Adaptación de Alquiler

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Adaptaciones de alquiler
Contexto
Parte de las actividades dentro del modelo de negocio de SVF consiste en el alquiler de
maquinaria, a lo cual se ha descubierto que el proceso estándar de renta en el sistema tiene
carencias, sobre todo en el flujo contable de las mismas. Con estas adaptaciones se busca
adaptar el proceso al modelo trabajado por SVF.
Objetivo principal del desarrollo

Adaptar el proceso de renta al realizado en el grupo SVF
Justificación del desarrollo

Dado que el sistema no sigue un correcto flujo de depreciación del activo, es necesario
rediseñar el proceso a través de este desarrollo en función de que la valoración de
inventario corresponda con el flujo de depreciación de los activos una vez reingresen al
inventario.
Detalle funcional de la especificación

Dentro de las funcionalidades agregadas del desarrollo, se enmarcan ajustes o
automatizaciones en el proceso estándar de alquiler, por lo cual se irán mencionando las
distintas características, en orden cronológico según se realiza el flujo de alquiler
1. Campos adicionales en la ficha del producto
Dirección fiscal: 252 Larchmont Drive. San Antonio, Texas, 78209. USA
Dirección de oficina: Wave Tech Hub. Calle Altagracia. Baruta. Miranda.
Al marcar un producto como “Se puede alquilar” se vuelve visible esta pestaña “Alquiler”;
tanto esta pestaña como los datos en la parte superior son estándar. En la parte inferior
vemos lo que agrega el desarrollo, lo primero son los campos de las cuentas que tomará el
producto cuando se cree el activo, y lo segundo es un check que permite determinar cuando
el producto está alquilado, este no se puede editar, solo se activa o desactiva realizando el
despacho o recepción de la mercancía en alquiler.
2. Asiento de despacho
Odoo estándar no genera asiento de valoración de stock por el alquiler, dado que para
Odoo no salen de tu inventario; por ello el desarrollo genera un asiento de valoración de
stock. Para ello se utilizan la cuenta de activo fijo establecida en el producto, en la pestaña
Alquiler, y la cuenta de inventario de la categoría del producto, tomando el costo que tiene
la maquina en la ficha del producto
Otros datos del asiento:

● Diario contable: parametrizado en la pestaña “Alquiler” del producto
● Empresa: el cliente al que se le realizó la orden de alquiler
● Monto: el costo del producto, ubicado en la plantilla del mismo.
Adicionalmente, al asiento de despacho, se realiza un registro en el informe de valoración

de inventario, como si este asiento correspondiera a un asiento de despacho estándar.
3. Validación al momento de crear la factura de cliente
Esta validación aparece cuando el producto que se alquiló, que se encuentra en la orden de
alquiler, no tiene un activo generado y correctamente vinculado, según veremos más
adelante. Esto impide publicar la factura de clientes y generar los apuntes contables
correspondientes.
4. Campos en los Activos fijos
Al ir al menú “Activos” de Contabilidad, en la parte inferior de la pantalla se visualiza el

campo Productos en alquiler, el cual despliega una lista de todos los productos que estan
en alquiler, filtrando por los que tienen el check en la pestaña “Alquiler” en la ficha del
producto.
Al seleccionar el producto en alquiler, se completa ciertos campos con las cuentas que se
configuran en el producto, los cuales son la cuenta de activo fijo y la cuenta de amortización
Luego, aparecen en la parte superior de la pantalla unos botones, los cuales muestran los
modelos de activos (el modelo es estándar, pero que aparezcan en la parte superior es
personalizado)
Al seleccionar los modelos, se completan los datos faltantes de cuentas contables
Posteriormente el usuario completa el resto de campos y confirma el activo fijo, de forma

estandar. Una vez confirmado el activo, los asientos de depreciación generados por Odoo
se publican de forma automática, sin reingresar al modelo ni a la orden de alquiler.
5. Asiento de facturación
Al momento de generar la factura de clientes, se agregan dos apuntes contables debido a la

depreciación del activo. Estos apuntes se realizan según las cuentas de costo de renta y
depreciación acumulada que tenga el producto configurado en su plantilla de producto. El
monto de los apuntes es el cálculo de amortización de este activo, según lo realiza el
sistema.
6. Asiento de recepción
Al realizar la devolución del producto en alquiler, dándole clic a “Devolver” en la orden de

alquiler, se realizan automáticamente ciertas acciones. Una de ellas es que se genera un
asiento de ingreso de inventario por la máquina que es devuelta. El mismo tiene el fin de
disminuir la cuenta de activo fijo por el monto por el cual salió la máquina, e ingresar a la
cuenta de depreciación acumulada el monto total de la depreciación, y a la cuenta de
inventario depreciado el valor restante de la máquina depreciada.
7. Pausa automática del activo
Al realizar la devolución del activo, el sistema de forma automática pasa el registro del
activo fijo asociado al producto en alquiler al estado “En espera”. Esto quiere decir que no
se continuará depreciando hasta volver a ser alquilado.
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En el caso que se le de reanudar depreciación, que es cuando se vuelve alquilar la

maquina, donde ya debe estar montado el pedido de alquiler y debe estar ese pedido en
Recogido, es cuando viene luego el usuario de contabilidad a reanudar la depreciación, este
es un proceso estándar, más, sin embargo, cuando se reanude y quede en estado en
proceso la depreciación, se debe poder facturar la renta sin problema alguno.
8. Boton “Vender” en el activo
Este botón aparece cuando la depreciación está en pausa, ya que implica que la máquina
se encuentra en inventario, y que en cualquier momento puede volverse a alquilar; es el
caso en donde se reanuda la depreciación, o el cuándo la máquina es vendida a un cliente,
y para ello se da clic al botón, donde pasa a un estado de “Cerrado”, como se muestra en la
siguiente imagen.
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1. Criterios de aceptación
a) Al crear un pedido y activar el check “Se puede alquilar” deben aparecer los campos
mencionados en los detalles de esta HU. Los mismos deben ser obligatorios si se
marcó el check de alquiler. Adicionalmente, el check de “Esta alquilado?”, no podrá
ser editable por los usuarios, solo cambiará según el desarrollo validé que está
alquilado.
b) Al realizar la entrega del producto al cliente, dándole clic a “Recoger” en la orden de
alquiler, se realizará el asiento de despacho, como se comentó en los detalles de la
HU, utilizando las cuentas mencionadas. A la vez, se realizará el respectivo registro
en el informe de valoración de inventario.
c) Al momento de crear la factura, debe estar creado el activo fijo según los detalles
ofrecidos en la HU, dado que de lo contrario aparecerá la validación detallada
anteriormente.
d) Una vez generado el activo fijo, este se debe depreciar de forma automática al
generar la correcta parametrización del registro. Los asientos de depreciación son
calculados por Odoo.
e) Al publicar la factura de clientes, los apuntes adicionales al asiento de facturación
deben generarse de forma correcta y con los parámetros establecidos en el detalle.
Cada vez que se realice una facturación por un producto involucrado en la orden de
alquiler, el comportamiento será el mismo, es decir, esto ocurre en múltiples
facturas, no solo en la primera.
f) Al devolver el activo, este debe reingresar al inventario, es decir, con el costo igual al
monto post-depreciación, lo cual quiere decir que una vez se haya devuelto el
archivo, el monto que se aprecia en el último asiento de depreciación será el nuevo
costo del producto.
g) Adicionalmente, al devolverse, se pausa el activo fijo hasta posterior re-alquiler.

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