Diagnóstico del Proyecto

Digitalización de los procesos de control, gastos y facturación, e implementación de una

plataforma digital business to business (B2B) para potenciar el posicionamiento de la
empresa en el macrorregión del sur
1. Objetivo
El objetivo del presente plan de diagnóstico es identificar las necesidades y
oportunidades de mejora de la empresa NAVARRETE COMPANY E.I.R.L, a fin de
definir un plan de acción para la digitalización en los procesos de control, gastos y
facturación de la empresa, e implementar una plataforma digital business to business
(BTOB) para potenciar el posicionamiento de la empresa en el macrorregión del sur del
país.
2. Metodología:
El diagnóstico se llevará a cabo a través de las siguientes etapas:

Toma de datos de
la empresa y su
estado actual

Grado de
madurez digital

Evaluación de
alternativas

Plan de Acción

3. Resultados esperados:
Al finalizar el diagnóstico, se espera contar con la siguiente información:
 Un diagnóstico de la situación actual de la empresa, identificando sus fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas.
 Una definición de las necesidades y oportunidades de mejora en los procesos
operativos, comerciales y administrativos de la empresa.
 Una propuesta de plan de acción para la digitalización e implementación integral de una
plataforma comercial.

4. Cronograma
El diagnóstico se llevará a cabo en un plazo de 20 días.
5. Recursos
Para llevar a cabo el diagnóstico, se requerirán los siguientes recursos por parte de la
empresa:
 Un equipo técnico con experiencia en gestión del negocio, procesos operativos y
administrativos de la empresa.
 Acceso a la documentación de la empresa.
  Tiempo y disposición de los stakeholders de la empresa para participar en las entrevistas
virtuales y observación directa
DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA
I. Etapa 1: Toma de datos de la empresa y su estado actual
En esta etapa se recopila datos fundamentales para tener un mejor conocimiento y
entendimiento del funcionamiento actual de la empresa y su visión futura.
I.1. Datos generales de la empresa
Nombre de la empresa NAVARRETE COMPANY E.I.R.L
RUC 20604332622
Dirección Ica, Perú
Página web https://www.navarretecompany.com/
Nombre y apellidos del representante legal Erik Santiago Llamoca Navarrete
Nombre y apellidos de la persona de Erik Santiago Llamoca Navarrete
contacto
Actividad de la empresa Principal - 7710 - Alquiler y
arrendamiento de vehículos
automotores.

I.2. Organización y dirección

Figura 1: Organigrama de la empresa

Gerencia General

Contabilidad Marketing
externa externa

Administrador

Chofer (3)

Figura 2: Gerente y choferes de la empresa

I.3. Productos/Servicios
La empresa ofrece el servicio de alquiler de camionetas 4x4 con conductor para
servicios corporativos, particulares, transporte de personal, minería, turismo y
excursión, cuenta con más de 12 años de experiencia.
La venta del servicio hacia sus clientes actualmente las realiza mediante correo
electrónico, llama telefónica, WhatsApp y por contacto mediante su página web.
Figura 3: Camionetas y choferes de la empresa para el brindar servicio

I.4. Flujograma de proceso

En la figura 4 se muestra el flujograma actual del proceso de venta directa que se realiza
entre la administración y el cliente para la venta del servicio, este proceso es 100%
manual.
El proceso inicia mediante la solicitud de información del cliente y finaliza con el pago
realizado por el cliente y el registro de la orden para la planificación del servicio.
Figura 4: Proceso de venta directa
I.5. Gestión con el cliente
La empresa no cuenta con procesos automatizados, la comunicación con cliente se
realiza vía correo electrónico, WhatsApp o llamada telefónica, según la elección del
cliente desde el momento que solicita la información.
Cuando un cliente solicita información, sus datos son almacenados en un archivo de
Excel con la finalidad de tener los datos del cliente con acceso directo, esta información
funciona como base de datos de los clientes y potenciales clientes de la empresa.
Las cotizaciones se realizan de forma manual en archivos de Word y se realiza el envío
de acuerdo con la comunicación realizada con el cliente vía WhatsApp o correo
electrónico.
El pago por el servicio cotizado se realiza mediante transferencias bancarias e
interbancarias a la cuenta de la empresa.
La empresa emite facturas electrónicas desde la web de SUNAT.
Figura 4: Modelo de cotización del servicio.
 Figura 5: Anexos del contrato

Figura 6: Evidencia de transferencia interbancaria por el servicio

I.6. Comunicación Interna

La comunicación que se tiene entre chofer y administrador para la planificación de
actividades se realiza mediante llamadas telefónicas y grupos de WhatsApp.
Una vez cerrado el contrato y creada la orden de servicio se comunica al chofer para la
planificación de la fecha pactada con el cliente.
I.7. Logística
El control de las camionetas se realiza mediante check list con formatos establecidos
por la empresa y se llenan de manera física, dentro de ellos tenemos.
 El control de las entradas y salidas de las camionetas se realiza 100% manual, mediante
el llenado de check list en hojas físicas (cliente y chofer), este documento es “Bitácora
vehicular SUNAFIL”, además se llena el documento “Control de servicio hoja de ruta”.
 El llenado del estado de las camionetas se realiza mediante formatos de control en hojas
físicas (cliente, chofer y administrador), este documento es “Check list de camioneta”
Como parte del mantenimiento de las camionetas se realiza mediante el “Plan de
Mantenimiento anual” elaborado a inicios de cada año y el registro se lleva en un
archivo de Excel.
Figura 7: Formato de Bitácora vehicular SUNAFIL

Figura 8: Formato de control de servicio hoja de ruta

 Figura 9: Plan de Mantenimiento de unidades vehiculares

Figura 10: Formato de check list Camioneta

I.8. Marketing
Actualmente todo el proceso de marketing se terceriza, siendo el mayor enfoque en la
publicidad por redes sociales como Facebook e Instagram.
La página web de la empresa solo cuenta con información de su servicio y las
características de las camionetas 4x4, además del ingreso de cotización para posterior
contacto de la empresa con el potencial cliente.
 Figura 11: Página web de la empresa

Figura 12: Cuenta de Instagram de la empresa

Figura 13: Cuenta de Facebook de la empresa

I.9. Almacenamiento de Información

La empresa realiza el almacenamiento de toda su información (datos de clientes,
cotizaciones, contratos, plan de mantenimiento, facturas/boletas, etc.) en el OneDrive
 del mail del gerente, exponiendo la información sensible de la empresa a pérdidas por
hackers.
Figura 14: Almacenamiento en cuenta de OneDrive

I.10. Análisis de la situación general de la empresa

I.11. Análisis de la competencia

Empresa 1: Ica Rent Car
RUC: 1070292944711
Análisis Tecnológico: No posee sistemas de ventas, no cuenta con redes sociales o
páginas web; posee numerosas deficiencias en sus procesos.
Ventajas: Alquileres a menor costo.
Empresa 2: IPESA SAC
RUC: 20101639275
Análisis tecnológico: Cuenta con una web muy bien diseñada en la cuál se evidencia
una gran estandarización en su proceso de ventas online; además cuenta con bastante
movimiento en sus redes sociales.
Venta: Web interactiva y de fácil acceso, diversificación en vehículos en alquiler
https://www.ipesa.com.pe/
 II. Etapa 2: Grado de madurez digital
En esta etapa corroboraremos el grado de madurez digital que tiene la empresa, esto ya
se hizo en la parte de la postulación, para ello se empleó el cuestionario del Anexo 01,
con ello se encontró lo siguiente:
De acuerdo al test que se ha realizado la empresa se encuentra en un nivel principiante,
comparando estos datos con los nivel de Proinnóvate; la empresa se encuentra en un
nivel básico, es decir que, la empresa está iniciando un proceso de digitalización, tiene
redes sociales y una página web informativa y algunos datos son gestionados en Excel;
sin embargo, aún presenta deficiencias en gestión analítica de datos y cultura digital.

III. Etapa de Evaluación de Alternativas de solución

a) Tecnologías priorizadas
En esta sección se usó la matriz de priorización adaptándola a las propuestas
tecnológicas que se posiblemente ayuden a mejorar las deficiencias presentadas en el
análisis anterior (Diagrama de Ishikawa).
Impacto
Alto Medio Bajo
Alto 1 2 3
Urgencia

Medio 2 3 4
Bajo 3 4 5
Nota. El cuadro indica la calificación que se dará a las propuestas según la urgencia y el
impacto, al finalizar se hará un presupuesto y se considerará más viable la propuesta con
menor puntuación que quiere decir que es de alto impacto y alta urgencia.
Deficiencias Sistema web B2B CRM ERP
Procesos manuales 1 2 2
Gestión con el cliente 1 1 2
Comunicación con el cliente 1 2 3
Almacenamiento de información 2 3 3
Análisis de datos de Marketing 4 4 4
Control de gastos manual 1 2 1
Control de operaciones 2 2 2
Automatización de ventas 1 2 2
Seguridad de la información 2 3 3
Publicidad en línea 1
Seguridad del pago por el servicio 2 3
Comercio electrónico 2
Planificación de Marketing 3
1.77 2.40 2.44

De acuerdo a la evaluación se determina que las propuestas con mayor impacto para la
empresa son el sistema web enfocado al comercio B2B que cumple mejor los
requerimientos necesarios para solucionar las deficiencias.
 b) Cada subdimensión deberá contener las tecnologías digitales necesarias para
abordar los problemas de la Entidad solicitante
Subdimensión de la mipyme:

 Desarrollo de prácticas de gestión: Con este sistema la empresa obtendrá una

sistematización en la gestión de control en sus operaciones.
 Desarrollo de capital humano: Mediante las capacitaciones que se realizará al equipo
administrativo y operativo ayudará a mejorar las capacidades del colaborador referente
al uso de tecnologías.
 Desarrollo informático: Diseño e implementación módulo logística de
distribución/entrega de servicio, control de gastos, ventas, facturación y post venta.
 Desarrollo comercial – financiero: Diseño e implementación de plataforma b2b
permitirá que las transacciones comerciales se agilicen
 Desarrollo operacional: Este sistema permitirá reducir tiempos de control, de registro y
del proceso de ventas y mediante el marketing se posicionará mejor.

Conclusiones del Consultor:

Tomando en cuenta el análisis situacional y que las sugerencias de implementación para la

empresa son viables en costo y tiempo, se tienen la siguientes conclusiones:

 Navarrete Company tiene problemas con sus procesos operativos principalmente en el

control, por lo que es de mucha urgencia un Sistema ERP para optimizar procesos y
poder generar un ahorro de tiempos.
 La decisión de agregar a las prioridades el marketing digital es para poder abarcar
mayores servicios en la región, y poder sobresalir con mayor eficiencia ante los
competidores.
 El plan de implementación sugerido abarca áreas claves como operación,
administración, atención al cliente y marketing digital para posicionamiento del
negocio.
 El presupuesto estimado se basa en cotizaciones de una empresa especializada en
transformación digital con experiencia en sistemas de software empresarial y otra
empresa especializada en marketing digital.

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ING. KATHERINE ELIZABETH DIAZ PRECIADO
DNI: 71718870
CONSULTORA DE DIAGNOSTICO
Anexos
 Anexo 01: Cuestionario para determinar el grado de madurez digital de la empresa
Test para la Madurez Digital
Con este test analizamos los 4 pilares de la transformación digital:
 Omnicanalidad: Es una estrategia que consiste en establecer la presencia en una serie de
canales y plataformas digitales, permitiendo llegar mejor a los clientes. De esta forma,
los usuarios se sentirán cómodos cuando busquen información o servicio que podamos
ofrecerle.
 Customer Experience: Este ámbito mide, identifica y analiza todos los factores
determinantes para un buen flujo de clientes a través de los canales digitales. Está
vinculado a la reputación de la marca. La tecnología ha cambiado los hábitos de compra
y los propios consumidores también han cambiado.
 Data Analytics: Proceso de limpieza y transformación cuyo objetivo es descubrir cuál es
la información que nos ayudará a la mejor toma de decisiones y a extraer conclusiones
que mejoren la competitividad de las compañías. Todavía las pymes tienen pendientes
comprender el valor real del dato, y que el dato es la unidad básica de conocimiento en
la pyme.
 Cultura empresarial: Para que la transformación digital sea efectiva, tiene que comenzar
por un cambio en el entorno, para que favorezca la innovación tecnológica. Y esto se
consigue con la presencia de una serie de creencias, valores y experiencias que
representan a la empresa.
Omnicanalidad
¿Cuáles de estos canales de distribución de contenidos digitales se utilizan en tu
empresa?
 Página web y Blog
 Redes Sociales
 Aplicaciones móviles
 Publicidad de Pago (Google Ads, Social Ads…)
 E-mail marketing
 Marketplaces
 Ninguno de los anteriores
¿Qué herramientas utilizas para la gestión del día a día en la empresa?
 Correo electrónico
 Mensajería instantánea
 Sistema de gestión empresarial (ERP)
 Herramientas de ofimática
 Herramientas para la gestión de clientes (CRM)
 Softwares especializados (facturas, firma digital, control horario...)
 Otras
 Ninguna

¿Las herramientas que utilizas están integradas?

 No, no hay interconexión entre las herramientas que se utilizan.
 Hay herramientas que no están integradas.
 Algunas herramientas están conectadas.
 Todas las herramientas están conectadas
¿Qué medidas se toman para la seguridad de tu negocio?
 Disponemos de antivirus
 Se realizan copias de seguridad periódicamente
 Se actualizan las contraseñas periódicamente
 Hay una política de protección de datos personales
 Hay protocolos con medidas de seguridad fijadas
 Otras
 Ninguna.
Customer Experience
¿Qué tipo de acciones de comunicación se realizan con los clientes?
 Se usan canales digitales para promocionar los productos y servicios de la compañía y
para atender a los clientes
 Se monitorizan las interacciones de los clientes para impactarles de forma personalizada
 Se realizan acciones offline, fundamentalmente
 Otras
¿Cómo se gestiona la cartera de clientes?
 Se tiene un CRM
 Se tiene un sistema.
 Excel
 Otro
¿La oferta de productos y servicios está adaptada al entorno digital?
 Es netamente offline
 Estamos en proceso de implementar.
 Combinamos offline y online
 Es netamente online
Data Analytics
¿Consideras que la gestión de tu empresa y sus procesos de negocio están
automatizados?
 Todos nuestros procesos son automatizados
 Tenemos algunas herramientas que automatizan procesos.
 Aún se realiza mucho trabajo manual
¿Utilizan KPI’s (Indicadores de rendimiento) para medir la eficacia de tu empresa?
 Todas las áreas manejan indicadores.
 Tenemos indicadores en Excel
 No tenemos indicadores definidos
¿Existen procedimientos para la gestión de datos?
 No tenemos de forma clara la gestión de datos
 Tenemos un proceso definido, pero aún hay mejoras
 Los datos se gestión de manera eficiente
¿Tu empresa cuenta con un plan de acción definido para los próximos 12 meses?
 Si
 No
 Solo para unos meses
Cultura empresarial
¿Existen prácticas y aplicaciones que permiten generar y compartir conocimiento?
 No existen políticas de accesos definidas
 Trabajamos con e-mail y carpetas compartidas en la nube
 Trabajamos con plataformas digitales donde se sincroniza la información (ERP, Portal
del empleado…, etc.)
 Existen políticas de acceso definidas y aplicaciones compartidas en la nube
¿Cuál es el grado de conocimiento del equipo en el uso de herramientas digitales?
 Hay pocas habilidades digitales
 Hay un disparejo conocimiento digital en el equipo.
 Tenemos una área especialista.
¿Existe un plan de desarrollo para el equipo que mejore las competencias digitales?
 Solo se capacita a ciertos miembros de la empresa
 Se realizan formaciones ad hoc cuando hay nuevas herramientas que implementar.
 Hay capacitaciones constantes como parte de la cultura de la empresa.