CICLOS TRANSACCIONALES

Definición

Los ciclos transaccionales son procesos agrupados que identifican áreas de la empresa donde
se realizan actividades específicas, generalmente con agrupamiento de recursos específicos
que apoyan estos procesos para generar resultados.

Los ciclos transaccionales son los siguientes:

 Ciclo de tesorería
 Ciclo de transformación
 Ciclo de adquisición y pago ciclo de ingresos
 Ciclos de informe financieros

Actividad de los negocios de una empresa

Hechos económicos que se convierten

en transacciones:

1. se recibe fondos de capital de

inversionistas y acreedores
Actividades de tesorería
2. se invierten temporalmente fondos de
capital hasta que se necesiten para las
operaciones Actividades de
Actividades
adquisición y pago
3. se adquiere recursos (mercancía y de registros e
servicios) de proveedores empleados a información
cambio de obligaciones de pago
Actividades de
4. se pagan obligaciones a proveedores y transformación
empleados

5. se retienen, usan o trasforman

Actividades de ingresos
recursos.

6. se distribuyen recursos a terceros a

cambio de promesas de pagos futuros

7, los terceros pagan los recursos que les

fueron distribuidos

Hechos económicos y transacciones:

Los hechos económicos una vez transformados o procesados vienen a conformar los estados
financieros. Una transacción es la realización o materialización del echo económico. Un echo
económico puede originar varias transacciones.

Ejemplo: un embarque de mercancías puede producir varias transacciones separadas como:

facturación, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.
Ciclos de tesorería

Incluye de la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, se
terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y acreedores

Ciclos de tesorería

Ciclo de Ciclo de
ingresos adquisición y
pago

Necesidad del Distribución Inversiones

recursos
efectivo

Ciclo de transformación:

Este ciclo es propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que
desarrollar funciones de proceso para llegar a un bien final. En una empresa industrial la
actividad más importante del ciclo de transformaciones es la elaboración de artículos haciendo
uso de los recursos adquiridos como: materia prima, mano de obra directa y los factores
indirectos del costo.

Relación con otros ciclos

Ciclos de adquisición y pago. - por la compra de materia primas y erogaciones por mano de
obra.

Ciclos de ingresos. - en las ventas y embarques de producción terminados

Ciclos de informe financiero. - por actividades de registros, asientos y además documentos

contables.

Ciclo de adquisición y pago:

Ciclo de especial importancia que encierra opresiones de compra y nomina

Para una mejor compresión de sus funciones se hace separaciones de actividades de compras
y de nómina.
 Ciclo de adquisición Ciclo de nominas

Abarcan opresiones de
Abarcan operaciones de
clasificación, resumen
adquisición de bienes,
información y pago de
mercancías y servicios,
servicios de los
resumen e información de
empleados
compras y pagos

Funciones especiales
Funciones especiales

Compras: comprende, Nominas: implica selección

selección del del personal, relaciones
proveedor , solicitud laborales información y
de compras, efectuar control de asistencia,
compras y desembolso contabilidad de nómina y
de efectivo desembolso de nomina

Ciclos de ingresos:

Comprenden aquellas funciones que implican el intercambio de productos y/o servicios con los
clientes por efectivos.

Características

A. Funciones especiales
B. Asientos contables
C. Documentos y formas
D. Base de datos
E. Enlaces con otro ciclo

Ciclos de informe financieros

Este ciclo recoge información contable y operativa y la analiza, evalúe, resume, concilia, ajuste
y reclasifica con el objeto de suministros a la dirección y terceros la situación de la empresa y
el resultado proveniente del proceso de transacciones.

El resultado principal de este ciclo se traduce e la participación delos estados financieros de

conformidad con los principios de contabilidad y disposiciones de carácter legal.
Actividades del ciclo de informe financiero:

A. Funciones especiales
B. Asientos contables valuación
C. Documentos y formas
D. Base de datos
E. Informes generales u ordinarios
F. Enlaces con otros ciclos

CICLOS TRANSACCIONALES

La finalidad perseguida por la auditoria del flujo de transacciones al considerar un sistema

empresarial desde estos tópicos, es tratar de establecer áreas en donde se concentran
aquellas clases de transacciones y controles que afectan los estados financieros.

ACTIVIDADES DE LOS NEGOCIOS DE UNA EMPRESA

Hechos económicos que se convierten

en transacciones;

1. Se reciben fondos de capital de

inversionistas y acreedores

2. Se invierten temporalmente fondos de Actividades de tesorería

capital hasta que se necesiten para las
operaciones.
Actividades de
3. Se adquieren recursos (mercancías y adquisición y pago
servicios) de proveedores y empleados a Actividades
cambio de obligaciones de pago. de registros e
información
4. Se pagan obligaciones a proveedores y Actividades de
empleados. transformación

5. Se retienen, transforman recursos.

6. Se distribuyen recursos a terceros a Actividades de ingresos

cambio de promesas de pagos futuros.

7. Los terceros pagan los recursos que

les fueros distribuidos.

RESUMEN DE LAS TRANSACCIONES

Los principios de contabilidad requieren que ciertos hechos económicos que son
representativos de fuerzas o entidades externas e internas deben consignarse en la
contabilidad y por ende reflejarse en los estados financieros. De aqui se tiene que no todos los
hechos económicos que puedan afectar potencialmente la naturaleza y valor de los recursos
de una institución están considerados en los estados financieros. No se quiere decir con esto
que sean incluidos todos, sino que de ellos se debe hacer un reconocimiento selección.
Los hechos económicos una vez transformados o procesados vienen a conformar los estados
financieros. Esto se logra por medio de las transacciones, las cuales fluyen a través de los
sistemas.

Hechos económicos y transacciones

Un hecho económico es solamente un efecto potencial sobre los estados financieros, mientras
que una transacción representa al hecho económico que se le ha dado reconocimiento de
producir el efecto potencial. En otros términos, es la realización o materialización del hecho
económico.

El hecho económico puede originar varias transacciones. Así se tiene que un embarque de
mercancías puede producir varias transacciones separadas como: facturación, cuentas por
cobrar, inventarios y costo de ventas.

Los hechos económicos que deben reflejarse en los estados financieros de una empresa o
institución, no necesariamente todos se convierten en transacciones y requieren ser
procesados. Por ejemplo, los cambios en los niveles generales de precios pueden informarse
en los estados financieros, pero no implica esto que se lleven a efecto transacciones.

CICLO DE TESORERIA

Naturaleza y funciones

Este ciclo comprende aquellas funciones relativas a los fondos de capital; por lo tanto, se inicia
considerando las necesidades de efectivo, distribución y aplicación del disponible,
culminándose con su retorno a las funciones que lo originaron, como inversionistas,
acreedores, etc.

Un ciclo regular de tesorería comprende, entre otras, el desarrollo de las siguientes

actividades: a) Administración del efectivo e inversiones, de las deudas u obligaciones, de las
acciones y demás valores mobiliarios; b) Mantenimiento de relaciones con instituciones
financieras y afines; c) Custodia del efectivo y demás valores, incluyendo conciliaciones de
saldos; d) Acumulación y pago de intereses y dividendos.

Las funciones del ciclo de tesorería pueden dar iniciación a registros contables representativos
de hechos económicos por: adquisición de obligaciones y sus operaciones de pago, emisión y
retiro de acciones; operaciones de compra y venta de divisas, etc. Ingresos y desembolsos. En
el ciclo de tesorería se recibe y desembolsa efectivo como culminación de las transacciones
propias de esta actividad. Debe entenderse que la entrada y salida del efectivo

no solamente proviene del ciclo de tesorería sino también de los ciclos de ingreso y adquisición
y pago, que originan entradas y salidas de efectivo

En una empresa se da la función de ingresos y desembolsos de efectivo, que puede provenir

de uno o mas de estos ciclos, la cual se une para efecto de procesarse; por lo tanto, los
ingresos y desembolsos del ciclo de tesorería, del de adquision y pago e ingreso van unidos. De
esta manera, una función de ingresos de efectivo puede identificarse con el ciclo de tesorería o
de ingreso. Similarmente una función de desembolso de efectivo bien puede corresponder al
ciclo de tesorería o al de adquision de pago. Esto conlleva a decir, que la función de ingresos
desembolsos es común para estos ciclos, para situar o localizar esta función común en un ciclo
determinado, lo mas apropiado es hacerlo en razón al volumen de transacciones que produce
cada ciclo que implica esta función.
 Ciclo de Ciclo de
ingresos adquisición y
pago

Necesidad del
recursos Distribución Inversiones
efectivo

CICLO DE TRANSFORMACION

Este ciclo no es dable en todas las organizaciones empresariales con la misma extensión Es
básico o propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que desarrollar
funciones de proceso para llegar a un bien final.

Las funciones de un ciclo de transformación encierran el manejo combinado de recursos. Son

asignables a este ciclo, las funciones relacionadas con los inventarios, propiedades y equipos
depreciables, recursos naturales, seguros preparados y otros bienes que sean clasificables
como activos no monetarios.

En una empresa industrial, la actividad más importante del ciclo de transformación es la

elaboración de artículos haciendo uso de los recursos adquiridos con ese propósito, como
materias primas, mano de obra directa y los factores indirectos del costo por lo tanto, este
ciclo abarca las funciones de proceso y los movimientos de todos los recursos atinentes a los
inventarios hasta que se obtengan los productos finales y se realice su almacenamiento en las
instalaciones de la empresa.

Respecto a un ciclo de transformación, la contabilidad abarca los procedimientos

indispensables para rendir cuenta del flujo de recursos dentro del ámbito de la empresa y su
aplicación a los periodos que benefician. Los inventarios, las propiedades y equipos en lo que
concierne a la renta o alquiler y depresión según sea el caso, gastos preparados y otros activos
no monetarios y gran cantidad de pasivos acumulados, se aplican normalmente dentro del
proceso de transformación.

Relación con otros ciclos. El ciclo de transformación en lo que respecta a inventarios se

relaciona o enlaza con otros ciclos, primordialmente con el de adquisición y pago, ingreso e
informe financiero. En el de informe financiero produce efectos cuantitativos por las
afectaciones de saldos y con los demás ciclos, las funciones son de control. Ast se tiene que
una verificación fisica en los inventarios de productos terminados, tendrá una incidencia en el
cielo de informe financiero, por los ajustes (afectaciones de saldos) que haya necesidad de
efectuar y en el ciclo de informe transformación, una de responsabilidad en lo atinente al
control que se debe ejercer.

Los enlaces de este ciclo con el de adquisición y pago, están dados en las operaciones por
compra de materias primas y erogaciones por mano de obra, con el ciclo de ingreso, en las
ventas y embarques de productos terminados, en lo tocante del ciclo de informe financiero, el
enlace se da por actividades de resúmenes, registros, asientos, clasificaciones, etc., en los
libros y demás documentos contables.

Las empresas utilizan diferentes métodos de contabilidad para la asignación de costos a los
bienes producidos, como costeo por órdenes específicas, mediante el cual los elementos del
costo (materiales directos, mano de obra directa, costos generales de fabricación o carga
fabril) se acumulan por órdenes o lotes. Costos por procesos continuos o
departamentalización, en el cual la producción en cierta forma es permanente y los elementos
del costo se acumulan por departamentos (de servicios y productivos) durante un periodo

terminado, conllevando finalmente la distribución del costo de cada uno de los departamentos
de servicios, hacia los departamentos productivos. Otras empresas utilizan el sistema de la
contabilidad de costos estadísticos, que consiste en

tratar los elementos del costo independientemente de la contabilidad ordinaria. Los

resúmenes e informes de costos de producción se convierten en tabulaciones o registros
estadísticos donde se enumeran y totalizan los elementos del costo, sin que se anoten en los
libros contables. Este sistema implica que, para determinar el costo de los productos
manufacturados y vendidos, se deben efectuar inventarios físicos para efecto de establecer el
costo de los materiales, los productos en proceso y los productos terminados.

También ha cobrado últimamente fuerza el llamado "costeo directo o variable, que incluye
como elemento del costo solamente los variables, constituyendo estos los costos de los
productos fabricados, siendo excluidos por lo tanto los costos fijos, que son considerados
gastos operacionales, esto es, no se capitalizan a los productos. El funcionamiento de este
sistema implica una correcta discriminación o separación de los costos variables y los fijos.

Particularidades del ciclo de transformación. Este ciclo encierra una serie de características que
bien pueden comprender.

a) Funciones especiales: estas implican: sistemas de contabilidad de costos, controles de

producción, contabilidad de propiedades, actividades de planeación, presupuestación
análisis cuantitativos y cualitativos.

b) Asientos contables: Estos pueden ocurrir por depreciaciones y amortizaciones de

propiedades y gastos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de materias
primas a productos en proceso y a productos terminados, gastos generales de
fabricación absorbidos, variaciones y valuaciones.

c) Documentos y formas: Son diversas las formas y documentos que se pueden crear y
utilizar en este ciclo. A manera de ejemplo se enumeran los siguientes: reportes de
mano de obra, requisiciones de materiales, ordenes de producción cedulas de
movimientos y desperdicios, hojas de trabajo de clases y asignaciones de gastos
generales de fabricación, autorizaciones de ajustes y desembolsos capitalizables.
 d) Base de datos: Los datos más usuales de indole dinámica son: archivos de
propiedades, análisis de amortizaciones y depreciaciones. De carácter relativamente
estáticos o de referencia son: archivo maestro de productos, que comprende
información de costo, hojas de ruta y enlaces de materiales.

CICLO DE ADQUISICION Y PAGO

Ciclo de especial importancia, que encierra operaciones de Compra y Nomina. Por su

naturaleza, este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura
contable. Para una mejor concepción de sus funciones, en lo dable se hace una separación de
las actividades de Compra y de Nómina.

Las funciones de Compra usualmente abarcan operaciones de adquisición de bienes,

mercancías y servicios, clasificación, resumen e información de las compras y de los pagos.

Por estas funciones, el ciclo ordinariamente afecta rubros de: efectivo, inventarios, gastos,
propagados, propiedades, cuentas por pagar, gastos acumulados, costos generales de
fabricación, gastos de ventas y embarques, gastos generales y de administración, impuestos y
otros ingresos y gastos.

Las funciones de Nómina del ciclo, ordinariamente abarcan operaciones de: Clasificación,
resumen, información y pago de los servicios de los empleados. Por esas funciones, el ciclo
puede afectar los rubros de: Efectivo, inventarios, propiedades, cuentas por pagar, gastos
acumulados, costos de fabricación, gastos de ventas y embarques, gastos generales y de
administración.

En Nómina se llevan a cabo afectaciones cargando cuentas de resultados por remuneraciones

devengadas por los empleados (sueldos, sobresueldos, tiempo suplementario, prestaciones
sociales, subsidios, etc.); impuestos sobre nómina, pensiones, seguros de grupo, etc. Se
afectan cuentas por pagar por: Deducciones de nómina (retención para impuestos a la renta,
aportes a la seguridad social, primas de seguros, cooperativas, fondos de ahorro, cuotas
sindicales, etc.). Pasivos acumulados por: Remuneraciones y beneficios adicionales
(bonificaciones, comisiones, pensiones y vacaciones acumuladas, etc)

También, por operaciones de nómina, se efectúan cargos y créditos a cuentas de: Inventarios
por el pago de mano de obra directa e indirecta; cuentas de propiedades por pago de
remuneraciones devengadas por el personal, cuando estas tienen relación de casualidad con el
bien, como es el caso de las construcciones y adiciones respecto a la mano de obra incurrida.
Se acreditan. Cuentas de efectivo, por remuneraciones devengadas por el personal; cuentas a
pagar, por aquellos pasivos acumulados, que bien pueden ser por cualquiera de los conceptos
de las remuneraciones devengadas por los empleados y jubilados.

Un aspecto de trascendental importancia en este ciclo, es la debida coordinación que se tiene

que mantener con el ciclo de transformación con el objetivo de las adquisiciones que se hagan
para la producción, sean las adecuadas en volumen, calidad, especificaciones, condiciones,
etc.; además, para que se mantengan los niveles de inventarios necesarios.

El desarrollo de estos aspectos involucra la aplicación de las Técnicas de Administración de

inventarios, (clase de control necesario, cantidad económica de pedido, punto de reorden).
Particularidades del ciclo de adquisición y pago. Este ciclo tiene una extensa relación con los
demás ciclos, lo que hace que sus particularidades se identifiques de manera especial con
ellos. Como las funciones de compra y nomina son singularmente distintas, determine que se
presenten separadamente. No obstante, en aquellos casos cuando los edificios un construidos
por la empresa, esta actividad se relaciona tanto con la función de compra como con la de
nómina. En este caso, por aspecto de identificación, se presenta esta función en la de nómina,
pero debe entenderse que la adquision de materiales es un aspecto de compras y por lo tanto
su valor es capitalizable al costo de la corar, como también el costo de la maquinaria y
herramientas consumidas en el periodo de construcción o su depreciación proporcional al
tiempo de utilización.

a) Funciones especiales:

Compras. Esta función comprende: selección del proveedor, solicitud de las compras, efectuar
las compras, recepción, control de calidad, cuentas a pagar y desembolsos de efectivo.

Nomina. Esta función implica selección de personal, relaciones laborales, información y control
de asistencia, contabilidad de nómina. Desembolsos de nómina, contabilidad de proyectos
(obras capitalizables, mano de obra, honorarios, trabajos de investigación, etc.).

CICLO DE INGRESO

Naturaleza y funciones

El ciclo de ingreso comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos y/o
servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de
balance como cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas
dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas provenientes de
sistemas de ingresos. Del estado de resultados, encierra rubros de ventas, costos de ventas por
aspectos de su determinación, impuestos sobres las ventas e ingresos financieros producidos
por los sistemas de ingresos, provisiones por cuentas dudosas. Es importante destacar que
cuentas de efectivo (tesorería) son afectadas por el ciclo de ingreso.

En las empresas industriales y comerciales, el rubro o cuenta fundamental del ciclo de ingreso
lo constituye "Cuentas y Efectos por Cobrar", mientras que, comparado este ciclo con el mismo
en las instituciones financieras, el rubro principal lo constituye "Prestamos y Descuentos" y
otros en menor grado como "Inversiones" y "Servicios".

Particularidades del ciclo de ingreso. Las características o atributos principales de este ciclo
son:

a) Funciones especiales: Cuentas a cobrar, concesión de créditos, entrada de pedidos,

despachos y embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas, gestiones de cobro,
registro de comisiones, garantias, etc.

b) Asientos contables: Ventas, costo de ventas, ingresos a caja, devoluciones y rebajas,

descuentos por pronto pago, provisiones para cuentas dudosas, castigo y recuperaciones de
deudas dudosas, comisiones, obligaciones por impuestos, acumulaciones de gastos e ingresos
extraordinarios.
c) Documentos y formas: Se destacan pedidos a clientes, ordenes de ventas, ordenes de
embarque, facturas de ventas, avisos de remesas, formas para ajustes y conocimientos de
embarque.

d) Bases de datos: Algunos de carácter estático o de referencia son los archivos maestros de
clientes y de crédito, catálogos de productos y listas de precios. De indole dinámica o de
saldos, se tienen los archivos de ordenes pendientes, detalles y características de las cuentas a
cobrar y archivos de análisis históricos de ventas.

e) Enlaces con otros ciclos: Las conexiones de este ciclo hacia los demás están dadas con el de
tesorería por el aspecto de los ingresos a caja con el ciclo de transformación.

CICLO DE INFORME FINANCIERO

Naturaleza y funciones

Se diferencia fundamentalmente este ciclo de los demás, en que no procesa transacciones,

sino que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y
reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Se tiene entonces, que la
finalidad de este ciclo es informar a la dirección de la empresa en sus organismos esenciales
como asambleas de accionistas, juntas directivas, consejos, comités, funcionarios y terceros
interesados o vinculados como organismos gubernamentales, prestamistas o acreedores, etc.,
la situación de la empresa y el resultado provenientes del proceso de transacciones.

Contablemente este ciclo recibe asientos primarios o de diario provenientes de los otros
cuatro ciclos, que son los que procesan transacciones.

Las diversas cuentas del mayor general deben evaluarse y analizarse en este ciclo conciliarse
con la información que recibe de los otros ciclos. Este paso es indispensable efectuarlo, sobre
todo cuando el proceso de análisis y evaluación no se completa en las funciones que
desarrollan los ciclos que procesan transacciones. De tal manera, se tiene que el grado de
obsolescencia o de existencia excesiva de inventarios y la posibilidad de recaudo de las cuentas
por cobrar, pueden habitualmente manejarse y establecerse en los ciclos de transformación e
ingreso. No obstante, si para los ciclos que procesan transacciones no se tiene certeza de la
existencia y operancia de procedimientos para cumplir con este paso, deben llevarse a cabo
análisis y evaluaciones de las diversas cuentas como una función integrante del ciclo de
Informe Financiero.

El ciclo de Informe Financiero también comprende aquellas funciones de conversión de

estados en moneda legal y extranjera de empresas filiales, consolidación y reclasificaciones.
También abarca este ciclo, los conceptos y apreciaciones de la Dirección respecto al medio
externo y reconocimiento de hechos en ese ámbito y la obtención de datos para notas e
información supletoria. El resultado principal de este ciclo se traduce en la preparación de los
estados financieros de conformidad con principios de contabilidad y disposiciones de carácter
legal, como también informes para la Dirección y funcionarios y otros de características
especiales, para los niveles operativos.

Particularidades del ciclo de Informe Financiero. Características de este ciclo son las siguientes:
a) Funciones especiales: Pases al mayor general, datos para notas e información
suplementaria, elaboración de asientos de diario (cuando no se hace en otros ciclos),
consolidaciones, conversión de datos de monedas diferentes a la de curso legal, elaboración
de informes, archivo de datos financieros.

b) Asientos contables valuaciones (si no hacen en otros ciclos), eliminaciones y

reclasificaciones.

c) Documentos y formas: Asientos de diario, estados financieros e informes diversos.

d) Bases de datos: Los datos más destacados de indole estática o de referencia son la
clasificación de cuentas, presupuestos y en cierta forma datos de condición económica tales
como tiempos de cambio, indicadores, patrones legales de medición y ajustes, Como datos d
carácter dinámico o de saldos, se tienen el libro mayor general, libros auxiliares y minutas.

e) Informes generales u ordinarios. - Balances de comprobación, balances generales y estados

de resultados, informes por responsabilidades, informes de resultados por dependencias o
secciones, estado de cambios en la situación financiera y declaraciones de renta y patrimonio.

f) Enlaces con otros ciclos: Asientos de diario de otros ciclos e informes a la función de
planeamiento financiero y control
EVIDENCIA DE AUDITORIAS

Concepto: hechos comprobados que el auditor utiliza para formar su criterio profesional

Tipo de evidencia

Evidencia física se obtiene la evidencia física mediante inspecciones u observaciones directas

de:

 Actividades ejecutadas por las personas

 Documentos y registros
 Hechos relativos al objetivo del examen

La evidencia física se denomina en un memorándum que puede ser firmado incluso por los
funcionarios que pudieron haber intervenidos

Ejemplo: toma de inventarios

Evidencia testimonial es la información obtenida por personas externas o interinidad a la

entidad.

Ejemplo: entrevista y declaraciones de funcionarios de la entidad

Evidencia documental es la evidencia en escritos registros documentos ect

 Evidencia documental externa: facturas vendedores y correspondencia

 Evidencia documental interna: registros contables comunicación interna

Contabilidad de la documentación

Evidencia analítica se obtiene de analizar o verificar la información. Surge de los

procedimientos de auditoria donde el auditor aplica su criterio para encontrar conformidades
y disconformidades

Atributos de la evidencia

 Suficiente
 Competencia
 Pertinencia
Evidencia suficiente

Se refiere a que no se necesita efectuar mayores indagaciones puesto que estamos

convencidos de esa realidad

La evidencia suficiente debe estar adecuadamente presentada y expuesta en los papeles de

trabajo, los cuales deben ser íntegros y contener las conclusiones de la evidencia

Evidencia competente

Debe ser válida, confiable y que no s dude de su validez

Los siguientes supuestos constituye criterios útiles, para juzgar si la evidencia es competente.

Evidencia pertinente

Es pertinente cuando se relaciona con el hallazgo específicos: el hallazgo deber ser objeto de
su propio desarrollo (C,C,C,E,R)

Las 3 características de la evidencia obtenida por el auditor le permiten al criterio a emitirse en

los informes

Confiabilidad de la evidencia

 Conocimiento obtenido directamente a través de las percepciones

 Documentación externa
 Condiciones del control interno
 Documento originales
 Riesgos de detección

Características de la evidencia documental

 Copia de documentos: certificados

 Extractos frente a copias: adecuados extractos en P/T que no distorsionen la
información de las copias
 Material grafico: so de fotografías, uso de diagramas de sectores, curvas. Tc

Beneficios de la entrevista.

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA Y MÉTODOS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

CONTENIDO

 11.1. TIPOS DE EVIDENCIA

 11.1.1. EVIDENCIA FÍSICA
 11.1.2. EVIDENCIA TESTIMONIAL
 11.1.3. EVIDENCIA DOCUMENTAL 11.1.4. EVIDENCIA ANALÍTICA
 11.2. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA
  11.2.1. SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA
 11.2.2. COMPETENCIA
 11.2.3. PERTINENCIA (RELEVANCIA)
 11.3. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA
 11.4. CARACTERÍSTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL
 11.5. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE ENTREVISTAS

Evidencia de auditoria y métodos de obtención de información

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y

pertinentes, que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida
durante la labor de auditoría, a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los
registros. La actividad de auditoría se dedica a la obtención de la evidencia, dado que ésta
provee una base racional para la hechos efectuados por el auditor, y en general todo material
usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados. Los contenidos de este
capítulo son los siguientes:

 Tipos de evidencia.
 Atributos de la evidencia.
 Confiabilidad de la evidencia.
 Características de la evidencia documental.
 Obtención de información a través de entrevistas.
 Utilización de fotografías y otros medios visuales.
 Obtención de información mediante encuestas.

11.1. TIPOS DE EVIDENCIA

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos:

 Evidencia física.
 Evidencia testimonial.
 Evidencia documental.
 Evidencia analítica

11.1.1. EVIDENCIA FÍSICA

Se obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observación directa de:

 Actividades ejecutas por las personas

 Documentos y registros.
 Hechos relativos al objetivo del examen.
La evidencia física, se documenta en un memorándum que resume los asuntos revisados,
papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la verificación practicada,
pudiendo ser el resultado de una inspección y estar representada por fotografías, cuadros,
mapas u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma
eficaz, de explicar o describir una situación en un informe. Por ejemplo, una fotografía clara de
un almacén que ilustra prácticas ineficientes, tiene un impacto mucho mayor que cien
palabras.

El auditor debe obtener evidencia fisica, como por ejemplo "muestras" en respaldo de sus
hallazgos. La efectividad de la labor de auditoria varía, según se adquiera familiaridad con la
naturaleza fisica de las operaciones, bienes y otros recursos de la entidad. La habilidad de
informar acerca de una condición identificada, es mucho más convincente que declaraciones
basadas en otros tipos de evidencia.

Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoria efectúen la inspección fisica.
Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la
entidad, para que éstos los acompañen y corroborar los hallazgos. Es práctico firmar el
memorandum o acta de inspección, según sea el caso, a fin de evitar cualquier controversia
acerca de la precisión de los hallazgos de auditoría, los cuales deben formar parte de los
papeles de trabajo.

El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el reconocimiento del valor de la

evidencia física depende, en gran parte del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si éste
se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los inventarios, las
condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de la entidad.

11.12. EVIDENCIA TESTIMONIAL

Es la información obtenida de otros, a través de cartas o declaraciones, recibidas en respuesta

a indagaciones o por medio de entrevistas. El resultado de las entrevistas puede expresarse en
un memorandum basado en notas, tomadas durante ellas. Es conveniente que tales
declaraciones estén firmadas por los funcionarios o empleados entrevistados. La declaración
verbal o escrita de un funcionario acerca de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de las
existencias en almacén, tiene un valor limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan
más importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas
físicas de inventario.

Las declaraciones de funcionarios de la entidad, son fuentes valiosas de información

(explicaciones, justificaciones o líneas de razonamiento) y proporcionan elementos de juicio,
que no serían fáciles de obtener a través de una prueba de auditoría.

11.1.3. EVIDENCIA DOCUMENTAL

Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratos y otros. La forma

más común de evidencia en la auditoría, consiste de documentos clasificados como:

Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y
correspondencia que se recibe).

Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo. registros contables,
correspondencia que se envía, guías de recepción y comunicación interna).

El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental, utilizada en respaldo de

sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente
de su lugar de origen es más confiable, que el mismo documento obtenido en la entidad.
Siempre debe considerarse la posibilidad, de que los documentos obtenidos en la entidad
podrían estar alterados. Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no
está seguro de que las alteraciones son apropiadas, sería conveniente efectuar una verificación
de la fuente de origen.

Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son:

 Si los documentos han circulado fuera de la entidad.

 Si los procedimientos de control interno de la entidad, son satisfactorios para asumir
que la evidencia es precisa y confiable.
 Si la evidencia está sola o si sirve, para corroborar otros tipos de evidencia.

La evidencia interna que circula fuera de la entidad, puede tener la misma confiabilidad que la
evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos a revisión y
aprobación externa. Algunos ejemplos son órdenes de compra, devueltas con el visto bueno
del proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas.

Los procedimientos internos, tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia

documental, que se origina en la entidad y que circula sólo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de
control de asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada sí:

 El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de control;

 El área de personal verifica la tarjeta de control, comparándola con la información del
área de trabajo; y,
 Los auditores internos o la administración, efectúan revisiones sorpresivas de
asistencia.

11.1.4. EVIDENCIA ANALÍTICA

Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional del auditor acumulado a

través de la experiencia, orienta y facilita el análisis.

La evidencia analitica puede originarse de:

 Computaciones,
 Comparaciones con
a) Normas establecidas;
b) Operaciones anteriores;
c) Otras operaciones , transacciones o rendimiento
d) Leyes o reglamentos;
  Raciocinio.
 Análisis de la información dividida en sus componentes.

ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA

Los atributos de la evidencia pueden referirse a:

 Suficiencia
 Competencia
 Pertinencia (Relevancia)

11.2.1. SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA

Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que, al ser informada a una
persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento específico del asunto, arriba a
la misma conclusión del auditor.

Suficiencia.

Se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de pertinencia y

competencia. La norma general básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoría,
manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo
requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias.

La complejidad de la actividad de auditoría y el tipo de hallazgos Identificados es tan grande,

que no es factible percibir en términos específicos, la naturaleza de toda la información de
respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. Para que un hallazgo tenga un soporte
apropiación en los papeles de trabajo, es necesario que se efectúen todos los pasos de su
desarrollo. Además, los papeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el
proceso, resúmenes claros o extractos de documentos necesarios, para. demostrar el trabajo
efectuado y los resultados obtenidos.

Un paso importante es identificar los efectos de una deficiencia. El efecto puede visualizarse,
por ejemplo, al incurrirse en un mayor costo; no lograr los objetivos y metas previstos o
provocar reacciones adversas, en las operaciones de la entidad. Los papeles de trabajo de
respaldo, deben demostrar los efectos en la forma más específica posible, basándose en
computaciones, comparaciones, declaraciones, documentación de la entidad, Informes de
auditoría interna u otras fuentes.

11.2.2. COMPETENCIA

Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la
competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para
dudar de su validez o su Integridad. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa
situación en su informe.

Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles, para juzgar si la evidencia es competente:
  La evidencia obtenida de fuentes independientes, es más confiable que la obtenida del
propio ente auditado.
 La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control Interno
apropiado, es más confiable que aquella obtenida cuando el sistema de control
Interno es eficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
 La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación Inspección,
es más confiable que la que se obtiene en forma Indirecta.
 Los documentos originales, son más confiables que sus copias.
 La evidencia testimonial que obtenida en circunstancias, que permite a los
informantes expresarse libremente, merece más crédito que aquella que se obtiene,
en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden
sentirse intimidados).

Evidencia suficiente, competente y relevante

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación

de pruebas de control y procedimientos sustantivos, que le permitan fundamentar
razonablemente los Juicios y conclusiones que formule, respecto al organismo, programa,
actividad o función que sea objeto de la auditoría.

11.2.3. PERTINENCIA (RELEVANCIA)

La evidencia pertinente es aquella, que es válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los
papeles de trabajo e Información acumulada al desarrollar un hallazgo especifico, deben tener
una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Este requerimiento no excluye el
tomar notas

apropiadas o, hacer observaciones que serán consideradas para otras áreas problema a
examinar. Debe evitarse, la acumulación Indiscriminada de papeles y documentos referidos al
tema, que no tienen relación directa con el hallazgo de auditoria

11.3. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA

Al obtener evidencia y evaluaría el auditor gubernamental debe considerar la siguiente:

 Conocimientos obtenidos directamente, a través de la percepción sensorial del

auditor. Son más persuasivos, que aquellos conocimientos logrados indirectamente
(Por ejemplo, en un examen físico el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.).
 La evidencia obtenida directamente por el auditor, de fuentes ajenas e independientes
a la entidad auditada provee, de mayor seguridad y confiabilidad. (Por ejemplo;
confirmación directa de saldos bancarios, préstamos, actividades de contratistas, etc.).
 La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de control interno,
tiende a ser más confiable. (Por ejemplo: pruebas de que una transacción no ha sido
iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por una sola persona).
 Las originales de documentos, son más confiables que sus copias
 El costo fin efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más confiable y
deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría obligatoriamente que aceptar
 evidencia de menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro de las
circunstancias.
 Lo más importante del asunta a ser verificado (hallazgo de auditoría), requiere la
obtención de la evidencia más sólida y consistente, y consecuentemente puede
justificar la obtención de evidencia más costosa.
 Los Indicios de riesgo relativos más elevados de lo normal, exigen al auditor obtener
más mejor evidencia que aquella requerida en circunstancias normales.
 La evidencia corroborativa, constituye aquella que permite al auditor, llegar a
conclusiones a través de un proceso válido de raciocinio, pero que en sí misma no es
concluyente. Sirve únicamente para fortalecer a apoyar la confiabilidad de la evidencia
obtenida.
 Una cantidad pequeña de evidencia de calidad excelente, puede ser más confiable que
una gran cantidad de evidencia de menor calidad.

11.4. CARACTERÍSTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL

La evidencia documental está constituida generalmente, por documentos, registros, contratos,

comunicaciones originales; sin embargo, su presentación puede estar planteada en coplas,
extractos de documentos, material gráfico o artículos en diarios y revistas. Deberá
considerarse, además, lo siguiente:

 Copia de documentos
 Extractos frente a copias.
 Material gráfico.
 Artículos en diarios y revistas.

Coplas de documentos

Generalmente, debe aceptarse como confiables las copias de documentos de los archivos de la
entidad, si son necesarios para respaldar un hallazgo. Una copla autenticada por el funcionario
fedatario de la entidad que es fiel del original, puede ser conveniente en algunas
circunstancias, pero debe limitarse solo a documentos importantes, como cuándo se considera
utilizarlos en procesos judiciales. La importancia de un hallazgo de auditoría, determinará a
menudo el tipo de evidencia que debe retenerse en los papeles de trabajo. Por ejemplo, si el
hallazgo implica un compromiso por una compra específica, una copia de la orden de compra,
puede ser la evidencia básica a retener en los papeles de trabajo.

Los extractos preparados a mano por el equipo de auditores de los documentos de la entidad
son, generalmente un respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es
preferible tener copias de los documentos de mayor Importancia. A veces los errores se
introducen en forma inadvertida en los extractos. El respaldo para un hallazgo de importancia
será más conveniente, sl es copla exacta del documento original. Et auditor debe aplicar su
buen Juicio y prudencia, al determinar que documentos requieren ser fotocopiados.
Material gráfico.

A menudo el mejor registro de una condición física existente en el momento de examen, es

una serie de fotografías. La entidad puede tener un archivo de fotografías que debe revisarse
para su posible utilización. La utilización apropiada de fotografías y otro tipo de material visual,
hacen que los informes de auditoría tengan un mayor significativo, el resaltar los puntos
centrales de manera más energética y estática

Artículos en diarios y revistas

Los datos y revistas son a menudo una fuente út de Información general, antecedentes y
hechos actuales relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe
considerar solamente como fuente colateral y no principal, de información sustentativas.

11.5. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE ENTREVISTAS

En el curso de la auditoria siempre es necesario que se obtenga información sustancial,

durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. Es
importante que el auditor, reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al
entrevistar, a personas entendidas durante su labor. Le información obtenida durante las
entrevistas, también puede utilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir,
la información obtenida por otras fuentes.

Utilización de información verbal

 Puede utilizarse información verbal en el informe de auditoría si:

 Se obtiene la información de una fuente que el auditor confia, es entendida y
responsable
 Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo, indicando que es lo
que se dijo al auditor.

RIESGOS DE AUDITORIA

CONCEPTO DE RIESGO DEAUDITORIA

Es la posibilidad de emitir una opinión incorrecta sobre los estados financieros auditados o
pronunciarse sobre la eficacia, eficiencia o economicidad de una operación en forma
equivocada.
CLASES DE RIESGOS

El riesgo global de auditoria es el resultado de la conjunción:

 Aspectos atribuibles a los sistemas de control, o que se denomina riesgo del control.
 Aspectos aplicables exclusivamente al negocio o actividad del ente,
Independientemente de los sistemas de control desarrollados, lo que se denomina
riesgo inherente.
 Aspectos originados en la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditoria de un trabajo en particular, lo que se denomina riesgo de detección.

CONCEPTO DE RIESGO DE CONTROL

Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o
irregularidades significativas en forma oportuna. Existen circunstancias en que los controles
Internos no son diseñados suficientemente o bien resultan ineficaces. Ante estas situaciones,
existe el riesgo de que dicha estructura de control interno falle en impedir o detectar un error
sustancial.

RIESGO INHERENTE

El proceso de formulación de los documentos contables y administrativos, es susceptible de

errores involuntarios y voluntarios. Este riesgo es denominado como riesgo inherente y
básicamente está dado por la naturaleza de la entidad, el tipo de operaciones, riesgo propio de
esas operaciones, el volumen de las operaciones, el estilo gerencial, la calidad de los recursos
humanos y la integridad de la gerencia. La posibilidad de que ocurran errores e irregularidades
significativos, sin considerar el efecto del control interno.

ORIGEN DEL RIESGO INHERENTE

 La complejidad de los cálculos para la determinación de algunos saldos.

 La existencia de activos valiosos y móviles susceptibles de robo.
 La experiencia del personal
 La antigüedad de los programas computarizados.
 El grado de intervención manual en los sistemas computarizado

4: Mínimo riesgo inherente y alto riesgo de control. es necesario aplicar extensas pruebas (por
el riesgo inherente) pero, como existen problemas de control, será oportuno practicar algún
procedimiento sustantivo tendiente a reducir el riesgo del área que presente el problema.

El lector interpretará que difícilmente en la práctica se presenten situaciones tan claras y

probablemente la mayor parte de ellas sean situaciones intermedias. En esos casos, como en
tantos otros, la única solución posible es aplicar el criterios y experiencia del profesional que
podrá medir y determinar cuál es la cantidad y calidad de procedimientos de auditoria
suficiente para obtener la satisfacción necesaria en cada caso.
RIESGO DE DETECCIÓN

Este riesgo ésta relacionado íntimamente con el auditor, ya que es la posibilidad de que los
procedimientos de auditoria fallen en detectar errores, omisiones o irregularidades que
afectan los estados financieros & Informes administrativos

El riesgo de detección puede ser controlado por el auditor, pues depende directamente de la
forma en que sean planificados y ejecutados los procedimientos de auditoria

FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO DE DETECCIÓN

 No examinaría evidencia disponible

 Incorrecta determinación de la muestra
 Errores en la ejecución de los procedimientos de auditaría
 Incorrecta definición de los niveles de materialidad

 Inadecuada supervisión
 Incorrecta definición de los procedimientos de auditoria
 Ejecución de procedimientos Insuficientes
 Inadecuada interpretación de los hallazgos

Negligencia en la ejecución de los procedimientos

FACTORES EXTERNOS DEL RIESGO INHERENTE

 Nuevos productos en el mercado

 Factores climáticos
 Disposiciones legales y gubernamentales
 Ingreso de otros competidores al mercado

COMBINACIÓN DE RIESGO INHERENTE

Del nivel determinado de riesgo inherente (alto, moderado o bajo) y de control (alto,
moderado o bajo) dependen la cantidad de satisfacción de auditoria necesaria y la calidad de
la misma.

CASO 1: Alto riesgo inherente; mínimo riesgo de control

Corresponde aplicar pruebas de cumplimiento (por el riesgo de control) que brinden suficiente
satisfacción de auditoria (por el riesgo inherente).

CASO 2: Alto riesgo inherente y de control. Corresponde aplicar pruebas sustantivas (por el
riesgo de control) con un alcance extenso (por el riesgo inherente).
CASO 3: Mínimo riesgo inherente y de control

Como ambos, riesgos son mínimos. Es decir, la probabilidad de ocurrencia de errores es

remota, no corresponde asignar demasiados esfuerzos de auditoria a estos casos.
Seguramente será suficiente la aplicación de algún procedimiento analítico global.

OTROS RIESGOS

RIESGO DE INFORMACIÓN

El riesgo de que sea imprecisa la información sobre la que se fundamenta las decisiones
empresariales.

RIESGO DE MUESTREO

La posibilidad de que la prueba aplicada a una muestra conduzca a una conclusión diferente
de aquella a la que el auditor habria arribado si la prueba se hubiera aplicado de la misma
manera a todas las unidades del universo.

Módulo 3

Concepto de procesos de auditoria

Conjunto de actividades interrelacionadas que realiza el auditor en forma sistemática y

adecuada.

Etapas del proceso de auditoria

 Planificación
 Ejecución del trabajo
 Conclusiones y comunicaciones de resultados

Objetivo de la auditoria operativa gestión

La auditoría de operativa de gestión formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de eficacia,
economicidad y en su caso efectividad, con que se han utilizado, los recursos materiales y
financieros.

Un objetivo importante es el de identificar las áreas de reducción de costos, mejorar los

métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines de construcción y de apoyo a las
necesidades examinadas.

Gráfico dela fase de planeación

Análisis general conocimiento de la entidad

Objetivo funcionamiento

Meta aspecto internos

Procesos entorno

Análisis específicos

Evaluación del control interno de gestión

análisis de los elementos más importantes del control interno gerencial

identificación y selección de área criticas

determinar el alcance de la auditoria

elaboración de programas elaboración del M.P.A.

GRAFICO DE LA FASE DE EJECUCION

Ejecución

Ejecución de programas realización de pruebas

Aplicación de herramientas técnicas de auditoria operativa de gestión

Aplicación de indicadores obtención de evidencia

GRAFICO DE LA FASE DEL INFORME DE AUDITORIA

Informe

Elaboración del informe de auditoria

Validación del informe

Entrega del informe

Aclaraciones

Las faces no son secciones independientes

El planeamiento está involucrado en todas las etapas

El informe se empieza a considerar desde el planeamiento

En la fase de ejecución
  Se obtiene evidencia suficiente componentes y pertienentes
 Identificación de hallazgo
 Aplicación de indicadores
 Validación

PROCESOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA DE GESTION

Fase de auditoria

a) Planificación de la auditoria
b) Ejecución de la auditoria
c) Conclusión y comunicación de resultados

Actividades principales

Conocimientos de la entidad y de su entorno

Evaluación del sistema del control interno identificación de áreas críticas e indicadores

Enfoque de auditoria en función de las 4 E

Elaboración del MPA

Elaboración de programa de auditoria

Aplicación de los procedimientos de auditoria

Obtención de evidencia componente (apropiada y suficiente)

Evaluación de cumplimiento de normas de auditoria

Evaluación de hallazgo de auditoria la operativa

Evaluación de los aspectos positivos de las 4E

Elaboración de informes de auditoria

Productos

MPA

Programa de trabajo que incluyen procedimientos de auditoria operativa las 4E

Evidencia y documentación de la auditoria (papeles de trabajo) para establecer el nivel las 4E

Informar la auditoria operativa sobre eficacia eficiencia economía y efectividad