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MICROSOFT
EXCEL
BÁSICO

Manual de Usuario

Kevin Conislla Portilla

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ESTE MANUAL SE REALIZA CON LA FINALIDAD

PODER GUIAR SOBRE LA HOJA DE CALCULO
MICROSOFT EXCEL

FECHA DE CREACIÓN: 8 DE JUNIO DEL 2022

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ÍNDICE

1.1 Excel 4
Descripción breve 4

2.1 Pantalla Excel 4

Indicaciones de pantalla 4

3.1 Celda 5
Manejo correcto de celdas 5

4.1 Funciones lógicas 6

Valor lógico 6

5.1 Los datos 8

Recopilación de datos 8
Creación de Gmail 9

6.1 Tablas 11
Uso correcto de tabla 11

7.1 Archivos 12
Unión de archivos en uno solo 12

8.1 Gráficos 14
Gráficos con imágenes 14

9.1 Funciones 17
Función Suma 17
Función Ahora y Hoy 19
Función SIFECHA 19

10.1 Referencias 21
Referencia absoluta 21
Referencia mixta 21
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1.1 Excel
Descripción breve

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos,
elaboraciones de tablas, gráficos, sumas, restas, divisiones, multiplicaciones
que se forman por la unión de filas y columnas. Gracias a como la tecnología
avanza Microsoft Excel a día de hoy sirve mucho en el ámbito personal, laboral
y profesional, pues esta aplicación es una herramienta que ofrece diferentes
funciones. Algunos ejemplos de las funciones que puede cumplir:

1. Introducir datos numéricos

2. Cálculos aritméticos
3. Estadísticas
4. Contabilidad
5. Realizar gráficos

En conclusión, Microsoft Exel a lo largo de los años ha ido mejorando para ser
lo que es ahora, ganando popularidad para colocarse como la hoja de cálculo
más usada en el mundo, siendo su última versión la 17.0 lanzada en el año
2019.

2.1 Pantalla Excel

Indicaciones de pantalla

Antes de empezar con las funciones básicas es importante conocer muy bien lo
que la pantalla de Excel tiene para ofrecer, por ello se mostraran algunas
indicaciones que debe conocer sobre la pantalla de Excel:

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1 12
5 9 10
2 4
3
13
6
7

1.Celda activa 6. Hoja Activa 11.Barra fórmulas

2.Cuadro de nombres 7.Añadir más hojas 12.Información/ayuda
3.Filas 8.Cuadro contenido 13. Modo
4.Columnas 9.Insertar función presentación
5.Menú principal 10.Cinta operaciones
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Una vez visto estas indicaciones se puede tener un conocimiento básico de las
muchas funciones que Excel puede ofrecer.

3.1 Las Celdas

Manejo correcto de celdas

Es la intersección de una fila y columna donde se pueden introducir modelos

numéricos y usarlo las veces que sean necesarios para la realización de
cálculos o para hacer formulas. Toda información se introduce en las celdas.

Debemos comenzar dando un CLIC IZQUIERDO a una celda para que

posteriormente nos aparezca una cruz gris...

Para seleccionar más de una celda debemos hacer el mismo procedimiento,

debemos dar CLIC IZQUIERDO y MANTENER PRESIONADO el mouse,
seguidamente SELECCIONAREMOS las celdas de nuestra preferencia...

Con el tema de hacer secuencias no es complicado, en primer lugar,

colocamos en cualquier celda un número, luego SELECCIONAMOS en la
esquina inferior derecha de la celda una CRUZ NEGRA…
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Bajamos hasta la celda que deseemos, finalmente nos aparecerá un cuadro

donde daremos CLIC IZQUIERDO, y seleccionamos “SERIE DE RELLENO”
logrando así el resultado.

Para la realización de copiado de celdas escribimos algo en cualquier celda, en

este caso la palabra que usaremos será “Excel” seleccionamos
MANTENIENDO PRESIONADO en la esquina inferior derecha la CRUZ
NEGRA y nos desplazamos hacia el lado derecho las celdas que deseemos
(todo esto sin dejar de soltar el mouse) …

Posterior a lo ya mencionado, repetiremos el mismo procedimiento, pero esta

vez nos deslizamos hacia abajo las celdas que desee...

Una vez haya hecho los procedimientos, ya tendrá conocimiento sobre el

dominio de las celdas, de tal forma que podrá realizar la figura que se muestra
arriba a la derecha.

4.1 Funciones lógicas

Valor lógico

Los valores lógicos nos va ser para determinar cuando algo sea verdadero o
falso, por ello, se realiza de la siguiente manera. Usáremos como ejemplo una
lista de alumnos por aprobar el curso.
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Debemos tener un cuadro con lo ya mencionado…

Seguidamente lo que haremos será colocar en la celda correspondiente donde

ira nuestro valor lógico (en este caso la celda es 3G) abriremos paréntesis
“(“pondremos el símbolo “=” > SI > la celda del promedio (3F) > el valor que
será verdadero (para este ejemplo será 10.5) > símbolo “;” > colocar con el
símbolo exclamación “APROBADO” > símbolo “;” > Colocar con el símbolo
exclamación “DESAPROBADO” > cerramos paréntesis “)” …
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Damos ENTER y deslizamos hacia abajo para que las demás notas se
muestren si los estudiantes están Aprobados o Desaprobados.

5.1 Los Datos

Recopilación de datos

Los datos en Excel es la información que se almacena en las celdas de las

hojas de cálculo, estos pueden ser utilizados para crear gráficos, información
de personal, cálculos de empresas de comida y filtrar valores.

Podemos empezar explicar como hacer correctamente un “CONTROL DE

ASISTENCIA”, debemos tener un cuadro con un numero X personas, sus
asistencias, faltas y las semanas…

Para no hacerlo de forma manual, podemos usar una fórmula para hacer esto
de forma más rápida, en primer lugar, en la primera celda de asistencia
escribiremos Igual “=” (Sin los símbolos s de exclamación) posteriormente
escribimos “CONTARA” luego, escribimos un paréntesis “(“y seleccionamos
las celdas que usaremos y daremos ENTER…

Notara que se marcara el numero de las “X” asistencias que hay, en este caso
son 7 asistencias. Seguidamente haremos lo mismo para las faltas, escribimos
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en la 2da celda el símbolo “=” luego colocar “CONTAR.BLANCO” después

agregar el paréntesis “(“y seleccionar las celdas que se usaran….

Daremos ENTER y se marcaran las “X” faltas que en este caso son 3…

Para que las demás se hagan automático seleccionaremos las dos celdas y en
la esquina inferior derecha se nos marcara una CRUZ NEGRA la cual
guiaremos hasta abajo y soltamos, terminando así el control de asistencia.

Creación de Gmail

El siguiente tema para cuando queremos crear correos para algunas personas
de forma estratégica, deberemos tener un cuadro con los respectivos nombres
de quienes crearemos sus correos y agregarle al 1er nombre una abreviatura…
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Posteriormente seleccionamos el nombre ya abreviado y damos CLIC en la

esquina inferior derecha y bajamos hasta el ultimo nombre, por último, nos
saldrá un cuadro pequeño al costado y elegimos “RELLENO RAPIDO”

Ya tenemos casi todo, ahora en la celda Correo escribimos el símbolo “=”

seguidamente seleccionamos la casilla donde se encuentra la primera
abreviación, después agregar "&" y cierra con un símbolo de exclamación
“luego se pone el correo que se usará, para este ejemplo será (@Gmail.com) y
terminamos cerrando con símbolo de admiración “…

Daremos ENTER, seleccionamos en la esquina inferior derecha la celda de

correo y tendrá todos los correos creados sin necesidad de tanto esfuerzo…
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6.1 Tablas
Uso correcto de tablas

La elaboración de tablas en Excel sirve mucho para almacenar datos de

personas, cumpleaños, edades, gastos de comida, etc. Para ello, requerimos
saber cómo crear y manejar correctamente una tabla.

Seleccionamos las celdas que deseemos convertir en una tabla, nos vamos al
apartado “INSERTAR” y damos clic en “TABLA” …

Seguidamente daremos en
“ACEPTAR” el cuadro que nos aparezca
y nuestra primera tabla ya estará realizada.

Si el “Encabezado” no es de su agrado, puede retirarlo de la siguiente forma...

Nos vamos al apartado “DISEÑO DE TABLA” seleccionamos “FILA DE

ENCABEZADO” …

Posteriormente notara que este ya ha desaparecido.

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Con respecto al color de la tabla se puede elegir entre la variedad de colores

que hay, elegiremos las celdas que deseemos pintar, luego nos iremos al
apartado “INICIO” y seleccionaremos “COLOR DE RELLENO” ….

Finalmente elegimos el color que deseemos (En este caso usaremos el color
verde oscuro que se encuentra en “COLORES ESTÁNDAR”), vera como las
celdas seleccionadas de su tabla cambian de color.

7.1 Archivos
Unión de archivos en uno solo

En ocasiones tenemos archivos de Excel en diferentes libros, la cuestión es

que podemos unirlos de una forma no tan complicada.

Primero tendremos un libro de Excel nuevo, nos iremos al apartado “DATOS”,

damos CLIC en “OBTENER DATOS” …
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y luego “DESDE UNA CARPETA” buscamos la carpeta donde tenemos los

archivos, si en el lugar donde tiene sus archivos no ve nada no hay que
preocuparse, de todos modos, daremos en aceptar…

Cuando nos aparezca esta ventana iremos por la parte de debajo de esta y
seleccionamos “COMBINAR Y CARGAR” …

Se abrirá otra carpeta en donde seleccionaremos “HOJA 1” y hacemos CLIC

en “ACEPTAR”

Finalmente, vera que los dos archivos que tenia separados se unieron en un
mismo libro de Excel y podemos seleccionar el que queremos ver.
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8.1 Gráficos
Gráficos con imágenes

Los gráficos en Excel son la representación de los datos numéricos que se

encuentran en nuestra hoja de cálculo, es una buena herramienta para resumir
información y que se pueda identificar más fácilmente.

Si queremos hacer un gráfico con imágenes empezaremos realizando un

cuadro de estadísticas, como ejemplo será de 2x4 como se muestra en la
imagen, seguidamente SELECCIONAREMOS todo el cuadro

Nos iremos al apartado “INSERTAR” y daremos CLIC al icono que se muestra

en la imagen, y seleccionamos el segundo grafico…

Luego de eso nos aparecerá un grafico con toda lo de nuestra tabla

previamente seleccionada, como siguiente acto debemos tener nuestras
imágenes de los productos que hemos hecho (las imágenes deben estar en
png) …
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Para introducir una imagen a Excel se debe ir al apartado “INSERTAR” y luego

a “ILUSTRACIONES” y seleccionar imágenes (desde el dispositivo) …

Seleccionamos las imágenes que usaremos como ejemplo tenemos a la bebida

de la marca Pepsi, una vez hecho, nos iremos a “FORMATO DE IMAGEN” …

Seguidamente daremos clic en “QUITAR FONDO” y seleccionaremos la

opción “MARCAR LAS ÁREAS PARA MANTENER” …

Debe aparecer la imagen morada, las partes moradas son las que serán
borradas, para ello debemos llevar el lápiz que nos aparecerá dando CLIC
encima de la imagen y trazaremos una línea sin soltar el mouse…
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Notara como algunas partes de la imagen deja de ser morada, se debe hacer
trazos hasta que la imagen este libre de partes moradas, una vez haya hecho
eso daremos en “MANTENER CAMBIOS” y su imagen ya estar sin ningún tipo
de fondo…

Luego de eso ya tendremos todo listo para agregarle a nuestro grafico

imágenes, daremos CLIC IZQUIERDO a una imagen y daremos “CTRL X”

Nuestra imagen va a desaparecer, seguidamente daremos DOBLE CLIC al

grafico correspondiente y presionaremos “CTRL V”, repetiremos el mismo
procedimiento con el resto de las imágenes…

Una vez puesta las fotos, daremos CLIC en cualquier imagen del gráfico y nos
aparecerá un cuadro a la derecha llamada “FORMATO DE SERIE” ….

Le daremos CLIC en pequeño grafico, aparecerán opciones de serie la cual

solo veremos ahora es el ancho de las imágenes….
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En este sentido cuando en porcentaje (%) es mas alto la imagen será mas
delgada, en cambio si el porcentaje (%) es menor la imagen será mas ancha,
entones bajaremos el porcentaje (%) del “ANCHO DEL RANGO” en este caso
lo colocaremos en 40%...

Daremos ENTER y se podrá notar como las imágenes ya tendrán un ancho

considerable a como eran al comienzo.

9.1 Funciones
Función Suma

Las funciones en Excel tienen demasiada importancia ya que podemos realizar

algunas formulas para facilitar el desarrollo de trabajos...

Se hablará de dos formas de hacer una suma en Excel, La primera es la suma

con formula. Debemos tener nuestro cuadro con algunas cifras numeras para
este Ejemplo...

En la primera celda de “Total” pondremos el símbolo “=” seguidamente

escribiremos “SUMA” para luego abrir paréntesis “(“y seleccionamos la
primera celda a sumar, luego ponemos dos puntos “:” y la siguiente celda que
sumaremos, por último, cerramos nuevamente con paréntesis….
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Daremos ENTER y luego nos vamos a dirigir a la esquina inferior derecha,

damos CLIC en la CRUZ NEGRA y bajamos hasta la celda que queremos que
se sume automáticamente con la formula ya realizada…

Repetimos este procedimiento en la suma que se encuentra abajo y nos

debería quedar así…

La Suma Rápida es más sencilla y se hace de la siguiente manera, vamos a

presionar en cual celda de nuestro cuadro y presionamos las teclas “CTRL E”
y todo el cuadro se nos va a marcar…

Luego sin soltar vamos a presionar “ALFT” mas “SHITF” más “=” luego
soltamos…
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Y así tendrás una suma mucho más rápida que está elaborada también con la
misma fórmula como ya se presentó anteriormente.

Función Ahora y Hoy

Son sencillas de utilizar y aprender puesto que no tiene tanto misterio.

Para la función Ahora, en una celda escribiremos lo siguiente: empezamos con

“=” seguidamente escribiremos “AHORA” y terminamos poniendo dos
paréntesis “()” y daremos ENTER …

Respecto a la función Hoy lo que haremos será escribir en una celda el símbolo
“=” seguidamente de lo vamos a escribir, lo cual es la palabra “HOY” y
finalmente pondremos los dos paréntesis y ENTER …

Función SIFECHA

Esta función ayuda mucho para saber la diferencia de fechas de una manera
que sea más fácil.

La formula consta de tres argumentos las cuales son “=SIFECHA (fecha más
pequeña; fecha mayor; tipo)” todo esto junto. Donde tipo puede variar y ser:

1. <Y> - Años completos

2. M> - Meses completos
3. <D> - Días completos
4. <YM> - Descarta los meses cumplidos entre años seleccionados
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5. <MD> - Descarta los días de meses cumplidos entre las dos fechas
seleccionadas
6. <YD> - Descarta los días cumplidos entre los años de las dos fechas
seleccionadas

Como ejemplo escribiremos en una celda la siguiente formula, ponemos el

símbolo “=” luego escribir “SIFECHA” abrir paréntesis, colocar la celda donde
se encuentre la fecha (en este caso está en B10), poner luego punto y coma
“;” escribir “HOY”, abrir y cerrar dos paréntesis “()” volver a poner punto y
coma “;” abrir símbolo de exclamación y poner la letra “Y” y cerrar símbolo de
exclamación, para finalmente cerrar el primer paréntesis que se puso al
comienzo ….

Daremos ENTER y podemos saber que la persona que nació el 27 de enero

del año 1995 tiene actualmente 27 años...

Nota: La fecha más pequeña es la de nacimiento (La que se encuentra en B10)

y se debe escribir primero. La fecha mayor es la fecha de hoy.

10.1 Referencias
Referencia absoluta

Las referencias absolutas se mantienen en el mismo lugar sin importar que

celdas se copien, además, es usa con el símbolo “$” se activa presionando F4.
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La forma de usarla es la siguiente, en una celda colocaremos un numero (en

este caso será “5”). Luego en otra celda haremos una fila de números “X”

Ahora vamos escribir la formula, ponemos el símbolo “=” seguidamente

seleccionamos la celda donde se encuentre el primer valor (en este caso se
encuentra en la celda 2C) luego pondremos el símbolo “*“(símbolo de
multiplicación) y seleccionamos la celda que va multiplicar los valores (en este
caso se encuentra en 1B) …

Daremos ENTER y saldrá nuestra multiplicación ya hecha. Para que todos los
demás se hagan sin necesidad de repetir la formula debe seleccionar en la
esquina inferior derecha de la celda de TOTAL y desliar hacia abajo (Sin
soltar). Notara los demás Valores con sus totales.

Referencia Mixta

Una referencia mixta es aquella que por una parte es relativa y la otra fija.
Sabemos que una fila o columna necesita el símbolo “$”. Si nosotros
queremos que nuestra columna sea fija pero que la fila sea relativa debemos
realizar lo siguiente...

Haremos un ejemplo con las multiplicaciones, lo primero es que debemos tener

un cuadro con los números a multiplicar…
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Se pone el símbolo “=” y seleccionamos la primera columna (en este caso es

A2) luego presionamos 3 VECES “F4” y notara que la celda cambia a ser
$A2…

Luego agregamos el símbolo “*” (símbolo multiplicar) y seleccionamos la fila

que corresponde (en este ejemplo es B2) y luego presionaremos 2 VECES
“F4”. Finalmente daremos ENTER y vera que ya se realizo la multiplicación..

Ahora lo que haremos será rellenar las demás filas, para ello debemos
dirigirnos a la parte inferior de la celda donde se encuentra el valor ya
multiplicado (en este caso la celda B2) y vamos deslizar hacia abajo…
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Luego deslizamos hacia la derecha y las multiplicaciones estarán hechas.