Manual Administrativo

Saint Versión 9
 Modulo Administrativo
La nueva versión de Saint Enterprise Administrativo, viene con múltiples mejoras solicitadas por los
usuarios finales y canales integradores autorizados saint y una nueva interfaz grafica

En el módulo Administrativo se puede visualizar el menú detallado por donde se configuran las
opciones del sistema
Cada color corresponde a un Menú: Archivos, Transacciones, Reportes, Varios, Licencia y Acerca de
Annual
 Modulo Administrativo
Regresar Minimizar

Al hacer clic en cada menú (cuadro) se despliega una ventana, mostrando las opciones según cada caso
En el Cuadro Naranja = Archivo, se muestra una nueva ventana, donde se observan las opciones
Proveedores, Inventario (Depósitos, Instancias de Inventario y Productos), Zonas, Vendedores, Servicios
(Instancias de servicios y servicios), Clientes, Operaciones, Retenciones
Para salir de dicha ventana debemos retornar en la flecha que aparece en la esquina superior izquierda que
nos envía al menú principal de modulo administrativo; o para minimizar en la flecha de 2 sentidos que se
muestra en la esquina superior derecha
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/Proveedores

Esta ventana corresponde a la ficha proveedores, donde se realiza la creación y/o modificación de un
proveedor
La pestaña Datos Principales corresponde a la información básica de registro Rif (Id. Fiscal), Dirección,
Teléfono, email
Para salir de esta ventana solo puedes retornar al menú anterior en la flecha de la esquina superior
izquierda
 Modulo Administrativo

Datos Financieros: corresponde a la información administrativa del proveedor, tipo de proveedor, días
de crédito, manejo de retenciones de ISLR (Proveedores de servicios)
Adicionalmente información estadística, como en la ultimas 5 líneas los cuales se alimentan
automáticamente con las operaciones realizadas asociadas a dicho proveedor
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Inventario

Deposito: Permite la creación de los diferentes depósitos físicos de la mercancía a manejar
Instancias de Inventario: Corresponde a la clasificación del inventario, por ejemplo, una ferretería puede
manejar artículos eléctricos, de plomería, pintura, entre otros, por lo que debe crear tantas instancias o
sub-instancias como lo desee, e indicar si la instancia maneja seriales o lotes
Productos: son todos aquellos ítems que requieran control y manejo de inventario
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Inventario / Productos

Esta opción permite crear o modificar la configuración de los productos
La primera pestaña corresponde a la Clasificación, se debe colocar el código del producto y la
descripción, y posteriormente asignar la instancia
En la pestaña Datos principales, se puede colocar una descripción ampliada del producto, una
referencia, una marca, mínimos y máximos para alertas, y otras clasificaciones para cada ítems
 Modulo Administrativo

En la pestaña Costos y Precios se coloca el costo del producto y luego el porcentaje de utilidad para
configurar el precio
Saint permite 3 niveles de precio
Unidad venta (Und, Kg., Grs.) unidad de medida del producto
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Servicios

Instancias de Servicios: Corresponde a la clasificación de los servicios, por ejemplo, una Gastos de Personal,
Gastos de Ocupación, Servicio de Consultoría; esto aplica tanto para venta como para las compras
Servicios: son todos aquellos ítems que requieran control; estos servicios son los asociados a los gastos
según el Plan de Cuentas por ejemplo: Arrendamiento, Aseo, Teléfono, Gastos de Representación, entre
otros
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Clientes

Esta opción corresponde a la ficha cliente, en la cual se puede Agregar y/o modificar
Se despliegan varias pestañas, la que se visualiza es datos Principales, la cual contiene Id Fiscal (Rif), Clase,
Representante, Dirección, Teléfono, email, clase
 Modulo Administrativo

En la pestaña Datos financieros, permite activar la opción de crédito, limite de crédito (días y Bs.), días de
tolerancia y algunos campos de consulta que se alimentan automáticamente de las operaciones del sistema
asociadas a dicho cliente
 Modulo Administrativo

En la pestaña Otros Datos, corresponde a la zona, asignación de vendedor, tipo de cliente, y tipo de precio
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Operaciones

Los tipos de operación suelen utilizarse para identificar una transacción regular y luego puede usarse
como filtro en el proceso de búsqueda o generación de reportes, como lo es el caso de sucursales,
proyectos, entre otros debido a que esta clasificación aplica para todos los módulos del sistema
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Archivos/ Retenciones.

Esta opción corresponde a la configuración de las retenciones de Impuesto Sobre la Renta, allí se deben
configurar los distintos códigos con los cuales la empresa tenga relación. Permite la creación o modificación.
En datos principales, se coloca código de la retención, la descripción, el sustraendo, base mínima, también se
puede activar o desactivar dicho código
En tipo de operación de debe tener configurada una específicamente para todas las retenciones, de tal
manera que se pueda filtrar en los reportes
En la opción Tabla de Retención, se debe colocar el monto y el porcentaje según corresponda
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Transacciones

En el menú transacciones, se encuentran accesos a Cuentas por Cobrar y Cuentas por pagar, Operaciones
de Inventario (Cargos, Descargos, Traslados, Ajustes)
Para salir de dicha ventana debemos retornar en la flecha que aparece en la esquina superior izquierda
que nos envía al menú principal de modulo administrativo. O para minimizar en la flecha de 2 sentidos
que se muestra en la esquina superior derecha
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Reportes

Esta opción permite la visualización de reportes administrativos según los menús del sistema, Proveedores,
Instancias, Inventarios, Vendedores, Clientes, Servicios, Ventas, Compras, entre otros
 Modulo Administrativo

Ingreso: Administrativo/ Varios

Esta opción permite realizar el cierre de mes del sistema, el cual se debe realizar una vez culminados los
registros de Compras, Ventas, Bancos
 IMPORTANTE
En esta nueva versión el cambio de fecha del sistema se realiza de la siguiente manera:
En cualquiera de las pantallas se debe presionar el botón configuración ubicado en la esquina
inferior derecha
Se desplegaran tres opciones:
Idioma
Fecha
Cambio de Usuario
Se debe seleccionar la opción Fecha, se desplegara el calendario para selección de fecha
Una vez seleccionada la fecha, debe presionar el símbolo para que el sistema tome los cambios;
en caso de querer cancelar debe presionar la equis
Para salir del sistema por Completo se debe presionar la “Equis”
 Modulo de Ventas

Ingreso: Ventas
A través de este icono se realizan las Ventas y Devoluciones tanto de Servicios (Distribución, Honorarios,)
como Productos
También permite la emisión de Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos
 Modulo de Ventas

Al seleccionar el icono de facturación se despliega la siguiente ventana en la cual se debe seleccionar el

cliente, vendedor, deposito de donde proviene la mercancía o servicio, y el tipo de precio
Posteriormente se buscan los ítems (productos o servicios), la cantidad y el precio
Al realizar la búsqueda se puede utilizar el carácter asterisco (*) seguido de parte del nombre o código que
compone el producto o servicio
 Modulo de Ventas

En caso de existir un documento previo similar a la venta, a través de la opción cargar, el sistema solicita el
tipo de documento, el cliente, el numero de documento y así se le permite pre-cargar información anterior
Modulo de Ventas
Una vez finalizado el registro de los
ítems de la compra, se accede a la
totalización, para finalizar el proceso de
registro
Se deben verificar los montos de Base
imponible, Exentos, impuestos
En caso de haber cancelado, se debe
colocar el método de pago, en caso de
ser a crédito todos estos campos deben
estar en cero
El numero de control es un campo
obligatorio en el cual se coloca el
numero de control para así alimentar
automáticamente el libro de ventas
Si la venta esta asociada a algún tipo de
operación se debe asignar
Los días de vencimiento en caso de no
estar configurados en la ficha del cliente
La fecha de vencimiento se coloca
automática según los días de
vencimiento
El numero de copias a imprimir
Finalmente el botón aceptar
 Modulo de Ventas

En caso de existir una Nota de Crédito o de existir un error en la elaboración de la venta, debe realizarlo por
la opción “Devolución”, siguiendo el proceso de registro o emisión de factura
 Modulo de Ventas

En la pantalla de totalización el procedimiento es el mismo que en la facturación

Pero al final del proceso se debe tildar la opción “Emitir Nota crédito”, y presionar el cuadro gris
Dicho cuadro mostrara todas las facturas pendientes de cobro para indicarle a cual le será aplicada dicha nota
de crédito
 Modulo de Ventas

Una vez seleccionada la(s) facturas a las cuales se les aplicara dicha nota de crédito con su respectivo monto,
el sistema solicitara el detalle del documento, el tipo de operación y el vendedor
Al culminar se debe presionar Aceptar y se regresara a la pantalla original de totalización, activándose la
opción Aceptar para así culminar el registro
 Modulo de Compras

Ingreso: Compras
A través de este icono se registran las Compras y Devoluciones tanto de Servicios (Alquiler, Honorarios,
Servicios Públicos) como Productos
También permite la emisión de Cotizaciones, Ordenes de Compra, Notas de Entrega
 Modulo de Compras

Al seleccionar el menú compras se despliega la siguiente ventana en la cual se selecciona la un Proveedor, el

deposito donde se registrara la mercancía o servicio, y el numero de la factura de compra
Posteriormente se buscan los ítems (productos o servicios), la cantidad y el costo
 Modulo de Compras

En caso de existir un documento previo a la compra, a través de la opción cargar, el sistema solicita el tipo de
documento, el proveedor, el numero de documento y así se le permite pre-cargar información anterior
Modulo de Compras
Una vez finalizado el registro de los
ítems de la compra, se accede a la
totalización, para finalizar el proceso de
registro
Se deben verificar los montos de Base
imponible, Exentos, impuestos
Si es contribuyente especial debe
colocar el porcentaje a retener 75% o
100%
Si el ítems del servicio contiene alguna
retención asociada esta presentara el
monto en la casilla Retenciones, se
debe verificar este monto
Si la compra esta asociada a algún tipo
de operación se debe asignar
El numero de control es un campo
obligatorio en el cual se coloca el
numero de control de la factura
La fecha de Posteo no debe modificarse,
ya que, esta la coloca el sistema y
corresponde a la fecha en que se
registra la compra
La fecha factura compra corresponde a
la fecha de emisión del documento
 Modulo de Compras

En caso de existir una Nota de Crédito o de existir un error en la elaboración de la compra, debe realizarlo
por la opción “Devolución”, siguiendo el proceso de registro de compra
 Modulo de Compras

En la pantalla de totalización el procedimiento es el mismo que en la carga de la compra

Pero al final del proceso se debe tildar la opción “Emitir Nota crédito”, y presionar el cuadro gris
Dicho cuadro mostrara todas las facturas pendientes de pago para indicarle a cual le será aplicada dicha nota
de crédito
 Modulo de Compras

Una vez seleccionada la(s) facturas a las cuales se les aplicara dicha nota de crédito con su respectivo monto,
el sistema solicitara el detalle del documento, el tipo de operación y el vendedor
Al culminar se debe presionar Aceptar y se regresara a la pantalla original de totalización, activándose la
opción Aceptar para así culminar el registro
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos
A través de este icono se registran los movimientos bancarios asociados al manejo Administrativo,
enlace con Contabilidad, creación de cuentas bancarias, Beneficiarios, emisión de Cheques o
transferencias, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Archivos

En el recuadro Archivos, se realiza la configuración el sistema , se crean cuentas (cuando no esta
enlazado con Saint Contabilidad), bancos y beneficiarios
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos /Archivos/ Bancos

Al crear una Cuenta bancaria, se debe presionar el botón agregar, posteriormente buscar la cuenta
bancaria en el Plan de cuenta a través de la opción Código; en caso de no estar enlazado con
Contabilidad se debe agregar el código de la cuenta y el tipo de cuenta
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Transacciones/ Transacciones

En el menú Transacciones se realizan los movimientos bancarios directos (Cheques, Depósitos, Notas
de Crédito y Notas de Debito)
En la parte superior existe un cuadro, a través del cual podemos seleccionar el banco en el que
deseamos trabajar
 Modulo de Bancos

Se debe seleccionar el Banco a trabajar, posteriormente el tipo de operación a realizar (Cheque, Deposito,
Nota de Crédito o Nota de Debito)
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Transacciones/ Cuentas por pagar

Al seleccionar la opción de Cuentas por Pagar, se despliega una ventana, en la cual existen 4 pestañas:
Estado de Cuenta, Vencimientos, Anticipo y Pago o Abono
 Modulo de Bancos

Administrativo

Bancos

Contabilidad

En la opción Anticipo, se debe registrar todo movimiento asociado al proveedor que no tenga ninguna
factura emitida aun o pendiente de pago
La parte superior alimenta los movimientos administrativos que se reflejan en los Estados de cuentas del
cliente
La parte inferior corresponde a los movimientos bancarios, por ello se debe seleccionar el banco donde se
acredita el dinero y el detalle de las cuentas contables
 Modulo de Bancos

Al seleccionar Pago a Abono, se muestra una pantalla con todas las facturas pendientes.
Se debe seleccionar la factura a cancelar ya sea el monto total o parcial
Se desplegara una pantalla donde se detalla el monto cancelado, Base imponible y retención de ISLR
En la parte inferior se debe seleccionar el código de retención al cual se asociara según el comprobante
recibido
 Modulo de Bancos

Administrativo

Bancos

Contabilidad

Al culminar el registro de la retención de ISLR, el sistema le permitirá culminar el registro del pago
En la parte superior los datos Administrativos, y en la parte inferior los datos que alimentaran el banco y
contabilidad
 Modulo de Bancos

En caso que el cliente sea Contribuyente Especial, esto debe estar determinado en la ficha creada en el
modulo Administrativo
El sistema le permite registrar el comprobante de retención IVA, tildando la opción en el cobro se
desplegaran los campos para ser llenados
Una vez completados los campos se activa el botón Actualizar, y queda grabada la información
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Transacciones/ Cuentas por cobrar

Al seleccionar la opción de Cuentas por Cobrar, se despliega una ventana, en la cual existen 4 pestañas:
Estado de Cuenta, Vencimientos, Anticipo y Pago o Abono
Se aplica el mismo procedimiento que en Cuentas por Pagar, en cada uno de los pasos
 Modulo de Bancos

Se aplica el mismo procedimiento que en Cuentas por Pagar, en cada uno de los pasos
 Modulo de Bancos

Administrativo

Bancos

Contabilidad

Se aplica el mismo procedimiento que en Cuentas por Pagar, en cada uno de los pasos
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Transacciones/ Transacciones

Para realizar la conciliación bancaria, se debe ingresar en Transacciones, escoger el banco y presionar el
botón Conciliar
 Modulo de Bancos

Se desplegara una pantalla con las operaciones realizadas

Se debe verificar la fecha de la ultima conciliación y el Saldo
En la casilla Fecha Edo. Ctas. Se debe colocar la fecha de fin de mes ya que corresponde a las
operaciones se mostraran
Colocar el Saldo según Estado de cuenta Bancario
Se deben ir tildando las operaciones según estado de cuenta
Una vez que el saldo conciliado queda en “Cero” el sistema permitirá presionar el botón Conciliar, se
emitirá el reporte detallado de las transacciones
 Modulo de Bancos

Ingreso: Bancos/ Transacciones/ Transacciones

Esta opción muestra varios tipos de reportes, entre los cuales se encuentra el de Transacciones en el
cual se puede filtrar por Banco, Fecha, Tipo de Operación, Cuenta Contable, Tipo de transacción
El sistema según los filtros mostrara las operaciones registradas según el detalle solicitado
 Modulo de Bancos

En la opción Reportes/Transacciones/ Conciliaciones, se muestra el detalle de las conciliaciones

bancarias según su banco y/o fecha de conciliación, los cuales se pueden reimprimir en el momento
que lo solicite