1.

Tamaño y contenidos

Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su
carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.

Es importante que la primera página de sus cartas lleve:

zxc

Logo

Membrete

Pie de página

Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se
debe poner el logo.

2. Escriba un solo tema en cada carta

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas que
sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que
los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de
un comunicado para responderle a su destinatario.

3. Redacte de forma precisa.

El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida,
utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para
qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser
imprescindibles.
Ejemplo:

“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente

[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es
comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios
que nos ayudan a crecer.

[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se
comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en
todo tipo de transacciones financieras.

[Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya
tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el
inconveniente de baja calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”

854

480

En el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta sería responderle al
destinatario en el primero y el resto del comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían
omitirse. Así se produce la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es
irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información
irrelevante le ahorra tiempo a su lector.

4. Siga el orden lógico gramatical

Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que
se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá
redactar bien sus comunicados.

Ejemplo:

OLG

5. Escritura y tratamiento

Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”.
Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe
en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está
reclamando o dando una orden.

6. Partes obligatorias de la carta

Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.

Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los
distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del
nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los
meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial.
En ningún caso escriba los años con punto.

Ejemplo:

Bogotá D.C., 3 de julio de 2015

Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo.
Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en
alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que
se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.

Ejemplo:

Abogada

ENID CORTÉS VELANDIA

Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera

Infanta, Número 16-23 y Humboldt

La Habana, Cuba

Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después
del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.

Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)

-Le escribo para informarle que (…)

-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)

Evite saludos como:

-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)

-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)

Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas
cortas son:

-Atentamente,

-Cordialmente,

-Sinceramente,

-Respetuosamente,

Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que
el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.

Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre
paréntesis.

Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)

Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)

En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:

Ejemplos:

Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS

Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS

Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.

Recuerde que seguir las normas Icontec no solo le ayudará a transmitir bien su mensaje, además le
permitirá mejorar la comunicación interna y la imagen corporativa de su organización. Consulte sus
dudas en el portal de la Real Academia Española (RAE) web www.rae.es o con la Fundación del Español
Urgente www.fundeu.es. Y si quiere mejorar su ortografía, lea aquí nuestro artículo: Cómo tener buena
ortografía: tres tips útiles para mejorar