MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTE

TIPO DE
COMUNICACIÓN QUIÉN A QUIÉN
QUÉ COMUNICAR
INTERNA EXTERNA COMUNICA COMUNICA

A todo el personal
Políticas X X Líder del SIG de la Ferretería y el
publico

A todo el personal
Misión y visión X X Líder del SIG de la Ferretería y el
publico

A todo el personal
Objetivos y metas X Líder del SIG
de la Ferretería

A todo el personal
Matriz de requisitos legales
X X Líder del SIG Partes interesadas
ambientales
que lo soliciten

A todo el personal
Aspectos Ambientales X Líder del SIG
de la Ferretería

Revisión Ambiental Inicial Líder del SIG

X Gerente

Líder del SIG A todo el personal

Programas Ambientales X
de la Ferretería
 Líder del SIG A todo el personal
Controles operacionales X
de la Ferretería

Resultados de evaluación Líder del SIG A todo el personal

X
del SGA de la Ferretería
A todo el personal
Informe de avances y Líder del SIG
X X partes interesadas
desempeño del SGA
que lo soliciten

Comunicaciones externas Partes Líder del SIG

X
SGA interesadas

Partes Líder del SIG

PQRSF del SGA X
interesadas

Ahorro y uso eficiente de A todo el personal

Líder del SIG
los recursos naturales. X X partes interesadas
(Energia) que lo soliciten

Líder del SIG A todo el personal

Estructura del SGA X
de la Ferretería

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA SALUD Y SE

TIPO DE
COMUNICACIÓN QUIÉN A QUIÉN
QUÉ COMUNICAR
INTERNA EXTERNA COMUNICA COMUNICA

A todo el personal
Políticas X X Líder del SIG de la Ferretería y el
publico
 A todo el personal
Misión y visión X X Líder del SIG de la Ferretería y el
publico

A todo el personal
Objetivos y metas X Líder del SIG de la Ferretería y el
publico

Información relacionada al A todo el personal

X Líder del SIG
SG-SST de la Ferretería

Funciones,
responsabilidades, A todo el personal
X Líder del SIG
competencia, y autoridad de la Ferretería
en SST

Peligros y sus Riesgos A todo el personal

X Líder del SIG
Relacionados de SST de la Ferretería

Actos y Condiciones de A todo el personal

X Líder del SIG
Inseguras de la Ferretería

Ejecución de evaluaciones A todo el personal

X Líder del SIG
médicas de la Ferretería

Procedimientos seguros de A todo el personal

X Líder del SIG
trabajo de la Ferretería

A todo el personal
Plan de emergencias X Líder del SIG
de la Ferretería
 Gerente
Accidentes de trabajo y
X Líder del SIG Autoridades
enfermedades laborales
ARL Positiva

Informe de Auditorías
X Líder del SIG Gerente
internas al SG-SST

Indicadores de Gestión en
X Líder del SIG Partes Interesadas
SST

Conformación Brigada de A todo el personal

X Líder del SIG
emergencias de la Ferretería

Conformación Comité de A todo el personal

X Líder del SIG
Convivencia Laboral de la Ferretería

Cambios en la
infraestructura, legislación,
personal, sistemas de A todo el personal
X Líder del SIG
gestión, procesos, de la Ferretería
actividades, uso de
materiales, etc.

Comunicaciones externas A todo el personal

X Líder del SIG
de Partes interesadas de la Ferretería

A los procesos
Programas de Auditorias X Líder del SIG involucrados, y
auditores internos

A los procesos
Informe de las Auditorias X Líder del SIG involucrados, y
auditores internos
 A los procesos
Acciones correctivas y
X Líder del SIG involucrados, y
preventivas
auditores internos

Partes Líder del SIG

PQRSF del SST X
interesadas

Comunicaciones externas Partes Líder del SIG

X
SST interesadas
 Código: GI-MT-07

Versión: 01

CIÓN INTERNA Y EXTERNA Página: 1 de 1

Fecha emisión: 02/09/2022

Fecha actualización:02/09/2022

COMO COMUNICA CUANDO COMUNICA OBSERVACION

Reuniones, correo
electrónico,capacitaciones, Semestralmente o Registro de
inducciones cuando se capacitacion
folletos internos, carteleras, presenten cambios socializada
medios tecnologicos.

Reuniones, correo
electrónico,capacitaciones, Permanentementes o Registro de
inducciones cuando se genere capacitacion
folletos internos, carteleras, cambios. socializada
medios tecnologicos.

Cuando se presenten
Presentacion de informe en
cambios o
una reunion
Anual

Documuento digital o escritos. Semestral o cada vez

A traves de reuniones, que sea actualice o haya
procesos de inducción o cambios en la legislación
capacitación vigente

Reuniones, correo electrónico, Cuando se presenten

folletos internos, carteleras cambios

Presentacion de informe en
Anual
una reunion

Permanentemente, o de Registro de
Capacitaciones,inducciones y
acuerdo al cronograma capacitacion
reinducciones
de capacitaciones socializada
 Folletos,procesos de
inducción ,reinducción y Permanentemente
capacitaciones
A traves de documento escrito
Anual
y reuniones

Carteleras informativos y
Semestral
reuniones

Información
Comunicaciones externas Cuando aplique conservada de
correos

Correo electrónico,
Cuando aplique Correo electrónico
página Web

Reuniones, correo
electrónico,capacitaciones,
inducciones Cuando se requiera
folletos internos, carteleras,
medios tecnologicos.

Presentacion de informe en Cuando surjan

una reunion modificaciones

EXTERNA SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

COMO COMUNICA CUANDO COMUNICA OBSERVACION

Reuniones, correo
electrónico,capacitaciones, Semestralmente o Registro de
inducciones cuando se presenten capacitacion
folletos internos, carteleras, cambios socializada
medios tecnologicos.
 Reuniones, correo
electrónico,capacitaciones, Semestralmente o Registro de
inducciones cuando se presenten capacitacion
folletos internos, carteleras, cambios socializada
medios tecnologicos.

Presentacion de informe en Cuando se presenten Registro de

una reunion cambios o Anual socialización

Registro de
Manual del SG-SST Cuando se requiera
socialización

Guía de Funciones,
Anualmente-Siempre que
responsabilidades, Registro de
ingrese un trabajador /
competencia y autoridad en socialización
Contratista
SST Inducción/re inducción

Matriz de identificación de
Peligros, Valoración de
Riesgos y Determinación de
Controles
Inducciones / Re
inducciones cuando se
presenten cambios
( Procesos, Métodos de
trabajo, Instalaciones y
Equipos)

Formatos de reporte actos y

Cada vez que se presente
condiciones de inseguras

Cuando ingrese, retire,

Remisión Evaluaciones un trabajador
Médicas Anualmente Post
Procedimiento examenes incapacidad
ocupacionales Periodicamente

Socialización de Procedimiento
Inducciones / reinducciones
de trabajo seguro

Inducciones /
Socializacion del plan de
Reinducciones
emergencias
Al Ingreso a las
Plan de evacuacion
instalaciones de la
empresa
 Comunicación telefónica
Formato de Investigación de Cuando se presenten
incidentes / accidentes
Formato de reporte de FURAL

Informe de auditoría interna al

Anualmente
SIG

Según periodicidad de
Matriz de indicadores
indicadores

Acta de conformacion de
de acuerdo a necesidad
brigada de emergencia

Acta de conformación del Cuando se conforme el

comite comite

Cada vez que se

Procedimiento Gestión del Cambio
presenten

Matriz de comunicacion Cuando sean Comunicados

Cada vez que se

Programa de auditoria
establezca el programa

Informe de aduditoria Anualmente

Procedimiento de aaciones
correctivas preventivas y de Cuando aplique
mejora

Correo electrónico,
Cuando aplique Correo electrónico
página Web

Información
Comunicaciones externas Cuando aplique conservada de
correos