia de un intermediario, es decir, muchas veces no vamos directamente con el alto ejecutivo, sino que la empresa designa a una persona encargada de atencin a clientes, quien entra en contacto con el ejecutivo, analiza la necesidad y luego regresa a la empresa y nos transmite la idea. De ah partimos para desarrollar el sistema, comenta. Si es necesario hablar directamente con el alto ejecutivo para despejar algunas dudas o confirmar informacin, se programa una junta con l. Un sistema nace porque un alto ejecutivo tiene una necesidad particular de informacin. Se desarrolla con base en un cliente, pero tambin existen otros ejecutivos que deciden aprovecharlo. Cuando ya est diseado el sistema, se pone a prueba, se recibe retroalimentacin del usuario, y se implanta la versin inicial. Aunque depende del tipo de sistema que se trate, generalmente son proyectos cuyo desarrollo y prueba tarde 3 o ms meses. Los sistemas que desarrolla CEMTEC van dirigidos a los gerentes, ya que no son sistemas transaccionales. Algunos de los sistemas con los que cuenta CEMEX son el Sistema Comercial, de Operaciones, de Recursos Humanos, de Investigacin de Mercados, de Concreto, de Abasto y de Informes Mensuales, en el que se reflejan las operaciones de varias reas de la empresa y en los cuales se basan los informes que se elevan a la direccin general. Cada uno de estos sistemas puede llegar a tener alrededor de 80 o 90 usuarios. De todos estos sistemas, slo cuatro de ellos son institucionales, es decir, que deben estar instalados en todos los lugares donde CEMEX tiene operaciones ECONOMA I-A

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porque representan la estrategia de informacin de alta direccin, es decir los sistemas que se exportan a otros pases, a saber: el Sistema Comercial, el Sistema de Concreto, el Sistema de Operaciones y el Sistema de Informes Mensuales. Los otros sistemas son ms pequeos, con un volumen menor de usuarios, que se manejan de manera local. En el Sistema Comercial, el cual se denomina SICOM y maneja las ventas de gran volumen en el pas, se integran los datos de los 7 pases donde CEMEX tiene operaciones: Espaa, Colombia, Repblica Dominicana, Panam, Estados Unidos, Venezuela y Mxico. Este sistema es posible apreciar el volumen de ventas a nivel global por pases, estado o ciudad, analizar tendencias o revisar niveles de ciertos periodos. El mismo sistema se instala en cada centro regional de ventas, independientemente de que estemos hablando de Mxico, Espaa o Venezuela. Funciona como un plug-in que se instala y luego se acopla la informacin de ellos. La instalacin es remota, por lo cual no es necesario ir a todos los pases para dar de alta el sistema, afirma Ruiz. En cada adquisicin de empresas que hemos realizado en otros pases, los SIE se implantan con las mismas caractersticas para manejar el mismo estndar de informacin. Tanto el Sistema Comercial de Venezuela como el de Mxico es igual en cuanto a estructura y presentacin de la informacin. Los sistemas tienen un da de diferencia en la informacin, es decir, si hoy se consulta el sistema, los datos que proporcionan corresponden al cierre de da de ayer. Gracias a las interfaces se evita la recaptura de informacin. La informacin contenida en el sistema proviene de plantas o puntos de ventas. En el 95%de los sistemas se maneja un front-end de Visual y un back-end en Sybase, as como en SQL. Dada su capacidad, en los puntos de ventas o plantas se maneja el equipo de AS- 400, conectado con los puntos de venta. El personal que maneja dichos equipos captura los volmenes de venta en ese ambiente, en mdulos o planillas que ya tienen establecidos, luego bajan la informacin a cierta hora del da (cierre) a un archivo plano y la ponen en un servidor RS-6000, en el que se encuentra una base de datos desarrollada en ambiente sybase; a continuacin se sube la informacin a la base de datos de CEMTEC en donde se realiza un proceso de consolidacin para luego desplegar la informacin en las tablas necesarias que posteriormente se adaptan al SIE. Finalmente, el ejecutivo puede consultar y ver la informacin. As se maneja informacin consistente. ECONOMA I-A

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La presentacin de la informacin se efecta mediante un mapa en donde el usuario puede ver los puntos de venta o de distribucin en toda la Repblica y en los pases donde CEMEX opera. La red que conecta todos los sistemas esta enlazada mediante satlite. Por ejemplo, se selecciona, un estado en particular (que adquiere cierto color), luego aparecen todos los puntos de venta de ese estado y un men en donde se puede consultar informacin diaria, mensual o anual. En seguida aparece una grfica que muestra el nivel de ventas de esa zona, as como otros indicadores que son frmulas que el rea comercial ha definido, a partir de las cuales es posible analizar las tendencias. Tambin estn integradas las metas que se fija el rea comercial, y luego sirven de punto de comparacin. El sistema tiene la informacin de todos los aos desde que se cre en 1993, la cual se presenta de manera grfica. Por lo tanto es posible comparar informacin de varios estados o pases, o de distintos periodos. No se desciende a un gran nivel de detalle, por ejemplo identificar una tienda X en Guadalajara, porque hay otros sistemas que atienden otras reas que se enfocan en ello. En el SIE se integra la informacin de los sistemas que estn en AS-400 y que se conectan con el Centro de Informacin Corporativo. Nosotros desarrollamos una interface en donde explotamos esa informacin y obtenemos mayor consolidado, por que el ejecutivo lo quiere ver en un dato especfico a nivel estado o global, pero sin detalle, sostiene Ruiz. El sistema permite imprimir la informacin, exportarla a ambientes de Excel o inclusive grabarla en un archivo, por lo cual es importante controlar su acceso. Todo usuario cuenta con su propia cuenta de acceso al sistema, y todos los sistemas tienen un control de entradas y salidas, lo cual es un requisito impuesto por cuestiones de seguridad. Nosotros llevamos un control de quien manipula la informacin y siempre sabemos a qu hora entro determinado usuario, a qu hora sali y que consulta hizo, si la grab en un medio externo o inclusive si la imprimi, comenta Ruiz. Tambin se maneja un concepto de acceso restringido en donde un gerente en particular decide qu tipo de informacin del SICOM puede ver cierto subalterno. La plataforma utilizada para accesar al sistema Windows, mnimo 3.1, procesador 486 (aunque lo ideal es PENTIUM, ya que reduce el tiempo de respuesta), 16 megas en RAM, protocolo de comunicacin TCP/IP, mientras que el equipo puede ser de cualquier marca. Casi todos los SIE desarrollados en CEMTEC tienen el mismo esqueleto. Al ECONOMA I-A

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compararlos es posible encontrar el 40% de similitud porque se cuida mucho que sean fciles de aprender y de usar, para que el usuario no invierta mucho tiempo en ello. De hecho, aunque se busca continuamente innovar los sistemas, se procura que no se hagan cambios muy bruscos. Para evitar el rechazo de los ejecutivos que generalmente no destinan tiempo suficiente para capacitacin en los sistemas.

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