Instituto Profesional AIEP

Vicerrectoría Académica

OPERACIONES DE ABASTECIMIENTO
GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA:

• Distinguen componentes de la gestión de compras dentro de una organización.
• Caracterizan la estrategia de los proveedores en las distintas operaciones de compras y abastecimiento
dentro de una organización.

Reconocer la importancia de los proveedores en la gestión de abastecimiento.

1.1. ¿QUÉ ES UN PROVEEDOR?

En las definiciones clásicas se puede definir a un proveedor como una empresa o persona que proporciona
bienes o servicios que otra empresa o persona requiere. Pero eso es en términos clásicos, porque en a la
actualidad un proveedor es visto como un socio estratégico de la organización.

Revisando diversos libros sobre la gestión de compras, se puede visualizar que muchos autores indican que en
gran medida la operación de compras se puede volver estratégica en las organizaciones gracias a la integración
de las empresas con sus proveedores, principalmente por la integración de los proveedores en las cadenas de
suministros, donde será fundamental un trabajo en constante comunicación entre ambos actores, para poder
lograr el éxito en el mercado, ya que gran parte de la calidad de los productos que reciben los clientes finales
dependen de la gestión y capacidad de comprensión de los estándares de calidad que el proveedor haya sido
capaz de materializar en los insumos o materiales proporcionados.

Y como contar con buenos de proveedores se ha vuelto tan fundamental para el desarrollo de la empresa, es
necesario desarrollar una “Estrategia de proveedores” al interior de la compañía. Lo primero que se debe
entender que no todos los proveedores serán capaces de lograr el objetivo propuesto por la empresa, y es por
ello, que es de suma importancia poder identificar los atributos que se requieren de las mercancías que se van a
comprar y los objetivos que se busca alcanzar en cuanto a la relación con los proveedores.

Por esta razón, es fundamental que la estrategia de proveedores que se desarrollen en las compañías esté en
sintonía con los objetivos de las empresas y del mercado. Es decir, el hecho de poder afrontar los procesos de
negociación y que tanto proveedor como “posible comprador” puedan contar con toda la información adecuada
para concretar la negociación.

1.2. TIPOS DE PROVEEDORES

La primera pregunta que surge en esta instancia, es: ¿muchos o pocos proveedores?, como parte de la
estrategia de proveedores, es muy común escuchar que es bueno tener más de un proveedor de manera de
tener resguardo en caso que alguno de ellos falle.

Pero al contar con diversos proveedores se pone en riesgo la calidad de la producción, ya que se deberían
escoger todos los proveedores en relación al mismo estándar de calidad, por ejemplo, una certificación como
puede ser la certificación ISO, pero la empresa debe tener la capacidad de evaluar que la calidad de los distintos
proveedores sea al menos similar entre ellas y muy cercana a los estándares establecidos por la compañía.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

Por el contrario, contar con pocas fuentes de suministro pone en riesgo el suministro, y llega a generar
dependencia mutua, muchas veces se puede llegar a una relación sin mayor incentivo por mejoras e innovación,
repercutiendo nuevamente en el nivel de calidad de los insumos.

Los proveedores se pueden clasificar en los siguientes tipos:

a) Proveedores Internos: Se refiere a los trabajadores de una empresa que deben entregar un
producto o servicio en un tiempo determinado.

b) Proveedores externos: Empresas que se encuentran fuera de las fronteras de la empresa en

cuestión, que poseen la capacidad de proporcionar un bien o servicio.

Ejemplo una empresa que vende materia prima para una fábrica.

c) Proveedor local: Es aquel proveedor que se encuentra en la misma zona geográfica o país de la
empresa que desea comprar, ofrece buenas condiciones de precios o simplemente los costos de
distribución del producto/servicio son más convenientes.

d) Proveedor externo: Aquellos que ofrecen producto/servicio, pero están ubicados en otro país, la
selección de estos proveedores ha sido porque a pesar de que se encuentran en otra localidad, comprar
es más barato o porque son proveedores específicos de un bien o servicio.

e) Proveedores de productos: Aquellos que ofrecen bienes tangibles en el mercado y que tienen un
valor monetario.

f) Proveedores de servicios: Todas aquellas compañías que ofrecen elementos intangibles pero que
son muy necesarios para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo, el servicio de telefonía
(fundamental para comunicarse con clientes), servicio de internet, servicio de agua, etc.

Proveedores según la relación que tengan con la compañía:

a) Proveedores normales: Los que proveen de aquellos productos o servicios denominados

normales, y constituyen el universo de los proveedores, con quienes no hay mayor grado de integración,
no forman parte del registro de proveedores de una compañía (aun), y para contratar alguno de los
proveedores normales que existe en el mercado, es necesario solicitar 3 cotizaciones de distintos
proveedores, considerando las cuales de las características que cada uno de ellos propone, se ajustan
mejor a las condiciones establecidas por la empresa.

b) Proveedores confiables: Son proveedores indicados con prioritarios en la gestión de la empresa,

ya se han identificado y se ha demostrado que sus productos/servicios cumplen con las características
fundamentales establecidas por a la organización.

c) Proveedores específicos: Este tipo de proveedores es muy difícil de encontrar en el mercado, son
aquellos que proporcionan un producto indicado.

d) Proveedores por convenio: Muchas veces los organismos públicos firman este tipo de contratos,
e implica que una vez que se realiza el ¨convenio¨ no se requiere que se solicite más cotizaciones por
parte de ese proveedor, quien estará facultado para entregar determinado bien/servicio transcurso un
tiempo establecido en el convenio, al igual que las condiciones de la operación.

Por ejemplo, convenio de proveedores con las universidades del estado para proporcionar servicio de internet.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

1.3. ESTRATEGIA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Tal como se ha logrado apreciar, la selección, relación y cambio de proveedores requiere de un proceso donde
deben ser evaluados varios aspectos tanto internos como del posible proveedor. Es por ello que a continuación
se revisará la “estrategia de selección y clasificación de proveedores”.

En primer lugar, se definirán cuáles son los objetivos de contar con una estrategia de selección de proveedores:

• Seleccionar nuevos proveedores para las necesidades que vayan surgiendo. Este es el punto de
partida de la estrategia de proveedores, ya que implica cuales son los elementos para considerar un
elemento de los proveedores.

• Definir y negociar los nuevos contratos y pedidos, el punto de partida es elegir los proveedores,
pero también es parte de la gestión de proveedores establecer las garantías y características de los
contratos, garantizando que se cumplan los acuerdos financieros y de calidad alcanzados, así como
las condiciones de compra establecidas.

• Gestionar la relación con los proveedores, lo que incluye velar por el cumplimiento de los
contratos y pedidos o actualizarlos si éstos pierden vigencia, pero por sobre todos mantener
siempre la comunicación y contacto, solo de esta manera se logra el grado de integración deseado.

• Renovar y terminar los contratos y pedidos establecidos, gran parte de la gestión de proveedores
también implica ir revisando de manera constante el grado de cumplimiento de los acuerdos, que al
final de determinado tiempo permitirían renovar o simplemente finalizar los contratos o pedidos
realizados.

• Responsabilizarse de que toda la información relacionada con los proveedores y los servicios que
prestan esté disponible y permanentemente actualizada. Ello facilita la toma de decisiones en
tiempo real. Además, contar con toda la información facilita la clasificación de los proveedores para
poder tomar decisiones al respecto.

La estrategia de Gestión de proveedores engloba todas las actividades indicadas arriba e incluso más, las que
comienzan desde que surgen las necesidades de compras de materiales, hasta que los productos ingresan a
inventario y salen de él para ser usados, pasando por la tramitación de los contratos con proveedores,
analizando el actuar de estos, entre muchas actividades.

Es necesario considerar algunos elementos que ya se han indicado, pero que son fundamentales para el éxito de
la gestión de proveedores.

El proceso de Selección de proveedores, comienza con el proceso de evaluación de los

proveedores posibles, primero debo evaluar los posibles proveedores y luego, en base de los
elementos fundamentales definidos por la misma empresa, se selecciona cual de todos los
posibles proveedores se integra mejor a la empresa.

Generar los medios de comunicación desde un principio son elementos fundamentales para
asegurar el proceso proveedor.

Se selecciona una vez a un proveedor, pero la evaluación de la relación con el proveedor debe ser
constante, es algo que se debe ir realizando de manera constante.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

1.4. GESTIÓN DE PROVEEDORES

El proceso de gestión de proveedores está compuesto de diversas etapas, las cuales detallaremos a
continuación:

1.4.1. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO

a) Definiendo los atributos: Es este el momento en que se definen los atributos que se requerirán, tales
como diseño, calidad, entre otros elementos

b) Evaluación del producto: Se evalúan si las características del producto se relacionan con los atributos
indicados por la empresa. Además, se relacionan con otras condicionantes como precios, cantidades, etc.

c) Necesidades a considerar: En este momento se deben evaluar las necesidades que la empresa debe
suplir con el producto y proveedor analizado. Por ejemplo, cuantas unidades de stocks son necesarias, cuantos
proveedores se necesitaría para suplir las necesidades, ¿existen productos sustitutos?, cuáles serían los tiempos
de entrega ideales, etc.

1.4.2. ANÁLISIS DE LOS PROVEEDORES

a) Recopilar información: Usar las fuentes de información que se han establecido, analizar órdenes de
compra, analizar al detalle la oferta, definir muy claro las condiciones que se establecen en los contratos, etc.

b) Conocimientos de proveedores: Actuales y potenciales, se analizan todos los elementos necesarios, por
ejemplo: Relaciones con la competencia, las estructuras internas de los proveedores, sus políticas y reglas,
situación financiera, definir cómo se integra la empresa proveedora en la cadena de valor de la compañía, entre
otros factores.

1.4.3. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN

a) Se definen los criterios a considerar: Este es el momento en el que se ponderan los criterios del
proveedor y se clasifican según el orden de importancia.

b) Evaluación y clasificación de la cartera de proveedores: Se listan los proveedores en relación a la

valoración obtenida en etapa a) y se ubican en una lista en relación a los valores obtenidos, y en relación a ello
se seleccionan los proveedores que están en la clasificación deseada.

c) Selección y negociación: Es la etapa final, se realizan las últimas preguntas a la ¨terna¨ de proveedores
elegidos. Se analizan las ofertas y se analizan, luego se establecen las negociaciones con los proveedores más
competitivos y en base a esta última etapa, se toman las decisiones, se realiza la aprobación a la propuesta
entregada, se informa lo anterior, se formaliza la relación y se realiza el pedido.

El proceso completo se puede ver reflejado en la siguiente imagen N°1

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

Figura N°1: Formato de Orden de Compra

Fuente: Elaboración propia, Daniella De Luca, para módulo “Operaciones de abastecimiento”, 2020

Es necesario detenerse un poco más en las etapas antes señaladas, precisamente en las metodologías de
algunos procesos indicados, por ejemplo: Cuando se indica que se realiza el análisis y definiciones de los
atributos de los productos, es importante indicar como se hace este aspecto, o al menos cuales son los
principales elementos que se evalúan.

Si bien hay diversos criterios que se pueden evaluar, los más comunes son los siguiente:

- Precio: cuan caro o barato son los productos o servicios que se están evaluando.

- Plazo de entrega: Periodo de tiempo que tarda el suministro del producto o servicio indicado por
cada proveedor.

- Oferentes: Hace referencia al número de proveedores que hay disponibles en el ofrecimiento del
producto/servicio, este tipo de elemento permite configurar y caracterizar a la oferta.

- Utilización: Grado de uso del producto en la empresa, este dato es muy importante ya que permite
identificar si el producto es fundamental o no en la organización.

Cada uno de estos elementos se evalúan y ello permite obtener un dato objetivo para poder definir unos
proveedores por sobre otros, a continuación, en la imagen N°2, se indica un ejemplo de un gráfico que tiene por
objetivo evaluar los criterios estratégicos de análisis de productos. Donde cada eje del gráfico representa uno de
los elementos a considerar al momento de analizar a los proveedores. Cada uno de los elementos se evalúa en
base a un dígito y finalmente cada dígito se suma y aquello nos indica la capacidad del proveedor. Estos
criterios de la Evaluación son los siguientes:

1. PRECIO = grado de encarecimiento (caro-barato) de los productos y/servicios a comprar

2. PLAZO DE ENTREGA =periodo de tiempo empleado (largo-corto) en el suministro de los

productos y/o servicios que el proveedor venda.

3. OFERENTES =número de proveedores posibles (muchos-pocos) para el ofrecimiento del

producto y/o servicio en estudio.

4. UTILIZACIÓN =grado de uso(mayor-menor) en la fabricación de productos o de utilización de los

servicios ofrecidos por los proveedores.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

Figura N° 2: Gráfico de evaluación de productos

Fuente: https://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/

1.5. CICLO DE COMPRAS

El concepto de ciclo de compras es fundamental para la selección y una buena relación del proveedor, el motivo
principal es que se elegirá al proveedor que tenga la capacidad de cumplir con el ciclo o tiempo que la empresa
requiere para poder asegurar su proceso productivo o comercial. Ello quiere decir que se elegirá a aquella
empresa que cumpla con el lead time o tiempo logístico que la empresa que desea comprar tiene.

En otras palabras, manejar y conocer el lead time de los proveedores es esencial para controlar que no haya
desabastecimientos en la línea de producción. Por eso, muchas veces dependerá de lo estratégico del producto
que se desea comprar, o del momento en que se haga el pedido, pero se puede elegir al proveedor solo en
función del tiempo que tardar desde que la empresa ¨compradora ¨ envía la orden de compra hasta que el
producto ingresa a almacén.

04 Julio 2023

¿Cómo se determina el tiempo de compra?

Lead time = Fecha de entrega - fecha de pedido

El resultado muestra los días desde que se realizó el pedido hasta que este llegó al cliente. Se mide en días de
calendario para simplificarlo. Este cálculo debe realizarse atendiendo a cada parcela de la cadena de suministro
que hemos identificado anteriormente y por cada producto en particular.

Las muchas instancias hoy se apuestan a contar con lead times de cortos, ya que se pueden constituir en
verdaderos elementos de competitividad, ya que muchas empresas que deseen trabajar con cero stocks o bajo
el modelo logístico de Just In Time (JIT) van a privilegiar este tipo de atributo.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios
 Instituto Profesional AIEP
Vicerrectoría Académica

Para poder llevar un eficiente proceso de compras, será necesario manejar algunos aspectos del proveedor o del
proceso de compras que se pretende realizar, por ejemplo:

- Clasificación y tipo de proveedor: es un proveedor estratégico, o no. Es un proveedor con el

tengo una relación o simplemente le hago pedidos y no conozco más de sobre él.

- Ubicación del proveedor: Un proveedor que se encuentra en un sitio geográficamente

desfavorable o muy lejos de la fábrica puede crear problemas en el plazo de entrega. Para entregar
productos de manera oportuna, el ciclo debe considerar la logística del transporte. No importa si ocurre
por tierra, mar o aire, el transporte de productos siempre implica una serie de eventos y riesgos
imprevistos. Por lo tanto, el tiempo de entrega debe calcularse también en función de esta variable. Es
mejor buscar proveedores ubicados en lugares que requieren la menor cantidad de transporte posible.
Si el valor y la calidad de la entrada lo compensan, u vale la pena hacer negocios con un proveedor
lejano; entonces la planificación de la producción debe ajustarse, teniendo en cuenta un tiempo de
entrega más largo.

- Fecha de compra: Determinar bien el momento en el que se realiza el pedido y principalmente si

durante esa fecha hay factores como festividades, feriados u otras instancias que puedan afectar los
tiempos de entrega.

A continuación, en la siguiente imagen se demuestra gráficamente el tiempo de compras.

Figura N° 3: Ciclo de compras

Fuente: https://apij.com.mx/blog/f/mapas-de-valor-vsm

En esta imagen se logra apreciar cómo en la etapa de aprovisionamiento, es decir, la operación de entrega del
producto, el lead time que transcurre corresponde al proveedor, es su responsabilidad.

Docente Carolina Gómez Mella

Ingeniero en administración Industrial, mención Procesos Productivos
Área de Negocios