Módulo de ventas en software de gestión

Módulo
“Ventas”
Informática
Aplicada
1
Introducción al módulo
“Ventas”
Características generales
Este módulo comprende todas las funciones relacionadas con la gestión de
ventas en una empresa, como el registro de pedidos de los clientes, la
facturación y las cuentas corrientes.
Estructura principal del módulo Ventas

A continuación, observamos la pantalla de inicio de este módulo:
Figura 1: Ventas. Pantalla de inicio
Fuente: Imagen de elaboración propia a base del software VENTAS T16. Tango Gestión (Axoft
Argentina S. A., 2016).
Detalle de las opciones:
A continuación, describimos brevemente cada una de las opciones:
2
 “Archivos”: aquí se realiza la parametrización del módulo y la
configuración de los archivos maestros del sistema.
 Cotizaciones: permite administrar los presupuestos que se realizan a los

diferentes clientes, que se pueden emitir con diferentes grados de
aprobación, según los permisos que se definan para los operadores.
 “Pedidos”: incluye la generación y el seguimiento de los pedidos, para

las empresas que trabajan con esta modalidad como paso previo a la
emisión del remito o factura de venta.
 “Facturación”: desde aquí se realiza la emisión de todos los

comprobantes de ventas (facturas, notas de crédito, notas de débito y
remitos a clientes).
 “Cuentas Corrientes”: abarca la generación de recibos de cobro y el

seguimiento de las cuentas deudoras.
 “Procesos Periódicos”: abarca procesos que corresponden a funciones

de cierta periodicidad, como las exportaciones de asientos y la
depuración de información.
 “Consultas”: permite realizar consultas personalizadas.
 “Informes”: comprende numerosos reportes de utilidad para la gestión

de ventas y de informes legales (IVA de ventas, resumen de ventas,
etc.).
 “Análisis de gestión”: información en formato multidimensional.

(Axoft Argentina S. A., 2016)
Clientes
“Este proceso permite agregar, consultar y modificar clientes, o bien dar de

baja a aquellos que no posean saldo en cuenta corriente ni movimientos”
(Axof Argentina S.A., 2016, Descripción General).
3
Acceso al padrón de clientes
Ingresando a la opción “Archivos”, luego a “Actualizaciones”, y por último a

“Clientes”, accedemos a la herramienta para administrar la base de datos
de clientes.
Figura 2: Ventas. Clientes.
Datos que contiene
Este sistema divide la información de un artículo en solapas:
 “Principal”, que contiene la información básica de cada cliente:

1) “Código de cliente”: es configurable durante la puesta en marcha
del sistema, según los criterios que el usuario defina. Representa de
forma unívoca a cada cliente.
“Dentro del código de cliente, es posible definir la longitud que será
asignada a la familia, al grupo y al individuo según su agrupación” (Axof
Argentina S.A., 2016, Longitud de agrupaciones).
2) “Razón social”.
3) “Domicilio”, “Localidad”, “Código postal”, “Provincia”, “País”.
4) “Datos de contacto”.
5) “Información comercial”.
4
Figura 3: Ventas. Clientes. Principal.
 “Datos para facturación y cobranzas”: aquí se parametriza el perfil

impositivo del cliente. Esto define las alícuotas y percepciones que se
incluirán en la facturación. También se configura el límite de crédito y la
condición de venta habitual.
Figura 4: Ventas. Clientes. Datos para facturación.
5
 “Direcciones de entrega”: se pueden informar varias direcciones, y cada
una de estas tendrá un perfil impositivo diferente.
Figura 5: Ventas. Clientes. Direcciones de entrega.
 “Puesta a disposición”: a través de una aplicación denominada Tango

Nexo, es posible publicar información del cliente y mantenerlo
informado sobre su cuenta corriente, sus comprobantes de venta,
etcétera.
Figura 6: Ventas. Clientes. Puesta a disposición.
6
 “Contactos”
Figura 7: Ventas. Clientes. Contactos.
 “Clasificación”: a través de una estructura de árbol, el sistema permite

clasificar los clientes según los criterios de la empresa usuaria.
Figura 8: Ventas. Clientes. Clasificación.
7
 “Geolocalización”
Figura 9: Ventas. Clientes. Geolocalización.
 “Observaciones”: en este apartado, el sistema permite ingresar un texto

con información adicional que se considere útil.
Figura 10: Ventas. Clientes. Observaciones.
8
“Es fundamental recordar que la fuente principal de información para el
ingreso de estos datos son las constancias de inscripción de AFIP y las
constancias de inscripción provinciales, en caso de ser un cliente diferente del
consumidor final.
Al momento de iniciar una relación comercial, la empresa debe solicitar a su
cliente potencial toda la documentación relacionada con su perfil impositivo y
toda otra que sea de interés para su alta en la base de datos.”
Comprobantes
Aclaraciones previas sobre el proceso de ventas
En su estructura de funciones, este sistema ofrece distintas alternativas

para cumplimentar el proceso de ventas.
Algunas empresas pueden optar por utilizar solamente la herramienta
“Factura”, y otras pueden configurar perfiles y utilizar pasos previos, como
la realización de presupuestos y la registración de pedidos.
A continuación, desarrollaremos estos conceptos y brindaremos un

ejemplo que facilite su comprensión:
 “Cotizaciones”: referido a los presupuestos. Por sus características, sería

una consulta de precios que realiza un cliente. Este comprobante no
compromete, ni descarga stock. Puede tener diferentes estados, según
el perfil de usuarios que se configuren: “Ingresada”, “Autorizada”,
“Aceptada”, “Anulada”. Una vez que adquiere su estado Aceptada, es
posible pasar a la siguiente etapa.
 “Pedidos”: aquí el cliente ya formaliza su solicitud de mercadería.
También puede tener varios estados, según los perfiles de autorización
definidos: “Ingresado”, “Aprobado”, “Cumplido”, “Cerrado o Anulado”.
Cuando toma estado Aprobado compromete el stock, pero no lo
descarga.
 “Remitos”: este comprobante puede emitirse antes o después de la
factura de venta. Puede estar valorizado o no, y su función es
acompañar a la mercadería en el momento de la entrega al cliente. Los
estados que puede adquirir son: “Pendiente” (de facturar) o, si ya se lo
asoció a una factura venta, “Cerrado”. Los remitos producen la descarga
del stock, pero es necesario la emisión de la factura para cerrar el
circuito.
 “Facturas”: este documento es la prueba de la existencia de la operación
comercial, y debe cumplir con numerosos requisitos para ser emitido
correctamente. Si no se ha realizado previamente el remito, aquí se
9
produce la descarga del stock. De esta forma, se cierra el circuito de
facturación y se genera un asiento contable. La afectación de los fondos
depende de la condición de la venta (al contado o por cuenta corriente).
Ejemplo del proceso de pedido, remito y factura.
 Pedido
Para comenzar con la carga de datos, ingresamos a la opción “Pedidos”,

luego a “Ingreso”, y presionamos “Ingresar” en la barra de herramientas.
El número de talonario ya está preestablecido.
Datos del pedido:
“Fecha”: 10/07/2017;
“Código de Cliente”: 030125.
Cuando seleccionamos a un cliente, el sistema pregunta si deseamos hacer
referencia a algún comprobante de cotización. En este caso, confirmamos
la opción “Sin referencia”.
Figura 11: Ventas. Confección del pedido.
En el cuerpo del comprobante, seleccionamos el artículo solicitado y

presionamos “Aceptar” para grabar los datos.
10
El comprobante se generó en estado “Aprobado”. Con este nivel de
autorización, podemos pasar a la siguiente etapa de nuestro ejemplo.
Figura 12: Ventas. Pedido. Comprobante generado.
 Remito
Para comenzar con la carga de datos, ingresamos a la opción “Facturación”,

luego a “Remitos”, por último a “Emisión”, y presionamos “Ingresar” en la
barra de herramientas.
El número de talonario ya está preestablecido.
Cuando seleccionamos al cliente, el sistema pregunta si deseamos hacer
referencia a comprobantes, que en este caso se deben vincular con nuestro
pedido. En el campo “Comprobante”, buscamos el tipo “PED”, elegimos
nuestro comprobante y presionamos “F10”.
11
Figura 13: Ventas. Confección del remito.
El sistema nos muestra entonces el detalle de nuestro pedido.

PresionamosF10 para confirmar, y de esta manera generamos nuestro
remito. Automáticamente, se realiza en el stock la descarga de este
artículo.
Figura 14: Ventas. Remito. Comprobante generado.
12
Observemos aquí, desde la consulta de “Remitos”, que el comprobante
que recién hemos generado se encuentra en estado “Pendiente”, ya que
aún no ha sido imputado a ninguna factura.
Figura 15: Ventas. Consulta del remito.
 Factura
Ingresamos a la opción “Facturación”, y luego a “Facturas”. El sistema nos

solicita seleccionar un perfil; en este caso, corresponde el denominado
“FACTURACION S/ DESC.STOCK”, que sirve para poder referenciar nuestro
remito generado.
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Figura 16: Ventas. Factura. Seleccionar perfil.
Completamos los datos del cliente. Nuevamente, el sistema pregunta si

deseamos vincular este cliente a algún comprobante. Buscamos el tipo
“REM” y seleccionamos el remito que queremos asignar.
Figura 17: Ventas. Confección de la factura.
14
El sistema trae el detalle del artículo remitido. Confirmamos los datos de
impuestos, aceptamos con Enter y presionamos F10 para grabar los datos.
Figura 18: Ventas. Generación de factura.
Aquí vemos el comprobante que hemos generado. Observa cómo, en el

encabezado de la factura se indica el número de remito asociado.
Figura 19: Ventas. Comprobante de factura.
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Cobranzas
Para acceder, ingresamos primero a “Cuentas Corrientes” y luego, a

“Cobranzas”.
Esta herramienta permite emitir recibos de cobranzas (imputados o a
cuenta), y actualizar automáticamente tanto la cuenta corriente del cliente
como el estado del comprobante afectado (de pendiente a cancelado).
También permite imputar retenciones, en el caso de que el cliente deba
realizarnos estas deducciones en sus pagos.
Al ingresar el medio de cobro (efectivo o depósito, por ejemplo), el módulo
Ventas se vincula automáticamente con el módulo de “Tesorería” y el
sistema actualiza el saldo de los fondos con cada movimiento.
Una vez registrado, el sistema genera el asiento contable correspondiente.
Ejemplo, registración de cobranza
Para continuar con nuestro ejemplo, ahora registraremos la cobranza de

nuestro cliente:
 Ingresamos primero a la opción “Cuentas Corrientes” y, luego, a

“Cobranzas”. El sistema solicita seleccionar un tipo de perfil; en este
caso, optamos por “Cobranzas sin restricciones”.
Figura 20: Ventas. Perfil de cobranza.
16
 Presionamos “Agregar” en la barra de herramientas, y comenzamos a
completar los datos del encabezado.
 El sistema muestra todos los comprobantes pendientes de cancelación
para este cliente.
 Seleccionamos la factura que hemos generado en el paso anterior y
confirmamos.
Figura 21: Ventas. Cobranza. Confección.
 Se nos deriva a la siguiente pestaña, relacionada con los movimientos de

Tesorería. Una vez allí, indicamos el medio de pago con que se cancelará
la deuda, y completamos el asiento.
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Figura 22: Ventas. Cobranza. Medio de pago.
 En el campo Debe de la contracuenta, ingresamos el importe

correspondiente y automáticamente se completa el mismo monto en el
campo Haber de la cuenta principal. De esta forma, nuestro asiento ya
está completo.
 Presionamos F10.
Figura 23: Ventas. Cobranza. Asiento de Tesorería
18
 Pasamos a la pestaña “Documentos”. En este caso, no debemos
completar nada porque la operación se canceló en efectivo.
 Presionamos F10.
Figura 24: Ventas. Cobranza. Documentos.
 Aquí visualizamos el recibo que hemos generado.

Recordemos que esto genera un movimiento en la cuenta corriente del
proveedor, cambia de “Pendiente” a “Imputado” el estado de las facturas,
y genera el movimiento de fondos en Tesorería.
19
Figura 25: Ventas. Cobranza. Comprobante generado.
Informes
El sistema permite obtener una amplia gama de informes.
20
Figura 26: Ventas. Informes.
Algunos de los más utilizados son:
 “I.V.A. Ventas”: se accede desde la opción “Informes”, “Facturación”.

Muestra el detalle de todos los comprobantes fiscales de ventas
emitidos por la empresa durante el período consultado. Es fundamental
para la liquidación de impuestos y para el control de las registraciones.
 “Resumen de ventas”: se accede desde la opción “Informes”,

“Facturación”. El sistema propone diferentes opciones para obtener la
información de las ventas realizadas (por cliente, por provincia, por
zona, por vendedor, por condición de venta, entre otras).
 “Resumen de cuentas”: este informe emite el detalle de movimientos

de la cuenta corriente en un período definido, para un determinado
cliente o rango de clientes. Se accede desde la opción “Informes”,
“Cuentas corrientes”.
 “Listado por imputación contable”: se accede desde la opción

“Informes”, “Facturación”, “Contabilidad”.
A través de este proceso, es posible obtener un informe

ordenado por código de imputación contable,
21
correspondiente a un rango de fechas y de comprobantes
que se deben seleccionar.
El formato del informe es similar al mayor de Contabilidad,
incluyendo los asientos correspondientes a los
comprobantes de ventas.
Es de suma utilidad cuando se utiliza el pasaje de asientos
resumen a la contabilidad, ya que permite obtener el detalle
de los comprobantes que forman el total de débitos y
créditos de cada una de las imputaciones contables.
Si activa el parámetro Detallado, se informará cada uno de
los débitos y créditos de las cuentas contables, caso
contrario se listarán sólo los totales de cada cuenta. (Axof
Argentina S.A., 2016, Descripción General)
Invitamos a los alumnos a explorar desde su aplicación las distintas

alternativas de informes.
22
Referencias
Axoft Argentina S. A. (2016). Tango T16. Gestión (versión 16.1.0.2081)
[Manual de usuario del software]. Argentina: Axoft.
23

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Estructura principal del módulo Ventas

Figura 1: Ventas. Pantalla de inicio

Detalle de las opciones:

A continuación, describimos brevemente cada una de las opciones:

 Cotizaciones: permite administrar los presupuestos que se realizan a los

 “Pedidos”: incluye la generación y el seguimiento de los pedidos, para

 “Facturación”: desde aquí se realiza la emisión de todos los

 “Cuentas Corrientes”: abarca la generación de recibos de cobro y el

 “Procesos Periódicos”: abarca procesos que corresponden a funciones

 “Consultas”: permite realizar consultas personalizadas.

 “Informes”: comprende numerosos reportes de utilidad para la gestión

 “Análisis de gestión”: información en formato multidimensional.

“Este proceso permite agregar, consultar y modificar clientes, o bien dar de

Ingresando a la opción “Archivos”, luego a “Actualizaciones”, y por último a

Figura 2: Ventas. Clientes.

Datos que contiene

Este sistema divide la información de un artículo en solapas:

 “Principal”, que contiene la información básica de cada cliente:

 “Datos para facturación y cobranzas”: aquí se parametriza el perfil

Figura 4: Ventas. Clientes. Datos para facturación.

Figura 5: Ventas. Clientes. Direcciones de entrega.

 “Puesta a disposición”: a través de una aplicación denominada Tango

Figura 6: Ventas. Clientes. Puesta a disposición.

Figura 7: Ventas. Clientes. Contactos.

 “Clasificación”: a través de una estructura de árbol, el sistema permite

Figura 8: Ventas. Clientes. Clasificación.

Figura 9: Ventas. Clientes. Geolocalización.

 “Observaciones”: en este apartado, el sistema permite ingresar un texto

Figura 10: Ventas. Clientes. Observaciones.

Aclaraciones previas sobre el proceso de ventas

En su estructura de funciones, este sistema ofrece distintas alternativas

A continuación, desarrollaremos estos conceptos y brindaremos un

 “Cotizaciones”: referido a los presupuestos. Por sus características, sería

Ejemplo del proceso de pedido, remito y factura.

Para comenzar con la carga de datos, ingresamos a la opción “Pedidos”,

Figura 11: Ventas. Confección del pedido.

En el cuerpo del comprobante, seleccionamos el artículo solicitado y

Figura 12: Ventas. Pedido. Comprobante generado.

Para comenzar con la carga de datos, ingresamos a la opción “Facturación”,

El sistema nos muestra entonces el detalle de nuestro pedido.

Figura 14: Ventas. Remito. Comprobante generado.

Figura 15: Ventas. Consulta del remito.

Ingresamos a la opción “Facturación”, y luego a “Facturas”. El sistema nos

Completamos los datos del cliente. Nuevamente, el sistema pregunta si

Figura 17: Ventas. Confección de la factura.

Figura 18: Ventas. Generación de factura.

Aquí vemos el comprobante que hemos generado. Observa cómo, en el

Figura 19: Ventas. Comprobante de factura.

Para acceder, ingresamos primero a “Cuentas Corrientes” y luego, a

Ejemplo, registración de cobranza

Para continuar con nuestro ejemplo, ahora registraremos la cobranza de

 Ingresamos primero a la opción “Cuentas Corrientes” y, luego, a

Figura 20: Ventas. Perfil de cobranza.

Figura 21: Ventas. Cobranza. Confección.

 Se nos deriva a la siguiente pestaña, relacionada con los movimientos de

 En el campo Debe de la contracuenta, ingresamos el importe

Figura 23: Ventas. Cobranza. Asiento de Tesorería

Figura 24: Ventas. Cobranza. Documentos.

 Aquí visualizamos el recibo que hemos generado.

Algunos de los más utilizados son:

 “I.V.A. Ventas”: se accede desde la opción “Informes”, “Facturación”.