Código P-GP-02

PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

1. OBJETIVO

Establecer y describir las etapas que deben seguirse para el control de los Estudios y Diseños
realizados por proveedores externos y/o la revisión de los estudios y diseños entregados por
el Cliente que son necesarios para la realización de los proyectos adjudicados a la
organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento será aplicado a todos los proyectos desarrollados por la Compañía que
involucren la realización o revisión de estudios y diseños.

3. DEFINICIONES

• Diseño: Se refiere al plan final o proposición determinada fruto del proceso de diseñar: dibujo,
proyecto, diseño industrial o descripción técnica, maqueta; al resultado de poner ese plan final
en práctica (la imagen, el objeto a fabricar o construir).

• Diagnósticos: actividades de campo y de oficina tendientes a clasificar los segmentos

viales según su afectación basada en prospecciones del terreno.

• Especificación: Documento que establece requisitos.

• Estudios: Obra o trabajo en el que se estudia o se investiga un asunto o una cuestión o se

reflexiona sobre él.

• Plano: Representación gráfica realizado con medio técnicos de una superficie sin realizar
una proyección.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del

tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

• Verificación: Confirmar y/o revisar cada uno de los requisitos o especificaciones en mitad
de una etapa y a su finalización para poder detectar y corregir los defectos que desvían el
resultado esperado de forma temprana y reducir el costo que suponen los reprocesos.

• Validación: Confirmar y/o revisar cada uno de los requisitos o especificaciones en las
diferentes etapas para detectar y corregir los defectos que desvían el resultado de los
requisitos y necesidades reales del cliente.

1 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

4. DESARROLLO

4.1. GENERALIDADES.

Teniendo en cuenta que, en el Portafolio de Productos ofrecidos por la organización, no se

encuentra establecida la realización de Estudios y Diseños, se ha tomado la decisión de
contratar externamente esta actividad, o de realizar alianzas estratégicas con empresas
especializadas en esta rama de la ingeniería, cuando el Proyecto adjudicado a la Compañía
así lo requiera.

4.1.1. TIPOS DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

SERVICIO PRESTADO OBSERVACION

Estudios técnicos Aplica evaluación- selección,
Estudio de suelos (geología, estabilidad de taludes), Estudio reevaluación y revisión.
hidrológico, entre otros.

Servicios especializados de consultoría. No aplica revisión, verificación

Acompañamiento y asesoría técnica durante la construcción ni validación.

Estudios de transito
Planes de manejo de trafico
Diseños
Diseño Geométrico de vías, Diseño de estructuras, Diseño Aplica evaluación- selección y
paisajístico y urbanístico, Diseño de redes secas y húmedas, reevaluación.
entre otros. Aplica revisión, verificación y
validación.

4.2. PLANEACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS

Dentro de la Planeación de cada Proyecto y de acuerdo a los requisitos definidos por el

cliente basados en los documentos contractuales, planos y especificaciones, el director de
proyectos y Director de Obra mediante un acta de reunión, determinan la necesidad de la
realización de estudios y diseños y se determina la fecha límite en que deben estar listos para
cumplir con el plazo establecido por el Cliente.

4.2.1. NEGOCIACIÓN Y REVISIÓN DE OFERTAS

El Director de Proyectos selecciona de la Lista maestra de subcontratistas, posibles

candidatos y solicita que presenten propuesta técnico-económica, de la revisión de estas
propuestas elige al proveedor que garantice las condiciones económicas y técnicas más
favorables para la Compañía.

2 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

4.2.2. INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA ESTUDIOS, DISEÑOS Y DIAGNOSTICOS

Los requisitos exigidos por la Organización al consultor son un reflejo de los requisitos del
cliente principal, la información de entrada debe corresponder a la definida en el formato de
Cronograma de actividades así:

• Información suministrada directamente por el Cliente (términos de referencia, planos,

carteras topográficas, diseños anteriores, etc.); a esta información debe darse el trato de
propiedad del cliente.
• Los requisitos legales y reglamentarios
• Parámetros para aceptación y rechazo de los diseños
• Requisitos funcionales y de desempeño
• Tiempos de ejecución
• Información proveniente de diseños previos o similares (si aplica)
• Cualquier requisito esencial para el diseño

El director de obra verifica que la información de entrada este completa y es entregada al

consultor seleccionado y es contractual, para la realización del estudio y/o diseño.

4.3. SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA REALIZACIÓN DE DISEÑOS

Es responsabilidad del director de obra controlar el desarrollo del estudio y diseño por parte
del proveedor, de acuerdo con los requisitos definidos contractualmente en el contrato
(cumplimiento del Cronograma de actividades del diseño, etapas del diseño).

El director de obra debe designar personal para el control, revisión y aprobación de los
estudios y diseños antes de su emisión, un plazo establecido en un acta de reunión.

4.3.1. VERIFICACIÓN (no aplica para estudios)

La verificación la realiza el proveedor, quien debe aportar evidencia al Director de Obra sobre
la metodología usada y los resultados obtenidos (mediante comprobación, comparación con
diseños similares, demostración o cálculos alternativos, según lo defina el diseñador), donde
se evidencie el cumplimiento del diseño frente a los requisitos o parámetros de entrada. Los
resultados obtenidos por cualquiera de estos métodos deben quedar registrados en el formato
de Acta de comité o reunión.

4.3.2. VALIDACIÓN (no aplica a estudios).

La validación se realiza para asegurar que el producto resultante va a ser capaz de satisfacer
los requisitos bajo condiciones de uso para su aplicación especificada o uso previsto. La
validación es realizada por el Proveedor utilizando diferentes mecanismos alternativos, como
la modelación por computador, verificación de los resultados arrojados por el software de

3 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

diseño, análisis de las memorias de Cálculo o cualquier otro elemento que demuestre la
capacidad del Diseño para cumplir con los requisitos establecidos. Quien debe aportar
evidencia al director de obra y se registra en el formato de Acta de comité o reunión.

Las simulaciones de las condiciones reales de uso del diseño acabado, se considera el
método más adecuado a utilizarse para demostrar el cumplimiento de los requisitos para
efectos de validación. Por lo tanto, siempre que sea posible se debe realizar esta
metodología.

La mejor validación es llevar a la práctica el diseño, es decir construirlo, es decir durante la

etapa de ejecución del diseño, se validará la adecuación y eficacia del diseño realizado. Si al
ejecutar el diseño se detectan desviaciones, se debe proceder de acuerdo con lo establecido
en el procedimiento tratamiento de no conformidades, acción correctiva, acción preventiva, e
informar por escrito al proveedor y tomar las acciones necesarias (inclusive acciones por
incumplimiento hacia el proveedor).

4.4. ENTREGA Y APROBACION DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

Una vez verificado y validado un diseño, la Dirección de obra verifica el cumplimiento de los
entregables relacionados y se realiza la entrega al cliente a través de oficio para su
aprobación. Dicha aprobación se debe solicitar al cliente sea informada por un oficio, donde
se indique la persona y cargo que lo realiza.

Cuando se presenten observaciones, a los estudios y/o diseños entregados por el proveedor,
ya sea por parte de la Dirección de obra o del Cliente, se procede de acuerdo a lo establecido
en el procedimiento de tratamiento de no conformidades.

4.5. CONTROL DE CAMBIO ESTUDIOS Y DISEÑOS

En el caso que se requiera realizar una modificación a un estudio y/o diseño, que se
considere relevante para el proyecto, se debe realizar un análisis del impacto que este puede
afectar el desarrollo de este, a través del formato Modificación a estudios y diseños, previa
aprobación del cliente

Es responsabilidad del director de obra delegar y controlar el desarrollo del estudio y/o diseño
por parte del proveedor, de acuerdo con los requisitos definidos contractualmente en el
contrato (cumplimiento del Cronograma de actividades del diseño, etapas del diseño).

Para tener la seguridad de ejecutar en obra los diseños aprobados por el cliente, la persona
delegada por la dirección, debe controlar las diferentes versiones de los estudios y diseños
empleando el formato Control de versiones de estudios y diseños.

4 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

4.6 IDENTIFICACION

Cada plano debe ser relacionado en el Control de versiones de planos, todos los planos
deben ser puestos en consulta en la planoteca del proyecto.

4.6.1 CONTROL DE PLANOS DIGITALES

Para el caso de los planos que se conservan en forma digital se debe almacenar por
especialidad y se debe llevar el control de versiones planos y diseños.

Solo una persona en proyecto, designado por el director de proyecto debe contar con las
copias originales de los planos y diseños quien se debe encargar de la divulgación y control
de los mismos.

Ejemplo de forma de almacenamiento:

Carpeta principal: Se debe almacenar por especialidad y se debe identificar con los códigos
de la tabla de retención documental.

Subcarpetas: Cada carpeta principal debe contener las subcarpetas de donde se resguarda
los diseños o planos actualizados.

Carpetas principales Sub carpetas

4.6.2 PLANOS OBSOLETOS

Cuando se actualice una versión de un plano, la versión obsoleta del mismo, las copias físicas
y magnéticas, se deben archivar en una carpeta identificada como “Obsoletos”, esto con el fin
de tener una trazabilidad de los cambios.

4.6.3 COMITÉ DE REVISIÓN

Mensualmente en comité el Director de Proyectos y el Director de Obra deben hacer

seguimiento a los diseños del proyecto, para lo cual deben diligenciar el formato
Actas de reunión, donde se plasman las actividades realizadas.

5 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

Para el caso de revisión de diseños de pavimentos se establece el siguiente flujo de proceso.

ICEIN LABORATORIO CLIENTE

Inicio

1. Visita de viabilidad del

proyecto

2. Investigación de
diseños existentes.

3. Estudio de diseños
propuestos por el cliente

SI
¿Se aprueban NO
los diseños
propuestos?

4, Levantamiento
topografico. Cartera
topográfica

5. Ejecucion del diseño.

(Área Técnica, laboratorio)

6. Procedimiento
constructivo

7. Entrega de Diseño y procedimiento

para revisión del cliente

¿Revisión y
aprobacion de
Diseño y
procedimiento
constructivo?

11. Ejecución y
verificación de obra

11. Entrega de
obra ejecutada

Fin

6 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

5. Sistema de Administración de lavado de activos y prevención del

terrorismo SARLAFT Conocimiento de terceros.

En cumplimiento de la política Corporativa para la prevención del riesgo de lavado de activos

y financiación del terrorismo (LA/FT), antes de tener cualquier vínculo comercial con un
tercero (proveedor, subcontratista, cliente, socio de negocios), se debe realizar el
conocimiento de terceros.
Como mecanismo de prevención se tiene establecido la consulta de terceros en la base de
datos SARLAFT, así:
1. Ingrese a la web a través de la dirección http://inspektor.datalaft.com
2. Ingrese su código de usuario.
3. Ingrese su clave.
4. Seleccione la opción Listas Restrictivas.
5. Haga click en Consultar Listas.
6. Ingrese el número del documento de identificación (NIT, cedula, etc.) sin puntos de
separación. (ej.: 80264342)
7. Seleccione el tipo de identificación.
8. Haga click en el botón Buscar.
9. Haga Click en Generar reporte.
10. Si el reporte presenta coincidencias tipo 1 en lista restrictiva, anticorrupción o de
sanciones administrativas, informar al Jefe inmediato para tomar la decisión de no
continuar el proceso de contratación e informar al oficial de cumplimiento SARLAFT.
11. Imprima el reporte si se continua el proceso de contratación archívelo, garantizando la
trazabilidad de los registros.

Interpretación de resultados: No se puede tener ningún vínculo con personas o empresas

que aparezcan reportadas con coincidencia TIPO 1 (nombre y documento de identidad), en
las siguientes listas:

 Listas Restrictivas (Rojo): Personas o empresas con condenas por lavado de activos o
financiación del terrorismo.
 Lista corrupción (Naranja): Personas o empresas con condenas por temas de
corrupción.
 Listas sanciones administrativas (amarilla): personas o empresas que han incurrido
en faltas en su ejercicio profesional y tienen sanciones administrativas.
Se debe diligenciar el formato conocimiento de terceros F-GR-10-03 y obtener la firma del
tercero.
Directrices generales
La Empresa no sostendrá relaciones comerciales o contractuales ni otorgará beneficios a
personas naturales y/o jurídicas y o terceros que se encuentren en las listas restrictivas
utilizadas por la entidad, o vinculadas en procesos administrativos y/o judiciales por LA/FT, ni
continuara con la relación contractual cuando luego de haber establecido una relación

7 de 8
 Código P-GP-02
PROCEDIMIENTO
Versión 1
CONTROL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Fecha 01/02/2019

contractual o se hubiesen otorgado beneficios, sean incluidas en dichas listas restrictivas o se

les inicie procesos administrativos y/o judiciales por LA/FT.
Todo funcionario que detecte y considere que una operación puede catalogarse como
inusual, o tenga conocimiento por cualquier medio que un cliente, beneficiario, contratista o
usuario de la entidad, se encuentra incluido en alguna de las listas restrictivas o se encuentre
en un proceso administrativo o judicial relacionado con LA/FT o delito fuente de los mismos,
debe informarlo de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento.
Protección de los datos de terceros
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 que se refiere a la protección de datos personales y
de la Política Corporativa de Protección de datos, todos los datos de terceros (proveedor,
subcontratista, cliente, socio de negocios), deben cumplir con lo siguiente:

 Se debe obtener por escrito su autorización para el uso de los datos (almacenar, usar
o circular los datos personales), para lo cual se debe diligenciar el formato
conocimiento de terceros F-GR-10-03 y obtener la firma del tercero.
 Se deben conservar de manera trazable todos los registros y evidencias que
demuestran la autorización del uso de los datos, por parte de terceros.
 Se deben tomar todas las medidas preventivas para garantizar la protección,
confidencialidad y seguridad de la información suministrada por terceros.
 El tercero en cualquier momento, podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar,
rectificar, modificar, acceder, solicitar la supresión de un dato, o revocar la autorización
otorgada, para el uso de su información.
 Las bases de datos con información de terceros que maneja cada área deben ser
administradas e informar al Área de Gestión de Riesgos.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

Externos:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
N/A Documentos contractuales (Especificaciones, pliegos, contratos, etc.)
N/A Documentos legales y reglamentarios exigidos

Internos:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
N/A Anexo oferta mercantil diseñadores
F-GP-02-01 Control de versiones de planos
F-GP-02-02 Evaluación inicial de consultores

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO ELABORO REVISO APROBO

Emisión del
1 01/02/2019 No aplica Director Gestión Comité de Gestión
documento
del Riesgo del Riesgo

8 de 8