Pontificia Universidad Javeriana.

Programa Gestión de datos para la fundación Santa Fe de Bogotá

Silvana Forero Galindo
Verónica Forero Mora
2021
1. Introducción

El manejo y la gestión de datos se ha convertido en una necesidad, una necesidad que se

ha venido creando desde que el mundo empresarial y el mundo en general empezó a
visualizar el valor de los datos y es ahí en donde nace la necesidad de la implementación de
un plan que enmarque estrategias, procesos y políticas que permitan maximizar y optimizar
el funcionamiento de los datos dentro de una compañía. (plan de gestión y gobernanza de
datos).

Un marco para el gobierno de datos es una estructura que permite a las organizaciones
administrar proactivamente la calidad de los datos; para que funcione debe ajustarse a la
cultura, estructura y prácticas de la organización. Una vez dicho esto, los componentes
básicos en cada marco son políticas, procesos, roles y responsabilidades de cada
institución.​ (askham, 2014)

Teniendo en cuenta lo anterior y para suplir una necesidad actual en este documento se
dará a conocer el plan de gestión de datos para el hospital “fundación Santa Fe de Bogotá”,
comprendiendo además que para la implementación de un marco de trabajo de gobierno de
datos no hay un solo enfoque, ya que este además responderá a las necesidades de cada
compañía, es por esto que durante esta creación y exposición de plan de gobierno y gestión
de datos se harán evidentes las necesidades y los requisitos de está compañía y se
buscará suplir e implementar estrategias de manera óptima.

2. Planteamiento del problema

Ciertamente, uno de los más grandes retos para las organizaciones del sector de la salud
ha sido el enfrentamiento con la planificación y la toma de decisiones que se generan día a
día en hospitales, clínicas o fundaciones. Es decir, toda empresa que no ha tenido un
correcto uso en la protección y manipulación de los datos se ha visto obligada a confrontar
inconvenientes con sus objetivos estratégicos y a su vez han incurrido en costos adicionales
por menor productividad y pérdida de oportunidades de negocio.

Por esta razón, hoy en día cada organización busca emplear políticas que respaldan la
confiabilidad de todos los datos recolectados y administrados que le permitan además
obtener una ventaja comparativa frente a las demás competencias; no obstante, otro de los
retos incluidos es garantizar una adecuada gestión de la información que origine mejores
posibilidades de acceso a los datos, puesto que de no ser así, la eficiencia en el trabajo
disminuiría significativamente y existiría una amenaza de seguridad debido a la mala
gobernanza en los datos.

Para las empresas existe un desafío más con su entorno y es el constante enfrentamiento
entre organizaciones que cuentan con un plan de gestión mucho más ágil y acertado en las
decisiones que les compete. Por ejemplo, existen situaciones en que éstas se ven obligadas
en explotar más el volumen de datos al que tienen acceso para que resulte ser el motor de
crecimiento de su compañía y al mismo tiempo para obtener mejores resultados en distintos
aspectos como: la atención al cliente, la incrementación de ingresos, la disminución de
gastos, el abastecimiento de insumos y la reducción en tiempos de espera.
Y, aunque la fundación Santa fe de Bogotá se ha ocupado en precisar la recolección de la
información de todos sus clientes afianzando su política de tratamiento de datos e
incorporando todo en bases de datos estructuradas, para la FSFB también es indispensable
gestionar un plan de gobernanza de datos confiable para el desarrollo en pro del avance de
la fundación.

3. Acerca de la Fundación Santa Fe

La Fundación Santa Fe de Bogotá es una entidad privada de carácter social cuya misión es
liderar e influir positivamente en el sector de la salud y contribuir al bienestar de los
individuos y de las comunidades. Desde hace más de 40 años, la Fundación trabaja
constantemente para dejar una huella social y construir valor superior para nuestros
pacientes, familias y visitantes.

Desde su creación, el 2 de noviembre de 1972, fue llamada a convertirse en una institución

líder para el desarrollo de la salud y poner al servicio de todas las personas la más alta
calidad ética, humana, científica y tecnológica, siendo fiel a su misión institucional en la
prestación de servicios en salud con la más alta calidad, la educación de futuros
profesionales, el trabajo con comunidades vulnerables y la investigación y la contribución a
las políticas públicas en salud. (Fundación Santa Fe, 2017).

Misión

Liderar e influir positivamente en el sector salud para contribuir al bienestar de los individuos
y de las comunidades.

Visión

En 2025, la Fundación Santa Fe de Bogotá se ve a sí misma como una de las entidades

privadas que más ha contribuido al mejoramiento de la salud en Colombia y en América
Latina.(Fundación Santa Fe, 2017)

4. Arquitectura empresarial: sistemas de la información

La arquitectura de sistemas de la información se encarga precisamente del programa de

gobernanza sobre datos en conjunto, todos en relación con la visión estratégica basada en
estrictas políticas que incorporan procesos centrados en la gestión de la calidad, la
comodidad de uso, la seguridad y la disponibilidad de la información. De igual forma el valor
de cada dato, es clave para conducir una buena organización en la información manejada
por la empresa y a la vez es importante también en la fiabilidad y validez de cada dato en
contexto; específicamente en aquellos mecanismos de control que gestionan los datos
constantemente y que contribuyen a la consecución de todos los objetivos en términos
adversarios.
4.1 Gobierno de datos

El Instituto Data Governance afirma que "el gobierno de datos es un sistema de derechos
de decisión y rendición de cuentas para los procesos relacionados con la información,
ejecutado según acuerdos de modelos que describen quién puede tomar las acciones con
qué información, cuándo, en qué circunstancias, y con qué métodos"(fed gov united states,
2013).

4.1.1 Misión y visión del plan de gobierno de datos para la fundación

Misión:

Crear y gestionar un plan de gobierno de datos dentro del contexto económico y

organizacional de la fundación Santa Fe con el fin de aportar procesos y herramientas para
la verificación, control y mejoramiento tanto de la calidad de los datos como del tratamiento
de los mismos.

Visión:

Ser el mejor plan de gobierno de datos dentro del sector salud, más específicamente en los
hospitales, renovando y actualizando este plan de datos para generar beneficios para la
Fundación Santa Fe y cubrir las necesidades que se creen con el tiempo dentro de este
entorno de datos.

4.1.2 Alcance del plan

La política de Gobierno de Datos involucra a todas las Subdirecciones y oficinas Asesoras

de la Entidad, a todos sus procedimientos y áreas, y a la Oficina TIC, en la evaluación de
las condiciones de calidad de los datos. Esta política debe ser implementada en los
próximos tres años al conjunto de procesos y procedimientos de la Entidad. (Alcaldía mayor
de Bogotá, 2018).

4.1.3 Política de tratamiento de datos actual de la Fundación

La FSFB como institución que almacena y recolecta datos personales exclusivamente para
enviarle información, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa,
expresa, voluntaria, y debidamente informada, le permita a la Institución recolectar,
recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y
disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas
bases o bancos de datos.

Así mismo, con fundamento en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, la FSFB queda
autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información
conforme a lo previsto en el presente documento, salvo que usted le manifieste lo contrario
de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles
contados a partir de la recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo
electrónico dispuesta para tal efecto: DatosPersonales@fsfb.org.co.

Adicionalmente, en cualquier momento usted tiene derecho a oponerse al envío de

información y puede rectificar o actualizar los datos si son erróneos o han variado. En las
futuras comunicaciones que le enviemos por correo electrónico le recordaremos sus
derechos a conocer, rectificar o suprimir sus datos o a solicitarse la revocatoria de su
autorización para el tratamiento de los mismos (Fundación Santa Fe, 2017).

Además, puede consultar el documento con las políticas en el sitio web oficial de la
Fundación: ​https://www.fsfb.org.co en la pestaña de política de tratamiento de tratamiento
de datos.

4.1.4 Definición de marcos de trabajo de gobierno de datos

En primer lugar, este marco de gobernanza de datos básicamente es un Framework que

permite guiar a la empresa en el manejo de la calidad de datos previos, sin tener que
guiarlos a todos hacia un mismo enfoque, ya que de ser así los datos no estarían
organizados de la mejor forma y la estructura de estos sería difícil de interpretar. Ahora
bien, para comprender mejor dicho marco, todos los componentes involucrados están
basados en: políticas, procesos y funciones que se fijan en un mismo modelo de marco.

Cada política diseñada por la organización afianzará la gestión de los datos y permitirá el
dominio para replantear el plan con el que se está manejando la información; es decir, tener
un régimen como parte del enfoque de gestión de riesgos otorga autoridad para todo el
personal que le concierne dicha información.

Como segunda instancia, los informes de calidad de datos y gestión de problemas son
aspectos incluidos en todos los procesos definidos y documentados en el marco de
gobernanza de datos que componen el tercer y último factor en el marco: las funciones que
se les demanda a los encargados del programa y el número límite de responsabilidades.

5. programa de gobierno de datos

El alcance de este programa de gobierno de datos incluirá las siguientes actividades:

● Convenciones y estándares de denominación de datos en toda la empresa.
● Planificación estratégica y táctica de gestión de datos.
● Atributo de datos/ gestión métrica.
● Almacenamiento de datos.
● Administradores de datos, propiedad y cumplimiento.

Asegurar una buena comprensión de cómo se ve y funciona un programa de gobernanza de

datos es esencial para involucrar a los participantes. Las partes interesadas pueden ayudar
a articular valores, consecuencias, 40 expectativas y desafíos para el alcance del programa
y pueden ayudar a enfocar a la junta en las necesidades más apremiantes de la
organización para el gobierno y la gestión de datos. Tener un alcance sólido del programa
puede hacer que sea más fácil mantener el enfoque del programa frente a la adversidad o
los desafíos de los programas competidores, y puede justificar los gastos necesarios.
(Smith, 2009).

por otro lado y para tener en cuenta, la gobernanza y los planes de datos son procesos que
están en constante evolución y cambio, es por esto que la vida útil de este plan de
gobernanza de datos será hasta que los procesos de evaluación y de revisión del hospital
en esta área determinen la creación o la actualización del mismo.

5.1 Metodología para el programa de gobierno de datos

Para la metodología de este plan de datos se tendrán en cuenta tres diferentes, una de ellas
es la metodología SAS que ha sido implementada en planes de manejo de datos de
hospitales a nivel nacional, la otra metodología es un Marco de gobernanza DAMA-DMBOK
que se ha usado a nivel internacional y por último Metodologías para el Gobierno Abierto
IBM propuesta a nivel Bogotá.

5.1.1 Metodología SAS:

Gracias a la metodología que se desarrolla a lo largo del programa de gobernanza, es que

existen posibilidades de mejora en la implementación y efectividad del programa gestión de
datos para la fundación Santa Fe de Bogotá. Por esto, fue prudente diseñar metodologías
seguras que se alinearan con el objetivo del programa, metodologías centradas como SAS
que están proyectadas hacia un gobierno de datos estándar en los que están incluidos siete
subcomponentes como propuesta:

● ​Reducción de problemas internos

● Protección de datos
● Mejoramiento en la toma de decisiones
● ​Adopción de prácticas para abordar dilemas en datos

● Transparencia en los procesos

● Construcción de técnicas de información repetible
● Reducir los costos y aumentar la eficacia

De manera análoga, también existen otros tres elementos principales dentro de esta misma
metodología: El patrocinio como apoyo de la gestión activa, que se logra gracias a una
administración exitosa de datos. La propiedad que radica desde una responsabilidad
autónoma en los datos que se crean y se mantienen habilitados para el soporte de la
compañía. Y por último, la capacidad de comprensión al traducir las necesidades de
proveedores de datos en soluciones radicales.
5.1.2​ ​Marco de gobernanza DAMA-DMBOK
5.1.3 Metodologías para el Gobierno Abierto: IBM presenta una metodología (Soares, 2010)

Esta metodología mencionada anteriormente es una metodología propuesta por la alcaldía

mayor de Bogotá junto con el ministerio de TIC (Política de gobierno de datos, documento
TIC versión 1) para todas aquellas empresas dentro de la ciudad que se dispongan a
implementar un plan de gobierno de datos.

Esta metodología propone los siguientes pasos:

1. Definir el problema del negocio.

2. Obtener patrocinio ejecutivo

3. Realizar una evaluación de madurez

4. Construir una hoja de ruta.

5. Establecer un plan de organización.

6. Crear el diccionario de datos.

7. Entender los datos.

8. Crear un repositorio de metadatos.

9. Definir métricas.

10. Administrar datos maestros

11. Administrar análisis.

12. Gestionar la seguridad y la privacidad.

13. Gobernar el ciclo de vida de la información.

14. Medir los resultados.

Dentro de esta metodología se proponen además 10 etapas para diagnosticar la calidad de

los Datos: (Vilalta & Espinosa, 2008). Las etapas identificadas son:

Etapa 1​. Identificación y ordenamiento de los datos críticos de clientes.

● Identificación a partir de los clientes.

● Identificación a partir de los especialistas.

​Etapa 2.​ Selección del tipo de datos crítico a diagnosticar según el listado ordenado.

Etapa 3​. Definir un responsable de calidad del dato objeto de estudio.

Etapa 4​. Analizar las dimensiones de calidad del Dato

● Determinar las dimensiones de calidad asociadas al Dato.

 ● Identificar los indicadores asociados a las dimensiones de calidad del dato y
determinación de la frecuencia de medición de cada indicador.

Etapa 5.​ Realizar las mediciones necesarias para analizar las dimensiones de calidad del
Dato.

● Calcular los indicadores y detectar problemas.

Etapa 6​. Procesamiento de los indicadores de calidad asociados al dato.

● Elegir las herramientas apropiadas para el análisis de los indicadores (herramientas

de análisis y procesamiento, herramientas estadísticas y de gestión.
● Desarrollo de la(s) herramienta(s) seleccionada(s).

Etapa 7.​ Análisis de los problemas de calidad del dato.

Etapa 8. ​Diagnóstico de la calidad del dato.

Etapa 9.​ Monitoreo de los indicadores por parte de la gerencia.

Etapa 10.​ Garantizar la seguridad del dato.

● Determinar el nivel de seguridad en que se encuentra el dato.

● Elaborar el manual de seguridad del dato.

6. Gráfico: modelo de desarrollo del plan de gobernanza de datos para la FSFB

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