IPL GROUP Versión: 01

Vigencia: 23-ene-
23
MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO COD: M-ADMON-
60

ADMINISTRACION
FRECUENCIA /
RESPONSABLE: AGENTE DE SERVICIO AL CLIENTE
AMENAZA

5 Frecuente
4 Moderado

3 Esporádico 7,8,9,10,15 11,13 2

3.5,6,16,19, 12,14,18
2 Remoto 4,17 1,20
21 ,22,23,2
1 Improbable
Insignificante Marginal Grave Crítico Desastroso Catastrófico

1 2 5 10 20 50
CONSECUENCIAS
ACEPTABLE
TOLERABLE
INACEPTABLE
INADMISIBLE

No RIESGO VALOR ACCIONES OPORTUNIDADES

Aplicación de controles en la verificación de los

nuevos clientes (como empresa, representante
1. Se realiza cada 6 meses revision en la lista Clinton a
COMPRAS: Incorporación de proveedor vinculados al blanqueo de capitales, financiamiento del legales, beneficiarios finales) en la Lista Clinton
1 100 representantes legales o beneficiarios finales de la
terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. (cada seis meses) , definido en el proceso.
empresa y se mantiene registro de la evaluacion.
Verificación de veracidad y vigencia de los
documentos entregados por los clientes.
1. Implementacion de controles y protocolos de
2 ADMINISTRACION: Suspension temporal de las operaciones por caso de COVID- 19 150 seguridad e higiene contra COVID-19. 2. Visitas Concientizacion continua
controladas a la bodega.
1. Verificar la vigencia y veracidad de los documentos
3 COMPRAS: Contratacion de empresa que no este acreditada legalmente. 10 entregados por los proveedores ( DGI en linea y
confirmacion de referencias)
Establecer responsable de recepcion y verificacion de Desarrollar aplicativo para la recepcion de los
4 COMPRAS: Recepcion de productos o materiales de insumos en mal estado y/o faltantes 4
los productos. productos al inventario.
Se mantiene registro del inventario de insumos y Establecer un procedimiento para control de
5 COMPRAS: Descontrol del inventario de insumos 10
consumo de forma Manual. inventario a traves de un aplicativo.

Establecer politicas de tiempos de entregas al contador

6 COMPRAS: Perdida de la documentacion ( Facturas y documentos de pagos) 10
externo
Evaluar la segregacion de las funciones
7 ADMINISTRACION: Falta de Comunicación eficiente y toma de decisiones administrativas 15 Definir rol Administrativo en IPL Group
administrativas.
Desarrollar un cronograma de mantenimiento para el
8 MANTENIMIENTO: Funcionamiento optimo de la planta electrica, extintores y bomba de agua. 15 control correctivo y preventivo de la planta electrica,
extintores y bomba de agua.
Realizar mantenimiento preventivo o correctivo de la
Incorporar el mantenimiento correctivo en
9 MANTENIMIENTO: Daños en infraestructura o productos por tema de goteras 15 infraestructura de acuerdo a un seguimiento mensual o
cronograma.
Gemba wall
Mantener concientizado al personal sobre el manejo de
10 MANTENIMIENTO: Derrames quimicos por mal manejo de los equipos (Montacargas) 15
prepulsores quimicos
Validar que las compras de paletas de maderas sean a
11 MANTENIMIENTO: Control de termitas en área de estanterías 30 proveedores que certificen la integridad mediante el
sello de fumigacion
Coordinar con las entidades gubernamentales un
Al momento de la contratacion se le solicitara record
12 RRHH: Contratacion de personal con expediente delictivo 20 usuario para hacer validaciones constantes de
policivo actualizado.
acuerdo al cargo que ejerce en la empresa.

Se realiza verificacion de la experiencia laboral del

13 RRHH: Informacion no veridica por parte del candidato 30
personal, y se mantiene registro dentro del expediente.

Se realiza pruebas medicas antes de contratarse para Aplicar pruebas medicas aleatorias de acuerdo al
14 RRHH: Contratacion de personal con problemas de alcoholismo y drogas 20
validar que no consume ningun tipo de drogas ilicitas. listado de posiciones criticas.
RRHH: Selección de candidato sin la competencia requerida ( Perfil y competencia de puesto Documentar y utilizar de referencia la competencia y
15 15
definido) perfiles de puesto, para el proceso de reclutamiento.
 Se tiene establecido protocolo de induccion donde se
mantendra registro de comunicacion de datos
Definir area de induccion donde se mantenga
generales de la empresa (politicas de seguridad,
16 RRHH: Perdida de tiempo por falta de protocolo de induccion y capacitacion del personal contratado 10 proyectores digitales (monitores, camaras de videos),
mision, vision, sistema de gestion de la empresa, mapa
que muestren todo el funcionamiento de IPL Group.
de procesos,entre otros) y registro de funciones a
realiza
1. Evaluar las prioridades del listado de capacitaciones,
y discutirla con los dueños de los procesos para su
cumplimiento. 2. Se debe revisar mensualmente las
17 RRHH: Incumplimiento del programa de capacitaciones 4
capacitaciones planificadas y gestionar la ejecucion de
las mismas; de no cumplirse se debe mantener registro
del no cumplimiento y reprogramarlas.

Se debe mantener un listado de posiciones critica, y se Realizar revisiones 1 vez al año de acuerdo al listado
18 RRHH: Expediente del personal de posiciones criticas desactualizada 20 debe utilizar como referencia para mantener de posiciones criticas, para mantener los expedientes
actualizado los expedientes. actualizados.

Mantener registro de entrega de los distintivos de la

RRHH: Daño de imagen de la empresa por mala utilizacion de los recursos (distintivos de la empresa al personal: luego al momento de su
19 10 Destruccion de los distintivos.
empresa) desvinculacion se mantiene registro de retiro de los
distintivos de la empresa.

Se entregara al personal documento de

Consentimiento informado de medidas preventivas
contra el COVID-19 (Frecuencia de entrega de los
insumos y cumplimiento de las normas de higiene) 2.
20 RRHH / SEGURIDAD: Contratacion de personal contagiado por COVID-19 100
Se mantendran murales informativos sobre las normas
de higienes del COVID-19 3. Colocacion de banner
informativos en la puerta de acceso a la bodega para
control del personal.
1. Se tiene establecido un proceso de control de
visitantes. 2. Todo el personal de la empresa tendra
acceso a las intalaciones por la rampa 1 de la bodega. La visita de clientes una vez establecida la recepcion
21 SEGURIDAD: Ingreso de personal no autorizado 10
3. Todos los visitantes tendran acceso controlado por la entraran puerta principal y de manera controlada.
rampa 1. 4. Se tiene agente de seguridad que controle
acceso a las instalaciones.
Se tiene agente de seguridad en la bodega encargado
22 SEGURIDAD: Hurtos o robo de activos 20 de realizar revisiones en la entrada y salida del
personal.
1. Se tiene proveedor establecido para mantenimiento
preventivo de los extintores. 2. Se tiene establecido un
23 SEGURIDAD: Incendio 20 Se esta evaluando la instalacion de
layout de la ruta de evacuacion de la bodega. 3. Se
tiene sistema de alarma 24/7.
Se realiza verificacion fisica previa contra la Implementacion de Aplicativo, para llevar trazabilida
24 SEGURIDAD: Cruce de sellos 20
documentacion del equipo. en el momento de sellado del contenedor.