PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL DE

LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.

DANIELA ALEJANDRA DUARTE LÓPEZ

CÓDIGO: 103113020256
PRESENTADO A: DIANA CAROLINA PINTO
ASIGNATURA: SEMINARIO COMUNICACIÓN, CULTURA Y POLÍTICA

UNIVERSIDAD DEL CAUCA

FACULTAD DE DERECHO, CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE CIENCIA POLÍTICA
POPAYÁN
2016
 ÍNDICE

1. ESTRUCTURA OFICINA DE COMUNICACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL

CAUCA…………………………………………………………………………………..3
1.1 Organigrama de la oficina de comunicaciones de la Universidad del
Cauca……………………………………………………………………………..
1.2 Funciones…………………………………………………………………...4

2. PROTOCOLO PARA LAS ACTIVIDADES DIARIAS DE LA OFICINA DE

PRENSA…………………………………………………………………………………6
2.1 Reuniones……………………………………………………………………
2.2 Análisis de medios………………………………………………………….
2.3 Llamadas telefónicas……………………………………………………....
2.4 ¿Cómo lograr coordinación interinstitucional?.................................7

3. METAS Y SUBMETAS……………………………………………………………...8

4. MAPA DE PÚBLICOS……………………………………………………………….9

5. MENSAJE GENERAL DIRIGIDO A LOS STAKEHOLDERS EXTERNOS…..12

6. MANEJO COMUNICACIONAL DE CRISIS……………………………………....13

6.1 Exposición de la crisis……………………………………………………..
6.2 Estrategia…………………………………………………………………….14
6.3 Manejo de la crisis………………………………………………………….
6.4 Comunicado de prensa…………………………………………………….15

7. PROTOCOLO PARA ENTREVISTA……………………………………………….16

7.1 Antes de la entrevista………………………………………………………
7.2 Durante la entrevista……………………………………………………….
7.3 Después de la entrevista……………………………………………………17

2
1. ESTRUCTURA OFICINA DE COMUNICACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL
CAUCA

1.1 Organigrama de la oficina de comunicaciones de la Universidad del

Cauca.

La Universidad del Cauca, tiene un sistema organizativo vertical, en el que la

mayoría de los nombramientos se hacen a través de elecciones al interior de la
comunidad universitaria, así pues, se presentará a continuación la representación
gráfica de la estructura organizacional de la oficina de comunicaciones
específicamente y posteriormente la asignación de funciones para cada
funcionario.

3
 LÍDER DE LA INSTITUCIÓN
(Rector (a) de la Universidad
del Cauca)

JEFE (A) DE
COMUNICACIONES

DIRECTOR (A) DE
PORTAVOZ
COMUNICACIONES

Coordinador (a) de radio

Secretario (a)

Coordinador (a) de
prensa

Coordinador (a) de
televisión

Coordinador (a) de redes

e internet

1.2 Funciones

I. Líder la institución (Rector de la Universidad del Cauca).

 El líder de la institución es la primera figura de mando de la
institución, éste selecciona los funcionarios de la oficina de
comunicación con sus puestos esenciales, es decir, jefe de
comunicaciones, director de comunicación y portavoz.
 Debe tener una estrategia que implique a toda la oficina de
comunicación con el proyecto político de la institución.
 Propone la agenda política con los temas que serán objeto de
seguimiento y gestión de la oficina de comunicación.
 Debe asistir a encuentros y reuniones con otras personalidades y
líderes institucionales como gobernadores, alcaldes, diputados,

4
 ministros, etc. Todo esto en representación de la Universidad del
Cauca.
 Establecer un sistema de feedback entre los subordinados y la
dirección para crear, establecer y fortalecer una confianza que
contribuya al conocimiento de la situación laboral y personal de cada
funcionario.
II. Jefe (a) de comunicaciones.
 El jefe de comunicaciones, es la mano derecha del alto cargo, una
persona de mucha confianza que trabaja conjuntamente con el líder
de la institución; es quien decide la estructura administrativa de los
puestos de la oficina de comunicaciones.
 Como trabaja directamente con el alto cargo, es el encargado de
difundir el proyecto político con el resto de la oficina de
comunicaciones y éstos a su vez con los distintos públicos.
 Facilita todo tipo de información idónea al alto cargo para el buen
desarrollo de sus actividades.
 Logra que la institución y la oficina de prensa conozcan y estén en
ritmo con la estrategia comunicativa, combinándola con la dimensión
política de toda la institución.
 Es el filtro del flujo de papeles que pretenden entrar a la oficina del
líder de la institución, es quien da luz verde a peticiones,
aprobaciones, cartas, etc. para que lleguen o no al alto cargo.
III. Director (a) de Comunicación.
 El director de comunicaciones se hace cargo de otras actividades
comunicativas en línea con el proyecto político de la institución,
como eventos, publicidad, conciertos, festejos académicos y eventos
de beneficencia, etc.
 Es el encargado de los discursos y puestas en escena del líder de la
institución.
 Coordina todo tipo de mensajes que salen de la oficina de prensa,
estableciendo los parámetros de a quién, cómo, por qué canal y
cuándo.
 Debe establecer un plan estratégico para situaciones imprevistas en
las que el líder o la institución se vean implicados frente a los medios
de comunicación, específicamente en situaciones de crisis.
 Establece mecanismos de interacción entre los diferentes públicos
de la universidad, teniendo en cuenta la creatividad que debe tener
cada mensaje para que incentive el consumo de los diferentes
medios y transmita con eficacia el mensaje, por esto, éste
funcionario es quien tiene mando directo sobre los coordinadores de
cada medio de comunicación.

IV. Portavoz y secretario.

 Es el encargado de mantener contacto directo con la comunidad
universitaria y los medios de comunicación, siendo la cara visible de
la institución ante ellos.

5
  Debe ser reactivo y proactivo al interactuar con los medios y la
comunidad universitaria.
 Tiene la obligación de proteger tanto a la institución como al líder en
la agenda de los medios.
 Cuando la presencia del líder de la institución es prescindible, es el
portavoz quien asiste a eventos, reuniones, celebraciones, etc. En
representación de la universidad.
 Debe estar informado de cada aspecto y movimiento al interior de la
institución para así brindar información precisa y exacta sobre la
universidad a los medios de comunicación.
V. Coordinadores de radio, prensa, televisión, redes e internet.
 Los coordinadores de cada medio, son los encargados de dirigir
cada acción comunicativa que salga específicamente del medio que
a cada uno le corresponde.
 Tienen un equipo de apoyo al que deben conducir, conformado
principalmente por estudiantes pasantes de carreras afines al
ejercicio periodístico.
 Deben dirigir efectivamente a su equipo de manera que puedan
reunir y tener a disposición información y datos concisos y
actualizados para la redacción y publicación de cada noticia,
anuncio, comunicado, informe, etc.
 Los coordinadores deben estar en constante comunicación entre
ellos, para que haya una congruencia en mensajes emitidos por
varios canales informativos.

2. PROTOCOLO PARA LAS ACTIVIDADES DIARIAS DE LA OFICINA DE

PRENSA.

2.1 Reuniones

Las reuniones de la oficina de comunicaciones de la Universidad del Cauca, se

realizarán con el fin de mejorar la capacidad de respuesta frente a los desafíos
que tiene la institución con sus públicos, haciendo un seguimiento de las labores
comunicativas de cada funcionario para obtener una retroalimentación de éstas y
finalmente conseguir acercarse en mayor medida a los objetivos generales de la
oficina; tales reuniones se llevarán a cabo, los días lunes, miércoles y viernes de
cada semana, a ellas asisten el jefe y el director de comunicaciones, el portavoz y
los coordinadores de cada medio, se hará indispensable la presencia del rector de
6
la universidad en la primera reunión de cada mes; éstas durarán
aproximadamente 30 minutos en donde se abordarán los temas más relevantes
del fin de semana, de la semana y los propósitos y/o tareas de la siguiente
semana respectivamente.

2.2 Análisis de medios

La oficina de comunicaciones debe contar con un equipo que realice

constantemente un análisis de medios en el que se haga seguimiento a las
acciones periodísticas que incluyan a la Universidad del Cauca en sus
publicaciones y por qué no, la percepción pública que se tiene de estas
informaciones, de esta forma, cada semana se entregarán los reportes al director
de comunicación, quien los pondrá en línea con el ejercicio de los coordinadores.
Ahora bien, se analizarán los siguientes medios:

 RADIO AM
Radio Súper 1070 AM, Caucana 1040 AM
 RADIO FM
Unicauca Estéreo 104.1 FM, Tropicana 106.1 FM, Oxígeno 106.9 FM, W
Radio 98.1 FM, Radio Policía Nacional 94.1 FM
 TELEVISIÓN (Canales regionales)
Notivisión y Canal 29 FETV (EMTEL)
 PRENSA
El Nuevo Liberal, Diario del Cauca, Extra
 REDES SOCIALES
Redes sociales de la universidad como Facebook, Twitter y la Página Web
Oficial.

2.3 Llamadas telefónicas

La Universidad del Cauca precisa de un funcionario que recibirá las llamadas

telefónicas a los públicos exteriores, manteniendo y robusteciendo una relación
inmediata de feedback con éstos, de esta forma, las llamadas telefónicas las
recibirá el secretario del portavoz, quien estará disponible todos los días las 24
horas, excepto el domingo de 8:00 am a 6:00 pm, teniendo en cuenta que este
horario de atención será público a todos los medios de comunicación de la ciudad
y a la comunidad universitaria en general; este mismo funcionario se tomará
máximo 2 minutos de espera en la llamada para realizar los filtros necesarios.

2.4 ¿Cómo lograr coordinación interinstitucional?

La coordinación interinstitucional es esencial para la comunicación de la

universidad del Cauca porque permite una sinergia con otras instituciones y
organizaciones con quienes puede llegar a tener algún tipo de intercambio. Pues
bien, para lograr tal articulación la oficina de comunicación realizará una serie de
eventos y reuniones una vez al mes con diferentes instituciones de la ciudad en
los que establecerá, sino están creadas, tales redes y/o fortalecerá los vínculos
7
con estas entidades; además, de tener en cuenta a representantes de cada una
de estas organizaciones en las actividades académicas que ofrezca la
universidad.
Ahora bien, luego de contar con estas relaciones, la Universidad cada mes
buscará contacto con las oficinas de comunicación de estas organizaciones para
entablar y presentarle una estrategia en la que se obtenga un intercambio y por
qué no, una complementariedad entre los mensaje emitidos por la una y la otra.

3. METAS Y SUBMETAS

1) INSTAURACIÓN DE UN SISTEMA DE PRÁCTICAS Y PASANTÍAS PARA

LOS ESTUDIANTES EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA
UNIVERSIDAD.
o Efectivas convocatorias para ofertar las prácticas y pasantías de las
dependencias
o Pasantías y prácticas contarán con garantías de seguimiento,
tutorías y certificación.

2) POTENCIACIÓN DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE

LA UNIVERSIDAD.

8
 o Mayor implicación de los y las estudiantes con diferentes
instituciones que tienen convenio con la universidad.
o Implicar a las instituciones con el proyecto político y educativo de la
universidad, logrando un feedback entre los intereses de éstas.

3) APERTURA DE PROGRAMAS Y OFERTAS ACADÉMICAS AL

INTERIOR DE TODO EL DEPARTAMENTO DEL CAUCA.
o Programas y convenios que permitan la vinculación de estudiantes
de bajos recursos de los municipios a los programas de pregrado de
la universidad del Cauca.
o Aumento de becas para estudiantes procedentes del campo,
indígenas y afrodescendientes.

4. MAPA DE PÚBLICOS

9
 Estudiantes

Comunidad
Funcionarios
Universitaria

MAPA DE
PÚBLICOS

Ciudadanía
Docentes (Público
exterior)

Egresados

 ESTUDIANTES: Para hacer llegar el mensaje al público “estudiantes”, la

Universidad del Cauca utilizará las redes sociales y correos masivos de la
plataforma institucional; específicamente:
 Facebook
 Twitter
 Instagram
 Página Web Oficial

 FUNCIONARIOS: Para los funcionarios se precisan también los correos

masivos como canal directo y emisoras de radio como:
 Radio Súper 1070 AM y Caucana 1040 AM
 W Radio 98.1 FM, Radio Policía Nacional 94.1 FM
 DOCENTES: Al dirigirse la universidad a los docentes, ésta lo hará a través
de correos masivos, emisoras de radio y redes sociales tales como:
Redes sociales
 Facebook

10
  Página Web Oficial
Radio
 Radio Súper 1070 AM y Caucana 1040 AM
 W Radio 98.1 FM, Radio Policía Nacional 94.1 FM y Unicauca
Estéreo 104.1 FM

 CIUDADANÍA (PÚBLICO EXTERIOR): Respecto a la ciudadanía en

general, la universidad se dirigirá a ella a través de publicidad en espacios
públicos, redes sociales, emisoras de radio, canales regionales y prensa
específicamente:
Redes sociales
 Facebook
 Twitter
 Instagram
 Página Web Oficial
Radio
 Radio Súper 1070 AM y Caucana 1040 AM
 Unicauca Estéreo 104.1 FM, Tropicana 106.1 FM, Oxígeno
106.9 FM, W Radio 98.1 FM, Radio Policía Nacional 94.1 FM
Televisión
 Notivisión y Canal 29 FETV (EMTEL)
Prensa
 El Nuevo Liberal, Diario del Cauca, Extra

 EGRESADOS: A los egresados, la institución se dirigirá a través de las

siguientes redes sociales y periódicos:
Redes sociales
 Facebook
 Twitter
 Instagram
 Página Web Oficial
Prensa
 El Nuevo Liberal, Diario del Cauca, Extra

 COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Finalmente, a la comunidad universitaria

integrada por docentes, funcionarios y estudiantes se dirigirán a través de
redes sociales, correos internos masivos, publicidad y emisoras de radio,
tales como:
Redes sociales
 Facebook
 Twitter
 Instagram
 Página Web Oficial
Radio
 Radio Súper 1070 AM y Caucana 1040 AM

11
  Unicauca Estéreo 104.1 FM, Tropicana 106.1 FM, Oxígeno
106.9 FM, W Radio 98.1 FM, Radio Policía Nacional 94.1 FM

5. MENSAJE GENERAL DIRIGIDO A LOS STAKEHOLDERS EXTERNOS.

12
 DATOS DE SORPORTE DEL MENSAJE
La universidad del Cauca es una institución pública dedicada a la
educación superior ofreciendo estudios de pregrado y posgrado a
estudiantes de todo el país.
¿QUÉ SIGNIFICAN ESTOS DATOS?
FAVORABLE DESFAVORABLE
Es una institución que ha alcanzado Una de las falencias de la
logros y reconocimientos como la universidad del Cauca tiene que ver
acreditación en el 2013, otorgada con problemas meramente internos
por el Ministerio de Educación como infraestructura, inversión en
Nacional, además de otros por investigación y la gestión de
investigaciones y trabajos equipos.
académicos
¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR CON EL MENSAJE?
Con el mensaje se pretende que los stakeholders externos tengan una
visión general de la universidad del Cauca para lograr un mayor
acercamiento y apertura hacia los públicos con la institución, para así
obtener un alto nivel de legitimación ciudadana y por qué no de la
demanda de los servicios que ofrece la universidad.
PALABRAS CLAVE QUE MUESTRAN LO QUE QUEREMOS QUE SE
MUESTRE
 Alta calidad
 Educación superior
 Acreditación
 Investigación
 Reconocimientos
 Compromiso
 Progreso
 Abierta al público y la ciudadanía
MENSAJE
La Universidad del Cauca es una institución pública de alta calidad,
reconocida por sus adelantos investigativos, científicos y tecnológicos. La
institución está comprometida con el progreso de su infraestructura,
equipos de trabajo e investigaciones, además de enriquecer su
acercamiento con la ciudadanía en general.

6. MANEJO COMUNICACIONAL DE CRISIS

6.1 Exposición de la crisis

13
UNIVERSIDAD DEL CAUCA CONFIRMA QUE DECANO DE LA FACULTAD DE
DERECHO, CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES PLAGIÓ SU TESIS.

El pasado lunes, la Universidad del Cauca reconoció que el ahora decano de la

Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales, Roberto Rodríguez
Fernández, quien hizo la carrera de Derecho realizó plagio académico en su tesis
de pregrado.
La universidad dijo en un comunicado que: "se encontraron cinco formas de
tratamiento de ideas ajenas", entre ellas "reproducciones textuales de fragmentos
sin cita a pie de página ni en el apartado de la bibliografía".
La revisión a la tesis de Roberto Rodríguez Fernández se dio luego de que un
grupo de estudiantes que desarrollaban un trabajo sobre la gestión del decano,
dieran a conocer, tras la investigación, que el documento presentado hace 25
años presentaba un 28% de contenido total plagiado y mal citado.

14
6.2 Estrategia

Las estrategias que se utilizarán para manejar esta crisis son la minimización y
reparación, puesto que al ser el decano de la facultad de Derecho, Ciencias
Políticas y Sociales, una figura tan pública y de un escenario académico, este tipo
de crisis se magnifica y lo que se debe hacer es empequeñecerla, por lo tanto se
hace necesario un despliegue de excusas y motivos que realcen otro tipo de
logros y aparte la mirada de la comunidad universitaria y ciudadana del hecho, sin
embargo, al estar rodeada esta crisis de públicos académicos de sentido crítico se
precisa de actos que compensen y desagravien el hecho.

6.3 Manejo de la crisis

La estrategia que abordará la Universidad del Cauca, frente a este caso es

primero que todo excusándose en que los manuales desafortunadamente no son
aplicables a ex alumnos, sin embargo, para compensar tal acto, el decano
Roberto Rodríguez Fernández, deberá ofrecer disculpas públicas mediante un
comunicado tanto de prensa como uno dirigido a la comunidad Universitaria en
donde exponga además de éstas, la importancia de las citas textuales y el trabajo
bibliográfico en cualquier investigación, por otro lado en este mismo comunicado,
la Universidad del Cauca aceptará su responsabilidad respecto a esta acción, pero
reconocerá también otros trabajos en los que el decano se ha desempeñado con
éxito; este comunicado será expuesto en la página web oficial de la Universidad y
mediante difusión de correos internos a toda la comunidad universitaria.

6.4 Comunicado de prensa

02 de diciembre del 2016

15
 Centro de gestión de las comunicaciones de la Universidad del Cauca
Teléfono: 8209800 ext. 2453.
Fax: 8209800 ext. 2470.
Correo electrónico: dcomunicaciones@unicauca.edu.co
Hora: 10:00 am

COMUNICADO SOBRE PLAGIO DE TESIS.

Emitido por: Universidad del Cauca.

Dirigido a: Comunidad universitaria y ciudadanía en general.

La Universidad del Cauca se dirige a toda la comunidad universitaria y a la

ciudadanía en general para presentar excusas por el plagio encontrado en la tesis
de pregrado del decano de la facultad de Derecho, ciencias políticas y sociales
Roberto Rodríguez Fernández.
El plagio fue encontrado el pasado 15 de noviembre por unos estudiantes del
programa de Ciencia Política, quienes realizaban un trabajo de investigación sobre
la gestión del decano; por tal razón, expresamos sinceras excusas por tal hecho y
manifestamos y reiteramos el compromiso de la universidad por contribuir con las
debidas normas de propiedad intelectual.
En compensación a esto, el decano Roberto Rodríguez ha expuesto sus disculpas
públicas:
“Ante la denuncia de los estudiantes sobre el penoso hecho cometido
contra la propiedad intelectual, me permito pedir disculpas públicas a la
comunidad universitaria y la ciudadanía por tal falta, manifiesto también mi
sincero compromiso por remediar tal situación contribuyendo y apoyando a
cada esfuerzo e iniciativa que se geste para la erradicación de este tipo de
actos.”
Para finalizar, el día 09 de diciembre se ofrecerá un foro dirigido por El Instituto
Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad
Intelectual (Indecopi) de Lima, donde se tratará el tema en cuestión: a la
Universidad del Cauca le complace invitar a la ciudadanía y comunidad
universitaria.

Publicación inmediata

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7. PROTOCOLO PARA ENTREVISTA1

1
Extraído de: Departamento de Estado de los EE.UU. Oficina de Programas de Información Internacional. La
oficina de prensa responsable. Capítulo 8. Consultado en:
http://photos.state.gov/libraries/amgov/30145/publications-spanish/pressoffice-sp.pdf

16
7.1 Antes de la entrevista

1) Definir objetivo de la entrevista, qué desea conseguir el rector al

conceder la entrevista.
2) El rector o portavoz debe conocer y definir quién será su público o
audiencia.
3) Tener conocimiento del tema de la entrevista
4) Saber por qué y para qué el medio realiza el reportaje
5) Conocer por dónde se transmitirá la entrevista
6) Hacer un estudio previo del medio y el periodista que realizará la
entrevista
7) Preguntar si la entrevistará contará con la interacción del público o la
audiencia y si es así, a través de qué herramientas: llamadas telefónicas,
mensajes por correo o redes sociales
8) Establecer presuntas preguntas y respuestas que pueden surgir en la
entrevista
9) Ejercitarse y practicar antes de dar la entrevista
10) Decida si desea grabar la entrevista

7.2 Durante la entrevista

11) Hacerse protagonista de la entrevista

12) El líder debe ser conciso, claro y rotundo, sin dar rodeos a sus
argumentos
13) Hablar de aspectos positivos de la institución
14) Corrija al periodista cuando sea necesario de una manera respetuosa
15) Si la entrevista es por televisión, el portavoz o líder debe mirar de frente
al entrevistador, mostrar energía con la entrevista, llevar un vestuario y una
imagen adecuada y sobria , sentarse de manera correcta pero mostrando
naturalidad
16) El líder debe ser siempre cortés
17) El líder debe mantener el enfoque del mensaje y no olvidar el proyecto
político de su institución al dar cada uno de los argumentos
18) Hable con claridad y con un lenguaje que la gente pueda entender
19) Dé argumentos con pruebas, datos, estadísticas, anécdotas y relatos
comprobables
20) Trate de explicar lo mejor posible los temas que el reportero y la
audiencia no puedan entender fácilmente
21) No responder “sin comentarios”
22) No haga declaraciones que puedan ser malinterpretadas por la
audiencia o que no quiera que se evidencien en el medio
23) No se refiera a proyectos que no saben si se concretarán
24) Hable siempre con la verdad
25) No hable sobre temas que desconoce
26) No responda con monosílabos

7.3 Después de la entrevista

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25) Busque al reportero si éste no tuvo respuestas sobre algún tema que
usted desconocía en medio de la entrevista
26) Evalúe la entrevista, revise las grabaciones e identifique los puntos
débiles y fuertes de su intervención
27) Guarde el contacto del medio y del reportero que realizó la entrevista,
para incluirlo en su lista de medios

18