Consultoría para el mejoramiento de la competitividad

HABOL

DIAGEO

Noviembre 22. 2017

Tabla de Contenido

1. Introducción
2. La empresa y su entorno
2.1. Contextualización de la empresa
2.2. Tamaño según las normas colombianas, organigrama
2.3. Misión y Visión
2.4. Stakeholders y sus preocupaciones
2.5. Entorno de la empresa
3. Análisis, problemas y oportunidades
3.1. Principales procesos de negocio de la empresa
3.2. Portafolio de TI
3.3. Soporte de las TI actuales que prestan las
3.4. Oportunidades de mejora
3.5. Modelo del proceso
3.6. Restricciones de negocio y aspectos claves
4. Propuesta resultado de la consultoría
4.1. Planteamiento de estrategias de TI para el problema
4.2. Propuesta (Diagrama) del proceso de negocio deseado
4.3. Análisis multicriterio para seleccionar la solución o tecnología particular
4.4. Análisis TCO
4.5. Indicadores para medir la solución propuestas
5. Conclusiones finales
6. Bibliografía consultada

1. Introducción

1
 HABOL asesorías es un grupo consultor que se encarga de asesorar empresas y
está conformado por un grupo especializado de cuatro expertos conocedores en el tema
de sistemas de información empresarial, quienes se encargan de desarrollar el presente
informe. El trabajo tiene como objetivo realizar un breve reporte del ámbito empresarial
tanto interno como externo en el cual se desenvuelve la multinacional de licores Diageo y
de igual forma, hacer un inventario de las tecnologías de información que se utilizan
dentro de la organización. Así pues, HABOL Asesorías se encarga de brindar una visión
holística de esta organización y exponer la información recopilada de forma que se
identifique un problema y se proponga una solución a este que pueda ser aprovechada de
manera efectiva por la empresa.

En la primera parte del documento, se expondrá una mirada general de esencia de

la compañía a asesorar, para después, con ayuda de diversas fuentes, entrar en materia y
desarrollar una primera mirada a algunos de los procesos y sistemas tecnológicos de
información que se encuentran a la disposición de Diageo en su día a día laboral.
Después se realizará un análisis del desarrollo y funcionamiento de estos sistemas para
así poder asesorar de manera efectiva a la compañía en cuanto al uso de las tecnologías
dentro de la misma y poder ofrecer un consejo eficiente en cuanto al uso de cuales
sistemas son los mejores para la operación de la empresa y cuales debería cambiar o en
qué procesos debería implementarlas, para así resolver los problemas detectados y
aprovechar las oportunidades disponibles en materia de eficiencia.

Finalmente, pero no menos importante, es pertinente mencionar que el principal

motivo de desarrollo del informe es el interés por estudiar el funcionamiento de las
grandes empresas y entender cómo estas necesitan de los recursos tecnológicos y
procesos eficaces, para ser sostenibles en el tiempo y generar un impacto social
considerable.

2. La empresa y su entorno

2
 2.1 Contextualización de la empresa

Diageo, según el reporte 2017 realizado por la misma organización, es una empresa
inglesa encargada de la producción y venta de bebidas alcohólicas de alto prestigio a
nivel global. Fue creada en 1997 basándose en una sostenibilidad enfocada hacia la
innovación, mediante la fusión de Grand Metropolitan y Guinness. Teniendo en cuenta el
dominio organizacional de la empresa, que incluye todos los bienes y servicios que
provee y todos los grupos de interés relacionados con su acción, esta reporta sus
actividades alrededor de 5 regiones a nivel mundial: Norteamérica; Europa, Rusia y
Turquía; África, Latinoamérica y el Caribe; y el Pacífico de Asia. Asimismo, siguiendo
este patrón de negocio, la multinacional tiene sede en 180 países del mundo que
funcionan como distribuidoras oficiales de las marcas que son de propiedad de la
empresa.

Ahora bien, Diageo posee distintas marcas y genera valor en cuanto se dedican no solo a
la venta de bebidas alcohólicas, sino a proveer productos de calidad y sostenibilidad. Y
entre su catálogo de productos se pueden encontrar 8 de los 20 licores más vendidos del
mundo tales como Tequila Don Julio, Buchanans, Johnnie Walker, Smirnoff, etc. De
igual forma, esta compañía cuenta con una lista de más de 200 productos adicionales con
una vasta variedad en la cual se puede hallar whiskey, ron, vodka, tequila, ginebra,
cerveza entre otras bebidas que abarca un target de población amplio. A partir de esto, se
puede establecer que Diageo forma parte del patrón de negocios de desagregación, pues
al manejar un catálogo tan amplio de productos, esta empresa prefiere darle prioridad
mayor a la calidad de los productos ofrecidos y deja en manos de otras empresas las áreas
como la distribución de sus licores a nivel país y las TI; y terceriza las actividades que no
afectan significativamente el proceso de producción o de ventas de la manufactura, tal
como lo son el aseo, la seguridad, entre otros. Adicional a esto, la empresa está
estructurada en base a un modelo basado en el mercado, pues aplica estrategias de
marketing según sea el país en el que desarrolla su labor.

Diageo se distingue entre otras empresas por construir y desarrollar a lo largo de los años
una cultura organizacional de la que sus empleados se sienten muy orgullosos. El lema
principal de la empresa es “Libertad para ser exitosos”. De este modo, el gobierno

3
corporativo de la organización está diseñado para que los empleados en conjunto estén en
la capacidad de alcanzar los indicadores y objetivos propuestos, con ayuda, por supuesto,
de toda una infraestructura tecnológica que hace de las actividades laborales y los
procedimientos lo más eficientes posible, tema que se abordará más adelante. Asimismo,
la empresa se distingue de una manera muy particular en el mercado en cuanto a su
mirada visionaria y estratégica (que más adelante se profundizará), la cual los ha
mantenido y categorizado como una de las 50 empresas más sustentables del mundo, y
como una de las empresas más cotizadas por empleadores para ejercer su profesión
(Forbes Magazine, 2016).

2.2. Tamaño según las normas colombianas

Diageo, de acuerdo con el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 el cual establece los
parámetros para clasificar a una empresa por su tamaño, se encuentra clasificada dentro
de la categoría de una empresa grande y multinacional. Pues a nivel Colombia, cuenta
con más de 200 empleados y con activos totales superiores a treinta mil (30.000) salarios
mínimos mensuales legales vigentes. Esto tan solo a nivel nacional porque de acuerdo
con Gregorio Gutiérrez, el Gerente General de Diageo en 2014, esta multinacional entró
a Colombia con 65 empleados directos que para su tercer año (2013) había aumentado a
200 (Portafolio, 2014). Asimismo, “El directivo también anunció un crecimiento de dos
dígitos este año tanto en volumen como en ingresos, por lo que las ventas de Diageo
Colombia superarían los 239.196 millones de pesos del 2011.” (Portafolio, 2014). Por
otro lado, a nivel mundial esta empresa cuenta con más de treinta millones de empleados
en los 180 países que opera y 3.132 millones de libras en efectivo neto de sus actividades
operativas para su año fiscal (julio 2016-junio 2017).

2.3. Misión y Visión

Tras una revisión del reporte anual emitido por Diageo en el presente año (2017)
presentamos:

Visión

4
“Ser una de las compañías de productos de consumo más eficientes, más confiables y
respetadas del mundo. Estamos en una posición fuerte para lograr esto debido a nuestra
escala, la diversidad geográfica de nuestro negocio y nuestro deseo de mejorar
continuamente el rendimiento.”

“Our ambition is to be one of the best performing, most trusted and respected
consumer products companies in the world” (Diageo Reporte 2017, p.3)

Análisis: Según SMART (Smart es una herramienta que permite plantear

objetivos los de acuerdo a las características: obtener objetivos alcanzables
a través de los siguientes criterios que se derivan de cada una de las letras:
específico, medible, alcanzable, realista y a tiempo).

La visión es ambiciosa y al parecer han demostrado alinearse a través de los años con la
esencia de esta, pues hasta el momento debido a su trayectoria en el mercado, la fuerza en
su modelo corporativo, la sostenibilidad y el uso integrado de tecnologías, son
considerados como la empresa líder en el mercado de bebidas alcohólicas. No obstante,
aunque traza un objetivo a largo plazo sobre el futuro de la empresa, esta visión carece de
elementos fundamentales como periodos de tiempo específicos que marquen dicho
objetivo (Timeable, oportuno) y puntos o afirmaciones específicas de cómo lo van hacer.
De la misma manera, no se considera del todo medible pues al mencionar que quiere
lograr ser la compañía más eficiente, confiable y respetada, no especifica exactamente la
forma o las medidas exactas que se tomarán al respecto para cumplir con estos propósitos
(Medible). En la parte que menciona “mejorar nuestro rendimiento” tampoco especifica
los pasos a seguir con el fin de lograr esta cuestión (Alcanzable). No obstante, es
Relevante porque permite trazar la trayectoria de la empresa, su propósito.
Consideramos que la visión es algo vaga, pues no se enfoca en describir los procesos que
se requieren para el cumplimiento de las metas.

Replanteamiento de la visión según smart:

5
“Nuestra ambición es estar en los primeros tres lugares de los indicadores globales de las
empresas más sustentables para el 2050, ofreciendo productos de alta calidad y
sostenibles, con el fin de obtener ganancias de más del 30% por reconocimiento de
marca””

Misión

“Somos apasionados por los clientes y los consumidores - nuestra curiosidad y las ideas
de los clientes y consumidores para impulsar el crecimiento. Cuidamos de nuestras
marcas. Somos valientes en la persecución de todo su potencial. Somos innovadores,
buscando constantemente nuevas ideas que impulsen el crecimiento, desarrollando las en
nuestro negocio.”

“We build global brands alongside local stars. These brands have broad consumer
appeal across geographies to meet demand now and in the future; we produce, we
innovate, we market, we sell. ” (Diageo Reporte 2017, p.2)

Análisis

La misión aunque es expresada de manera amplia y no explícita en las fuentes web

oficiales de la empresa, comunica cuál es la actividad de empresa y cuál es el objetivo
principal de la misma. Asimismo, alineada con la estrategia describe cómo competir y
generar valor al cliente cuando demuestra que uno de sus principales objetivos es el de la
sostenibilidad y fortalecimiento de los mercados emergentes.

Estrategia:

“To support this, we participate in both beer and mainstream spirits selectively
where it delivers organisational scale and distribution reach, allows consumers to
access our brands at affordable price points and to shape responsible drinking
trends in markets where international premium spirits is an emerging category. Our

6
 broad portfolio means we have leading positions across many of our markets,
enabling us to serve consumer occasions with our brands, across price points.

Everywhere we operate, we do so in a responsible and sustainable way.” (Diageo

Reporte 2017, p. 3)

Análisis

La estrategia demuestra entonces el conjunto de actividades por medio de las cuales

Diageo tiene planeado conseguir sus objetivos propuestos en la misión y visión. En esta
parte la compañía aclara de manera explícita cómo con la sólida base de valores, la
operación responsable y sostenible (trade-off) y la esencia de su negocio, son una de las
compañías más distintivas del mercado.

2.4. Stakeholders y sus preocupaciones

· Clientes: Poder recibir los productos esperados con la calidad prometida y

en el tiempo estipulado mientras que se mantiene la garantía de seguridad y
confianza.

· Empleados: Sus preocupaciones básicas son cuatro: su ambiente de trabajo,

su remuneración, jubilación y empleabilidad.

7
 · Propietarios: Que la empresa se encuentre en las condiciones apropiadas
para asegurarles algún tipo de retorno de beneficios a cambio de su inversión.
También el crecimiento, la estabilidad y el reconocimiento de la empresa
continúe.

· Gerentes: Salvaguardar y aumentar el beneficio generado por la empresa

mediante el incremento de ingresos. Adicionalmente, debe preocuparse porque
la relación entre todos los stakeholders se mantenga en equilibrio.

· Proveedores: Que sus productos sean demandables por la empresa y que

compren la mayor cantidad de ellos para su beneficio propio.

· Competencia: Que no se cometa ningún tipo de competencia desleal para

que de esta manera el mercado pueda seguirse autorregulando en cuanto a los
precios y la calidad ofrecida a los clientes. Y también que su negocio no se vea
afectado por entidades que pertenezcan a la misma industria, en este caso a la
industria del licor.

· Inversionistas: Que la empresa genere una buena operación para que así
sus utilidades se vean reflejadas en las retribuciones que se generarán a estos
actores.

· Entidades de regulación: Organización mundial de Comercio, con el fin de

acatar los acuerdos para regular el comercio entre sus países miembros.

2.5. Entorno de la empresa.

RIVALIDAD, COMPETENCIA/SITUACIÓN ACTUAL

NO
SI

CRITERIO 1 2 3 4 5

8
Competidores numerosos e iguales x

Crecimiento del sector lento x

Producto sin diferenciación clara x

Costos fijos elevados/perecedero x

Capacidad ociosa x

Barrera de salida alta x

Total 63%

PRODUCTOS SUSTITUTOS / SITUACIÓN ACTUAL

NO EXISTEN
EXISTEN MUCHOS

CRITERIO 1 2 3 4 5

Substitutos con una mejor relación precio/calidad X

Substitutos de sectores con un mayor margen X

Total 40%

PODER DE LOS COMPRADORES / SITUACIÓN ACTUAL

NO
SI

CRITERIO 1 2 3 4 5

Grupo concentrado y hace compras en grandes volúmenes X

Barrera de entrada de compradores X

9
Producto no diferenciado X

Utilidades bajas X

Compradores pueden integrarse hacia atrás X

Total 72%

PODER DE LOS PROVEEDORES/SITUACIÓN ACTUAL

CRITERIO 1 2 3 4 5

Pocas empresas y más concentrado que el sector al que le x

vende

Costo de cambiar proveedor es alto x

Insumo diferenciado x

Barrera de entrada a los proveedores x

El sector no es un cliente importante de los proveedores x

Proveedores pueden integrarse hacia adelante x

Total 83%

BARRERAS DE ENTRADA/SITUACIÓN ACTUAL

NO
SI

CRITERIO 1 2 3 4 5

Existencia de economías de escala x

Hay diferenciación del producto x

Necesidades de capital x

10
 Curva de experiencia y aprendizaje x

Acceso a los canales de distribución x

Políticas del gobierno x

Total 93%

El entorno de una empresa se encuentra influenciado por seis factores característicos,

estos son: los factores socioculturales, macroeconómicos, ecológicos, tecnológicos,
jurídicos y políticos. Así pues, Diageo como empresa perteneciente al sector de las
bebidas alcohólicas, está ubicado en un entorno organizacional conformado por los
siguientes grupos

· En primer lugar encontramos las características socioculturales, en las que

se destacan sus valores, tales como, “freedom to succeed”. Su cultura está
basada en la libertad del trabajador. De igual forma, están las tendencias
tecnológicas, utilizan diferentes softwares y plataformas tanto para manejo de
información confidencial y trámites internos como para comunicación entre
trabajadores. Asimismo, como encargados de la venta de muchas de las
bebidas alcohólicas del mundo, esta compañía es promotora del consumo
responsable de alcohol para los mayores de edad.

· En cuanto al factor macroeconómico, este requiere una examinación más

detallada de acuerdo con el país en el cual se encuentra el mercado en cuestión
pues la cultura afecta la manera en la cual se consumen estas bebidas. De
acuerdo a esto, es pertinente realizar la aclaración hecha por El Heraldo (2017)
en la cual se afirma que en promedio un colombiano toma en promedio 51,4
litros al año y destine $196,7 dólares para ello, unos 560.000 pesos
colombianos.

Adicionalmente, es importante mencionar la competencia de esta empresa en Colombia,

pues Bavaria S.A. “en 2006 obtuvo una oferta de productos de $5.8 billones, participando
con el 38.4% de la oferta de bebidas en la economía, el 1.8% de la oferta de bienes

11
industriales y el 0.8% de la oferta total.” (Arbeláez, M. & Sandoval, C. p.5, 2007). Por
otro lado, a nivel global encontramos fuertes competidores como lo son Pernod Richard
que importa marcas como CHIVAS REGAL, ABSOLUT VODKA, ROYAL SALUTE,
BEEFEATER, OLMECA, entre otros. (Pernod Richard, 2017)

- De igual modo, en el ámbito jurídico, Diageo se encuentra afectado por las

condiciones de importación en cada país en el cual actúa, viéndose obligado a cumplir
las reglamentaciones por las cuales se ve regido el Estado en cuestión. Para este caso,
en Colombia cada tipo de licor debe tener un mínimo y máximo porcentaje de
alcohol en su composición, además de cumplir con los requisitos del reglamento
sanitario que son expedidos por INVIMA en Colombia y el registro de marca del cual
es el encargado la Superintendencia de industria y comercio. Adicionalmente, en
cuanto a fuentes de ingresos estos son generados por ventas, por intereses y por cursos
que ofrece de coctelería alrededor del mundo.

· Asimismo, las fuerzas del mercado afectan de manera directa a Diageo pues
es una empresa que depende de los mercados emergentes. Es entonces como,
tomando en cuenta el artículo publicado por la revista Dinero el presente año
que, aunque la industria de bebidas alcohólicas atraviesa por un momento
difícil debido a la alza de precios consecuente a la reforma tributaria, en la que
según cifras del DANE apuntan a que en el primer bimestre del año se
evidenció una reducción considerable en las ventas de este tipo de productos.
Así, mientras en los dos primeros meses de 2016 se extendían 16,7%, en igual
periodo de este año solo lo hicieron 2,1%,

· En lo que concierne al ámbito ecológico, Diageo es consciente de que

muchas de sus materias primas provienen de recursos escasos tales como el
agua. Así pues, esta corporación tiene el propósito de un uso responsable de las
mismas para tener el menor impacto ambiental posible y preservar estos bienes
para próximas generaciones. Para cumplir lo planteado, Diageo se ha propuesto
una serie de objetivos para el 2020 en los cuales ayudarán a cumplir objetivos
planteados por las naciones unidas, enfocándose en cuatro recursos específicos
y formulando un objetivo para cada uno de ellos. Estos son: Agua (reducir su

12
 consumo a un 50% mientras se mantiene la misma eficiencia), carbón (reducir
las emisiones de gas emitidas por operaciones directas a un 50%), empaques
sostenibles (reducir el volumen de empaques a un 15%), y finalmente los
desperdicios (Lograr la eliminación de residuos en rellenos sanitarios).

3. Análisis, problemas y oportunidades

3.1. Lista de los principales procesos de negocio de la empresa.

1. Lanzamiento de un producto nuevo

2. Importación del producto nuevo
3. Monitoreo de la logística de importación
4. Distribución a nivel nacional de cada uno de estos productos.

En colombia, se realiza el proceso de distribución y sobre todo de logística, a los

consumidores finales por medio de dos modelos:

a. Distribuidores oficiales:
Diageo tiene alianzas con las distribuidoras: ALTIPAL, encargada del off
trade de licores a nivel nacional. DIALSA encargada del on trade en todo
a lo que refiere los bares, las discotecas y hoteles a nivel nacional; y
MEICO encargada de la distribución en on trade y off trade en la Costa
colombiana.

b. Cuentas claves de cadenas: Logística por parte de la empresa en el

proceso de distribución de licores a las grandes cadenas de
supermercados como Éxito, Carulla, Oxxo, etc.

5. Establecer conexiones con proveedores de bienes y servicios

6. Realización de convenciones con los principales stakeholders (ej. las
distribuidoras mencionadas anteriormente)
7. Puesta en marcha del proceso de marketing y propaganda de los
productos nuevos y/o importados.

13
 3.2. Tecnologías de la Información actualmente usadas en la empresa (Portafolio
de TI). Formato anexo 1

La empresa tiene a su disposición una serie completa de tecnologías de información que

la hacen más eficiente la forma de operar de la misma. Del mismo modo estos sistemas
permiten manejar de una manera más profesional y sencilla el tema de
interrelacionamiento dentro de la organización A continuación se expondrán algunas de
las tecnologías que la empresa utiliza para su buen funcionamiento y desarrollo
profesional en relación con las actividades mencionada en el literal anterior. Toda la
empresa además cuenta con un sistema hardware (Hewelett-Packard, en su mayoría).

ID 1

Nombre del
Sistema/tecnología CRM
de información

Descripción Software basado en la Nube que le permite a la empresa gestionar la

relación con los clientes. Almacena información como nombres de
clientes, contactos, proveedores y todo lo que refiere a correos
electrónicos. Manejo de campañas, publicidad, servicio al cliente.
Análisis del segmento del cliente. Se disminuye el Churm Rate

Producto del SalesForce

mercado que
utiliza

ID 2

Nombre del ERP

Sistema

14
Descripción Centros de datos y servidores, y servicios de soporte técnico (Adeanwire,
2016). Proporcionan sistemas de información tales como Executive support
Systems, Decision-support Systems y Management Information Systems

Producto Tata Consultancy Services (TCS).

del mercado
que utiliza

ID 3

Nombre del Comunicaciòn social

Sistema

Descripción Manejo de Skype como plataforma facilitadora de trabajo en casa: Si bien

es cierto, hoy en día el internet nos ha brindado una serie incalculable de
herramientas que nos permiten facilitar muchos de los procesos a los que
nos vemos expuestos en nuestro diario vivir. Es por esto, que es importante
resaltar la oportunidad que da la empresa para que sus empleados puedan
disfrutar de la comodidad del lugar donde viven mientras que cumplen con
sus requerimientos laborales. Esta organización maneja un sistema de
flexibilidad laboral para sus empleados, si este avisa previamente a su Line
Manager directo, puede disfrutar de este beneficio siempre y cuando
cumpla con su trabajo y este sea entregado de la mejor maner y con la
mejor calidad.

Producto Skype
del mercado
que utiliza

ID 4

15
Nombre del ERP
Sistema

Descripción Es una plataforma online como una especie de plataforma principal de la

empresa, la cual a la vez que posee la publicación de noticias de Diageo
alrededor del mundo, brinda las herramientas necesarias para que sus
empleados puedan gozar de una experiencia singular, estas herramientas
serán explicadas a continuación.

Producto Mosaic
del mercado
que utiliza

ID 5

Nombre del Red Social

Sistema

Descripción Esta plataforma se asemeja a un Facebook laboral, pues es a través de esta

tecnología que sus empleados pueden contactarse, realizar publicaciones e
incluso enterarse sobre eventos de la organización. Es importante aclarar
que no se maneja únicamente a nivel nacional, sino que esta se comparte a
nivel internacional con todos los puntos Diageo que se encuentran ubicados
en los diferentes países. La finalidad de esta red es permitirles a sus
empleados encontrar un espacio para bien sea, generar relaciones laborales
con otros miembros o enterarse de lo que está sucediendo en las diferentes
sucursales, ya sean ascensos, la salida de un nuevo producto al mercado,
eventos financieros, entre otros. Plataforma, espacio de trabajo social,
comunicación de noticias a nivel global

Producto Yammer
del mercado
que utiliza

16
 ID 6

Nombre del Sales

Sistema

Descripción Es la herramienta encargada de legalización de gastos por parte del

funcionario en nombre de la empresa. Cada uno de los empleados tiene
acceso a una tarjeta de crédito que es suministrada por parte de la empresa
con el fin de ser usada únicamente para gastos relacionados con la entidad.
Por ejemplo, si un empleado necesita hablar con un cliente sobre el tema de
negocios y desea llevarlo a un lugar elegante para proseguir con la
reunión, este puede utilizar la tarjeta de la empresa para dicha actividad.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta cuenta con un cupo
específico y dichas transacciones deben ser informadas previamente con la
empresa para que realice la aprobación de las mismas.

Producto SAP Concur Expense

del mercado
que utiliza

ID 7

Nombre del ERP

Sistema

Descripción Esta herramienta que muestra a cada uno de sus empleados los objetivos de
la empresa, sus metas y lo más importante, los valores que se deben de
tener en cuenta a diario en su entorno laboral.

Producto Our code

del mercado
que utiliza

17
 ID 8

Nombre del ERP

Sistema

Descripción Esta herramienta se encarga de generar la reserva de salas por parte de los
empleados, si necesitan realizar algún tipo de reunión. Dentro de este
sistema se puede ver cuales son las salas disponibles en cualquiera de las
dos sucursales que se encuentran en la ciudad de Bogotá. También genera
una especie de cronograma para ver quien fue la persona que realizó la
reserva y por cuánto tiempo estará a su disposición.

Producto Condeco
del mercado
que utiliza

ID 9

Nombre del Web Application

Sistema

Descripción Esta herramienta es una especie de “Youtube” donde se ponen videos sobre
la empresa a nivel global, lo que permite que sus empleados estén al tanto
de aquello que pasa no únicamente dentro de la empresa, sino a nivel
global.

Producto
del mercado Diageo TV
que utiliza

ID
10

18
 Nombre del ESS
Sistema

Descripción Esta herramienta es la encargada de administrar todo el tema de

información relacionada con la parte de sistemas y los procesos.

Producto IS Service Hub

del
mercado
que utiliza

ID 11

Nombre del ERP

Sistema

Descripción Esta plataforma permite revisar el tema de indicadores, metas personales,

aspiraciones, objetivos, entre otros. Es importante resaltar acá que como se
ha mencionado ya anteriormente, la empresa maneja una filosofía diferente,
pues no mide el rendimiento de su empleado por el tiempo laboral que pasa
en su oficina, sino por las metas que se propone y que a medida del
transcurso del tiempo este cumple.

Producto Work day

del mercado
que utiliza

3.3. Identificación y descripción de problemáticas y/o oportunidades de mejora

más relevantes para la empresa.

Esta organización posee una amplia variedad de tecnologías de información, pues

al ser una multinacional debe desarrollar estrategias para que el manejo de la misma sea
claro y de fácil acceso a cada uno de los participantes. Como se mencionó anteriormente

19
en el numeral 3.2, esta empresa desarrolla una larga variedad de sistemas de información
propicios para el desarrollo de las actividades internas. Es por esto que resultó difícil
percibir que problemática podría ser solucionada mediante el uso de tecnología o realizar
alguna mejora dentro de las tecnologías que se ofrecen, pues son muy completas en
cuanto a sus estructuras y poseen una facilidad de manejo para que sean de rápido
entendimiento.

En medio de nuestra investigación identificamos que Diageo cuenta con múltiples

procesos ya automatizados para la realización de sus funciones diarias alineada con la
misión, visión y estrategia. No obstante nos cercioramos de que, aunque Diageo se
incorpora significativamente en el proceso de responsabilidad social debido a que uno de
sus mayores propósitos es mantener a gusto a sus trabajadores; los procesos de
comunicar al público sus ofertas laborales no tienen mucho alcance. Actualmente,
Diageo Colombia utiliza plataformas como LinkedIn como canal de comunicación de
avisos laborales y la oferta de prácticas laborales para universitarios. Sin embargo,
“muchos emprendedores consideran que esta red social no es eficiente para encontrar
empleo a pesar de que tiene características beneficiosas como la depuración de ofertas de
trabajo y la oportunidad de interactuar con las empresas que hacen públicas sus ofertas”
(Portafolio, 2017). Entonces, problema se hace agudo en la medida que este canal no
basta para difundir sus propuestas laborales y generar, posteriormente, un proceso tedioso
de revisión y clasificación de solicitudes y hojas de vida por parte de una sección en la
empresa llamada First Point. En relación a esta problemática existe el riesgo de perder
perfiles profesionales muy buenos y eficientes y el riesgo de ocupar el tiempo valioso de
un equipo de trabajo en la revisión de dichas peticiones que, por el contrario, se podría
utilizar en la realización de otras actividades de peso.

La propuesta de HABOL consultoría es entonces la creación de un servidor

automático que se encarge de todo el proceso de clasificación de las hojas de vida según
el perfil de cada aspirante (plataforma). El proceso se describiría de la siguiente manera:
cada vez que haya nuevas ofertas laborales dentro de la organización, estas tendrán que
ser comunicadas por medio de Yammer Red con el hashtag de “Labor opportunity”. De
esta manera, el grupo encargado del “First point” podrá continuamente a esto, filtrar
aquellas oportunidades y encargarse no únicamente de publicarlas en “LinkedIn”, sino

20
también publicarlas en diferentes redes sociales para darlas a conocer y que haya una
mayor variedad de personas que aplican a estas oportunidades. Así pues, posterior a esto
se deberá manejar un correo específico para la adquisición de las diferentes hojas de vida,
cada asunto deberá ir acompañado del código de la oferta laboral que se publicó para que
así sea más fácil la clasificación. Es así, como se estaría facilitando la clasificación de
hojas de vida de aplicantes, las cuales posteriormente serán enviadas por el grupo de
“First point” a otro grupo llamado “Final point” que será el encargado de adjuntarlas a la
nueva plataforma de clasificación. Esta plataforma llamada “Diageo Classification” será
la encargada de filtrar las hojas de vida de acuerdo a los estudios que las personas han
realizado y su experiencia laboral tendrá que ser mayor a 2 años, si no cumple con estas
condiciones la plataforma será la encargada de enviar un correo instantáneo a aquellas
personas que aplicaron para el puesto y no fueron seleccionadas en el primer filtro, así los
aplicantes no pierden el tiempo. Si por el contrario, cumple con las características
requeridas se programa la entrevista mediante un correo electrónico.

3.5. Modelo del proceso sobre el cual se propondrán cambios o mejoras a partir
del uso de TI. Realice el diagrama de flujo del proceso relacionado a la situación
que trabajará.

21
 3.6. Identifique restricciones de negocio y aspectos clave que debe tener su solución
para que sea viable y considerada por la empresa.

Restricciones Aspectos claves a tener en cuenta

● Los servicios de sistemas de información que ● Se deberán reasignar nuevas actividades a

Diageo utiliza son a nivel mundial lo que
implicaría tener que acomodar todas las áreas de
Recursos Humanos.
● Costos asociados para instaurar la plataforma en el
sistema de Diageo nivel mundial. Los presupuestos
se concretarán tras haber realizado el análisis TCO
respectivo de la solución.
● Reglamentación legal que impide que se realicen
procesos de segregación respecto al proceso de
selección. En Colombia, según La Constitución
Política todos los colombianos tienen el derecho de
la no discriminación y al ejercicio de su profesión
sin ser discriminados (Banco de la República,
2017).
las personas encargadas de las hojas de
vida.
● Enseñar a los trabajadores a manejar la
nueva plataforma que se ocupa del manejo
de hojas de vida
● La decisión de implementar el programa
esté sujeta a la aprobación de la junta
directiva
● Se deberán tener en cuenta quienes proveen
el servicio de creación y puesta en marcha
de la plataforma.

4. Propuesta resultado de la consultoría

4.1 . Estrategias de TI para solucionar los problemas identificados

Como se mencionó anteriormente, la empresa cuenta con un desarrollo

tecnológico y de programas incalculable, los cuales a su vez son muy completos para el
mantenimiento de la información y el manejo de la misma por parte de sus empleados,
que son quienes tienen acceso a estas plataformas. Como grupo de consultoría decidimos
encontrar una solución pertinente a uno de los subprocesos que maneja la empresa en

22
cuanto a ofertas laborales. La empresa utiliza como medio de comunicación de cada una
de las ofertas laborales que propone y es LinkedIn. Sin embargo, fue aquí donde
encontramos que muchas de esas ofertas no son ni siquiera vistas por quienes aspiran a
un trabajo dentro de la organización y es por falta de publicidad e incluso por falta de
comunicación sobre las mismas. Fue así, como decidimos como empresa consultora
conseguir medidas óptimas para la comunicación de estas ofertas a través de redes
sociales de la empresa (utilizando Facebook e Instagram como principales
comunicadores). De esta manera, la empresa estaría también potencializando que cada
vez más personas la conozcan y quieran hacer parte de su grupo de trabajo. A su vez, se
crearía una plataforma designada únicamente a la clasificación de hojas de vida, lo que
ayudaría a que este proceso de selección no fuera tan tedioso para el grupo de “First
Point”.

Este sistema sería llamado “Diageo Classification System”, estaría encargado de

facilitar el tema de clasificación de hojas de vida teniendo en cuenta aspectos como si el
aspirante al cargo posee educación acreditada y experiencia laboral. Así pues, en caso de
contar con estos requisitos el proceso continuaría, de lo contrario se le informaría al
aspirante mediante un correo electrónico que su proceso ha finalizado. Hemos diseñado
este plan orientado también a la comodidad de los aspirantes con el fin de que su tiempo
de espera por una respuesta ser más reducido.

Parte 1: Promover a través de redes sociales

- Hootsuite
- Postcron
- Buzzbundle

Parte 2: “Diageo Classification System”: Utilizaremos programas HRM’s para dicha

clasificación

- SAP: Success factors

- Oracle: Taleo business
- Bamboo HR

4.2. Propuesta del proceso de negocio deseado

23
 4.3. Análisis multicriterio:

Los aspectos que se lograron identificar respecto a cuánto dinero se pierde en

Diageo por estas oportunidades de mejora, son:

- En cuanto a el dinero que se desperdicia por las personas que en su

periodo de prueba no logran superarlo en las diferentes áreas de Diageo
con alrededor de $619.682.000 COP anuales.
- Respecto a cuánto cuestan los procesos de selección de las hojas de vida
en salarios de los analistas, asistentes, centros de servicio aliados, business
partner de cada área y gerente de recursos humanos son alrededor de
$780.000.000 COP anuales.

Solución 1: Marketing en redes sociales de las ofertas laborales

Objetivo: Seleccionar una plataforma que permita mejores resultados y

beneficios económicos y de reconocimiento de marca, en cuanto al manejo efectivo de
las redes sociales. de esta manera la plataforma será seleccionada por menor costo y
mayor beneficio a la empresa, con información que podremos encontrar en internet,
analizada en las siguientes tablas que contienen por cada una de las tres plataformas la
cantidad de redes sociales que maneja, el número de servicios ofrecidos y su eficiencia.

Criterio a evaluar Cantidad de redes Número de servicios ofrecidos Eficiencia de los

sociales que maneja servicios ofrecidos

24
 (C1) (C2) (C3)
Programa

A) Hootsuite -Instagram, Twitter, Integración de más de 250 apps Más de 15 millones

Facebook, Google+, de usuarios utilizan
LinkedIn. Manejo integrado de redes este programa y
sociales. Disponible para 4 contienen un alto
industrias margen de
comentarios
5 productos (Insight, Ads, positivos al
Amplify, Campaigns, Impacts) respecto.

Soluciones de marketing, ventas

sociales, servicio al cliente y
promoción de empleados

Seguridad en el trámite de
información

B) Postcron -Facebook, instagram, Programar y publicar posts en las Comentarios

Twitter, LinkedIn, redes sociales que maneja. positivos de los
Google+ y Pinterest. usuarios que lo
Agrega marca de agua a las utilizan y se
imágenes publicadas. encuentra dentro de
las 10 mejores
Encuentra contenido de alta plataformas para el
calidad para ser comunicada a la manejo de redes
audiencia. sociales en tiempo
real.

C) Buzz Bundle -Twitter, Facebook, Múltiples cuentas sociales: crea y Más de 250,000
Google+, LinkedIn, administra múltiples personajes usuarios satisfechos
YouTube, foros y para todas las personas que tienes con el programa, a
blogs. que presentar. su vez se reúnen

25
 muy buenos
Fácil publicación y mensajería: comentarios con
comente en blogs o foros, retuitee, respecto a la
responda y envíe mensajes experiencia.
privados.

Tablero flexible: busque

rápidamente sus conversaciones,
elimine cualquier mensaje,
personalice los datos para mostrar
y más.

Programación avanzada: programe

cualquier número de publicaciones
y anuncios para que aparezcan
cuando sea necesario

Análisis multicriterio:

26
*En cuanto a redes sociales que maneja, la mejor opción a elegir es Buzz Bundle pues
tiene el promedio más alto, 0,514.

*En cuanto a servicios ofrecidos la mejor opción a elegir es Postcron pues tiene el
promedio más alto, con 0,621 seguido de Buzz Bundle.

*En cuanto a la eficiencia notamos que Buzz Bundle demuestra ser la mejor
opción con el promedio de 0,623.

27
 *Finalmente vemos como con el análisis multicriterio la mejor opción a elegir es
Buzz Bundle.

Solución 2: Diageo Classification System

Objetivo: Seleccionar un programa que clasifique hojas de vida de forma más detallada
para una mejor exploración de talento humano a la hora de medir los perfiles y quien
aplica mejor para cierto cargo, así como medir también los perfiles que pueden tomar un
ascenso.

Criterio a Servicios que ofrece Reputación Precio

evaluar (C1) (C2) (C3)

Programa

A) SAP: Consolide y optimice los procesos
Success core de recursos humanos (RR.
factors HH.) y nómina con una solución
global basada en la nube. Las
organizaciones de RR. HH. pueden
definir y ejecutar las estrategias de
personal con informes
esclarecedores que se centran en
actividades de valor agregado que
dan soporte al negocio. Optimice
las operaciones globales de RR.
HH. y asegure el cumplimiento
legal y corporativo a nivel local
para mejores resultados de negocio.
Variedad de clientes $400,000 USD con
exitosos con sus un valor del 20% de
productos, dentro de ellos mantenimiento
encontramos a Cirque du anual.
soleil, JDC y Relx Group.
Gartner califica las suites
HCM para empresas,
certificando el amplio
portafolio de servicios de
SAP.
Lleva 7 años consecutivos
como el IDC Market Street
Leader

B) Oracle: Atraiga a los mejores talentos Es la base de datos que es $450,000 USD con
Taleo business mediante la integración de los más utilizada por las un valor del 25% de
esfuerzos de reclutamiento con grandes empresas por su mantenimiento

28
 bolsas de trabajo y redes sociales alta seguridad. anual.

Automatice y estandarice los Ofrece una red de soporte

procesos de contratación y gestione a nivel mundial.
fácilmente los requisitos de
conformidad Más del 80% de los sitios
que se encuentran en
Alinee los objetivos con la internet tienen bases de
estrategia comercial y el contenido datos Oracle por su
de aprendizaje para mejorar la eficacia.
productividad y ayudar a los
empleados a desarrollar las
habilidades adecuadas en el
momento adecuado.

Integre y automatice los sistemas de

gestión de aprendizaje, rendimiento
y compensación, de modo que los
empleados sepan que está buscando
su desarrollo en todo momento

Crear planes de carrera y sucesión

para retener a los empleados de alto
rendimiento y mantener puestos
clave ocupados

C) Bamboo Informes de recursos humanos: PC Mag: the Best Human $300,000 USD con
HR obtenga información instantánea de Resources Management un valor de 15% de
recursos humanos. Rápido. Software of 2016. manteni
Personalizado. Preciso. BambooHR
facilita la creación de informes Human Resources
detallados. Category Leader.

29
 Employee Self-Onboarding: mejor Best Saas productor for
software de recursos humanos crea HR or Recruitment
mejores primeros días. Y una gran
experiencia de incorporación Finance Online: supreme
significa una mayor retención y software award
participación.
Top Company cultures for
Firmas electrónicas: ahorre tiempo, 2015.
dinero y árboles con esignatures.
Elimine la molestia de distribuir y
recolectar documentación firmada.

Base de datos y registros de

empleados: datos maestros de
empleados. Datos de salud para el
cumplimiento? Comprobar.
¿Información de contacto para el
directorio de empleados?
Comprobar.

Software de gestión del

rendimiento: revisiones de
rendimiento reinventadas. Más
corto, más frecuente, más relevante
y más honesto. Incluso podrías
llamarlos agradables.

Análisis multicriterio:

30
*En cuanto a los servicios que ofrece, SAP Sucess factors demuestra ser la mejor opción
con 0,504.

*En cuanto a la reputación Oracle taleo business demuestra ser la mejor opción con
0,558.

31
*En cuanto al precio, a pesar de que demuestra un incremento significativo en precios,
Oracle es la mejor opción con 0,522 teniendo en cuenta la variedad y calidad de servicios
que ofrece.

*Finalmente tras el análisis multicriterio ,la mejor opción es Oracle taleo business.

4.4. Análisis TCO:

Solución 1:

32
1) Adquisición de software: en la página el precio de software es por $399 USD, es
decir, $1,200,389.44.

2) La instalación del software se realiza una sola vez en el primer año y se calcula
multiplicando el valor por hora de un técnico experto (40,000 COP) por 12 horas que
toma aproximadamente la instalación.

3) Provisión técnicos: se deja una provisión de 30 horas y se multiplica el precio por

hora (40,000COP).

4) Soporte: este valor corresponde al 30% de la licencia por año. Este valor
corresponde a 360.125.978,38.

5) Mantenimiento: este se registra a partir del segundo año y equivale al 20% del valor
anual del software. Es decir el precio de mantenimiento anual sería de: 240083985,6

6) Entrenamiento: este toma aproximadamente 40 horas de un ingeniero experto en el

tema, el valor por hora del ingeniero es de $55,000, por lo que el valor sería de:
2,200,000. Adicionalmente se deja una provisión mensual de 1,000,000 por si hay
cambios de personal.

7) La energía se calculó tomando el supuesto de que en la hora el equipo consume

aproximadamente 0,06 kilo volteos. o.

8) El cambio organizacional se toma como si fuera una empresa mediana, atribuyendole

un valor de $1,200,000 anual a partir del primer año.

Solución 2:

33
Supuestos:

1) Adquisición de software: no se daban los precios en las páginas Web

consultadas por lo que procedimos a preguntar sobre la aproximación de los precios a
una experta. Siendo así, el precio de Oracle Taleo business $400,000 USD mensuales,
es decir, 1.200.419.927,92 COP.

2) La instalación del software se realiza una sola vez en el primer año y se calcula
multiplicando el valor por hora de un técnico experto (40,000 COP) por 12 horas que
toma aproximadamente la instalación.

3) Provisión técnicos: se deja una provisión de 30 horas y se multiplica el precio

por hora (40,000COP)

4) Soporte: este valor corresponde al 30% de la licencia por año. Este valor
corresponde a 360.125.978,38.

5) Mantenimiento: este se registra a partir del segundo año y equivale al 20% del
valor anual del software. Es decir el precio de mantenimiento anual sería de:
240083985,6

6) Entrenamiento: este toma aproximadamente 40 horas de un ingeniero experto

en el tema, el valor por hora del ingeniero es de $55,000, por lo que el valor sería de:
2,200,000. Adicionalmente se deja una provisión mensual de 1,000,000 por si hay
cambios de personal.

34
 7) La energía se calculó tomando el supuesto de que en la hora el equipo consume
aproximadamente 0,06 kilo volteos.

8) Cambio organizacional: Las actividades de cambio organizacional realizadas

por una firma mediana $600.0000 mes. Se asume realizarlas por dos meses en el
primer año.

4.5. Indicadores que permitan medir la solución propuesta

Propuesta 1: Redes sociales

Título Número de personas que se enteraron y aplicaron a las

ofertas de trabajo a través de BuzzBundle.
(EFECTIVIDAD DE LAS OFERTAS)

Objetivo Identificar el número de personas que ven las vacantes

de empleo por redes sociales y aplican a ellas, con el fin
de incrementar y/o cambiar la metodología, tomando las
decisiones necesarias y correctivas para hacer del
proceso efectivo.

Target Ideal: Más del 75% de nuestros empleados conocieron

de la disponibilidad de trabajo a través de BuzzBundle
Aceptable: Entre el 50% y el 75% de nuestros
empleados conocieron de la disponibilidad de trabajo a
través de BuzzBundle
Insuficiente: Menos del 50% de nuestros empleados
conocieron de la disponibilidad de trabajo a través de
BuzzBundle

Alcance Todas las áreas: Personas que se les llame la atención

los anuncios, personas que buscan empleo,
empleadores, Área de recursos humanos

Fórmula [(Número de personas que aplican) * 100] /total

personas que abrieron el anuncio

35
 Unidad de medida Porcentual

Frecuencia Medición mensual

Fuente de datos BuzzBundle

Responsable Presidente de recursos humanos de la compañía en

Colombia.

Comentarios Se debe excluir de los cálculos las personas que no

apliquen a una vacante y a aquellas que no terminen de
diligenciar los datos requeridos.

Propuesta 2: HRMS “Diago Classification System”

Título Asertividad de Oracle en la clasificación de los perfiles

que solicitan empleo en Diageo.

Objetivo Medir que tan acertada es la plataforma en la

clasificación de los perfiles requeridos en cada área de
Diageo. Adicionalmente, tomar las decisiones
necesarias respectivas a cada área.

36
 Target Ideal: Más del 75% de los clasificados por Oracle pasan
la entrevista con Recursos Humanos
Aceptable: Entre el 50% y el 75% de los clasificados
por Oracle pasan la entrevista con Recursos Humanos
Insuficiente: Menos del 50% de los clasificados por
Oracle pasan la entrevista con Recursos Humanos

Alcance Todas las áreas: Personas que aplican

Fórmula (Número de personas que pasan las entrevistas/100) *

Número de personas que clasificaron a la solicitud a
través de Oracle

Unidad de medida Porcentual

Frecuencia Semestral

Fuente de datos Datos registrados en Oracle

Responsable Presidente del área de Recursos Humanos y

representante de Oracle.

Comentarios No penalizar la métrica si hay personas que desisten por

circunstancias ajenas al funcionamiento de la
plataforma.

5. Conclusiones finales

- Diageo es una organización robusta y de significancia mundial. la cual se ha

caracterizado como una de las mejores empresas en cuestión de logística y gestión
del desarrollo para contrarrestar el peso que trae el expendio de bebidas
alcohólicas en la sociedad. Asimismo, Diageo se caracteriza por ser una
organización invierte gran parte de sus recursos monetarios en publicidad,
campañas y propuestas de licores innovadores y hacen esto efectivo con el uso de
la tecnología, sistemas de información de la mejor calidad y asesoramiento en
materia.

37
 - Los sistemas tecnológicos bien implementados, son una de las herramientas que
permite a las organizaciones como Diageo, alinear y llevar a cabo sus procesos y
actividades a la estrategia corporativa de manera más rápida y efectiva.
- El uso de TI en Diageo es clave para la comunicación efectiva. Pues en dado caso
de que no se usara la vasta infraestructura tecnológica que ahora poseen , no sería
posible medir el desempeño tanto de la empresa y de sus empleados; tampoco
comunicar ideas, planes y nuevos objetivos para llevar a cabo a nivel mundial; y,
por último, el proceso de toma de decisiones se vería afectado por la falta de datos
e información y su acertividad
- El propósito y la manera de implementar la tecnología en un entorno empresarial
es un factor que hace la diferencia en cómo una organización constituye su
ambiente interno de trabajo (cultura organizacional).
- El uso e implemento de buenos y confiables sistemas de TI hacen que las
organizaciones optimicen sus procesos para el cumplimiento de las metas
propuestas. En el caso de Diageo, la posibilidad de implementar un sistema de
clasificación de hojas de vidas, además de ahorrar tiempo, sería capaz de
encontrar los perfiles más adecuados a las vacantes disponibles.
- Las herramientas aprendidas en el curso de sistemas de información empresarial
tales como el análisis multicriterio, creación de objetivos, métricas entre otros,
son herramientas que serán utilizadas en la mayor parte de actividades al
desempeñarnos profesionalmente y aún como estudiantes.

38
6. Referencias bibliográficas

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estratégico. Andeanwire. Recuperado de:
http://www.andeanwire.com/detalle_noticia.php?nID=44421

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rowt2-pua-google_search_branded-
&utm_term=hootsuite&gclid=Cj0KCQiA0b_QBRCeARIsAFntQ9rQ18RAFhkqVnywim
q2qKWpRpNH2hLlEN5ewI8ykTXDlvh0_LB6A1caAs9ZEALw_wcB

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_campaign=search_target&gclid=Cj0KCQiA0b_QBRCeARIsAFntQ9qUhgGByQuc4c-
ZwMziWX3cxa3dlXS_n1o735gXlFWfKxT1I8dcmuQaApFdEALw_wcB
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redes-sociales-para-pequenas-empresas.html/

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