CÓDIGO: I-I-

004
INSTRUCTIVO PARA AUDITORIAS E
VERSIÓN: 4
INSPECCIONES INTERNAS
FECHA:
12/AGO/2023

1. OBJETIVO

El objeto de este instructivo es suministrar la información necesaria para realizar auditorías al

sistema de gestión, evaluación de competencias a los auditores, auditorías que nos realizan
los clientes y auditorías realizadas a proveedores; además de los diferentes tipos de
inspecciones que permitan identificar no conformidades y/o oportunidades de mejora dentro
del sistema integrado de gestión.

2. ALCANCE

Las auditorías internas, las inspecciones de SG-SST y SG-Ambiental, se deben realizar a

todos los procesos del sistema integrado de gestión y las inspecciones del SIG a las áreas que
tienen que ver con procesos productivos, logísticos o laboratorios de XXXX.; incluye además
las auditorías que nos realizan los clientes y las auditorías que realizamos a los proveedores.

3. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción para eliminar la causa de una no conformidad o un incidente

y prevenir que vuelva a ocurrir

AUDITADO (ISO 9000-2015): Organización que es auditada.

AUDITOR: Persona que lleva a cabo una auditoria

AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias

de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se
cumplen los criterios de auditoría

AUDITOR ACOMPAÑANTE: Persona que acompaña al auditor y que está en proceso de

aprendizaje.
CORRECCIÓN DE LA NO-CONFORMIDAD: Acción tomada para eliminar una no-
conformidad detectada.

FACTOR DE RIESGO: Es un componente del ambiente que encierra en sí, una capacidad
potencial de producir lesiones o daños en trabajadores, máquinas, equipo y sistemas.

MEDIDAS DE CONTROL: Medidas de eliminación o mitigación de los peligros que se han

puesto en práctica en la fuente de origen, en el medio de transmisión, en las personas o en el
método.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito

PELIGRO: Fuente con un potencial para causar lesiones y deterioro de la salud

PERDIDA: Uso no óptimo de los recursos como consecuencia de una desviación o incidente.

PLAN DE AUDITORÍA (GTC-ISO 19011-2018): Descripción de las actividades y de los

detalles acordados de una auditoría

PLAN DE ACCIÓN (RESOLUCIÓN 1565 DE 2014): Corresponde a un documento que reúne

el conjunto de actividades específicas, los recursos y los plazos necesarios para alcanzar
objetivos de un proyecto, así como las orientaciones sobre la forma de realizar, supervisar y
evaluar las actividades .

PROGRAMA DE AUDITORÍA (GTC-GTC-ISO 19011-2018): Acuerdo para un conjunto de

una o mas auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propósito específico.

RIESGO (GTC-ISO 19011-2018): Efecto de la incertidumbre

RIESGO TOLERABLE: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede

soportar en relación con sus obligaciones legales y su propia política de S&SO.

SEGURIDAD INDUSTRIAL: Conjunto de conocimientos técnicos y científicos organizados y

aplicados a la identificación, evaluación y control de los accidentes.

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA (ISO 9000-2015): Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
CRITERIOS DE AUDITORÍA (GTC-ISO 19011-2018): Conjunto de políticas de requisitos
usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.

HALLAZGOS DE AUDITORÍA (GTC-ISO 19011-2018): Resultados de la evaluación de la

evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoria.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA (GTC-ISO 19011-2018): Resultado de una auditoría,

tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

INSPECCIONES: Análisis de un diseño, producto, proceso, documentos, instalaciones, entre

otros, para determinar el cumplimiento de requisitos específicos.

INSPECCIÓN ESPECIAL: Se refiere a inspecciones que se planean con motivo de: Procesos
de ampliación, cambios o modificaciones en equipos, maquinarias o sistemas de producción,
con el fin de detectar y controlar de manera oportuna situaciones de riesgo y también para
investigación de incidentes o accidentes ocurridos.

INSPECCIÓN GENERAL: Es aquella que se realiza en las instalaciones en general que tiene
en cuenta la detección de condiciones sub estándares en aspectos rutinarios tales como: uso
de equipos de protección personal, almacenamiento y disposición de materiales, instalaciones
eléctricas, equipos para emergencias, señalización, equipos y herramientas, baños,
comedores, etc.

INSPECCIÓN NO PLANEADA: Se efectúan como parte integral o de la rutina del trabajo de

todas las personas de la organización. Sus características son: Se realizan sin un cronograma
previo, No son sistemáticas, No son detalladas, Pueden ser realizadas por cualquier persona
sin requerir de un proceso previo de capacitación o entrenamiento en seguridad y se reportan
de inmediato las condiciones sub-estándar encontradas.

INSPECCIÓN PARTES CRÍTICAS: Es aquella que se realiza en procesos y/o puestos de

trabajo y busca la detección de condiciones sub estándares en actividades tales como: tareas
de alto riesgo, equipos de carga, transporte e izaje de materiales, calderas.

INSPECCIÓN PLANEADA: Es aquella inspección que tiene programación específica en el

tiempo, lugar y aspecto que será verificado, se acompaña de la lista de verificación. Estas se
clasifican en: Inspección de partes críticas, rutinarias, especiales y generales.

INSPECCIÓN RUTINARIAS: Es aquella inspección que se realiza diariamente.

INSPECCIÓN DE SEGURIDAD: Técnica administrativa que tiene como objetivo identificar,

analizar y controlar aquellas condiciones subestándares que puedan generar accidentes,
incidentes, enfermedades laborales y/o pérdidas, para definir las mejores acciones de
 corrección y seguimiento. Estas se clasifican en: Planeadas y No Planeadas.

LISTA DE VERIFICACIÓN: Son formatos preestablecidos, que sirven para dirigir la visión de
quien inspecciona hacia los factores de riesgos específicos, que interesa mantener bajo
control. Marcan la pauta de hacia dónde dirigir la atención.

EFICACIA (ISO 9000-2015): Grado en que se realizan las actividades planificadas y se logran
los resultados planificados.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

• Matriz de Requisitos Legales

5. CONTENIDO

6. GENERALIDADES

6.1. PRINCIPIOS DE AUDITORIA

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios; estos principios nos ayudan a
hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de
gestión, proporcionando información sobre la cual la compañía puede mejorar su desempeño;
además, permiten a los auditores, trabajar independientemente, para alcanzar conclusiones
similares en circunstancias similares.

El equipo auditor debe trabajar con los siete principios básicos de auditoría señalados a
continuación:

Integridad: El fundamento de la profesionalidad.

Presentación Imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud.

Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.

Confidencialidad: Seguridad de la información.

Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las

conclusiones de la auditoría.

Enfoque basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de las

auditorias fiables, reproducibles en un proceso de auditoria sistemática.

Enfoque basado en riesgos: un enfoque de auditoría que considera riesgos y oportunidades

 6.2. CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR INTERNO

Las auditorías al sistema integrado de gestión deben ser desarrolladas por personal
capacitado y con las competencias necesarias para lograr los objetivos y garantizar una
adecuada gestión de auditorías y una re-alimentación acertada del sistema.

Los requisitos que deben cumplir los auditores internos son:

6. 2. 1. EXPERIENCIA

Auditor líder: Tener como mínimo seis (6) meses de experiencia en la compañía y haber
participado como auditor acompañante en auditorías internas mínimo una (1) vez, excepto
para aquellas personas que ingresen a la compañía y demuestren experiencia en auditorías
internas. realizar el curso de 50 horas en SGSST y refuerzo de 20 hora, en caso de ser
necesario. Asistir a la capacitación general de auditoría dictada por la coordinación de calidad,
obteniendo una calificación mínima del 70%.

Es responsabilidad de la coordinación de calidad, realizar acompañamiento a los auditores

nuevos en la primera inspección SIG, con el fin de resolver dudas y aclarar conceptos.

Los auditores deben asistir a las capacitaciones asignadas antes de comenzar el ciclo de
auditorías, en los cuales se dictan temas tales como: Normas NTC ISO 19011-2018; NTC ISO
9001-2015; NTC ISO 14001-2015; NTC ISO 45001-2018; técnicas de auditoría; fundamentos
básicos en SGA y SGSST; decreto 60 de 2002; decreto 1072 de 2015; resolución 2674 de
2013; riesgo químico (normatividad vigente); actualizaciones en HACCP; food defense, food
fraud; normatividad vigente de los diferentes sistemas de gestión; entre otros,

6. 2. 2. NIVEL EDUCATIVO

Estudios secundarios como mínimo.

6. 2. 3. COMPORTAMIENTO PERSONAL DEL AUDITOR.

El auditor debe demostrar un comportamiento profesional durante el desempeño de las

actividades de auditoria, incluyendo:

Ético: ser imparcial, sincero, honesto o discreto

Mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.

Diplomático: Con tacto en las relaciones con las personas.

Observador: Activamente consciente del entorno físico y las actividades

Perceptivo: Consciente y capaz de entender las situaciones.

Versátil: Capaz de adaptarse fácilmente a diferentes situaciones.

Tenaz: Persistente y orientado hacia el logro de los objetivos.

Decidido: Capaz de alcanzar conclusiones oportunas basadas en el análisis y el razonamiento

lógico

Seguro de sí mismo: Capaz de actuar y funcionar independientemente, al a vez que

interactúa eficazmente con otro

Capaz de actuar con firmeza: Capaz de actuar de manera responsable y ética, aunque estas
acciones puedan no ser siempre populares y en alguna ocasión puedan causar desacuerdos o
alguna confrontación.

Abierto a la mejora: Dispuesto a aprender de las situaciones.

Abierto a las diferencias culturales: Observador y respetuoso con la cultura del auditado.

Colaborador: Es decir que interactúa eficazmente con los demás, incluyendo los miembros
del equipo auditor y el personal auditado.

6. 2. 4. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DEL AUDITOR

Los auditores deben tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:

a) Los conocimientos y las habilidades necesarios para lograr los resultados previstos de las
auditorías que se espera que lleven a cabo.

b) Competencia genérica, y un cierto nivel de conocimientos y habilidades específicos de la

disciplina y del sector.

Los líderes del equipo auditor deben tener los conocimientos y habilidades adicionales
necesarios para dirigir al equipo auditor

a). Un auditor debe ser capaz.

1. Comprender los tipos de riesgos y oportunidades asociados con la auditoría y los

principios del enfoque basado en riesgos para la auditoría;
2. Planificar y organizar el trabajo eficazmente;
3. Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado;
4. Establecer prioridades y centrarse en los temas de importancia;
5. Comunicarse de forma eficaz oralmente y por escrito (personalmente, o mediante el
uso de intérpretes);
6. Recopilar información, mediante entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando la información documentada, incluyendo registros y datos;
7. Comprender lo apropiado de utilizar técnicas de muestreo para las auditorías, y sus
consecuencias;
8. Comprender y tener en consideración las opiniones de los expertos técnicos;
9. Auditar un proceso de principio a fin, incluyendo las interrelaciones con otros procesos
y las diferentes funciones, cuando sea apropiado;
10. Verificar la pertinencia y exactitud de la información recopilada;
11. Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría;
12. Evaluar los factores que pueden afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones
de la auditoría;
13. Documentar las actividades de auditoría y los hallazgos de la auditoría y preparar
informes;
14. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información
b). Normas de sistemas de gestión y otras referencias.: los conocimientos y habilidades en
esta área permiten al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de
auditoría, y deberían cubrir lo siguiente:

1. Las normas de sistemas de gestión u otros documentos normativos o de

orientación/apoyo usados para establecer los criterios o los métodos de auditoría;
2. La aplicación de normas de sistemas de gestión por parte del auditado y de otras
organizaciones;
3. Las relaciones e interacciones entre los procesos de los sistemas de gestión;
4. La comprensión de la importancia y la prioridad de las múltiples normas o referencias;
5. La aplicación de normas o referencias a las diferentes situaciones de auditoría.

c). La organización y su contexto: los conocimientos y habilidades en esta área permiten al

auditor comprender la estructura, el propósito y las prácticas de gestión del proceso, y
deberían cubrir lo siguiente:

1. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes que tienen

impacto en el sistema de gestión;
2. El tipo de organización, su gobernanza, tamaño, estructura, funciones y relaciones;
3. Los conceptos generales del negocio y de la gestión, los procesos y la terminología
relacionada, incluyendo la planificación, la preparación de presupuestos y la gestión de
las personas.
4. Los aspectos culturales y sociales del proceso.

d). Requisitos legales y reglamentarios aplicables y otros requisitos: los conocimientos y

las habilidades en esta área permiten al auditor ser consciente de los requisitos del proceso y
trabajar de acuerdo con ellos y deben cubrir lo siguiente:

1. Los requisitos legales y reglamentarios y sus autoridades gubernamentales;

2. La terminología legal básica;
3. Los contratos y la responsabilidad legal.

Es importante tener en cuenta que los requisitos legales y reglamentarios no implica ser
experto en temas legales y una auditoría de un proceso y/o sistema de gestión no se trata
como una auditoría de cumplimiento legal.

6.3. ORIGEN DE LAS AUDITORÍAS

TIPOS DE AUDITORIA

Auditorías internas se pueden generar por una de las siguientes situaciones:

Programación de auditorías: de acuerdo con la programación establecida en la compañía.

Exigencia de los clientes: en los contratos con los clientes puede establecerse la
obligatoriedad de realizar una auditoría a los productos o servicios a entregar.

Deseo de la gerencia: la gerencia de la empresa solicita información sobre cómo se cumplen

los requisitos de la empresa.
Problemas relacionados con la calidad: los problemas más serios relacionados con la
calidad suelen dar lugar a un examen y revisión de las actividades que tienen que ver con este
aspecto.

Impactos ambientales significativos y riesgos prioritarios

Ocurrencia incidentes graves o impactos significativos al ambiente

Auditorías de clientes

Son auditorías realizadas por las clientes en las instalaciones de la compañía o a través de
reuniones virtuales, para verificar el cumplimiento de las diferentes normas y requisitos legales.
Este tipo de auditorías deben ser solicitadas por escrito por el vendedor asignado al cliente,
con el envío de la información de los consumos del cliente, el plan de auditoría y el tiempo en
horas proyectado para el ejercicio, posterior a la aprobación de la gerencia de ventas.

Es responsabilidad de la coordinación de calidad enviar dos fechas tentativas de auditoría,

para que el cliente seleccione una de ellas de acuerdo con su disponibilidad.

Cuando el cliente entrega el informe, es revisado por la gerencia de SIG y la coordinación de

gestión de calidad, con el fin de verificar su resultado, generar y enviar al cliente el plan de
acción vía correo electrónico en caso de ser necesario; adicionalmente, realizar el seguimiento
correspondiente hasta el cierre del mismo.

Auditorías a proveedores

Este tipo de auditoria la realiza la gerencia de SIG y/o la coordinación de calidad, con el fin de
verificar el cumplimiento de las normas NTC ISO 9001:2015; NTC ISO 14001:2015; NTC ISO
45001:2018, decreto 60, resolución 2674 de 2013, decreto 1072, riesgo químico (normatividad
vigente), entre otros.

Estas auditorías se realizan con base en el informe realizado al final del año por la dirección de
control calidad de los proveedores que considere pertinentes, el cual es revisado por la
gerencia de SIG, quien podrá incluir proveedores a visitar; además de los proveedores que
durante el año anterior obtuvieron un puntaje por debajo del 80% de cumplimiento en la
auditoría realizada.

Este informe es entregado a la coordinación de compras nacionales, con el fin de coordinar

con los proveedores las fechas y horas correspondientes a la auditoría para realizar el
cronograma correspondiente; es importante aclarar que dicho cronograma está sujeto a
cambios, ya que durante el año se pueden presentar inconvenientes que no permiten realizar
las auditorías en el tiempo establecido; sin embargo, dichas auditorías deben quedar
realizadas al final del año.

Después de realizada la auditoría se envía el informe y se solicita al proveedor el

diligenciamiento del plan de acción correspondiente, al cual se le realiza seguimiento en la
próxima auditoría en caso de quedar por debajo del 80% o se solicita seguimiento y/o
evidencias que no requiera auditoría en el próximo año.

6.4. OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

Dentro de los objetivos de las auditorías internas se pueden considerar los siguientes:
 1. Cumplimiento de requisitos del sistema integrado de gestión.
2. Cumplimiento de requisitos legales y contractuales.
3. Contribuir a la mejora del sistema integrado de gestión y su desempeño.
4. Determinar la eficacia del sistema integrado de gestión.
5. Evaluar la compatibilidad y la alineación de los objetivos del sistema integrado de
gestión, con la política de gestión y con los objetivos corporativos de la compañía.
6. Evaluar o determinar los resultados de auditorías anteriores o acciones tomadas a no
conformidades
7. Proporcionar oportunidades de mejoramiento a los procesos auditados
8. Dar re-alimentación a la gerencia sobre el estado del sistema integrado de gestión.

6.5. FRECUENCIA DE LAS AUDITORÍAS

En xxxxx S. A. se debe realizar anualmente un (1) ciclo auditorías internas a todos los
procesos establecidos en la compañía.

Además cada que se requiera una auditoría extra a algún proceso de la compañía se debe
programar siguiendo los requisitos establecidos en el numeral 6.6 de este instructivo.

Cuando el comité de gestión o la gerencia general, lo considere necesario, podrá contratar

auditorías al sistema integrado de gestión con una entidad externa; en esta auditoría utilizaran
los formatos de dicha empresa; sin embargo la persona que realice la auditoría, además del
conocimiento y habilidades del auditor definidas en el numeral 6.2.4, de este instructivo, debe
tener competencias y experiencia en los siguientes temas:

1. Tener formación como auditor en sistemas integrados de gestión (ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, ISO 45001:2018); tales como métodos y técnicas de auditorías de SIG,
técnicas en seguimiento y medición, aspectos técnicos de las operaciones, entre otras,
que permitan al auditor examinar los diferentes sistemas y generar hallazgos y
conclusiones de la auditoría apropiados.

2. Haber realizado auditorías en sistemas integrados de gestión, con experiencia de

mínimo dos años.

3. Conocimiento y comprensión de las normas, legislaciones, regulaciones, entre otras y

la capacidad de evaluar su aplicación.

En caso de realizar auditoría al SG ambiental y SG-SST; además de contar con los

conocimientos y competencias anteriores, debe tener conocimiento y experiencia en:

Auditoría Ambiental

1. Fundamentos básicos en SGA

2. Los principios de gestión ambiental y su aplicación.
3. Herramientas de gestión ambiental (tales como evaluación de aspectos/impactos
ambientales, análisis del ciclo de vida, evaluación del desempeño ambiental etc.)
4. Los medios ambientales (por ejemplo: aire, agua, suelo),
5. La gestión de los recursos naturales (por ejemplo: combustibles fósiles, agua, flora y
fauna), y
6. Los métodos generales de protección ambiental.
 7. Las tecnologías para la prevención de la contaminación.

 Conocimiento normativo en SGA

 Conocimiento en riesgo químico (normatividad vigente)

Auditoría seguridad y salud en el trabajo

1. Fundamentos básicos en SGSST.

2. Conocimiento sobre la GTC 45001:2015
3. Interpretación de la matriz de vulnerabilidad
4. Conocimiento en riesgo químico (normatividad vigente)
5. Haber realizado las 50 horas de SGSST y las 20 de refuerzo en caso de ser necesario.
6. Conocimiento normativo en SGSST
7. Conocimiento en riesgo químico (normatividad vigente)

6.6. PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS

Previo a la definición del programa de auditoría interna, en el formato

"programación de auditoría internas, segunda hoja (evaluación por proceso)", se
lleva a cabo una evaluación meticulosa de cada uno de los procesos de la
empresa, enfocada en la priorización de procesos que requieran una atención
más detallada y frecuente, con base en los resultados obtenidos en la auditoría
anterior, cambios del proceso que se hayan presentado durante el año,
materialización de riesgos entre otras, con el fin de identificar falencias en los
procesos, que requieran precisar las siguientes necesidades:

- Frecuencia de realización de auditoría al proceso.

- Necesidad de un experto para la auditoria por importancia de cambios o
eventos ocurridos.
- Mayor tiempo de auditoria en horas para abordar al proceso con profundidad

Esta metodología, permite garantizar que las auditorías internas, estén

alineadas con la mejora continua y el cumplimiento de normatividad vigente
aplicable a la organización.

El programa de Auditorías está compuesto por las siguientes etapas:

● Programa de Auditorías

● Plan de Auditorías

● Lista de chequeo de Auditorías / Lista de verificación de auditorías

internas
 ● Informe de Auditorías

● Evaluación de Auditores

● Reporte de hallazgos de auditorías (Acciones correctivas, No

conformidades)

Al dar clic en esta opción aparece la siguiente pantalla con las opciones de
visualizar las diferentes actividades y la opción de crear una nueva.

A. Número: Consecutivo otorgado por el sistema al momento de crear la

Auditoría.

B. Nombre: Nombre del programa de Auditoría.

C. Tipo de Auditoría: Para cada Auditoría se muestra un icono que identifica, Si

es externa o es interna.

Auditoria interna
 Auditoria externa

A. Fecha Inicio: Fecha de inicio del programa de Auditoría, debe ser igual o
superior a la fecha del sistema

B. Fecha Fin: Fecha fin del programa de Auditoría.

C. Estado: Tipos de estado, Abierta o Cerrada.

Programa de auditoria cerrado

Programa de auditoria abierto

Para crear un programa de Auditoría, los usuarios deben pertenecer al Grupo

que tiene el permiso que se otorga desde el módulo de Configuración:
“Administradores del Programa de Auditorías” además que cada usuario debe
tener marcado el perfil de Es Auditor y se debe hacer clic en la pestaña de
nuevo como se muestra en la siguiente imagen:

A. Auditoría: Campo de texto donde deberá ingresarse el nombre del programa

de auditoría.

B. Tipo de Auditoría: Lista desplegable con las dos opciones de auditoría

Interna y externa.

C. Fecha Inicio: Icono de calendario para seleccionar la fecha de inicio del ciclo
de auditorías.

D. Fecha Final: Icono de calendario para seleccionar la fecha de fin del ciclo de
auditorías.
E. Objetivo: Campo donde se realizará la descripción del objetivo del programa
de auditorías.

F. Alcance: Campo donde se realizará la descripción del alcance del programa

de auditorías

G. Riesgos: Campo de texto donde se relacionarán cada uno de los riesgos

ligados a la realización del programa de Auditoría.

H. Neutralización: Campo de texto donde se relacionarán cada uno de los

controles aplicados a los riesgos del programa de Auditoría.

I. Recursos/Herramientas: Campo de texto para indicar los recursos utilizados

para la realización del programa.

J. Métodos: Campo de texto para indicar los métodos utilizados para la

realización del programa.

Una vez diligenciada la información se debe dar clic en el botón guardar, el ítem
creado aparecerá en la lista que se encuentra en la primera pestaña y al
ingresar nuevamente al programa, se habilitará la sección para adicionar los
procesos que se van a auditar dentro del programa establecido.

Cuando el usuario da clic en el más se desplegará la ventana que permite la

elección e ingreso de información referente al proceso a auditar.
Proceso: Selección a la tabla de procesos del módulo de administración.

Auditor Líder: Selección a la tabla de usuarios del módulo de administración

que tengan el perfil de auditor.

Auditor Acompañante: Selección a la tabla de usuarios del módulo de

administración que tengan el perfil de auditor.

Lugar: Campo de texto para indicar el lugar donde se realizará la Auditoría.

Fecha Inicio: Icono de calendario para seleccionar la fecha de inicio de la

auditoría.

Fecha Final: Icono de calendario para seleccionar la fecha fin del ciclo de
auditoría.

Nota: los usuarios que están disponibles en el listado de auditores son los
cuales en su perfil de usuario tengan activo el check ¨es auditor¨.

Nota: A cada uno de los usuarios definidos dentro del equipo auditor el sistema
genera una notificación informándole de su participación en el plan luego de que
este se encuentre definido.

La información de las Auditorías del programa se puede modificar. Se debe

cerrar la definición del programa para continuar con la fase de plan de Auditoría.

Es responsabilidad de la Gerente de sistemas integrados de gestión y del Coordinador

de gestión de calidad, elaborar el programa de auditorías internas teniendo en cuenta:

1. Establecer el alcance, objetivos y criterios del programa de auditoria

2. Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoria.
3. Establecer las responsabilidades de la auditoria.
4. Determinar los recursos necesarios.
5. Selección del equipo auditor
6. Llevar al Comité de Gestión la programación de auditorías, para su aprobación,
teniendo en cuenta las responsabilidades de auditores internos para evitar que los
auditores internos auditen procesos bajo su responsabilidad.
7. Difundir y distribuir el programa de auditorías internas, al grupo de auditores internos y
a los responsables de cada área, luego de ser aprobada por el Comité de Gestión y
antes de ejecutar las auditorías internas.

Es responsabilidad de la coordinación de gestión de calidad, ingresar el programa de

auditorías al software Isolución tan pronto se establezcan las fechas de auditorías.

6.7. PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS.

Es responsabilidad del equipo auditor de cada proceso, definido en el programa, elaborar el

plan de auditorías en el formato establecido para tal fin e ingresar en el software Isolucion
como se indica a continuación:

Para realizar el plan de Auditoría, dar clic en el link del proceso y el sistema
habilitará los campos necesarios para la primera etapa de la Auditoría, Plan de
Auditoría:
A. Auditoría: Campo que se traerá automáticamente del número que ha sido
asignado para el programa de auditoría.

B. Tipo de Auditoría: Campo que se traerá automáticamente del tipo de

auditoría que ha sido asignado para el programa de auditoría (interna o externa).

C. Fecha: Campo que se traerá automáticamente de la fecha de inicio de la

Auditoría que se determina en la sección de auditorías del programa.

D. Fecha Fin: Campo que se traerá automáticamente de la fecha fin de la

Auditoría que se determina en la sección de auditorías del programa.

E. Proceso: Campo de selección única a la tabla de procesos del módulo de

Configuración.

F. Alcance: Campo de texto para ingresar la descripción del alcance del plan de
auditoría.

G. Objetivo: Campo de texto para ingresar la descripción del objetivo del plan
de auditoría.

H. Criterio de Auditoría: Campo de texto para ingresar la ddocumentación

requerida o referencia para la Auditoría. Ejemplo: resultados de auditorías
anteriores.

I. Recursos: Campo de texto para ingresar información relacionada con lo que

se necesita para llevar a cabo el plan de Auditoría.

J. Métodos: Campo de texto para ingresar información relacionada con la

metodología a utilizar en el plan de auditoría.

K. Archivo Anexo: Campo que permite anexar documentos al plan de

Auditoría.

Generar tareas desde el módulo de auditorías: Este parámetro le permite

generar tareas desde el plan de auditoría a cualquier usuario.

Después de dar clic en el botón y cerrar al plan de auditoría habilitará la

sección de entrevistas de Auditoría y encontrará la opción de para adicionar
información de estas.

Nota: A cada uno de los responsables definidos en las actividades de las

entrevistas, el sistema genera una notificación informándole de su participación
en la Auditoría.

A. Actividad/Proceso: Puede seleccionar Actividad e ISOlución® abre un

campo de texto, o Proceso para que seleccione un proceso de la lista a auditar
del Programa.

Actividad: Las actividades pueden ser, por ejemplo “Reunión de inicio de la

Auditoría”, “Almuerzo”, “Reunión de cierre”. Cuando se selecciona esta
opción ISOlución® no permite relacionar una lista de chequeo pues no se
requiere por el tipo de actividad.

Proceso: Cuando se selecciona la opción “proceso”, el sistema permite

relacionar una lista de chequeo para realizar la auditoría al proceso
especificado, únicamente aparece el proceso vinculado en el programa de
Auditoría.

B. Responsable: Puede seleccionar de la lista de usuarios uno o más

responsables de recibir la Auditoría (auditado)
C. Auditor(es): Puede seleccionar de la lista uno o más auditores, que
realizarían esa Auditoría específica. La lista de los auditores que aparecen son
los que se seleccionaron cuando se creó el programa de auditorías.

D. Lugar: Lugar en el que se realiza la auditoría.

E. Fecha: Fecha en la que se realiza la auditoría.

A. Observaciones: Campo de texto para indicar las observaciones adicionales

que tenga del plan de Auditoría. El dato es opcional.

B. Agendar tareas y cerrar: Una vez el usuario tiene toda la información

pertinente puede activar el check ¨Agendar tareas y cerrar¨, para que el sistema
envié las notificaciones y habilite las listas de chequeo en los campos donde se
seleccionó Proceso.

Frente a cada proceso a auditar el sistema habilitará el link a la creación de la

lista de chequeo y la opción de ¨Reagendar¨ que permitirá únicamente al auditor
líder cambiar la fecha y hora de la actividad programada. Así mismo se podrán
reagendar las actividades programadas en las entrevistas.

La columna “Estado” da a conocer las etapas en donde se encuentra la lista de

chequeo, las cuales se clasifican en cuatro:
1. Si la lista de chequeo esta sin diligenciar no definida

2. Si se tienen criterios definidos y la etapa está cerrada se muestra criterios

definidos

3. Si se tiene hallazgos y los demás campos diligenciados de observaciones y

clic de no conforme y la etapa está cerrada diligenciada

4. Si se habilitan los links para agregar acciones y se agregan las mismas y se

cierra la etapa queda la lista de chequeo cerrada

Así mismo, se debe tener en cuenta lo siguiente en la elaboración del plan de auditoria:

6. 7. 1. OBJETIVO:

Este se define teniendo en cuenta el objetivo del programa de auditorías establecido para el
ciclo, pero referenciado al proceso que se va a auditar.

6. 7. 2. ALCANCE

Se refiere a: lugar de ejecución, actividades, requisitos genéricos del proceso auditar

6. 7. 3. RIESGOS:

Se refiere a los posibles inconvenientes que se pueden presentar durante la ejecución de la

auditoría y a los cuales se les debe definir las medidas de control y las fechas de ejecución
correspondientes, dentro de los cuales podemos encontrar los siguientes:

1. Comunicación ineficaz del plan de auditorías a los auditados,

2. No cumplimiento de los objetivos del programa de auditorías,
3. Interferencia de las auditorias con las actividades productivas,
4. Riesgo de incidentes para los auditores.

6. 7. 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR, TALES

COMO

Líder:

Planificar, dirigir y ejecutar la auditoría

Definir las metodologías que se van tener en cuenta en la auditoría
Liderar las reuniones de apertura.
Coordinar la reunión de hallazgos con el grupo auditor
Presentar a los auditados las conclusiones de auditoria en la reunión de cierre.
Otras.
 Auditores acompañantes:

Acompañar al auditor líder en la ejecución de la auditoría

Recopilar la evidencia de auditoría
Discutir los hallazgos de la auditoría en las reuniones con el líder de la auditoría
Participar en la elaboración del informe de auditoría
Otras.

6. 7. 5. CRITERIOS DE AUDITORIA:

Estos están divididos de la siguiente manera:

Requisitos legales: Los requisitos establecidos por la normatividad Colombia que son
aplicables a los procesos productivos de XXXX.

Numerales de la norma: Son los numerales de la norma que le corresponde a ese proceso,
los cuales están referenciados en la caracterización del proceso auditar y en el programa de
auditorías.

Documentos de referencia: Son todos los requisitos reglamentarios que le corresponden a

ese proceso, los instructivos, programas, formatos, registros entre otros.

Temas auditar: Son los temas relacionados con los documentos de referencia del proceso
que se va auditar.

Actividades de seguimiento: Dependiendo del proceso auditar, se pueden realizar

seguimientos a productos, equipos, desarrollo de productos, programas, hojas de vida, entre
otras actividades a las cuales se les puede realizar seguimiento.

Métodos de auditoría: Se refiere a los métodos utilizados para realizar las auditorías, tales
como: entrevistas, revisión de documentos y registros, observación de trabajo desempeñado a
través de visitas al sitio, muestreo, entre otros.

6. 7. 6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO A AUDITORÍAS PREVIAS

Revisión de los resultados de las auditorias anteriores realizadas al proceso, para monitorear
las acciones definidas para corregir o mejorar aspectos del proceso.

Este plan de auditorías debe ser concertado con el líder del proceso a auditar y enviado por
correo electrónico al líder del proceso, con 5 días hábiles de anticipación a la ejecución de la
auditoría.

6.8. LISTA DE CHEQUEO

Es responsabilidad del equipo auditor asignado, elaborar la lista de verificación

de auditorías internas en el formato definido para tal fin, registrando las
preguntas con base en el P.H.V.A y los resultados obtenidos durante la
auditoría; además de registrar las fortalezas, las oportunidades de mejora y no
conformidades encontradas durante la auditoría, incluyendo (hecho, evidencia y
criterio) así como las conclusiones teniendo en cuenta:

1: Considera que el proceso cumple con los objetivos (indicadores de

desempeño)

2: Considera que el proceso cumple con los requisitos

3: Considera que el proceso impulsa mejora (ha mejorado) para las partes
interesadas

Una vez se haya realizado la auditoría diligenciando el formado de lista de

verificación auditorías internas, se ingresa la información al software
ISOLUCIÓN en la lista de chequeo identificada con las iniciales LC el sistema
habilitará la selección de la opción para realizar la lista de chequeo.

6. 8. 1. USAR FORMATO DE ISOLUCION

La plantilla de Lista de chequeo de ISOlución® está dividida por el ciclo PHVA

(Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Lo primero que debe hacer el usuario es
ingresar los criterios a verificar para cada uno de los ciclos, cada vez que de clic
en el botón guardar el sistema habilitará campos adicionales para incluir más
criterios, cuando estos criterios estén definidos podrá seleccionar el check de
Criterios definidos y luego guardar para que se habiliten los demás campos de la
lista de chequeo:
Una vez se cierra la definición de criterios frente a cada uno de ellos el sistema
habilitará los siguientes campos:

A. Hallazgo: campo de texto para incluir los hallazgos frente a cada criterio a
verificar.

B. C/NC: Check box para clasificar el hallazgo como Conforme o No

Conforme.

C. bservaciones: Campo de texto para incluir los hallazgos que generen

observaciones.

D. Incluir en el Informe: El sistema cuenta con dos opciones para

clasificar la información que el auditor considere pertinente incluir en el informe
final de Auditoría (Aspecto Favorable / Oportunidad de Mejora).

Una vez estén definidos estos criterios el usuario puede

dar clic en la opción , para el cierre de esta
etapa y habilitará los links para la generación de no conformidades u
observaciones.

Es responsabilidad del equipo auditor de cada proceso, elaborar la Lista de chequeo, en el

software ISOLUCION, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la normas de gestión,
en los requisitos internos establecidos y en los documentos correspondientes al proceso
 auditado.

La lista de verificación debe ser preparada para cada proceso, incluyendo todas las
características a evaluar, con preguntas libres de ambigüedades, que permita determinar si las
actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones establecidas, y que sirva como
instrumento para registrar y reportar los resultados y las observaciones encontradas en la
ejecución de la auditoría.

6.9. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA

Reunión de apertura. Se deben presentar los participantes, ratificar el objetivo y alcance de la

auditoría, confirmar el plan de auditoría, la disponibilidad de recursos y, definir la reunión de
cierre.

Recopilación de evidencias y verificación de la información: Se debe ejecutar el trabajo de

campo, obtener las pruebas tangibles de que el proceso funciona correcta y eficazmente,
examinar documentos y registros, entrevistar al personal y observar la ejecución del proceso.
Además se debe registrar todas las observaciones de las actividades en la lista de verificación.

Determinación de hallazgos: El equipo auditor se debe reunir antes de la reunión de cierre

para evaluar los hallazgos encontrados frente a los criterios de la auditoria, definir las
fortalezas, oportunidades de mejora y determinar las no conformidades que incumplen los
requisitos establecidos.

6. 9. 1. REPORTAR UNA NUEVA NO CONFORMIDAD DE AUDITORIA DESDE

UNA AUDITORIA

En todos los campos donde haya marcado NC (no conforme), ISOlución®

habilita un botón adicional al frente de cada criterio que permite generar una No
conformidad de auditoría los cuales son: Crear no Conformidad y Crear
Observación, donde al dar clic en alguno de ellos, le permitirá generar una No
conformidad y/o observación de auditoría.

Al cargar el formulario el sistema trae por defecto la información que se

diligencio dentro del campo de hallazgo.
Tipo: Listado desplegable con los tipos de acciones creadas desde la opción
“Tipos de acciones” en este caso seleccionamos “Auditoría Interna”.

Proceso: Se debe seleccionar el Proceso al cual se le levanta la no conformidad

(Este ítem es parametrizable puede habilitar la opción para que aparezca en el
formulario, o no aparezca, (Ver Manual de parámetros públicos).

Enviar a: Se debe seleccionar de la lista el usuario al que se le enviará la acción

para su respectiva gestión

Numero de Auditoría: Da a conocer de manera automática el número de

auditoría a la cual estará asociado el hallazgo.

Norma y numeral: Campo de selección múltiple, para asociar la norma afectada

en relación con el hallazgo

Reportado Por/Oficina/Área: Datos del usuario que está reportando la no

conformidad por default estos no son modificables vienen de la información
inicial que se ha ingresado en la tabla de creación de usuarios.

Descripción de los hechos: Campo de texto para describir la no conformidad

detectada. Por defecto da a conocer la descripción consignada en el campo
“Tipo de acción” de la lista de chequeo de la Auditoría.

Una vez diligenciados los datos se da clic en el botón guardar, ISOlución®

agendará una tarea al usuario responsable para que inicie gestión a la no
conformidad.
Una vez reportadas las acciones el usuario puede cerrar esta etapa activando el
check desde la lista de chequeo y guardar para
continuar con la etapa correspondiente al Informe de Auditoría.

Reunión de cierre. El equipo auditor debe hacer un balance de la auditoria, resaltando las
fortalezas del proceso, las oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoría,
adicionalmente describir las no conformidades encontradas, aclarar las dudas y presentar las
conclusiones al auditado.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o las conclusiones debería
discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve deberían registrarse todas las
opiniones en el informe de auditoría y analizarlas en el Comité de gestión.

6.10. INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Es responsabilidad del equipo auditor asignado, elaborar el informe final en el formato definido
para tal fin, incluyendo las fortalezas, las oportunidades de mejora y no conformidades
encontradas durante la auditoría, definiendo (hecho, evidencia y criterio); así como las
conclusiones, teniendo en cuenta:

1: Considera que el proceso cumple con los objetivos (indicadores de desempeño)

2: Considera que el proceso cumple con los requisitos
3: Considera que el proceso impulsa mejora (ha mejorado) para las partes interesadas

Es responsabilidad del líder de auditoría enviar el informe de auditoría al gerente del proceso
auditado durante los 15 días calendario siguientes.

Es responsabilidad del auditor líder, cerrar la lista de chequeo y generar el informe final en el
software ISOLUCION.

El informe de auditoría es el consolidado final de las actividades desarrolladas y de los hechos

encontrados en la auditoría.

Las notas de los sucesos deben ser precisas, reales, entendibles, debiendo informar
solamente los detalles soportados por evidencia objetiva, teniendo en cuenta los puntos
tratados en la reunión de cierre.

Nota: Cuando todas las listas de chequeo están cerradas completamente al Coordinador de
calidad, el sistema le mostrará la opción para generar el informe final de Auditoría.

6. 10. 1. USAR FORMATO INFORME ISOLUCION

Para esto se debe dar clic en “Usar formato de ISOLUCION” y luego clic en
“Guardar”.
Luego debe dar clic en “Ver Informe” en la sección “Informe de Auditoría”.

La plantilla “Informe de auditoría”, muestra información recopilada de la Auditoría

y campos adicionales para completar la información acerca de:

Documentación analizada (campo obligatorio)

Aspectos favorables siguiendo el ciclo PHVA

Oportunidades de mejora siguiendo el ciclo PHVA

Reporte de no conformidades

Conclusiones (Campo obligatorio), teniendo en cuenta lo establecido en el

numeral 6.10 de este docuemto

Cada vez que se ingresa información el usuario debe dar clic en “Guardar”. Una
vez ya haya terminado puede cerrar el informe y guardar; posteriormente el
sistema habilitará la vista previa del informe:
Cerrado el informe de auditoría podrá enviarlo vía mail gracias a la opción
“ENVIAR INFORME (E- MAIL)”. Esta opción se activará únicamente cuando el
informe de auditoría esté cerrado, ubicándose en la parte inferior del formulario.

Es responsabilidad del Coordinador de gestión de calidad, reportar en el software ISOLUCION

las no conformidades encontradas en las auditorías realizadas a cada proceso y habilitar el
item de tratamiento en cada una de estas.

Es responsabilidad del gerente del proceso auditado definir e implementar los tratamientos
(correcciones) y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada (10 días
hábiles) para eliminar las causas de las no conformidades encontradas y realizar los
seguimientos pertinentes hasta su cierre.

6.11. EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

Es responsabilidad de los líderes de cada proceso auditado, realizar la Evaluación de los

auditores internos, después de recibir la tarea del software isolucion.

Es responsabilidad del Coordinador de gestión de calidad, re-alimentar a los auditores internos

sobre los resultados de las evaluaciones presentadas por los auditados y registrar los
resultados en la Hoja de vida de los auditores internos (Isolucion).

Es función del Comité de Gestión, analizar los resultados de las evaluaciones de los auditores
y elaborar un plan de mejoramiento en caso de que los auditores queden con aspectos a
mejorar, para continuar con el mejoramiento continuo.

6.12. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Es responsabilidad de la Coordinación de gestión de calidad:

Verificar la ejecución de las auditorias establecidas en el programa.

Verificar la entrega de planes de auditorías, listas de verificación e informes de auditorías por

el equipo auditor de cada proceso.

Solicitar a cada líder de proceso, la evaluación de los auditores correspondiente.

Verificar la determinación de acciones correctivas a las no conformidades reportadas a cada

proceso

Preparar y entregar al Comité de gestión, un informe consolidado de las auditorías internas

realizadas, donde se registre la relación de las no conformidades y las oportunidades de
mejora, reportadas en las auditorías a los procesos auditados, utilizando el software Isolucion.

6.13. SEGUIMIENTO A AUDITORÍAS INTERNAS

Es función del Comité de Gestión, realizar un seguimiento a los resultados de las auditorías
internas, una vez finalice, con el fin de comprobar la capacidad y eficacia en satisfacer los
requisitos de las normas de gestión, la política y los objetivos de gestión establecidos en la
compañía.

7. INSPECCIONES

En Tecnas S.A. se realizan tanto auditorias como inspecciones las cuales tienen un enfoque
diferente:

Las auditorías son con comunicación previa, planeada, documentada y procura verificar
hechos positivos y negativos.

Inspecciones: Son realizadas sin comunicación previa, no siempre son planeadas y

documentadas y procuran verificar fallos en actividades, equipos y documentos, que
intervienen en los procesos, es por este motivo que en la compañía se implementaron las
siguientes inspecciones:

7.1. INSPECCIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)

Estas inspecciones son realizadas para ejercer un control en diferentes áreas de la compañía,
la cual nos ayuda a mejorar las BPM (buenas prácticas de manufactura), y cumplir con la
normatividad vigente, son realizadas de acuerdo al cronograma de rotación de inspecciones
del SIG, por los auditores internos de la compañía, a las plantas, bodegas, baños, vestidores y
laboratorios, diligenciando los formatos: "Inspección del SIG-Producción y laboratorios" e
"Inspección SIG-Bodegas", "Inspección del SIG - Almacenamiento temporal de residuos",
"Inspección SIG - Mantenimiento".

Es responsabilidad de la coordinación de calidad, realizar un informe con el consolidado de los

resultados e informar a los líderes de las áreas encargadas, con el fin de que se tomen las
correcciones necesarias para eliminar o minimizar en lo posible este evento.

Es responsabilidad del auditor encargado de la inspección verificar las observaciones

registradas en el último reporte.

7.2. INSPECCIONES DEL SISTEMA GESTIÓN AMBIENTAL

Es responsabilidad de la coordinación de gestión ambiental realizar semanalmente

inspecciones preventivas a través del formato "inspección preventiva ambiental", las cuales
permitirán, detectar aspectos ambientales negativos, además, de fortalecer las buenas
prácticas ambientales del personal.

Después de realizar el registro, si se encuentran novedades, se describen en las

observaciones, si ésta permite solucionarla inmediatamente, queda cerrada en el mismo
formato, en caso contrario, se ingresa en el formato "seguimiento a oportunidades de mejora",
al cual se hace seguimiento hasta que se pueda realizar el cierre correspondiente.

7. 2. 1. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE INFORMES

El análisis y conclusiones de las inspecciones se darán a través de la realización de informes

estadísticos, los cuales quedan registrados en el informe cuatrimestral de planeación
estratégica.

7.3. INSPECCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO (SG-SST).

Para el seguimiento y control de los peligros y riesgos del SG-SST se realizan diferentes tipos
de inspecciones, entre estas tenemos:

7. 3. 1. INSPECCIONES PLANEADAS

Son realizadas con el fin de detectar fallas que puedan afectar el SG-SST, en caso de
encontrarlas se debe informar al líder del proceso con fin de corregir la desviación de
inmediato o realizar los planes de acción necesarios para evitar nuevos eventos.

En el cuadro 1, se muestran las diferentes tipos de inspecciones planeadas que se pueden

presentar, la frecuencia, el responsable de realizar la inspección y el formato correspondiente.
 Cuadro 1. Tipos de inspección planeada

ACTIVIDAD A
FRECUENCIA RESPONSABLE
INSPECCIONAR

● Área de SST
Actividad de trabajo: en una ● COPASST
investigación de AT o A necesidad
incidente. ● Jefe Inmediato
● Brigada

● Coordinación de
SST
Actividad de trabajo: ● Coordinación
A necesidad
Modificación locativa
ambiental

● Área de SST
Inspección Vehicular Aleatorias ● COPASST
● Comite PESV

7. 3. 2. INSPECCIÓN RUTINARIA:

En esta inspección se verifican equipos, herramientas y procesos, al incumplimiento de

cualquier ítem de los formatos establecidos, es responsabilidad de la persona que está
diligenciando el formato, suspender la actividad y reportarlo al líder del proceso, con el fin de
corregir la desviación de inmediato o realizar los planes de acción necesarios para evitar
nuevos eventos.

En el cuadro 2 se tienen establecidas las inspecciones rutinarias que se van a realizar en la

compañía, su frecuencia, responsable y el formato correspondiente.

Cuadro 2. Inspecciones rutinarias

ACTIVIDAD A
FRECUENCIA RESPONSABLE FORMATO
INSPECCIONAR

● Personal de
Herramientas de trabajo. Diaria
mantenimiento
Máquinas o equipos. Diaria ● Operarios
 ● Auxiliares de
laboratorio
● Auxiliares de
innovación y
desarrollo.
● Personal de
mantenimiento

Estado del equipo de

protección personal. Mínimo dos veces
● Área de SST
al mes

Vehículos/Motocicletas
(Mensajería y/o traslado Diaria ● Conductor
personal vinculado)

7. 3. 3. INSPECCIÓN PARTES CRITICAS

Se realizan para tareas de alto riesgo o equipos críticos, es responsabilidad de la persona que
realiza la inspección en caso de cualquier incumplimiento del ítem del formato utilizado,
suspender la actividad o no emitir el permiso para realizarla e informar al jefe inmediato o líder
del proceso responsable de esta actividad, con el fin de corregir la desviación de inmediato o
realizar los planes de acción necesarios para evitar nuevos eventos

En el cuadro 3. Se tienen establecidas las diferentes actividades a inspeccionar, su frecuencia,

el responsable de realizarla y el formato correspondiente.

Cuadro 3. Inspecciones de partes críticas:

ACTIVIDAD A INSPECCIONAR FRECUENCIA RESPONSABLE

● Coordinación SST
Actividad de trabajo: Tareas de
A necesidad ● Emisores de
alto riesgo.
permisos

Otros equipos críticos Diario ● Operario

(montacargas, elevador-
apilador, estibador eléctrico) ● Auxiliar de
almacen y
 despacho

7. 3. 4. INSPECCIONES GENERALES

Es responsabilidad de todo el personal

Identificar precozmente los factores de riesgo que pueden afectar seriamente a las personas,
las instalaciones y los procesos incrementando los costos, la seguridad, la producción y la
calidad.

Es responsabilidad de la Gerencia de Sistemas Integrados

Definir las Inspecciones Generales como medida preventiva y correctiva, para mejorar las
condiciones de trabajo, además de lograr conciencia en los empleados sobre autocuidado.
Es responsabilidad de la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo

Generar un efecto positivo de participación entre el grupo de trabajadores, quienes aportan

información y recomendaciones de control sobre condiciones de riesgo o mejoramiento de
situaciones de trabajo en el momento de realizar la inspección.

Fomentar el contacto y la interacción entre el área de seguridad y salud en el trabajo, grupos

de apoyo (Brigada de Emergencia, Comité de Emergencia, Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo) con la Gerencia, coordinadores o jefes de área y los trabajadores frente a
los hallazgos de la inspección.

Suministrar información valiosa identificada en las inspecciones para orientar los planes
estratégicos de la empresa.

Facilitar el planteamiento de alternativas de mejoramiento en todos los ámbitos del sistema

organizacional, ya que las inspecciones no están orientadas exclusivamente a temas de salud
y seguridad en el trabajo, sino que tratan de concebir integralmente todos los procesos y la
forma de intervenirlos positivamente.

Proporcionar por medio de las inspecciones un efectivo control sobre el avance y desarrollo de
los programas de prevención, ya que permiten establecer los períodos de tiempo necesarios
para corregir los riesgos o condiciones sub-estándar, comparando las fechas en que se
detectaron las situaciones y aquellas en que fueron corregidas.

Establecer las inspecciones como base para la elaboración y el manejo de indicadores de

gestión de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo: cobertura de control de
factores riesgo, cobertura de áreas o secciones, tiempos de reacción, inversión, impacto de la
prevención y control de riesgos.

Utilizar los hallazgos de las inspecciones para actualizar permanentemente la Matriz de

Identificación de peligros y evaluación de los riesgos.
En el cuadro 4, se tienen establecidas las diferentes actividades a inspeccionar, su frecuencia,
el responsable de ejecutar la inspección y el formato establecido.

Cuadro 4. Inspecciones generales

ACTIVIDAD A
FRECUENCIA RESPONSABLE
INSPECCIONAR

● Coordinadora de
Según periodicidad calidad y
Locativa: Paredes, techos y establecida Mantenimiento
pisos. cronograma o plan de
● Área de SST
trabajo
● COPASST

Semestral y/o a ● Coordinación SST

Oficinas
necesidad ● COPASST

● Coordinación SST
Orden y aseo. A necesidad
● COPASST

Revisión de equipos de
emergencia tales como ● Brigadistas.
Mensual
camillas, extintores, ● Coordinación SST
botiquines.

7. 3. 5. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Para cada una de las inspecciones mencionadas anteriormente, es responsabilidad de los

encargados de su ejecución en equipo con la Coordinación de SST, definir el plan de acción
en caso de ser necesario, con el fin de intervenir los riesgos asociados en forma preventiva;
además, del seguimiento correspondiente para evaluar la eficacia de las acciones y poderlas
cerrar correctamente en caso de ser necesario.
 Si se presenta un riesgo crítico se debe verificar si se encuentra ingresado en la matriz de
peligros para su respectiva intervención, con base en los criterios establecidos en el Instructivo
para la identificación de peligros laborales y aspectos ambientales, valoración de riesgos e
impactos y determinación de controles.

En el cuadro número 5, están referenciadas las acciones que se pueden

realizar, dependiendo del tipo de causa:

CAUSA ACCIONES QUE SE PUEDEN IMPLEMENTAR

● Eliminar o reducir el riesgo en el equipo

● Diseñar maquinaria y equipo confiable en
términos de seguridad
● Instalar guardas o barreras
Técnicas
● Sustituir equipo de protección personal
● Distribuir el espacio (Layout)
● Adecuar la iluminación, ventilación,
temperatura
● Controlar los niveles de ruido

● Restringir el uso de materiales peligrosos

● Transportar y manejar materiales en forma
segura
● Otras

● Revisar los sistemas de selección de

personal
● Revisar o definir competencias

● Revisar o definir planes de formación

Organizacionales ● Construir estándares de seguridad

● Construir sistemas de evaluación del
desempeño
● Documentar los procesos para la vigilancia
del accidente
● Establecer rutinas para inspección y
mantenimiento de equipo
● Establecer sistemas de permisos para tareas
de alto riesgo
 ● Generar espacios para la solución de
problemas con los equipos de trabajo
● Elaborar un plan de respuesta ante
emergencias
● Otras

● Educar y entrenar al personal

● Aplicar técnicas de retroalimentación positiva
Comportamentales ● Entrenar en nuevos estilos de liderazgo
● Aplicar un sistema de refuerzo positivo y
negativo
● Preguntar por las causas de los problemas y
las soluciones
● Otras

Con base a los planes de acción definidos es responsabilidad de cada uno de los encargados
de realizar dichas inspecciones ingresar a la aplicación EPICOR la solicitud de mantenimiento
en caso de requerir una mejora que tenga que realizar dicho personal, siguiendo los
lineamientos del guion "crear una solicitud de mantenimiento".

7. 3. 6. SEGUIMIENTO.

Se realizan seguimiento a las inspecciones, por medio de oportunidades de mejora, hasta el

cierre de las mismas y se entrega rendición de cuentas en el informe cuatrimestral ante la
gerencia general.

8. ANEXOS

9. FORMATOS

COD NOMBRE

F-M-004 Evaluación de instalaciones

Control de herramientas personal

F-M-011
mantenimiento
 F-P-011 Lista de chequeo de equipos

F-P-031 Lista de chequeo de cribadoras

F-I-064 Lista de chequeo estibador eléctrico

F-I-070 Almacenamiento Temporal de Residuos

F-I-071 Inspección del SIG-MANTENIMIENTO

F-I-034 Lista de chequeo elevador-apilador eléctrico

F-I-099 Lista de verificación auditorias internas

F-I-065 Informe de auditoría

F-I-101 Programación de auditoría

F-I-102 Plan de auditoría

F-I-103 Responsabilidades del auditor

F-I-104 Hoja de vida auditores internos

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Se incluyen parámetros que exigen los conocimientos y
2 03/Oct/2022 competencias para el personal externo contratado para la
ejecución de auditorías internas de la compañía.
09/May/ Se realiza cambio del instructivo con la ampliación de tiempo para
3
2023 la entrega del informe de auditoria por parte del auditor líder.
Se realiza cambo del instructivo para incluir dentro de las
capacitaciones que se le realizan a los auditores internos algunas
12/Ago/
4 relevantes como riesgo químico, normatividad vigente, entre otras
2023
y conocimiento técnicos de los auditores externos para realizar
auditorías a los diferentes sistemas.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombr Nombr Nombr

e: e: e:
Cargo: Gerencia de SIG Cargo: Gerencia de SIG Cargo: Gerencia de SIG
Fecha: 12/Ago/2023 Fecha: 12/Ago/2023 Fecha: 12/Ago/2023