‭Universidad de la República – Facultad de Información y‬

‭Comunicación‬
‭LICENCIATURA EN ARCHIVOLOGÍA‬
‭ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL - 2024‬
‭Prof. Adj. Mag. Stella Infante Rosso‬
‭Prof. Ayte. Rosana Delgado‬

‭IDENTIFICACIÓN‬
‭Proceso‬‭del‬‭trabajo‬‭archivístico‬‭previo‬‭e‬‭indispensable‬‭para‬‭muchos‬
‭otros‬‭como‬‭la‬‭clasificación,‬‭la‬‭descripción‬‭y‬‭la‬‭selección‬‭de‬‭fondos,‬
‭así‬‭como‬‭para‬‭la‬‭gestión‬‭de‬‭procesos.‬‭Consiste‬‭en‬‭el‬‭análisis‬‭de‬‭la‬
‭entidad‬‭como‬‭estructura‬‭organizativa‬‭(su‬‭historia,‬‭su‬‭organización‬‭y‬
‭sus‬‭procesos),‬‭el‬‭análisis‬‭funcional,‬‭el‬‭análisis‬‭de‬‭la‬‭normativa‬‭en‬‭la‬
‭que‬ ‭se‬ ‭sustenta‬ ‭y‬ ‭de‬ ‭los‬ ‭tipos‬ ‭documentales‬ ‭resultantes.‬ ‭Los‬
‭factores‬ ‭fundamentales‬ ‭de‬ ‭la‬ ‭identificación‬ ‭son:‬ ‭el‬ ‭órgano‬
‭productor, la competencia, la función y el tipo documental.‬
‭Fuente: Cruz Mundet, J.R. Diccionario de Archivística. Pág. 206.‬

‭En‬ ‭la‬ ‭identificación‬ ‭debemos‬ ‭conocer‬ ‭los‬ ‭siguientes‬‭datos‬‭sobre‬

‭el productor:‬
‭●‬ ‭Estudio‬ ‭de‬ ‭la‬ ‭evolució n‬ ‭orgá nica‬ ‭de‬ ‭la‬ ‭institució n,‬ ‭con‬
‭determinació n‬ ‭de‬ ‭las‬ ‭funciones‬ ‭desarrolladas‬ ‭a‬ ‭lo‬ ‭largo‬ ‭del‬
‭tiempo y su adscripció n orgá nica.‬
‭●‬ ‭Identificació n de las series documentales producidas.‬
‭●‬ ‭Estudio‬‭de‬‭la‬‭normativa‬‭específica‬‭que‬‭regule‬‭el‬‭origen‬‭de‬‭la‬‭serie‬
‭documental, procedimiento y tipos documentales que la integran.‬
‭●‬ ‭Estudio‬ ‭de‬ ‭los‬ ‭circuitos‬ ‭documentales‬ ‭generados‬ ‭durante‬ ‭la‬
‭tramitació n de los asuntos.‬
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‭ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL - 2024‬
‭Prof. Adj. Mag. Stella Infante Rosso‬
‭Prof. Ayte. Rosana Delgado‬

‭●‬ ‭Datos‬ ‭cuantitativos‬ ‭y‬ ‭cualitativos‬ ‭de‬ ‭la‬ ‭serie‬ ‭documental:‬

‭volumen,‬ ‭fechas‬ ‭extremas,‬ ‭ordenació n,‬ ‭descripció n,‬ ‭valores,‬
‭acceso, y consulta.‬

‭¿Cómo obtener toda esta información?‬

‭⮊‬‭Consultando‬ ‭leyes,‬ ‭decretos,‬ ‭prensa,‬ ‭resoluciones,‬

‭manuales,‬ ‭diferentes‬ ‭organigramas,‬ ‭entre‬ ‭otras‬
‭fuentes.‬
‭⮊‬‭También‬ ‭puedo‬ ‭realizar‬ ‭entrevistas‬ ‭a‬ ‭funcionarios‬‭y‬‭ex‬
‭funcionarios‬ ‭y‬ ‭demás‬ ‭actores‬ ‭que‬ ‭puedan‬ ‭ser‬
‭relevantes en la construcción de esta identificación.‬

‭Nota:‬‭Ver‬‭guía‬‭del‬‭Modelo‬‭de‬‭Gestión‬‭Documental‬‭de‬‭la‬‭RTA‬‭y‬‭Guía‬
‭técnica‬ ‭de‬ ‭gestión‬ ‭documental‬ ‭y‬ ‭administración‬ ‭de‬ ‭archivos‬ ‭de‬
‭Uruguay,‬ ‭ambas‬ ‭están‬ ‭colgadas‬ ‭en‬ ‭éste‬ ‭módulo‬ ‭de‬ ‭Eva.‬ ‭Prestar‬
‭atención‬ ‭a‬ ‭la‬ ‭metodología‬ ‭que‬ ‭allí‬ ‭se‬ ‭propone‬ ‭para‬ ‭realizar‬ ‭una‬
‭correcta y completa identificación.‬