Manuales de organización

MANUAL DEPARTAMENTAL
Concepto de manual departamental
Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y legislan el modo
en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas
están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y
el rol que cumple, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro
del organismo

Introducción
El presente manual tiene como objetivo establecer las directrices y procedimientos que
rigen el funcionamiento del Departamento de Ventas de la empresa ECUATRAN S.A
Este trabajo se realiza con el objetivo de conocer el concepto, importancia, finalidad y
diversos aspectos del Manual Departamental para comprender qué lo complementa y poder
interpretarlo de la mejor manera posible.
El Manual de Organización de la Empresa ECUATRAN S.A tiene como objetivo aclarar la
responsabilidad del departamento de ventas. Este documento tiene carácter informativo y
de consulta.
El Departamento Comercial se encarga de la captación y retención de clientes, así como de
la gestión comercial. Para ello cuenta con un equipo de profesionales cualificados que
desarrollan sus funciones de acuerdo con las directrices marcadas en este manual.

FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas en la empresa desempeña un papel fundamental en la generación
de ingresos y el crecimiento del negocio, sus funciones principales son
 Captación de nuevos prospectos potenciales
 Establecer relaciones sólidas con los clientes
 Negociar términos y condiciones
 Administrar y dar seguimiento a las cuentas delos clientes
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El departamento de ventas se encuentra estructurada de la siguiente manera:

 Director de ventas
 Jefe de ventas
 Vendedores

El Departamento de Ventas es responsable de la captación y mantenimiento de clientes,

así como de la gestión de las ventas. Para ello, cuenta con un equipo de profesionales
cualificados que desarrollan sus funciones de acuerdo con las directrices establecidas en
este manual.

Objetivos

Los objetivos del Departamento de Ventas son los siguientes:

 Captar nuevos clientes

 Mantener y fidelizar a los clientes existentes
 Aumentar las ventas
 Mejorar la satisfacción de los clientes

Estructura organizativa

El Departamento de Ventas está estructurado de la siguiente manera:

 Director de Ventas
 Jefe de Ventas
 Vendedores

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El Director de Ventas es el responsable máximo del departamento y se encarga de la

planificación, organización y control de las actividades de ventas.

El Jefe de Ventas es el responsable de la gestión del equipo de vendedores y de la

supervisión de las ventas.

Los vendedores son los responsables de la captación y mantenimiento de clientes, así

como de la gestión de las ventas.

Las funciones y responsabilidades del Departamento de Ventas son las siguientes:

Director de Ventas

 Es responsable de la planificación, organización y control de las actividades de

ventas.
 Es responsable de la definición de los objetivos de ventas.
 Es responsable de la gestión del presupuesto de ventas.
 Es responsable de la selección y formación del equipo de ventas.
 Es responsable de la supervisión del desempeño del equipo de ventas.

Jefe de Ventas

 Es responsable de la gestión del equipo de vendedores.

 Es responsable de la supervisión de las ventas.
 Es responsable de la formación del equipo de ventas.

Vendedores

 Son responsables de la captación y mantenimiento de clientes.

 Son responsables de la gestión de las ventas.
 Son responsables de la satisfacción de los clientes.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos del Departamento de Ventas son los siguientes:

Procedimiento de captación de clientes

Este procedimiento establece las directrices para la captación de nuevos clientes.

El procedimiento incluye las siguientes etapas:

Identificación de potenciales clientes

Contacto con potenciales clientes

Presentación de la empresa y de los productos o servicios

Seguimiento de potenciales clientes

Procedimiento de mantenimiento de clientes

Este procedimiento establece las directrices para el mantenimiento de clientes existentes.

Identificación de necesidades de clientes

Oferta de productos o servicios que satisfagan las necesidades de clientes

Procedimiento de gestión de ventas

El procedimiento incluye las siguientes etapas:

Elaboración de presupuestos de ventas

Seguimiento de ventas

Análisis de ventas

Control de ventas

Documentación

La documentación del Departamento de Ventas es la siguiente:

 Manual de Ventas
 Procedimientos de Ventas
 Formularios de Ventas
 Informes de Ventas
 Controles

El Departamento de Ventas cuenta con los siguientes controles:

Control de objetivos

Este control se realiza para verificar que los objetivos de ventas se están cumpliendo.

Control de presupuesto

Este control se realiza para verificar que el presupuesto de ventas se está cumpliendo.

Control de desempeño

Este control se realiza para verificar el desempeño del equipo de ventas.

Anexos

El Manual de Ventas incluye los siguientes anexos:

 Listado de productos o servicios

 Listado de clientes
 Calendario de actividades de ventas