INTRODUCCIÓN

En el marco de la misionalidad «direccionar las políticas enmarcadas en el proceso de la

gestión documental a fin de ser implementadas en la Fuerza»1 que ejerce la Ayudantía
General del Comando del Ejército a través del área de Gestión Documental, se considera
esencial establecer lineamientos básicos con el fin de lograr mayor estandarización y
simplicidad posibles en la redacción de los textos para las comunicaciones oficiales, las
cuales se definen como «todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado»,
señalado por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 60 de 2001.

El objetivo de la Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales es brindar

pautas recomendadas que ayudarán a conservar una uniformidad en la construcción de los
documentos, la cual, se suma a la actual normatividad vigente en la institución, así:

- Ejército Nacional. (2018). Reglamento Generador de Fuerza del Ejército RGE 4-0.1
Gestión Documental para el Ejército Nacional. (Fundamentado en la Guía Técnica
Colombiana GTC 185, Documentación Organizacional. ICONTEC).
- Ejército Nacional. (2016). Directiva Permanente 01016 de 2016. Instrucciones para la
aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército Nacional.

Lo anterior, ante el contexto global del fortalecimiento y dinamización de las capacidades

del Ejército Nacional, se busca contribuir a resaltar su imagen y misionalidad, por lo cual, la
presente guía se elaboró bajo los parámetros de las siguientes fuentes:

- Diccionario de la lengua española y Diccionario panhispánico de dudas a través de

www.rae.es
- Diccionario panhispánico del español jurídico a través de https://dpej.rae.es/
- American Psychological Association (APA). (2020). Publication Manual of the American
Psychological Association (7th ed.)
- Diccionario de doctrina del Ejército de Colombia – vocabulario doctrinal (2022).

Agradecimiento especial por sus valiosos aportes realizados a la presente Guía:

- Dirección de Comunicaciones Estratégicas (DICOE).

- Departamento de Educación Militar (CEDE7).

1 Ejército Nacional. (2016). TOE n.o 221016 – Ayudantía General del Comando del Ejército (CEAYG).
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

1. PAUTAS PRINCIPALES

1.1 Lugar y fecha

La estructura del origen y fecha de elaboración del documento se realiza de la

siguiente forma:

Justificado a la izquierda, en fuente Arial, tamaño 12.

Ø Sogamoso, Boyacá, 22 de febrero de 2023

Ciudad Departamento fecha: día - mes - año

Ø Bogotá, D. C., 4 de febrero de 2023

Excepción: sólo para el caso de la capital del país, no se indica el departamento.

Ø Cartagena, D. T. y C., Bolívar, 4 de febrero de 2023

1.2 Información del destinatario

a Señor Coronel
b ANDRÉS GUSTAVO MARTÍNEZ SUÁREZ
c Director de Aplicación de Normas
de Transparencia del Ejército
d Carrera 54 n.° 26-25
e Bogotá, D. C.

a Señora Coronel
b MARÍA DEL CARMEN REYES OCAMPO
c Jefe del Departamento de Logística
d Avenida Los Almendros n.° 30-30
e Bucaramanga, Santander

a. Tratamiento de cortesía con mayúscula inicial.

b. Nombres completos del destinatario en mayúscula fija, sin negrilla y las tildes
que le correspondan.
c. Cargo del destinatario en mayúscula inicial, en caso de ser extenso, se da
continuidad en la siguiente línea.

1
Gestión Documental

d. La dirección se escribe completa, evitar abreviar las palabras calle, carrera,

avenida, diagonal, etc.
e. La ciudad se escribe completa, enseguida, separado con coma, se escribe el
nombre del departamento. Excepción: sólo para el caso de la capital del país, no
se indica el departamento.

1.3 Asunto

Se escribe de forma puntual y breve una síntesis del documento. Aquí pueden
omitirse preposiciones, conjunciones y artículos sin que se pierda el sentido del
texto. La extensión ideal es de 4 palabras y máximo 10. Después de la palabra
Asunto: se escriben dos puntos; enseguida, el texto inicia en mayúscula inicial. No
se cierra con punto final y no se usa negrilla.

Ejemplo:

Asunto: Cumplimiento transferencias documentales Plan Fortaleza

Se recomienda que el texto no exceda las dos líneas, pero cuando este supere la
primera línea deberá ir tabulado así:
Ejemplo:

Asunto: Avance desarrollo de manera integral capacidades ciencia, tecnología e innovación en

el Sector Defensa y Seguridad

1.4 Cuerpo del documento

a) Saludo

El saludo es opcional. Si se recurre a él, este debe terminar en dos puntos.

Ejemplo:

Respetado señor Coronel, reciba un cordial saludo:

2
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

b) Cuerpo del mensaje

§ Comience con adverbios que expresen cortesía militar.

Ejemplo:

Respetuosamente…
Cuando el documento va dirigido a un superior.

Con toda atención…

Cuando el documento va dirigido a un igual o de grado inferior.

§ No es necesario volver a especificar grado, nombre o cargo del destinatario

dentro del cuerpo del texto, pues este ya se encuentra en los datos del
destinatario.
§ Verifique que las frases u oraciones tengan sentido.
§ Busque una redacción clara, breve, directa, sencilla y cortés.
§ Exprese el contenido del documento en forma organizada.
§ Redacte con impecable ortografía. Tenga en cuenta que no es lo mismo Ejército
que Ejercito o Ejercitó.
Ejemplo:

- Con toda atención solicito respetuosamente se tenga en cuenta el lineamiento…

- De manera atenta, me permito solicitar su apoyo para la realización del evento…
- De manera respetuosa, me permito informar que los uniformes fueron enviados…

c) Citación

Al elaborar un documento oficial se debe evitar el exceso de citas2. Es fundamental

identificar la información que ha sido tomada de otras fuentes o autores, estas al no
ser mencionadas, se comete plagio.

1. Tipos de cita

Cita narrativa:
- El autor se menciona antes o después del texto citado.
- Su fuerza de expresión resalta el autor.
Cita parentética:
- Se implementa después de mencionar el texto del autor.
- Su fuerza de expresión resalta el texto.

2 Cita: es aquella información que se incluye de forma textual o parafraseada atribuyendo el autor. En el estilo APA se indica autor

y fecha.

3
Gestión Documental

Referencia incluida en nota al pie:

- Los cuatro elementos de una referencia3 al ser incluida como nota al pie son:
autor, fecha, título y fuente (editorial, página web).

Autor Fecha Título Fuente

Operación Jaque: la
Torres, J. C. (2009). Editorial Planeta.
verdadera historia.

Cita narrativa
Torres (2009)
1
Para Torres (2009) «cualquier grupo de personas que pasan
cuarenta años escondidos en la selva, acaban perdiendo
cierta noción de la realidad y pueden caer en engaños»

Cita parentética
(Torres, 2009)
«El aislamiento al que están sometidos en la selva los
miembros de las FARC y el "impecable" engaño electrónico
que llevó a cabo el Ejército fueron determinantes» (Torres,
2009) 1.

Referencia incluida en nota al pie

1
Torres, J. C. (2009). Operación Jaque: la verdadera historia.
Editorial Planeta.

2. Estilos básicos de citación

Tipo de autor Cita parentética Cita narrativa

Un autor (Fonseca, 2023) Fonseca (2020)

Dos autores (Patiño & Córdova, 2022) Patiño y Córdova (2022)

Tres o más autores (Arango et al., 2020) Arango et al. (2020)

Entidad con siglas (Organización de las Naciones Organización de las Naciones
Primera citación* Unidas [ONU], 2019) Unidas (ONU, 2019)
Citaciones subsiguientes (ONU, 2019) ONU (2019)

Entidad identificada sin siglas (Ejército Nacional, 2018) Ejército Nacional (2018)
*Se indica la denominación completa de la entidad, seguido, su sigla y el año, solo al ser citada por primera
vez en el texto. Para las citaciones subsiguientes se indica solo la sigla y el año.

Nota: Adaptado de American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American
Psychological Association (7th ed.). https://doi.org/10.1037/0000165-000

3 Referencia: contiene información detallada de la cita incluida en el texto. Es necesario para indicar la atribución de la autoría,

así como la verificación de la información si el lector desea consultarla.

4
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

Citación de jurisprudencia

Tipo de
Cita parentética Cita narrativa Referencia incluida en nota al pie
autor
Constitución Política de Colombia. (año).
Artículo. Título. Editorial o URL
(Constitución Constitución
Política de Política de Constitución Política de Colombia. (1991).
Constitución
Colombia, 1991, art. Colombia (1991, Artículo 217. Título VII.
217) art. 217) https://www.corteconstitucional.gov.co/inicio/
Constitucion%20politica%20de%20Colombia
%20-%202015.pdf
Entidad que expide la Ley. (día, mes y año).
N.º de la Ley y año. Título de la ley. Artículo.
Título. URL

Congreso de la República de Colombia. (4 de

(Ley 1862, 2017, Ley 1862 (2017, art. agosto de 2017). Ley 1862 de 2017. Por la
Ley
art. 6) 6) cual se establecen las normas de conducta
del Militar Colombiano y se expide el Código
Disciplinario Militar. Artículo 6. Título 1.
https://www.justiciamilitar.gov.co/sites/default/
files/2022-
01/LEY%201862%20DE%202017_0.pdf
Entidad que expide el Decreto. (día, mes y
año). N.º del Decreto y año. Título del
Decreto. Artículo. URL

Departamento Administrativo de la Función

Pública. (29 de marzo de 2022). Decreto 466
de 2022. Por el cual se fijan los sueldos
básicos para el personal de Oficiales y
Suboficiales de las Fuerzas Militares;
Oficiales, Suboficiales y Agentes de la Policía
(Decreto 466, 2022, Decreto 466 (2022,
Decreto Nacional; Personal del Nivel Ejecutivo de la
art. 1) art. 1)
Policía Nacional, y Empleados Públicos del
Ministerio de Defensa, las Fuerzas Militares y
la Policía Nacional; se establecen
bonificaciones para Alféreces,
Guardiamarinas, Pilotines, Grumetes y
Soldados, se modifican las comisiones y se
dictan otras disposiciones en materia salarial.
Art. 1.
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestor
normativo/norma.php?i=184824
Tribunal, Sala que expide la Sentencia. (día,
mes y año). N.º de la Sentencia. Magistrado
ponente (apellido, letra inicial nombre).

(Sentencia Sentencia SP19623 Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación

Sentencia
SP19623, 2017) (2017) Penal. (23 de noviembre de 2017). Sentencia
SP19623. M. P.: Bolaños, F.
https://www.cortesuprema.gov.co/corte/wp-
content/uploads/2017/12/SP19623-
201737638.pdf
Entidad que expide la Directiva. (día, mes y
(Directiva Directiva
año). N.º de la Directiva y año. Título, asunto
Directiva Presidencial 08, Presidencial 08
o encabezado. URL
2022) (2022)

5
Gestión Documental

Tipo de
Cita parentética Cita narrativa Referencia incluida en nota al pie
autor
Presidencia de la República. (17 de
septiembre de 2022). Directiva Presidencial
08 de 2022. Directrices de austeridad hacia
un gasto público eficiente.
https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/no
rmativa/DIRECTIVA%20PRESIDENCIAL%20
08%20DEL%2017%20DE%20SEPTIEMBRE
%20DE%202022.pdf
Entidad que expide la Resolución. (día, mes
y año). N.º de la Resolución y año. Título.
URL

Ministerio de Defensa Nacional. (7 de enero

de 2022). Resolución 28 de 2022. Por el cual
(Resolución 28, Resolución 28
Resolución se crean y organizan grupos internos de
2022) (2022)
trabajo en el Ministerio de Defensa Nacional
– Unidad de Gestión General.
https://xperta.legis.co/visor/legcol/legcol_2c4
25574c32f4a59b855a409a4ce29b9/coleccion
-de-legislacion-colombiana/resolucion-28-de-
enero-7-de-2022
Entidad que expide el Acuerdo. (día, mes y
año). N.º del Acuerdo y año. Título. URL

Archivo General de la Nación. (30 de octubre

de 2001). Acuerdo 060 de 2001. Por el cual
(Acuerdo 001,
Acuerdo Acuerdo 001 (2021) se establecen pautas para la administración
2021)
de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuer
do-060-de-2001/
Entidad que expide la Disposición. (día, mes
y año). N.º de la Disposición y año. Título.
URL

Fuerza Aérea Colombiana. (1 de octubre de

2020). Disposición 003 de 2020. Por la cual
(Disposición 003, Disposición 003
Disposición adopta el «Sistema Institucional de
2020) (2020)
Aseguramiento de la Calidad EPFAC».
https://www.epfac.edu.co/sites/epfac/files/Do
cs-
EPFAC/normatividad/Sistema%20Instituciona
l%20de%20Aseguramiento%20de%20la%20
Calidad/disposicion_003_de_2020.pdf
Nota: La Asociación Americana de Psicología (APA, por sus siglas en inglés) recomienda el uso de The
bluebook: a uniform system of citation, y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado4 indica que «en
Colombia no existen criterios unificados para la citación de jurisprudencia». Por lo cual se sugiere la siguiente
adaptación basada en la citación básica APA.

4 Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. (2018). Manual de escritura jurídica.

https://www.defensajuridica.gov.co/docs/BibliotecaDigital/Documentos%20compartidos/0051.pdf

6
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

Cita de documentos institucionales

Tipo de autor Cita parentética Cita narrativa

(Directiva Permanente 000081, 25 de
junio de 2019, Dirección de Asuntos
Directiva Permanente
Disciplinarios y Administrativos del
Ejército Nacional (DADAE))
(Plan 01566, 17 de abril de 2017,
Plan Dirección de Aplicación de Normas de
Transparencia del Ejército (DANTE))
(Circular 20201077265843, 27 de
noviembre de 2020, Dirección de
Circular
Asuntos Disciplinarios y Administrativos
del Ejército Nacional (DADAE))
(Oficio 2023110010664273, 7 de
Oficio febrero de 2023, Ayudantía General del
Comando del Ejército (CEAYG))
(Radiograma 20235010202323, 20 de
Radiograma enero de 2017, Segundo Comando del
Ejército Nacional (SECEJ))
(Acta de entrega 2022110005663966,
17 de septiembre de 2022,
Acta
Departamento de Educación Militar
(CEDE7))
Nota: Estos documentos no incluyen referencia en nota al pie por ser fuentes no disponibles de consulta en una
página web oficial o centro de consulta exclusivamente para ello, como sí los son las publicaciones o material
de carácter científico, normativo o educativo.
Directiva Permanente 000081 (25 de
junio de 2019, Dirección de Asuntos
Disciplinarios y Administrativos del
Ejército Nacional (DADAE))
Plan 01566 (17 de abril de 2017,
Dirección de Aplicación de Normas de
Transparencia del Ejército (DANTE))
Circular 20201077265843, (27 de
noviembre de 2020, Dirección de
Asuntos Disciplinarios y
Administrativos del Ejército Nacional
(DADAE))
Oficio 2023110010664273, (7 de
febrero de 2023, Ayudantía General
del Comando del Ejército (CEAYG))
Radiograma 20235010202323 (20 de
enero de 2017, Segundo Comando
del Ejército Nacional (SECEJ))
Acta de entrega 2022110005663966
(17 de septiembre de 2022,
Departamento de Educación Militar
(CEDE7))

3. Formas de citar

3.1 Cita textual

Es una extracción breve o extensa de otro documento o publicación; indica que lo

escrito allí no es de autoría propia.

Es importante señalar que las citas textuales no tienen doble marca tipográfica; esto
quiere decir que lo que queda entre comillas no va en cursiva, ni en negrilla, ni en
subrayado, a menos que lo traiga el original.

Para destacados dentro de la cita textual, recurra a la cursiva o uso de negrilla, y en

este caso, luego de cerrar la cita, indique entre paréntesis lo siguiente según el caso:
(cursiva fuera de texto), (negrilla fuera del texto). Este estilo en específico no es de
uso obligatorio.

7
Gestión Documental

Ejemplo:

… como lo menciona Ejército Nacional (2018)1 «el personal encargado de la administración de

los archivos será el responsable de custodiar y cuidar los bienes, valores, documentación e
información en todos sus soportes que se le hayan encomendado y a los cuales tenga acceso»
(cursiva fuera de texto). (p. 1 – 2).

1
Ejército Nacional. (2018). Reglamento Generador de Fuerza del Ejército RGE 4-0.1 Gestión Documental para el Ejército
Nacional (público). file:///Users/diseno5/Downloads/rge_4_0.1_gestion_documental_para_el_ejercito_nacional.pdf

3.1.1 Citas breves (menos de 40 palabras)

§ Se insertan en los párrafos y van encerradas entre comillas. Tenga en cuenta

que las comillas en español son las latinas, españolas o angulares (« »).
§ Las citas textuales respetan el texto original, incluso si hay errores de ortografía
o de concepto. En este tipo de casos se recurre a la expresión (sic), encerrada
entre paréntesis y ubicada luego del error, para indicarle a lector que este
proviene del original.

Ejemplo:

- «puede recurrir ha (sic) lo mencionado en el …»

- «El Reglamento de Gestión Documental…, que trata del escalafón de los soldados (sic), …».

Ejemplo con cita parentética:

Por lo tanto, «El personal militar integrante del Ejército está obligado a vestir el uniforme en
forma reglamentaria, manteniéndolo impecable, completo y bien planchado; las partes
metálicas deben ser brillantes y los zapatos siempre deben estar bien lustrados» (Ejército
Nacional, 2017, p. C1 – 1)1. En este sentido, se considera importante…

1
Ejército Nacional. (2017). Reglamento de uniformes, insignias y distinciones EJC 4-1-5 (público).
https://www.cedoe.mil.co/reglamento-de-uniformes-insignias-y-distinciones-rge-4-20.1/

8
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

Ejemplo con cita narrativa:

De acuerdo a Ejército Nacional (2017)1, «El personal militar integrante del Ejército está
obligado a vestir el uniforme en forma reglamentaria, manteniéndolo impecable, completo y
bien planchado; las partes metálicas deben ser brillantes y los zapatos siempre deben estar
bien lustrados» (p. C1 – 1)1. Por lo cual, es de gran importancia enfatizar…

1
Ejército Nacional. (2017). Reglamento de uniformes, insignias y distinciones EJC 4-1-5 (público).
https://www.cedoe.mil.co/reglamento-de-uniformes-insignias-y-distinciones-rge-4-20.1/

Al citar textualmente se indica el número de página de la cita en el texto, así:

Indicar una sola Indicar varias Indicar páginas Si no cuenta con paginación (páginas web,
página páginas discontinuas algunos libros electrónicos, etc.)
Proporcione un encabezado o nombre de la
sección. Ejemplo:
(Dirección de Sanidad Ejército Nacional, 2021,
sección Capacidades).
p. 427 pp. 27-29 pp. 49, 98
Proporcione el número de párrafo, así no esté
numerado. Ejemplo:
(Ministerio de Defensa Nacional, 2022, párr. 1).

Nota: Adaptado de American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American
Psychological Association (7th ed.). https://doi.org/10.1037/0000165-000

3.1.2 Citas extensas (más de 40 palabras)

§ Se escribe en un párrafo aparte.

§ No va entrecomillada.
§ Se implementa sangría izquierda de 1.27 cm.
§ No se agrega espacio adicional antes o después del párrafo de citación.
§ Si hay omisión de cualquier palabra, expresión corta o larga, esta debe indicarse
con puntos suspensivos entre paréntesis (…).
§ Se indica el número de página.

9
Gestión Documental

Ejemplo con cita parentética:

Por lo anterior, la orden semanal del Comando General de las Fuerzas Militares:
Es el documento oficial de la Ayudantía General en que se nombran los diferentes servicios
de régimen interno y en el cual se consignan todas aquellas normas inherentes a la
administración de personal o al régimen interno del Cuartel general y se expide cada
semana. (Comando General Fuerzas Militares, 2012, p. 8)1

1
Comando General Fuerzas Militares. (2012). Reglamento de Régimen Interno del Comando General de las Fuerzas
Militares 3-104 (restringido).

Ejemplo con cita narrativa:

Comando General Fuerzas Militares (2012), define la orden semanal así:

Es el documento oficial de la Ayudantía General en que se nombran los diferentes servicios
de régimen interno y en el cual se consignan todas aquellas normas inherentes a la
administración de personal o al régimen interno del Cuartel general y se expide cada
semana. (p. 8)1

1
Comando General Fuerzas Militares. (2012). Reglamento de Régimen Interno del Comando General de las Fuerzas
Militares 3-104 (restringido).

3.2 Parafraseo

Es resumir o sintetizar la idea del autor con sus propias palabras, enfocándose en
información significativa.

§ El parafraseo puede ser breve o extenso.

§ No se escribe en un párrafo aparte.
§ No va entrecomillado.
§ No se implementa sangría.
§ No se indica número de página.

10
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

Ejemplo con cita parentética:

El personal asignado al esquema de seguridad de la Vigésima Segunda Brigada cuenta con

los conocimientos en primeros auxilios y atención prehospitalaria (Oficio 2022113007934217,
17 de enero de 2022, Ayudantía General). Ante lo cual, se considera…

Ejemplo con cita narrativa:

De acuerdo a Oficio 2022113007934217, del 17 de enero de 2022, emitido por la Ayudantía

General, el personal asignado al esquema de seguridad de la Vigésima Segunda Brigada
cuenta con los conocimientos en primeros auxilios y atención prehospitalaria.

d) Despedida

Expresión de cortesía descrita de forma breve, conservando la cortesía militar.

Se exceptúa la despedida para la documentación firmada por el Comandante del

Ejército Nacional de acuerdo a Circular 2022118014876693 del 24 de agosto de
2022.

A continuación se recomienda los siguientes usos:

- Atentamente,
- Cordialmente,
- Respetuosamente,
- Agradezco su gentil colaboración,

A su vez, se puede implementar el siguiente estilo, el cual no es obligatorio:

Atentamente,
Ø Cuando el documento lo firma un superior dirigido a un subalterno.

Respetuosamente,
Ø Cuando el documento lo firma un subalterno dirigido a un superior.

Cordialmente,
Ø Cuando el documento va dirigido a personal civil.

Nota: fijarse en el saludo y despedida para no repetir la palabra.

11
Gestión Documental

e) Firma del remitente

Se escribe sin negrilla. El grado se escribe completo no abreviado. Mayúscula fija

para los nombres y apellidos aplicando tildes.
Ejemplo:

Coronel LUIS ALFONSO OCAMPO MORALES

Comandante de la Quinta Brigada

f) Anexo

Se enuncia la cantidad, especificando el número de folios o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexo: Uno (diez 10 folios)

g) Firmas elaboró, revisó y visto bueno

Se escribe sin negrilla. El grado se escribe abreviado en mayúscula fija y con punto.
Mayúscula inicial primer nombre y primer apellido. Cargo completo. La identificación
del transcriptor para elaboró, revisó y V.o B.o, solo debe reflejar un solo funcionario
de forma vertical y no horizontal.

Ejemplo:

Elaboró: AA08. Catalina Martínez

Auxiliar Administrativo

Revisó: SV. Carlos Buitrago

Suboficial de Personal BR05

V.o B.o: MY. Mauricio Barrera

Oficial de Personal BR05

1.5 Errores frecuentes y recomendaciones

Error Recomendación (Basado en la RAE)

Batalla de Boyacá batalla de Boyacá
Batallón batallón

12
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

Error Recomendación (Basado en la RAE)

Bogotá D.C. Bogotá, D. C.
Brigada brigada
Décimo Primera Brigada Décima Primera Brigada
Derecho Internacional Humanitario (DIH) derecho internacional humanitario «DIH»
Derechos Humanos (DD.HH.) derechos humanos «DD. HH.»
día de la madre Día de la Madre
ejercito nacional Ejército Nacional
Escuela Militar de Cadetes «General José Escuela Militar de Cadetes General José
María Córdova» María Córdova
El Artículo 1 de la Ley del Veterano El artículo 1 de la Ley del Veterano
En la guerra de los mil días En la guerra de los Mil Días
Ex-Comandante excomandante
Gobierno Nacional Gobierno nacional
Institución institución
ley del veterano Ley del Veterano
Manual de Campaña manual de campaña
Manual de Técnicas manual de técnicas
Manual Fundamental manual fundamental
Manual Fundamental manual fundamental
Manual Fundamental de Referencia manual fundamental de referencia
Nación nación
o
Nº/No. n.
Oficial oficial
Operación Sodoma/ Operación “Sodoma” operación Sodoma
Patria patria
Público clasificada Pública clasificada
Público reservado Pública reservada
Soldado soldado
Suboficial suboficial
Unidades/Unidad unidades/unidad
o o
Vo. Bo. V. B.

13
Gestión Documental

Error Recomendación (Basado en la RAE)

…al Señor Brigadier General… …al señor Brigadier General…
MG. (RA) Francisco Ocampo MG. (R) Francisco Ocampo

1.6 Recomendaciones básicas de estilo

a) La distribución del contenido del documento parte del margen izquierdo (bloque
extremo).

b) Encabezado y pie de página deben estar conforme al RGE 4-0.1 y la información

allí contenida, deberá estar actualizada.

c) Marca de agua de la unidad que los elabora, de acuerdo a la plantilla del sistema
de gestión documental ORFEO.

d) Se exceptúa al Departamento de Inteligencia y Contrainteligencia, quienes

manejan un sistema de gestión documental diferente (SIGDI); no obstante,
deberá contener la marca de agua del destinatario.

e) Asignación número de radicado a través del sistema ORFEO, el cual debe

corresponder al oficio que se está presentado para la firma.

f) Las siglas que se registren en la línea de mando, serán aquellas que se

encuentren debidamente aprobadas por la Dirección de Organización del
Ejército Nacional.

g) La Tabla de Retención Documental debe corresponder al contenido del

documento.

h) Nivel de clasificación conforme a lo establecido en la Ley 1621 del 17 de abril de

2013 la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014 y el Decreto 1070 del 26 de mayo de
2015 aunado a lo anterior, se deberá realizar un adecuado empleo de la
clasificación de la información, de acuerdo al contenido del documento.

i) Utilizar la fuente Arial 12 (mínimo 10) con espacio entre líneas de 1.0 (máximo
1.5).

j) El tipo de fuente y el tamaño deberá ser el mismo en todo el documento.

k) El texto debe ir justificado y alineado.

14
 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

l) Las tablas que excedan una página, deben contener el encabezado en las
páginas siguientes, especificando la fuente al final de la tabla, la cual debe
escribirse en Arial 8 y alineada a la izquierda.
Ejemplo:

Fuente: Ejército Nacional de Colombia.

m) Las firmas no deben quedar en una hoja sola.

1.7 Recomendaciones básicas de gramática

a) Los meses y días del año no se escriben con mayúscula inicial, a menos que
inicie párrafo o se escriba luego de punto seguido.

b) Los años no se escriben con punto.

c) Signos de puntuación: el uso de los signos de puntuación, debe ser utilizado

teniendo en cuenta las reglas señaladas en el manual de ortografía de la Real
Academia Española (RAE) y el diccionario Panhispánico de dudas. A
continuación, se presentan las reglas más recurrentes en cuestión de
puntuación.

1. Uso de la coma: existen usos de las comas que

son netamente estilísticos, pero existen otros que son obligatorios, como los
que se muestran a continuación:

Coma explicativa: son las que se utilizan antes y después de adjetivos

explicativos pospuestos al sustantivo u oraciones adjetivas explicativas;

Ejemplo:

Los soldados, cansados, volvieron al campamento con dos horas de retraso.

El señor Coronel Gustavo Andrés Ocampo Quintero, comandante de la Cuarta Brigada,

trabaja con la comunidad…

Coma enumerativa: separa los elementos de una enumeración, siempre que

estos no sean complejos y ya contengan comas en su expresión, pues, en ese
caso, se utiliza el punto y coma.
Ejemplo:

El departamento debe tener al día, para su revista, la siguiente información: normograma,

lista de chequeo, actas de inicio y de capacitación.

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Gestión Documental

Coma adversativa: se escribe coma ante las conjunciones adversativas,

como «pero» o «sino».
Ejemplo:

Hazlo si quieres, pero luego no digas que no te lo advertí.

Coma elíptica: se utiliza para indicar que se ha omitido el verbo en una

oración.
Ejemplo:

Yo buscaré el tema de extinción masiva, y tú, el tema de la era del hielo.

Antes de las conjunciones o locuciones causales ya que, pues y puesto que se

escribe coma, tal como indica la Ortografía de la lengua española.
Ejemplo:

No han llegado, pues no se oye ruido.

Los conectores discursivos si están colocados al principio de una oración,

deben separarse del resto a través de una coma.
Ejemplo:

También, aprendió a confiar.

2. Uso del punto: el uso principal es señalar gráficamente la pausa que marca el
final de un enunciado.

Punto seguido: si el punto y seguido coincide con el final de una línea, se

comienza a escribir en la siguiente con el mismo margen, sin sangrado inicial.
El punto y seguido es, pues, el que separa los enunciados que integran un
párrafo.

Punto aparte: el que separa dos párrafos distintos, que suelen desarrollar,
dentro de la unidad del texto, ideas o contenidos diferentes.

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 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

El punto se escribirá siempre detrás de las comillas, los paréntesis y las rayas
de cierre.

No debe escribirse punto tras los signos de cierre de interrogación o de

exclamación, aunque con ellos termine el enunciado.

Las siglas no llevan puntos entre las letras que las componen.

Se escribe punto detrás de las abreviaturas, con muy pocas excepciones: Sra.,
Excmo., Ud. Si la abreviatura incluye alguna letra volada, el punto se coloca
delante de esta: D.ª, 1.º, n.°.

Si el punto de una abreviatura coincide con el punto de cierre del enunciado,

solo debe escribirse un punto, nunca dos.

En los números escritos con cifras, la normativa internacional establece el uso

de la coma para separar la parte entera de la parte decimal: π = 3,1416; pero
también se acepta el uso del punto, propio de países de habla inglesa y
extendido en algunos países hispanoamericanos. El uso del punto como
separador de la parte entera y el decimal se ha generalizado para señalar la
ubicación de las emisoras de radio en el dial: Radio Intercontinental, 104.9.

Nunca se escribe punto tras los títulos y subtítulos de libros, artículos,

capítulos, obras de arte, etc., cuando aparecen aislados y son el único texto
del renglón. Tampoco llevan punto al final los nombres de autor en cubiertas,
portadas, prólogos, firmas de cartas y otros documentos, o en cualquier otra
ocasión en que aparezcan solos en un renglón.

3. Uso del punto y coma: se escribe pegado a la palabra o el signo que lo

precede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue. La
primera palabra que sigue al punto y coma debe escribirse siempre con
minúscula.

Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de

expresiones complejas que incluyen comas.

Para separar oraciones sintácticamente independientes entre las que existe

una estrecha relación semántica.
Ejemplo:

Era necesario que el hospital permaneciese abierto toda la noche; hubo que establecer
turnos.

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Se escribe punto y coma delante de conectores de sentido adversativo,

concesivo o consecutivo, como pero, mas, aunque, sin embargo, por tanto, por
consiguiente, etc., cuando las oraciones que encabezan tienen cierta longitud.
Ejemplo:

Los jugadores se entrenaron intensamente durante todo el mes; sin embargo, los
resultados no fueron los que el entrenador esperaba.

Se pone punto y coma detrás de cada uno de los elementos de una lista o
relación cuando se escriben en líneas independientes y se inician con
minúscula, salvo detrás del último, que se cierra con punto.

4. Uso del signo de interrogación: son signos dobles, pues existe un signo de
apertura y otro de cierre, que deben colocarse de forma obligatoria al comienzo
y al final del enunciado correspondiente.

5. Acentuación: el único acento que tiene en cuenta el sistema ortográfico es el

que recae sobre la sílaba tónica de la palabra, aquella que se pronuncia con
mayor prominencia dentro de sus límites.

a. Las palabras agudas llevan el acento en la última sílaba. Las palabras

graves tienen el acento en la penúltima sílaba. Las palabras esdrújulas
tienen el acento en la antepenúltima sílaba. Las palabras sobreesdrújulas
tienen el acento en la sílaba anterior a la antepenúltima sílaba.

b. Tilde diacrítica: es la que permite distinguir palabras que se escriben

igual, pero que tienen significados distintos y presentan diferente
pronunciación. En este sentido, la Ortografía de la lengua española señala
que la tilde diacrítica se utiliza «a fin de diferenciar en la escritura ciertas
palabras de igual forma, pero distinto significado».

- Tú (pronombre personal), frente a tu (adjetivo posesivo): «Tú tienes muy

claro cómo planear tu futuro».
- Él (pronombre personal), frente a el (artículo): «Él siempre elige el
camino más corto».
- Mí (pronombre personal), frente a mi (adjetivo posesivo): «Para mí es
importante que te acuerdes de que es mi cumpleaños».
- Sí (pronombre personal, adverbio de afirmación o sustantivo), frente
a si (conjunción o nota musical): «Sí, el otro día se me olvidó comprobar
si había apagado la televisión».
- Té (sustantivo ‘infusión’), frente a te (pronombre o letra te): «Por lo que
veo, el té rojo es el que más te gusta».
- Dé (forma del verbo dar), frente a de (preposición o letra de): «Me
encanta que mi hijo me dé besos de esquimal».

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 Guía básica para la elaboración de comunicaciones oficiales

- Sé (forma del verbo ser o saber), frente a se (pronombre, indicador de

impersonalidad o de marca refleja): «Sé muy bien que no se rinde a la
primera de cambio».
- Más (adverbio, adjetivo, pronombre, conjunción con valor de suma o
sustantivo), frente a mas (conjunción adversativa equivalente
a pero): «Hoy he trabajado más horas, mas me siento con energía».

6. Conectores textuales: los conectores textuales son palabras o frases de

transición que dan continuidad y coherencia a los textos. Además, dan fluidez
al escrito porque conectan las oraciones y los párrafos del texto. De esa
manera el escrito lleva al lector en forma lógica y coherente a través de todo
el texto para que capte su sentido y lo comprenda. También sirven para
introducir una idea nueva. Los conectores se colocan al principio de una
oración o de un párrafo. El escritor debe tener presente que es importante
seleccionar la palabra o frase de transición (conector) de acuerdo con la idea
que desea expresar.

Es importante tener en cuenta que no todos los párrafos de un texto deben

llevar conectores, estos se escriben siempre y cuando sea necesario.

a. De contraste: al contrario, sin embargo, no obstante, así como, aun cuando,

con todo eso, de otro modo, después de, hasta ahora, no obstante, pero, en
realidad, en verdad.
Ejemplo:

Usados para contrastar la teoría o para sugerir que el lector está mal informado: se
cree generalmente que “x” es verdadero. En realidad, “y” es verdadero

b. De comparación: así como, de igual forma, de manera similar, igualmente,

parecido a, también.

c. De consecuencia: así que, de manera que, entonces, en conclusión, por

esto, por esta razón, por lo tanto, por tal razón, puesto que, por
consiguiente, en consecuencia, acorde con, como consecuencia de,
consecuentemente.

d. De evidencia: por supuesto, obviamente.

e. De reiteración: es decir, en otras palabras, en otros términos.

f. De orden: (Usados cuando se enumera una serie de puntos). Primero en,

primer lugar, en segundo lugar, finalmente, por último.

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g. De secuencia y tiempo: luego, después, antes, al mismo tiempo,

anteriormente, antes de, seguir así, después, durante, en primer,(segundo,
tercer, etc.) lugar, inmediatamente, por último, recientemente,
simultáneamente, más tarde.

h. De enlace de ideas: además, asimismo (así mismo), de nuevo, del mismo

modo, entonces, finalmente, igualmente, por ejemplo, por otra parte, por
otro lado, también, y.

i. De resumen de ideas: como conclusión, consecuentemente, en resumen,

finalmente.

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