PROCESOS INDUSTRIALES

TEMA: CARACTERIZACION DE UN PROCESO

ESTUDIANTE: JUAN JOSE CACERES SERPA

DOCENTE: ÁNGEL EDUARDO DÍAZ SIERRA

PROGRAMA: TEGNOLOGO EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

FECHA: 23/02/2024
CARACTERIZACION DE UN PROCESO.

La Caracterización, es una herramienta que facilita la descripción, gestión y control

de los Procesos a través de la identificación de sus elementos esenciales. La
caracterización permite una comprensión cabal del objetivo de cada proceso y los
aspectos clave de cómo debe ejecutarse.
 EJEMPLO DE CARACTERIZACION DE UN PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS CODIGO: CT-SGC-01

VIGENCIA:

COMERCIALIZACION DE VEHICULOS MARCA MAZDA VERSIÓN: 00

PAGINA: 1 DE 1
OBJETIVO El objetivo principal de este proceso es llegar a un numero mayor de cliente, con un buen servicio, buena calidad en sus productos y serivcios y prestando un servicio de manera oportuna; con el fin de lograr mayor
participación en el mercado local y nacional.

ALCANCE Aplica a todos los concesionarios MAZAUTOS del Grupo AUTOCORP S.A.S, en el pais
LIDER DEL PROCESO: Gerente General - Gerente Comercial

# PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN / OBJETIVO CICLO SALIDA CLIENTE/ RESPONSABLE DOCUMENTACIÓN REGISTROS
BENEFICIO APLICABLE

Confirmacion del Cumplir con el presupuesto pactado con el

Pedido en firme proveedor (casa matriz), de las compras Gerente General Gerente General
por parte de cada determinadas en el plan de negocios.
Presupuestos: Presupuestos:
matriz Gerente Gerente Comercial (Cali
Manual de
1 Gerente Comercial Presupuesto Cumplir la programación en ventas por P Comercial y tulua)
Cali, Tulúa y Comercialización Mazda Cali, Tulúa y Eje
Confirmación cada sede de Autorcorp, de acuerdo a las Eje Cafetero Cafetero
pedidos de unidades de determinadas en el plan de Asesores Gerente Comercial
colores por casa negocios y confirmación por versión y color Comercial (Eje cafetero)
matriz contenida por casa matriz
 Disponibildiad de
vehiculos de la
casa matriz Confirmacion del
Casa Matriz - Pedido en firme por
Mazda Disponibilidad de Manual de parte de cada
recurso Realizar una programación anual de las Comercialización Mazda
matriz
Gerente Financiero financiero de compras y ventas de vehiculos Mazda en
2 Plan de Negocios P Pedido en firme Gerente Comecial Gerente Comecial
Autocorp cada una de las sedes, distribuidos para
Autocorp Confirmación
cada uno de los meses. Inventario actualizado en
pedidos de
Inventario colores y unidades
Gerente Comercial colores por casa
actualizado en matriz
colores y
unidades

- Test Driver
(prueba de ruta)
- Pedido manual
- Orden de pedido
- Carta de
Bienvenida a la
familia Aurtocorp.
- Formato
declaración
Inventarios - Autorización de
actualizados de negocio
conocimiento de la - Orden de salida
Gerente Comercial fuerza Gerente General de vehículos
Cumplir con el presupuesto de ventas
comercial - Acta de entrega
asignado por el concesionario, mediante el
Gerente del vehiculo en
cumplimiento en ventas por cada asesor. Comercial Asesores Comeciales
Espacio físico para Venta y entrega formato Mazda
Comercialización de Manual de
3 Gerente General exhibición de H de vehiculos al - Hoja de
Vehículos Nuevos Tener más clientes satisfechos en las Comercialización Mazda
vehículos cliente final Asesores Experto Mazda inspeccion final
marca Mazautos y en la marca Mazda, Comercial antes de la
generando valor agregado y fidelización
Logistica en del mismo. entrega en
Experto Mazda transporte, Cliente formato Mazda
alistamiento y - Autorización
lavado de tratamiento de
vehiculos datos personales
en formato Mazda
- Carta
condiciones por
cada version de
vehículo, en
formato Mazda
- Factura de la
venta

Formato de
solicitud de crédito
de
CENTRO DE
Necesidades de
NEGOCIOS
créditos de
La organización
clientes
Brindar soporte a los clientes que Mazautos Carta de la
Asesor Comercial Asesor Comecial financiera con
requieren crédito para la compra de su
Documentación Créditos Cliente Manual de
4 Financieras vehiculo, con el apoyo de la organización H Asesores aprobación del
correspondiente aprobados Financiera CENTRO Comercialización Mazda
Clientes CENTRO DE NEGOCIOS dependiendo de Comercial credito
a cada negocio. DE NEGOCIOS
las necesidades específicas de cada uno.
Cliente Carta de
Financieras
confirmacion del
aliadas
crédito avalada
por CENTRO DE
NEGOCIOS

Gerente General Espacio fisico

Vigilante Tener disponibilidad de vehiculos nuevos, Inventario fisico Experto Mazda
Gerente Comercial Control de Almacenamiento e Manual de Inventario de
5 adecuadamente almacenados para la H en referencias y Gerencia Comercial
inventario inventario Comercialización Mazda vehiculos en DMS
gestiòn comercial. unidades Vigilante
Experto Mazda Aplicativo DMS

Orden de traslado

Orden de
mantenimiento
vehículos nuevos
Consecionarios Orden de
Convenio vigente Manual de alistamiento
Establecer mecanismos de transporte de Vehiculos Gerente
con la Comercialización Mazda vehiculos nuevos
vehiculos entre sucursales para conservar entregados en Comercial
6 Gerente Comercial transportadora Traslados H Gerente Comercial
en óptimas condiciones la calidad del cada sede de
Manual de Entrega Entrega de
vehiculo y sus componenetes manera oportuna Asesor Comercial
Orden de traslado perfecta mazda vehiculos
facturados al
Cliente
transportador
VIGIA SA

Formato Remesa
del proveedor
VIGIA

Datos de los
vehículos a Garantizar el ofrecimiento a todos los
comprar clientes de vehiculos nuevos, de la mejor
opción para asegurar su vehículo, Asesores
Cédula del cliente Comercial Formatos de la
generando un mínimo de cinco Asesora Comercial de Manual de
7 Gerente Comercial Seguros H Venta del seguro aseguradora
cotizaciones con diferentes compañías, Seguros Comercialización Mazda
Formatos de cada elegida
determinando así la mejor opcion al Cliente
empresa cliente de acuerdo a sus necesidades
aseguradora (valor y/o cobertura)
 Experto Mazda Orden de
Técnico Mecánico alisltamiento
Alistador (mecanico)
Realizar alistamiento mécanico a los Contratista de
vehiculos nuevos, bajo los parámetros Polarizados Orden OBTM
Manual de
Distribuidor Vehiculo con Asesores Asesores de Servicio (para instalacion de
Vehiculo nuevo establecidos por la marca. Comercialización Mazda
alistamiento Comercial accesorios)
8 Alistamiento H
Gerencia mecánico y
Orden de trabajo Realizar alismtamiento estético del Manual Estandares
Comercial estético Cliente Formato de
vehiculo (lavado, polichado, polarizado y Posventa MCOL
accesorizado) alistamiento
preentrega de
Mazda (PM-02)

Presupuesto de
respuestos y
accesorios

Inventario
disponible por el
proveedor Mazda Accesorios
Jefe de Repuestos Jefe de Repuestos
de Colombia vendidos Mazautos
Mazda Mazda
Venta de todo respuesto de lujo adicional Factura de venta
Manual de
9 Accesorios y repuestos que se le puede ofrecer a un cliente para H Cumplimiento en Autorcorp
Cliente Inventario en el Asesores Comerciales Comercialización Mazda
accesorizar su vehiculo presupuesto de Recibo de Pago
Almacén de
repuestos y Cliente
Experto Mazda repuestos y Experto Mazda
accesorios
costos

Requierimiento del
cliente

Habilitacion por
parte de los Hoja MC-SINCO
Casa Matriz - asesores Esta actividad se basa en llevar un Gerente de prospecto
Mazda comerciales en la registro de las personas con intención de Semillero de Comercial
página de casa Manual de
10 Prospección compra de vehiculos, con la finalidad de V clientes para Asesores Comeciales Hoja MC-SINCO
Gerente General matriz MC- Comercialización Mazda
dar cumplimiento a las metas de cada ventas futuras Asesores de reporte de
SINCO, pestaña asesor comercial de las diferentes sedes . Comercial seguimiento de
Gerente Comercial prospectos prospecto

Entrega de
vehiculos
facturados al
transportador
VIGIA SA

Formato Remesa
del proveedor
Correo electrónico VIGIA
de la
Garantizar que el consecionario reciba de Vehiculo con
transportadora Manual de Orden de traslado
manera oportuna los vehiculos que han ingreso en
Transportadora con el detalle de Comercialización Mazda
Recepción de sido comprados a la casa matriz, inventario en el Gerencia
11 asignada por la los vehiculos V Alistador Orden de
vehículos mediante el seguimiento de la solicutd de DMS en la Comercial
Distribudora despachados, Manual de recepción de mantenimiento
transporte a la entrega física en cada sede sucursal que
dirección y fecha vehículos vehículos nuevos
del consecionario. corresponde
probable de
entrega Orden de
alistamiento
vehiculos nuevos

Entrega de
vehiculos
facturados al
transportador
VIGIA SA

Orden de trabajo
con el registro de
reparacion de no
Cotización de conformes
Mazautos
reparacion de
Registro de producto no Entrega de
Asegurar que los vehículos que van a ser Autorcorp Experto Mazda
transito y de recibo Control del Producto conforme vehiculos
Transportadora comercializados y entregados a los Técnico Mecánico Manual de
12 de cada vehículo y/o Servicio No A
Transporte Vigia clientes, cumplan con los estandares de Asesores Técnico Pintor Comercialización Mazda facturados al
de entrada al Conforme Correctivos a los transportador
marca en cuanto a calidad y presentación Comerciales Analista de Garantias
concesionario productos no VIGIA SA
conformes
Cliente
identificados Registro fotográfico
con los defectos

RECURSOS MEDICION DEL PROCESO

Internet, lineas tefonicas, Software DMS, Plataforma MC-SINCO, INDICADORES FORMULAS

Claves compañía de seguros
Indice de disponiblidad. numero de pedidos por linea de vehiculo disponibilidad
TECNOLOGICOS / VIRTUALES real de linea por fabrica

Porcentaje de cumplimiento Monto financiaciones en el mes Presupuesto

de financiacion.

Cumplimiento de ventas Ventas mes presupuesto

mes.
Equipos de oficina, Computador, Impresora, Equipo de telefono movil,
Vehiculos Democar, Sala de clientes, cajas para pagos, Espacio de
INFRAESTRUCTURA FISICA
recepción, Seguridad privada, Herramientas manuales, Area de
Trabajo

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DE APROBACION NATURALEZ A DEL CAMBIO

0 05-sep-15 Creacion de Documento
 APROBACIÓN

ELABORO: REVISO: APROBO:

PRACTICANTE DE CALIDAD GERENTE COMERCIAL MAZDA GERENTE GENERAL MAZDA

FECHA: 05-sep-15 FECHA: 05-sep-15 FECHA: 05-sep-15