INSTITUTO DE FORMACIÓN TÉCNICA SUPERIOR IFTS.

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PLANIFICACIÓN POR OBJETIVOS

LA TIRANÍA DE LO URGENTE

PROBLEMAS DEL TIEMPO

 PRINCIPALES CAUSAS

A partir de su experiencia,
¿cúales serían las principales causas de los problemas de tiempo que nos aquejan?

Establecimiento de objetivos poco claros

Planificación inadecuada del día

Falta de conocimiento sobre cuánto tiempo necesitamos para una tarea

Información incompleta o tardía

Desorganización / desorden

Pesimismo y falta de autoconfianza, afecta a la hora de tomar decisiones.

Falta de habilidad para delegar las tareas

Falta de concentración

Impaciencia cuando se trata de efectos, llevan a errores que nos hacen perder tiempo.

PLANILLA DE ANÁLISIS DE LAS CAUSAS

PERSONALES DE PÉRDIDA DE TIEMPO
( ) Características Definición
Personales
Perfeccionista Trabajan, deciden y actúan bajo la creencia de que las
cosas pueden hacerse sin ningún margen de error, y por
ello son muy exigentes consigo mismos y con los demás
Detallista Implica que cualquier trabajo que se realice va a ser
x ejecutado de la mejor forma posible. Va a implicar
revisar más de una vez cada pieza del trabajo en busca de
errores y que esta fehacientemente convencido de que el
trabajo entregando tiene una alta calidad.
Absorbente Pueden detectar sutilezas del ambiente que a muchas otras
personas les pasan desapercibidas. Pero a esta
característica, propia de las esponjas, se le suma la actitud
de que: si hay un problema, el absorbente lo adopta para
resolverlo.
Dominante / autoritario son aquellas con comportamientos que tratan de imponer
su propio criterio o manera de pensar sin que para ellos
tenga ningún significado o importancia la opinión de
otras personas, esto lo hacen de manera consciente o
inconsciente, sin ninguna justificación del porqué hay que
obedecer a sus designios.
X Excesivamente orientado a Conocen perfectamente bien las prioridades, dado que
la acción comprende el propósito. Es decir, saben distinguir lo
urgente, lo importante y lo urgente e importante, saben
tomar decisiones con agilidad, que se enfrenta a los
problemas tan pronto se presentan, que no permite que las
cosas se demoren en el tiempo.
X Ansioso Saca conclusiones precipitadas, actúa de manera
impulsiva. Como resultado, es habitual que llegue a
generalizaciones erróneas que aumenten aún más el nivel
de ansiedad.
Inseguro implica un nivel bajo de confianza en uno mismo y falta
de seguridad, por lo que la persona en concreto presenta
una imagen propia muy negativa, en la que no valora de
forma objetiva sus capacidades, sus habilidades sociales,
competencias o su capacidad para tomar decisiones
Indeciso hay una pérdida en la confianza básica que nos induce a
cuestionar permanentemente la solidez y fundamentación
de nuestras decisiones. Se asocia al sentimiento de
inseguridad, a una excesiva autoexigencia y a la falta de
claridad en el planteamiento de las situaciones
X Cómodo Persona que está bien o tranquilo en un lugar, confortable,
expresa unión.
Inconstante Estado de ánimo de falta de disciplina, poca o cero
voluntad, desánimo, dejadez, pereza. Buscas cualquier
excusa para no hacese cargo de eso que debe enfrentar.
No lo haces, pasa el tiempo
Desordenado No suele entender que hay un lugar para cada cosa y, a
medida que va utilizando objetos, los va dejando fuera de
su lugar. A una persona desordenada le cuesta deshacerse
 de algunas cosas
X Demasiado sociable no tienen miedo a mostrarse tal y como son, no se ocultan
bajo una máscara ni reprimen sus opiniones o
sentimientos. La persona sociable nunca puede ser
demasiado racional, ha de mostrar rasgos emocionales y
empáticos.
Charlatán disfrutar de sus monólogos siempre que puedan, frente a
interlocutores que son como sombras y no deben
interrumpir. Y, por lo tanto, establecen con los demás
relaciones en las que buscan lucirse o ser protagonistas, y
en las que da poco lugar a los otros.
Egocéntrico El egocéntrico es aquel que se considera como el centro
de todos los intereses, el centro de atención, el centro de
todo o el centro del mundo, que cree que sus propias
opiniones e intereses son más importantes que las de los
demás
X Circunscripto Concretarse, reducirse, restringirse o limitarse a unos
(falta de panorama) términos o confines definidos de antemano
Otros
(detallar)

( ) Tilde aquellas características con las que Usted se sienta identificado.

TODOS CONTAMOS CON 168 HORAS A LA SEMANA

¿CÓMO USA LAS SUYAS?

Marque la columna que describa mejor lo que siente o hace. Después revise sus respuestas y
concéntrese en cada aspecto para ver si representa una oportunidad de mejorar su administración del
tiempo.

Generalmente Algunas veces Rara vez

1. ¿Por lo general pasa su tiempo de la forma x

que realmente desea?
2. ¿A menudo se siente presionado y
obligado a hacer cosas que realmente no
desea?
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-------------------
X
------------------- ------------------- -------------------

3. ¿Se siente realizado con su trabajo? ------------------- ----------X------- -------------------

4. ¿Trabaja más tiempo que sus colegas? ------------------- ------------------- ------X-----------

5. ¿Por lo general lleva trabajo a casa por las

tardes o los fines de semana? ------------------- ------------------- --------X--------

6. ¿Se siente tenso por demasiado trabajo? ------------------- ------------------- -------X---------

7. ¿Se siente culpable por no realizar un

mejor trabajo? ------------------- ---------X-------- -------------------

8. ¿Considera que su trabajo es divertido? ----------X------- ------------------- -------------------

9. ¿Puede encontrar períodos sin

interrupciones cuando lo requiere? ----------X------- ------------------- -------------------

10. ¿Siente que tiene un buen control sobre la

forma en que utiliza el tiempo? ------------------- ----------------- ---------X--------

11. ¿Sigue un programa regular de ejercicios? ---------X-------- ------------------- -------------------

12. ¿Toma vacaciones o fines de semana tan

seguido como quisiera? ---------X-------- ------------------- -------------------

13. ¿Llega a postergar las cosas difíciles,

aburridas o desagradables de su trabajo? ------------------- ------------------- --------X---------

14. ¿Siente que siempre debería estar ocupado

haciendo algo productivo? ---------X-------- ------------------- -------------------

15. ¿Se siente culpable cuando en ocasiones

flojea un poco? ---------X-------- ------------------- -------------------

EL CONTROL DE SU TIEMPO
Como empleado, sus horas de trabajo debería usarlas con el propósito de alcanzar los
objetivos de la compañía; en la escuela, debería pasar su tiempo estudiando y aprendiendo.
Hasta aquí, el uso de su tiempo está frecuentemente controlado por tareas o deberes específicos. Sin
embargo, por lo general existen diversos grados de libertad en cualquier período específico.
¿En que grado se encuentra usted? (Encierre en un círculo uno de los números siguientes):

Tengo control total 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 ( 0) No tengo

control

Tareas o actividades que me permiten Tareas o actividades que limitan

Controlar mi tiempo el control de mi tiempo
Hora de levantar a mis hijos para el cole Tareas laborales que dependan de terceros

Llevarlos al cole como así también retíralos Tareas laborales retrasadas por terceros

Ir a trotar a la plaza Reuniones que no estaban contempladas

Hacer la cena Ausencia de un compañero/a de trabajo

Baño y descanso de mis hijos Una tarea mal planificada.

Entrada y salida laboral

ANALICE LA UTILIZACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

En su caso particular y con sus propias palabras, enumere las posibilidades para utilizar
mejor su tiempo, de acuerdo con las tres pruebas descriptas.

La prueba de la necesidad A continuación están mis oportunidades de eliminar tareas o

actividades innecesarias:

Puedo resignar o delegar trabajo menos prioritario

Antes clasifico, analizaoy priorizo las tareas en función de su urgencia e importancia

La prueba de la aptitud A continuación están mis oportunidades para utilizar mejor mi tiempo al
reasignar a otros, ciertas tareas o actividades:

Disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado y asi lograr los resultados
deseados con el mínimo posible de recursos como de tiempo.
La prueba de la eficiencia A continuación están mis oportunidades para ser más eficiente al
utilizar cierta tecnología o al desarrollar procedimientos mejores:

Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo determinado y cumplirlo

a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo normal es que la ejecución de

una tarea se realice en el tiempo establecido

Sólo existen tres formas de utilizar mejor el tiempo

1. Suspender las tareas o actividades de prioridad baja.

2. Encontrar a alguien que pueda hacer parte de su trabajo.
3. Ser más eficiente en lo que usted realiza.