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Frmulas de Excel

Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras


hojas de clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como
cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.
Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de
una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos
cambien.

Qu son las frmulas de Excel?


Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una
celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es
desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear
la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin
importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir
las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas
deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula
para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el


cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula


de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier

otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el


signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de


la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la
ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel


Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes
elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7.
Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero
siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de


nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que
apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en
nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos


operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para
la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos


utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es
la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una
frmula.

Constantes y referencias de
celda
Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora,
solamente debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar
la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo
puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca


cambiar y la frmula siempre regresar el mismo resultado mientras
tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas
ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos
utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.
Referencias de celda en frmulas

Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad


en nuestras frmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3.


En la celda D2 crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla
Entrar obtendr el resultado de la operacin:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el


resultado de una frmula conreferencias de celda depender del valor
de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas
cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.

Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla


Entrar habr dos actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se
actualizar el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la
frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque


sus elementos son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el
utilizar referencias de celda dentro de nuestras frmulas ya que
podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.

Referencias absolutas y
relativas
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro
de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los
valores que se quieren utilizar en una frmula. Pero Cul es la
diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?
Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente


dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por
ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la


frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique
automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando


automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia


es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula
conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas
permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se
definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa
que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila
podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1
significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la
columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser
$A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando
hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la
celda D1 est escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia


siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado
la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci
constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos
tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en
Excel.

Precedencia de
operadores aritmticos
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico
que se desea realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la
multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores, Excel realiza
dichos clculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha
comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los valores
de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son
calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciacin [^]
3. Multiplicacin [*] y divisin [/]
4. Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la


siguiente frmula:
=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el


siguiente resultado:
=5+12-3

El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el


resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta
dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que
obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores aritmticos


Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores,
podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar parntesis
los cuales tendrn la preferencia sobre los operadores. Considera la
siguiente frmula:
=(5+3)*4-6/2

Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un


parntesis para la suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier
otra cosa dejando el siguiente resultado:
=8*4-6/2

Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado


empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el
resultado:

=32-3

Finalmente se har la resta para obtener el resultado final de 29.


Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en


Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya
que definitivamente influirn en el resultado obtenido.

Comparar valores en Excel


Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los
operadores de comparacin. A travs de estos operadores podremos
saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo
estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un
valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya
evaluado la expresin.
El operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el


operador Igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores


de la columna A y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el
resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En
la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la
comparacin de manera que podamos diferenciar el operador Igual a (=)
del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin embargo
podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente.
El operador Mayor que (>)

El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que
otro. Observa cmo funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera


que tengamos una comparacinMayor que o igual a (>=) la cual
podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los
resultados al utilizar este operador:

El operador Menor que (<)

El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la


expresin sea menor que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo


igual para tener una comparacinMenor que o igual a (<=). Observa los
resultados:

El operador Diferente de (<>)

El ltimo operador de comparacin es el operador Diferente de (<>). Este


operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes,
en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un


valor FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante
familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran
utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar frmulas en Excel


Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo
el smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda
contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad
de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

Ingresar una frmula manualmente


La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es
capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la
barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las
flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin
con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn


Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una
manera ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo
utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que forman parte de una
frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y
cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda
debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla con el
teclado.

Ingresar frmulas con las flechas del teclado


Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar
de utilizar el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del
teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que
deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin


Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la
frmula podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual
hace ms sencillo introducir el nombre de la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del


ratn para introducir las referencias de las celdas dentro de la frmula.

Insertar nombres de rango en frmulas


En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres
asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el
siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el
rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en
nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es


que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra
inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el
nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3

para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar


seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3


no suceder nada.

Editar frmulas en Excel


Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la
necesidad de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula
podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:
Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de
frmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en
la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la
celda.

Asignar nombres a celdas o


rangos

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a


una celda como a un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un
nombre descriptivo que los represente adecuadamente.
Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en


la compresin de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a
una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la
que asignars un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se
encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha


Frmulas y el botn Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y
se mostrar el cuadro de dilogoNombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o


rango y oprime el botn Aceptar.
Utilizar un nombre en una frmula

Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de


una frmula para que observes cmo Excel interpreta correctamente el
nuevo nombre del rango, observa la barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar
ese nombre dentro de tus frmulas para facilitar tu trabajo.

Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de
las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda
ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus
argumentos.

Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el


teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.
Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es


haciendo clic sobre el botnInsertar funcin de la ficha Frmulas. La
otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el
cual se muestra como fx. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de
men Ms funcionesque se muestra al pulsar el botn Autosuma.

Seleccionar la categora de la funcin de Excel

De manera predeterminada se mostrar la categora de


funciones Usadas recientemente. Esto permitir que hagas una revisin
rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests


buscando para poder encontrarla rpidamente. Si no conoces la
categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar
la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las
funciones de Excel y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes
es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el nombre de la
funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre
dicha funcin.
Seleccionar la funcin

Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes


seleccionarla y hacer clic en el botn Aceptar o tambin puedes hacer
doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el cuadro de
dilogoArgumentos de Funcin.

Ingresar los argumentos de la funcin

Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas


que contienen cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que
hayas terminado de especificar los argumentos debers pulsar el botn
Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel. Una
ventaja del cuadro de dilogoArgumentos de funcin es que provee
una descripcin de ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin
utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas
rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

Trucos para la Autosuma en


Excel
En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y
rpidamente en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el
siguiente.
Obtener la suma de una columna

Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar


correctamente los valores numrcios de la columna:

Sumar todas las columnas y filas

Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento


extrao de Excel. Tomar la misma tabla de datos de ejemplo y

comenzar a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel
realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera


fila Excel intenta sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco
que te mostrar ayuda a resolver la confusin de Excel y a sumar
rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes
seleccionar todas las celdas de valores numrcios e incluir una fila y una
columna adicionales donde se colocar los resultados:

Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma el atajo de


teclado que acabamos de revisar ALT + = y Excel sumar
automticamente tanto columnas como filas y colocar los resultados en
las celdas vacas:

Ambos mtodos te ayudarn a realizar las sumas de tus datos adecuada


y rpidamente. Aprende otros mtodos abreviados de teclado en el
artculo 10 atajos de teclado tiles.

Funciones de tiempo en
Excel
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con
informacin de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer
informacin especfica de hora, minuto y segundo de una celda que
contiene un dato de tipo Hora.
Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de
una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que
deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la
siguiente informacin:

La funcin HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la


funcin HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre
especificadas en el formato de 24-horas.
La funcin MINUTO en Excel

Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

La funcin SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la


funcin SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una


hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier
clculo posterior.