Módulo 2

Producción
documental
 Documentos audiovisuales

 Fotografías digitales.
 Videos.

Valor científico-cultural:
Requieren un tratamiento especial
 Documentos audiovisuales

• Remitir estos documentos al Archivo

Institucional.
• En el formato correspondiente.
• Se recibirán los documentos previa
coordinación con el Archivo Institucional.
• El espacio de almacenamiento estará en
custodia de la Dirección de Informática.
 Firma Digital

• Una firma escaneada o digitalizada no

equivale a una firma manuscrita ni digital.
• La firma digital es un algoritmo de
encriptación que requiere ser emitida y
respaldada por un ente certificador de
acuerdo a la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos.
• Firma digital avanzada.
Correo electrónico
El correo electrónico debe utilizarse
como un instrumento de comunicación
oficial, pero no como un documento
oficial de la Universidad. Por tanto, Es
necesario tener presente lo siguiente:
• Los correos electrónicos no deben
firmarse digitalmente.
• Escanear un documento y enviarlo vía
correo electrónico, no sustituye al
documento original, el cual debe ser
custodiado por la unidad productora de los
documentos, con las respectivas firmas de
recibido y demás.
• Los documentos escaneados aunque se
envíen por correo electrónico deben
enviarse en papel también, conforme al
artículo 26 del Reglamento del SUGED.
• El correo electrónico no debe utilizarse
para sustituir las convocatorias, agendas y
demás documentos oficiales que deben
generarse.

• Crear los respaldos correspondientes,

especialmente por la movilidad laboral.
 Etiqueta

• No usar el correo de la universidad

para mensajes personales.
• No curiosear en el buzón de los
compañeros de trabajo.
• No dejar mensajes activos en la
pantalla.
• Contestar siempre el recibido del
documento que se adjunta.
 Etiqueta

• Contestar los mensajes con prontitud.

• Cotejar la ortografía.
• Cotejar los errores tipográficos (errores en
las letras o espacios de las palabras).
• Hacer referencia en el mensaje a los
anexos que incluyen.
• Tratar de hacer el mensaje tan agradable
como sea posible. Idealmente de un solo
párrafo.
 Etiqueta

• Ser claro, breve y conciso.

• Usar la línea de asunto más corta,
descriptiva e informativa. Ejemplo:

Asunto: “Presupuesto 2015”

• Utilizar el saludo y la despedida en cada

mensaje. Ejemplo:
 Etiqueta

Estimada señora:

Le solicito (…)

Saludos cordiales,

Nombre de la persona, puesto

Nombre de la oficina y sede
Números de teléfono
• Si se incluye una lista de ítems, es
conveniente numerarlos para facilitar su
lectura y ubicación en la pantalla.
• Al enviar un documento adjunto, refiérase
brevemente a él.
• Motivar al lector a responder rápidamente.
• No utilizar mayúsculas en los mensajes, ya
que se interpreta como si se le está
gritando al lector.
• Sólo envíe mensajes relacionados al
asunto de trabajo de que se ocupa.
• Si el mensaje es confidencial,
controvertido o de difícil explicación,
utilice el teléfono.
• Archive la información o el
documento que considere muy
importante.
¡Muchas gracias!