IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su

propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de
documentos que son necesarios conservar en su base de datos, ya que Los archivos
conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en
generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para
preservar su valor y su significado, Evita la pérdida de la documentación, ya que todos
los documentos están integrados e identificados en un único sistema, Evita la pérdida de
tiempo en la recuperación de la documentación y permite el control de acceso y de
seguridad de la información, impidiendo que personas no autorizadas accedan a los
contenidos. Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la
localización de datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y
eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla,
se clasifican porsus características físicas y condiciones de conservación textuales,
gráficos, imagen, cinta, etc cuando tienen una función con un objetivo que deben
cumplir, considera la circunstancia que hace que genere la información los archivos
transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través
de sus diferentes formas, intervienen directamente en el proceso de la toma de
decisiones, aquellas características que hacen posibles la clasificación de un documento
para que esté pueda hacer un archivo son un soporte, técnica,estructura y contenido,
como principios que los documentos deben conservar como parte de la legalidad,
importancia y veracidad que los identifica, teniendo un carácter de seriado ,objetividad
e integridad.