CÓDIGO:

MA-FU-001
MANUAL DE FUNCIONES VERSIÓN:0
Y COMPETENCIAS
LABORALES FECHA:
02 de mayo 2023
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MANUAL ESPECÍFICO
DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES

Asociación Alianza Innovación Tecnológica

Abril de 2023
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Tabla de contenido

Introducción................................................................................................... 3

1. Objetivo..................................................................................................... 4

2. ALCANCE.................................................................................................. 5

3. MISIÓN..................................................................................................... 5

4. VISIÓN...................................................................................................... 6

5. VALORES CORPORATIVOS....................................................................6

6. ORGANIGRAMA...................................................................................... 8

7. PERFIL DEL CARGO POR DEPARTAMENTO.......................................9

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Introducción

Este manual es un instrumento de administración de labores y personal mediante el cual

se establece las funciones, competencias y los perfiles requeridos para el desempeño de los

trabajadores que hacen parte de la asociación alianza innovación tecnológica.

Este documento recopila la información correspondiente a los quehaceres en cada cargo,

de acuerdo con el nivel ocupacional y el perfil requerido en términos de educación, formación,

habilidades y experiencia, definiendo y estableciendo las responsabilidades, atribuciones,

funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos.

Este manual está dirigido a cada uno de los trabajadores de la asociación alianza

innovación tecnológica de Ibagué Tolima, que aportan con su trabajo al cumplimiento de

los objetivos, misión y visión de la asociación.

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Objetivo

Definir las funciones y competencias de los trabajadores de la asociación alianza

innovación tecnológica de la ciudad de Ibagué Tolima, adecuándose a los requerimientos que

propendan por el logro de la misión y visión.

Elaborar un manual de funciones, competencias y requerimientos por niveles, de forma

tal que sea un reflejo de la aplicación de la herramienta en los cargos establecidos por la

Asociación.

Contar con una herramienta que es el insumo para la realización de otros procesos

propios como la selección de personal, rotación, la evaluación de desempeño, los procesos de

convocatorias y disciplinarios, además que pueda surgir relacionado con la administración del

talento humano.

Establecer conocimientos básicos que contengan las profesiones de acuerdo con la

clasificación única de ocupaciones para Colombia CUOC.

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ALCANCE

El presente manual de funciones es de aplicación para el personal empleado por la

Asociación Alianza Innovación Tecnológica.

MISIÓN

Alianza Innovación Tecnológica es una asociación dedicada a las industrias TIC en el

departamento del Tolima, con proyectos relacionados al desarrollo de animación, marketing,

IOT, BPO, blockchain y software a la medida, entre otros servicios con entidades públicas y

privadas, que vela por el bienestar de sus empresas asociadas, las cuales son calificadas con una

alta experiencia en el sector, cuenta con reconocimientos en I+D+I (investigación, desarrollo, e

innovación tecnológica), proporcionando desarrollo regional, con enfoque hacia su mercado

objetivo.
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VISIÓN

Para el año 2025, seremos referentes en promover el uso de procesos tecnológicos,

científicos e innovadores a nivel nacional, ofreciendo soluciones de calidad para la

transformación digital de empresas públicas y privadas en todos los sectores económicos.

VALORES CORPORATIVOS

 La confianza ha sido el pilar de nuestra perdurabilidad, y así mismo establecemos

nuestras relaciones tanto al exterior como al interior del grupo empresarial desde la

honestidad y el respeto.

 Tenemos un compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social. Trabajamos

para desarrollar soluciones tecnológicas que sean amigables con el medio ambiente y que

contribuyan al desarrollo sostenible de la región.

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 Garantizamos ética y transparencia en todas nuestras prácticas y decisiones. Así mismo,

afianzamos las soluciones tecnológicas para que cumplan con los estándares de

responsabilidad social.

 Fomentamos la colaboración entre asociados uniendo nuestros recursos y conocimientos

para que cada empresa pueda lograr objetivos comunes y aumentar su competitividad.

 Valoramos y buscamos la innovación y la creatividad. Nos enfocamos en desarrollar

soluciones innovadoras y disruptivas para resolver los desafíos del mercado.

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ORGANIGRAMA
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PERFIL DEL CARGO POR DEPARTAMENTO

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I. Identificación del cargo

Nombre del cargo: Administrador general

Nivel funcional: Administrador

Dependencia: Asamblea general

Jefe inmediato: Represéntate legal

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Aplicar y desarrollar conocimientos, planeando, organizando y direccionando el

cumplimiento de las funciones organizacionales dadas por su jefe inmediato, manteniendo
en buen estado las cuentas y recursos financieros de la asociación Alianza Innovación
Tecnológica para operar correctamente. Orientando eficazmente a la asociación para el
cumplimiento de sus objetivos como son la innovación, la competitividad y la generación
de valor económico y social tanto para el cliente como para sus asociados.

III. Descripción

Gestiona e implementa procesos, procedimientos y actividades administrativas de acuerdo

con lineamientos organizacionales para el cumplimiento de los objetivos de las

dependencias. Realiza tareas de enlace, coordinación y organización en apoyo de los

directivos y profesionales, prepara correspondencia, informes y registros de los

procedimientos y otros documentos especializados. Realiza funciones de secretariado a

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empleados, profesionales y directivos. Se puede desempeñar en el sector público o privado, entre otros.

IV. PERFIL REQUERIDO

EDUCACIÓN EXPERIENCIA LABORAL

(ESTUDIOS APROBADOS)
Veinticuatro (24) meses de experiencia en el
Profesional en Administración de área.
Empresas.

V. Funciones área comercial

 Recibir y revisar los correos electrónicos de los clientes nuevos y antiguos, para

darles una respuesta sobre las inquietudes acerca del inicio o la continuidad de un

proyecto.

 Llevar informe de los clientes al representante legal, para que analice y determine

los pasos a seguir con algunos de los proyectos

 Enviar la respectiva respuesta a los clientes, por alguno de lo medio de

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comunicación (whatsApp, correo electrónico o llamada telefónica), para informales si su proyecto fue aprob
Revisar constantemente lo Canales de comunicación (correos electrónicos, WhatsApp y llamadas telefónicas
Agendar respectivas reuniones para el representante legal, asociados y clientes en los horarios adecuados, pa
Diseñar formatos con las herramientas ofimáticas, según la necesidad de La asociación Alianza Innovación T
Asistir a las reuniones (presenciales o Virtuales) que se le especifiquen (Estas pueden ser en la cuidad o fuer

COMPETENCIAS

COMUNES ESPECIFICAS

 Responsabilidad  Resolución de Conflictos

 Amabilidad  Liderazgo

 Compromiso  Habilidad para las Comunicaciones

 Empatía  Toma de Decisiones

 Respeto  Trabajo Bajo Presión

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 Paciencia Auditiva  Relaciones interpersonales

 Honestidad  Escucha activa

 Agilidad  Comunicación asertiva

 Atención a los Detalles  Pensamiento crítico

 Multitareas

Conocimientos básicos o esenciales

 Técnicas de Negociación

 Manejo de herramientas ofimáticas.

 Servicios de oficina y administrativos

 Servicio y atención al cliente

 Manejo de las herramientas TIC

 Idioma extranjero

 Pensamiento critico

 lógica Matemática

 Evaluación y control de actividades

 Criterio y toma de decisiones

 Flexibilidad y adaptabilidad
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VI. Funciones área salud y seguridad en el trabajo

 Realizar pausa activas y convivencias.

 Revisar constantemente que los elementos de bioseguridad estén completos y en

orden.

 Hacer seguimiento de salud de los trabajadores.

 Planificar y desarrollar actividades tendientes a reducir el estrés laboral.

COMPETENCIAS

COMUNES ESPECIFICAS

 Responsabilidad  Liderazgo

 Amabilidad  Habilidad para las Comunicaciones

 Empatía  Toma de Decisiones

 Respeto  Relaciones interpersonales

 Honestidad  Comunicación asertiva

 Multitareas

 Paciencia
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Conocimientos básicos o esenciales

 Manejo de herramientas ofimáticas.

 Servicio y atención al cliente

 Evaluación y control de actividades

 Manejo de estrés

 Capacitación en como atender una emergencia

VII. Funciones área financiera

 Manejo de cartera de los asociados, recibir los pagos que os asociados envían a la

alianza, diligenciar el archivo Excel con la información de los pagos a los pasantes de

paz y región de la universidad de Ibagué.

 Organizar recibos, facturas para entregarle al contador.

 Planificar, organizar, evaluar y gestionar todas las actividades financieras de alianza y

organizar las tareas financieras y dirigir asuntos administrativos.

 Administración de efectivo en caja menor para asuntos de gastos diarios como

papelería, agua, y / o necesidades básicas.

 Almacenar de forma organizada por fechas los recibos, facturas, cuentas de cobro
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realizadas por el representante legal en un folder específicamente asignado y marcado.

Llevar un monitoreo de asistencia de personal y brindar al contador la información necesaria para gestión de
Proveer diariamente información al contador de una manera precisa de todos los extractos bancarios, especif
Mantener organizados los archivadores ubicados en la oficina con la documentación debidamente selecciona

COMPETENCIAS

COMUNES ESPECIFICAS

 Responsabilidad  Resolución de Conflictos

 Amabilidad  Liderazgo

 Comprensión  Habilidad para las Comunicaciones

 Empatía  Trabajo Bajo Presión

 Respeto  Relaciones interpersonales

 Paciencia Auditiva  Escucha activa

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 Honestidad  Comunicación asertiva

 Agilidad  Pensamiento crítico

 Atención a los Detalles  Evaluación y control de actividades

 Criterio y toma de decisiones

Conocimientos básicos o esenciales

 Gerencia y administración

 Servicios de oficina y administrativos

 Manejo de las herramientas TIC

 Idioma extranjero

 Gestión del talento humano y de personal

 Matemáticas

 Contabilidad e impuestos

 Gestión financiera, administración bancaria.

 Lógica matemática
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VIII. Función administrativa

 Elaborar documentos, correspondencia, actos administrativos, cartas comerciales y

dar respuestas a las mismas de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y
procedimientos técnicos.
 Coordinar con otros miembros del personal asuntos relacionados con las
operaciones de la organización.
 Recepcionar, clasificar y distribuir las comunicaciones de acuerdo con el
procedimiento de la organización.
 Controlar inventarios y tramitar pedidos de la unidad administrativas de acuerdo
con procesos administrativos, lineamientos y procedimientos técnicos.
 Aplicar los procedimientos técnicos establecidos de acuerdo con las políticas de la
organización.
 Atender clientes de acuerdo con protocolos de servicio.
 Asistir la gestión de proyectos de acuerdo con metodologías y normativa vigente.
 Hacer seguimiento a las funciones y evidencias de las pasantes de país y región.
 Gestionar solicitudes para concertar entrevistas, citas, reuniones, actividades y
viajes de acuerdo con procedimientos técnicos y organizacionales.
 Recopilar información de contacto personal de los clientes y adjuntarla a la base de
datos

Competencias

Comunes Especificas
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 Responsabilidad  -Trabajo Bajo en equipo

 Amabilidad  Relaciones interpersonales

 Comprensión  Escucha activa

 Empatía  Manejo de confiabilidad

 Respeto  Gestión del tiempo

 Honestidad

Conocimientos básicos o esenciales

 Gerencia y administración

 Servicios de oficina y administrativos

 Servicio al cliente

 Manejo de herramientas TIC

 Idioma extranjero

 Manejo de herramientas ofimáticas

 Pensamiento critico

 Redacción de texto
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I. Identificación del cargo

Nombre del cargo: Representante legal

Nivel funcional: Gerente

Dependencia: Asamblea

I. Objetivo del cargo.

Direccionar la asociación para el cumplimiento de la misión, visión y los valores

organizacionales, aplicando sus conocimientos, velando por el buen manejo de los recursos
financieros de la asociación alianza innovación tecnológica. Encaminándola hacia el progreso,
la competitividad y la generación de valor económico y social tanto para el cliente como para
sus asociados.

II. Descripción

Planea, dirige y coordina las políticas, planes, programas, mantenimiento y utilización de

telecomunicaciones para cumplir objetivos y metas propuestas, como gerente general de una
empresa u organización que no tiene una estructura jerarquizada de directivos.

III. Perfil requerido

Educación (estudios aprobados)

EXPERIENCIA LABORAL

Ingeniería y tecnología Veinticuatro (24) meses de experiencia en el

área
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Gerencia y administración

Funciones

 Formular, dirigir, planear, evaluar y controlar las estrategias, proyectos, políticas y

planes de la asociación.
 Consultar con los asociados para evaluar las instalaciones, servicios de operación,
mantenimiento, necesidades informáticas y determinar los recursos tecnológicos que
hacen falta para satisfacer las necesidades y formular las recomendaciones para
mejorar el servicio de acuerdo con los protocolos y niveles de servicio.
 Dirigir y controlar las operaciones e instalaciones de los recursos de
telecomunicaciones, analizar el flujo de trabajo, elaborar y establecer normas,
prioridades, plazos y suministrar capacitación para el usuario, a través de
supervisores y personal técnico.
 Desarrollar, establecer y gestionar los presupuestos, políticas; controlar los costos y
gastos para garantizar el uso eficiente de los recursos según el protocolo de la
asociación.
 Establecer y dirigir los procedimientos operativos y administrativos según modelos
de gestión y protocolo de seguimiento de la asociación.
 Planear, dirigir y supervisar la formación, entrenamiento, rendimiento, selección y
contratación del personal de acuerdo con políticas y normativa de la asociación.
 Garantizar el cumplimiento de la normativa en telecomunicaciones conforme a
las agencias reguladoras y directrices gubernamentales.
 Coordinar con la asamblea para resolver problemas conjuntos y asegurar la
eficiencia de operaciones del sistema de telecomunicación.
 Representar a la organización, en negociaciones, convenciones, seminarios,
audiencias públicas, medios de comunicación, foros u otras funciones oficiales.
 Desempeñar funciones afines.

I. Conocimientos básicos o esenciales

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 Gerencia y administración
 Ingeniería y tecnología
 Telecomunicación
 Manejo de las herramientas TIC
 Desarrollo y análisis de software y aplicaciones

II. Competencias

Comunes Especificas

 Liderazgo
 Comprensión de lectura
 Responsabilidad
 Pensamiento crítico
 Amabilidad
 Evaluación y control de actividades
 Comprensión
 Transmisión de conocimiento
 Empatía

 Respeto  Resolución de problemas complejos

 Paciencia Auditiva  Análisis de necesidades

 Honestidad  Vigilancia de las operaciones

 Agilidad

 Atención a los detalles

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Laborales

Conocimientos básicos o esenciales

 Técnicas de negociación

 Manejo de herramientas ofimáticas.

 Servicios administrativos

 Servicio y atención al cliente

 Manejo de las TIC

 Idioma extranjero

 Pensamiento critico

 Lógica matemática

 Evaluación y control de actividades

 Criterio y toma de decisiones

 Flexibilidad y adaptabilidad

Conclusión

Este manual nos ofrece una guía de funciones, conocimientos y competencias estandarizadas
que faciliten la mejora de la productividad de los empleados de Alianza Innovación Tecnológica
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permitiendo cumplir con los objetivos pertinentes a cada cargo y poner eficacia en los procesos
de la asociación entorno a la investigación, desarrollo, e innovación tecnológica.