CONCEJO MUNICIPAL DE PASTO VERSIÓN: I

CODIGO: InACMP-04-02
INSTRUCTIVO USO TABLA DE EDICIÓN: Agosto 2011
RETENCIÓN DOCUMENTAL
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INSTRUCTIVO USO TABLA

DE RETENCION
DOCUMENTAL
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CODIGO: InACMP-04-02
INSTRUCTIVO USO TABLA DE EDICIÓN: Agosto 2011
RETENCIÓN DOCUMENTAL
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OBJETIVO: Establecer las instrucciones para el uso adecuado de las Tablas de

Retención Documental (TRD).

ALCANCE: Inicia con la lectura del campo AREA y termina con la lectura del campo
PROCEDIMIENTO.

MATERIALES Y
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA
HERRAMIENTAS
Este campo hace referencia al
Cuando lo
1. Campo AREA área a la cual corresponde la Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
TRD
Campo
Cuando lo
2. Unidad Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
Administrativa
Campo Este campo identifica la
Cuando lo
3. Oficina dependencia para la cual se ha Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
Productora elaborado la TRD.
Indica los códigos utilizados
para las series y las subseries
de cada tabla de retención
Documental, los cuales fueron
asignados por la Coordinación
de archivo que diseñó las TRD
Campo código
y corresponden a una Cuando lo
3. de Serie y Funcionario que lo requiera TRD
mnemotecnia definida para ese Requiera
Subserie
fin dentro de las técnicas de
clasificación archivística. Esos
códigos que aparecen en cada
TRD deben dejarse sin
introducirles ninguna
modificación.
En esta columna aparecen los
nombres de las series
documentales, subseries y, en
ocasiones, los tipos
documentales que se producen
dentro de las series y que
corresponden a los documentos
que produce o mantiene cada
Campo dependencia, de acuerdo con
Descripción sus actividades, derivadas de
series, las funciones que debe cumplir. Cuando lo
4. Funcionario que lo requiera TRD
subseries y La descripción de la serie Requiera
Tipos aparece en mayuscula y en
documentales negrita, las subseries en
minusculas y los tipos
documentales son aquellos
señalados con (*) en caso que
existan.
Ejemplo: Serie: Derechos de
Petición
Tipos Documentales:
Solicitudes, Respuesta, Anexos.
5. Campo Retención Documental
Campo El número, que aparece al
Cuando lo
5.1 Retención frente de cada serie, Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
Documental corresponde al número de años
5.1 (ARCHIVO que los documentos deben Funcionario que lo requiera Cuando lo TRD
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GESTIÓN) conservarse en la fase de Requiera

archivo de gestión.
Campo El número, que aparece al frente
Retención de cada serie, corresponde al
5.2 Documental número de años que los Funcionario que lo Cuando lo
TRD
requiera Requiera
(ARCHIVO documentos deben conservarse
GESTIÓN) en la fase de archivo central.
Hace referencia al destino que
debe darse a cada serie
documental, una vez se haya
cumplido los periodos de
retención establecidos en las
Campo Esta columna a su vez, se divide Cuando lo
6. Dispocisión en cuatro subcolumnas, cada Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
Final una de las cuales tiene una o
dos letras mayúsculas las
cuales representan lo siguiente:

S: Seleccionar
M: Microfilmar/digitalizar
E: Eliminar
CT: Conservación Total
Este campo describe que de la
serie documental deben
Campo Cuando lo
6.1 seleccionarse un número de Funcionario que lo requiera TRD
Seleccionar Requiera
documentos para su
conservación.
Cuando la TRD tiene está
casilla, significa que la
Campo disposición final de está serie
Cuando lo
6.2 Microfilmar/Di documental deben ser Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
gitalizar sometidos al proceso de
microfilmación antes de aplicar
cualquier otra acción indicada.
Este campo indica que una vez
los documentos han cumplido su
tiempo de retención en archivo
Campo de gestión y archivo central Cuando lo
6.3 Funcionario que lo requiera TRD
Eliminar puede programarse su Requiera
eliminación, siguiendo las
pautas establecidas para dicho
fin.
Este campo quiere decir que
una vez la serie documental a
cumplido su periodo de
retención en la etapa del archivo
Campo de gestión y del archivo central,
Cuando lo
6.4 Conservación debe llevarse a cabo un proceso Funcionario que lo requiera TRD
Requiera
Total de selección, de acuerdo con
unos criterios previamente
establecidos, con el fin que se
conserve una muestra
significativa para la historia.

Indica las actividades que se

Campo Cuando lo
7. deben realizar sobre la serie Funcionario que lo requiera TRD
Procedimiento Requiera
documental.
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ELABORO REVISO APROBO

ASESOR DE CALIDAD PRESIDENTE MESA DIRECTIVA

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