Para crear un profile: profiles (en reservas) (también se le llama CARDEX)

(no hay reserva si no hay profile)

1. New:
- individual: cliente normal, cliente cualquiera. (nombre típico)
- Company: para empresas (nombres de empresas)
- Travel agent: el que paga es un agente/cia de viajes
- Source: intermediarios, OTA´s
- Group: grupos
- Contact: contactos de la empresa para negociar pero no pagar.
INDIVIDUAL: 1ª Y 3ª COLUMNA SIEMPRE RELLENAS SI ES LA 1ª VEZ QUE SE
REGISTRA.
(Nota-> title: para decir si tiene alguna discapacidad; silla de ruedas o si es problemático;
moroso)
Una vez rellenas las columnas 1 y 3 -> Save o OK (se creará un ID con el que se podrá
buscar en el profile search)
En Stats and info: cuando el cliente es nuevo estará vacío y cuando es un cliente antiguo
saldrán sus estadísticas. RESTRINGIR-> prohibe al hotel cobrarle antes de tiempo.
- Options:
a) Add on: duplicar un profile (poco útil, más usado en reservas)
b) Attachment: subir encuestas de satisfacción,...
c) Changes: modificaciones del perfil
d) Credit card: New-> meter una tarjeta de crédito
e) Enrollment: programa de fidelización del propio hotel (opera)
f) Membership: programa de fidelización externo (american airlines, …)
g) future: Reservas futuras y actuales del perfil.
h) Histórico: Estancias anteriores en el hotel o en la cadena.
i) Lookup: buscador
j) Merge: (fusionar) une 2 profiles (se borra uno)
k) Neg. Rates: útil en company.
l) Preferences: Preferencias en la habitación: Bañera, fumador,...
m) Privacidad: Puedo elegir si quiero dar mi información, si quiero o no recibir
información, o si quiero hacer o no encuestas,....
n) Relationship: En caso de estar relacionado con alguna Company o profile.
COMPANY:
Rellenar nombre de la empresa, dirección y el móvil y email.
Corporate ID: NO ES EL CIF
(more fields-> CIF y Routing instrucción: pero este se hace desde la reserva.)
(Stats and info-> comparar el total ganado en el año o el año pasado (total revenue). Solo
se ve)

RESERVAS: F5
(F5 O RATE QUERY EN QUICK KEYS) ->Rellenar fecha, noches, habitaciones->Ok *
rack: tarifa a la que se le pueden aplicar descuentos
bar: tarifa más baja, no se le pueden aplicar descuentos.
* Seleccionar el nombre del profile al que le quieras hacer la reserva o crear uno nuevo (+
rellenar todo lo que está en negrita de la reserva: e ir dando a save:
RTC: el cargo que se hace por habitación -> hacer el UPGRADE en ROOM TYPE
Room o F3 para seleccionar el nº de la habitación.
DNM: Do not move, bloquear habitación para el cliente.
Packages: albornoz, frutas, flores,...
Block code: Solo se usa en las reservas de más de 10 habitaciones
ETA: Hora estimada de llegada, solo se pone en reservas no garantizadas.
Res.Type: Decir si es garantizada o no garantizada.
Market: segmento al que pertenece el cliente: individual, web hotel, AAVV,...
Source:por donde nos ha conocido: comercial externo/interno, web,...
Origin: donde va a pagar (en persona, online,...)
|DUE IN: SIGNIFICA QUE ENTRA HOY (TIENE UNA RESERVA Y VA A ENTRAR |
|WALK IN: NO TIENE RESERVA PERO SE VA A HOSPEDAR/ CLIENTE QUE LLEGA DE |
|PASADA. SI ES WALK IN-> MARKET: INDIVIDUAL/ CLIENTE DE PASO. SOURCE:|
|DIRECTO . ORIGIN: RECEPCION |
Payment: visa-> usar la credit card asociada al profile o una nueva
CRS.No: central de reserva numero ….
Save-> te da el nº de confirmación-> OK-> enviar a…
Disc amt: descuento Reason: autorizado por….
Ta Re Loc: agencia de viajes número….
Specials: fumador,....
Comments: igual que preferences, antes del check in o reservar,...
Item inventory: parking, cargador, plancha, almohada cervical,... (Search-> New-> item code
(eliges uno)-> save-> trace (mensajes internos)-> recepción-piso-> poner (lo que hayas
elegido)
promotions: promociones de American Express ó RACE
colores: Rojo->VIP. Azul-> Cliente habitual

(more fields:
NO POST-> prohibir los cargos a la habitación durante la estancia. (optativo)
PRINT RATE-> Aparece la tarifa en la factura (optativo)
C/O Time -> Hora de salida
Transporte de ida y vuelta: rellenar las columnas)

Options:
a) traces: mensajes entre departamentos internos
b) accompanying (cuando hay más de una persona) SE HACE EN EL CHECK IN
c) Add on: Duplicar. Útil para ahorrar tiempo al hacer reservas similares cambiando el
Guest Name
d) alerts: alertas/ recordatorios al momento de check in o out (Ej: solicitar que te
devuelvan el cargador o entregarle un paquete al cliente)
e) Attachments: meter cuestionarios, quejas, encuestas, …
f) cancel: cancelar (ej: cancelar una reserva duplicada o anulada) -> Reinstate: Volver
a activarla
g) confirmation: confirmar la reserva
h) credit cards: desde aqui no se meten tarjetas, aqui se ven los históricos
i) Deposit: pedir deposito
j) fixed charges: cargos fijos (algo que pagas durante todos los días de la estancia : el
parking, una cama supletoria, ..)
k) Housekeeping: órdenes específicas a la gobernanta: Hora de limpieza, si el cliente
tiene alergias a alguna tela.
 l) Locator: Localización (Ej: el cliente de 7:00 a 8:00 está en la piscina)
m) Messages: del hotel al cliente: Bienvenido, disfruta de la estancia…
n) Package option: paquetes tipo san valentin …
o) Party: no es un grupo formal (no llegan a las 10 habitaciones) Cada uno tiene su
reserva y están relacionados (se conocen). Realizan acciones conjuntas
p) Privileges: Cargos antes o después de llegar y opción a NO POST (como en more
fields)
q) Pro forma folio/window: facturas / Preview: Ver
r) Queue: poner en cola para la limpieza (o darle prioridad para que la limpien antes)
SOLO APARECE CUANDO ES UN DUE IN
s) Waitlist: lista de espera para acceder a una aplicación específica por el cliente.
t) Rate info: información de las tarifas.
u) Register card: papeles con el resumen de la reserva-> Check in
v) Room move: (en check in) -> avisar de como queda la habitación
w) Routing: enrutamiento (+importante en compañías) Son instrucciones para diferentes
facturas (hasta 8 facturas) ROOM es pasar los cargos de una habitacion a otra (de la
de los hijos a la de los padres) y WINDOW es para asociar los cargos a una
empresa.
x) Share: compartir habitaciones de reservas distintas -> combine y seleccionamos la
habitación que queremos compartir. (Entire: todo lo paga 1. Split: se paga mitad y
mitad. Full: cada uno paga lo suyo)
y) Traces: mensajes internos
z) Track it: Para guardar cosas en recepción o cerca. Ej: un paquete, una maleta, etc
(poner alertas) -> New y rellenas los datos de lo que vayas a guardar o entregar al
cliente.
FRONT DESK:Check in Sólo se puede hacer cuando el cliente llega hoy o esta en el hotel
(DUE IN O CHECK IN)
- Arrivals-> se busca al cliente con su ID, reserva o nombre (saldran las alertas en
caso de que hayamos puesto alguna para el check in en la reserva)
Le asignamos una habitación-> ROOM o F3 -> ok y ya estaría hecho el check in
Si se quiere buscar a alguien que ya ha hecho check in-> In house guests.
- Wake up call: llamadas despertador
- Queue reservation: dar prioridad a la limpieza de las habitaciones
- in house: Los clientes que ahora mismo están en el hotel
- Accounts: (más para empresas/companys) solo se reservan COSAS O SERVICIOS
del hotel. ALOJAMIENTO NO. Ej: SPA, salas de reuniones,...
Se las denomina habitaciones 9000 (PM) -> Se cobran en PASSER BY (cashiering)
- Room Assignment: asignar habitaciones para el dia siguiente
- messages: del hotel al cliente
- traces: mensajes entre departamentos internos. Se puede marcar cuales ya están
hechos.
- wake up calls: todas las llamadas despertador.

CASHIERING:
BILING->
- DUE OUT: LOS QUE SE VAN HOY SI O SI SEGÚN LA RESERVA
 SE COMPRUEBA QUE ES UN DUE OUT -> comprobar las facturas y corregir en
routing moviendo las transacciones de una factura a otras. Cuando ya este ->
payment (al darle a payment vas a pagar solo la factura que esté seleccionada)
Cuando el balance sea = 0 -> CHECK OUT
Si queda algo por pagar-> CHECK OUT WITH OPEN FOLIO
- STAY OVER: Personas que ya han hecho check in y que no tenían prevista la salida
antes de tiempo.
a) interring bill: (estancias muy largas) una persona que por ejemplo está 3
meses, pero quiere pagar el primer mes de estancia una vez pasado. Factura
intermedia. Balance>=0 (sigue in house)
b) early departure: salida antes de tiempo. Balance =0 y CHECK OUT
c) Advance bill: todo pagado la noche de antes. Balance=0
El check out será oficial cuando le devuelva la llave de la habitación al
recepcionista.
Fast posting-> cargos de manera rápida: Peluquería, lavandería,...
Quick check out-> todos los que tienen balance =0 se les puede hacer check out
Passer by-> Cliente NO ALOJADO al que se le hace una factura. relacionado con
ACCOUNTS.