Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL 2013 1

MODULO 1

INTRODUCCION
Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo. Se trata de un
programa diseñado para trabajos de oficina, en especial en el al ámbito de la
administración, finanzas y contabilidad; contiene una gran biblioteca de
funciones y herramientas útiles para muchos otros campos, como la creación de
bases de datos.
Su amplia gama de herramientas facilita la creación y modificación de las
hojas de cálculo, haciendo el trabajo más fácil y eficiente, el uso de celdas para
la inserción de los datos permite que éstos queden ordenados, formatos varios
para la correcta presentación de la información, entre otras.

TIPOS DE DATOS
Dentro de una hoja de cálculo podemos introducir:
 Texto
 Números
 Fórmulas y funciones
 Fechas

Toda información se introduce

simplemente haciendo clic en la celda,
escribiendo con el teclado, y dando ENTER para
finalizar.
Veremos que, por defecto, el texto queda
alineado a la izquierda, mientras que los
números, quedan alineados a la derecha.

Podemos introducir fórmulas y funciones, son las operaciones que tiene

que realizar Excel con los datos introducidos.

Prof: Ing Ivana Caprari

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Para que Microsoft Excel sepa que vamos a introducir una fórmula o
función, tenemos que empezar siempre con el signo igual (=). 2
Si no ponemos el signo “=” Excel no calculará.
De manera que empezamos con
= y ponemos la operación, por ejemplo,
=1500+290,37 damos Enter y
automáticamente vemos el resultado de
la operación.

CALCULO DE FOMRULAS

La forma correcta de trabajar con

fórmulas/funciones en cualquier hoja de
cálculo es utilizar en el nombre de las
“celdas” que contienen los valores con
los que operar.
Así cualquier cambio de valores
provocará que la fórmula se actualice y
muestre el resultado correcto.

FORMATOS DE TEXTO
Los formatos los encontramos en la Ficha INICIO:

Prof: Ing Ivana Caprari

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FORMATOS DE NUMEROS Y FECHAS

MAS OPCIONES DE FORMATOS

Para activar la ventana con todas las herramientas, podemos hacer “clic”
en la flecha al lado del nombre de grupo.

HERRAMIENTAS PARA COPIAR / CORTAR / PEGAR

Duplicar formulas y actualizarlas automáticamente.

Podemos hacer que Excel copie y

actualice una fórmula para que el resultado
sea correcto, arrastrando con el mouse
pulsado desde la marca de la esquina
inferior derecha de la celda que contiene la
fórmula.

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FUNCIONES

Al hacer “clic” en cualquiera de las “categorías” se mostrará una lista

desplegable con las funciones que contiene.
La lista de funciones aparece siempre ordenada alfabéticamente.
Al colocar el mouse sobre cualquier función de la lista, aparece una
ventana de “información” con una pequeña descripción para saber qué tipo de
cálculo realiza y también muestra la sintaxis de la función.
Al seleccionar cualquier función, se activa un asistente que nos guía en la
utilización de la misma.
También podemos escribir la función directamente en la celda donde
necesitemos el resultado.
El rango es el grupo de celdas que tomará Excel para realizar el cálculo.
Veamos las primeras funciones que estudiaremos:

Matemáticas:
=SUMA(rango) =SUMA(numero1; numero2,…)
=SUMAR:SI(rango; criterio; rango_suma)

Estadísticas:
=CONTAR(rango)
=CONTAR.SI(rango; criterio)
=MAX(rango)
=MIN(rango)
=PROMEDIO(rango)

REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA

¿Qué es una referencia?
Una referencia identifica a una celda de manera única. Es como la
“dirección” dentro de un libro de Excel, y permite a la fórmula encontrar cualquier
celda y obtener su valor para realizar los cálculos.
Se compone de la letra de la columna y el número de la fila.

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REFERENCIAS RELATIVAS
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Las referencias relativas son muy utilizadas en Excel: al momento de
copiar una fórmula que trabaje con una referencia relativa a otra celda, Excel
ajustará automáticamente su columna y su fila.

Veamos un ejemplo. La siguiente fórmula contiene una referencia relativa

a la celda A1, cuyo valor es multiplicado por 2: =A1*2

En la siguiente imagen se
puede observar que en la celda
B1 se ha ingresado la fórmula
anterior y el resultado de dicha
fórmula es 20, ya que se obtiene
el valor de la celda A1, que es
10, y es multiplicado por 2.

Ahora bien, los beneficios de las referencias relativas los observamos al

momento de copiarlas hacia otra celda. Como este tipo de referencias guarda
una relación con la fila y la columna en la que se encuentra, al momento de copiar
la fórmula, las referencias relativas se modificarán automáticamente.

La siguiente imagen
muestra el resultado después
de haber copiado la fórmula
hacia abajo. Recordemos que
cada resultado de la columna B
representa la multiplicación de
los valores de la columna A por
2. La fórmula de la celda B4
muestra una referencia a la
celda A4 en lugar de la celda A1
que tenía la fórmula original.

Este cambio automático en la referencia sucede porque, al copiar la

fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar
la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por
lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno.

Al copiar la fórmula hacia abajo, no se ha cambiado la columna sino

solamente la fila de la referencia.

Ahora veamos el siguiente ejemplo, tenemos una fórmula que suma el

total de las ventas para el mes de Enero:

Prof: Ing Ivana Caprari

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Esta fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de

copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la
fórmula copiada deberá aumentar su columna. La siguiente imagen muestra el
resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica

su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de
su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al
momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad
de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

REFERENCIAS ABSOLUTAS

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no

permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias
permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el
símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una
referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2

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Esta es la misma fórmula que el ejemplo anterior. Así que la colocaré

también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el 7
resultado de dicha acción:

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas

de la columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después
de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una
fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos.

CREACION DE GRAFICOS

Estas opciones permites crear gráficos para el análisis de la información,

a partir de los números de una tabla o de datos obtenidos de cálculos.
Un buen gráfico es aquel que tiene buena apariencia y sobre todo el que
represente la información con solo observarlo.

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