N° Actividad Descripción Responsable

El jefe de Talento Humano y el profesional de Seguridad y

Salud en el Trabajo, solicitara por escrito la designación del
nombramiento de los representantes por parte del empleador
al gerente de Servimontajes YS SAS.
Gerente y
Designar mediante acto administrativo al representante del profesional en
empleador y suplente, se deberá informar de manera escrita Seguridad y
a los servidores públicos designados. Salud en el
Designar Trabajo.
Representantes Nota: La Gerencia podrá designar a cualquier trabajador de
1
de la Servimontajes YS SAS (Libre nombramiento y remoción,
Administración carrera administrativa, provisionales y periodo de prueba).

Jefe de talento
humano y
Nota: El jefe de Talento Humano y el Profesional de
profesional en
Seguridad y Salud en el Trabajo, estarán a cargo del
Seguridad y
seguimiento de esta actividad.
Salud en el
Trabajo

Convocar las respectivas elecciones del representante de los

Trabajadores Oficiales, con una antelación de 15 días
Profesional en
calendarios al vencimiento del Comité Convivencia Laboral
Realizar seguridad y
2 (CCL)
convocatoria salud en el
Trabajo
La convocatoria se podrá efectuar de manera virtual,
mediante correo electrónico y publicado en cartelera

Recibir las inscripciones de los aspirantes a ser

representantes de los Trabajadores Oficiales en el Comité de
Profesional en
Realizar Convivencia Laboral, dentro de los cinco días siguientes a la
3 seguridady salud
Inscripciones divulgación de la convocatoria y divulgar la lista de
en el Trabajo
candidatos por tres días hábiles en los medios
internos de SERVIMONTAJES.

Socializar mediante correo electrónico, cartelera o circular

durante dos días antes de las votaciones el listado de los
Realizar votantes donde se especifique nombre, cargo y cedula. Profesional en
4 Alistamiento seguridady salud
Se deben designar los jurados de votación dentro de los tres
Elecciones en el Trabajo
días siguientes a la divulgación de los candidatos inscritos.
Se debe contar con Presidente y vocal en la
mesa de votaciones
Los trabajadores se acercan uno a uno por separado a la
mesa de votacion a ejercer su derecho al voto.

Una vez terminen las votaciones se procederá a abrir la urna

públicamente. Contar uno a uno los votos en ella depositados
sin desdoblarlos. Si el número de ellos supera el número de
Trabajadores que votaron, se introducirán de nuevo en la
urna y se sacarán al azar tantos votos cuantos sean los
excedentes y sin desdoblarlos se destruirán en el acto. De tal
evento se dejará constancia en el Formato Acta de conteo de
Realizar votos.
5
Elecciones b. Anotar en la correspondiente acta el número de votos Jurados de
emitidos a favor de cada candidato, así como el de votos en votacion
blanco.
 Realizar
5
Elecciones Jurados de
votacion

Nota: Cerrada la votación, uno de los miembros del jurado

leerá en voz alta el número total de votantes al Jefe de
Talento Humano y al Profesional en Seguridad y Salud en el
Trabajo y se dejará constancia de ello en el acta de conteo
de votos y en el Listado de votantes elecciones Comité de
Convivencia Laboral.

Al finalizar las elecciones se debe dar lectura a los resultados

en voz alta y a la entrega de votos y demás documentos
utilizados en la votación al Jefe de Talento Humano según
Realizar Jurados de
6 sea el caso para la respectiva revisión. En caso de existir
Escrutinios votacion
reclamaciones por escrito, debe resolverse dentro de los dos
(2) días
hábiles siguientes

Proyectar, firmar, numerar y fechar la resolución por medio

de la cual se conforma el Comité de Convivencia Laboral,
dentro de los 15 días hábiles siguientes a la finalización de la
Elaborar Acto publicación de resultados. Se deberá publicar el acto Gerente y
Adminsitrativo administrativo y comunicar a los elegidos y designados profesional en
7 de dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación Seguridad y
Conformación Salud en el
del CCL Trabajo.
Nota: A partir de la conformación del Comité y de la
expedición del respectivo acto administrativo, se detallan a
continuación, las actividades relacionadas con el
funcionamiento del Comite de Convivencia Laboral.

El nuevo comité se reunirá en los siguientes 5 días hábiles

luego de comunicado el acto administrativo; en dicha reunión
se elegirá el presidente y secretario. Se debe remitir copia del
Realizar sesión acta a la Gerencia y al Jefe de Talento Humano (Vía Mail).
de inicio y De cada sesión de los comités de convivencia laboral se Presidente y
nombramiento levantará un acta, la cual será numerada consecutivamente, secretario del
8
del presidente y donde se dejará constancia de todas las decisiones tomadas Comité de
secretario del en cada uno de los casos. CONVIVENCIA
CCL

Nota: Las sesiones de reunión se podrán realizar

virtualmente, en los casos que no sea posible su
desarrollo presencial.

Una vez recibida una queja por presunto acoso laboral, se

cuenta con diez (10) días hábiles para recepcionar la queja
por escrito y verificar que esté radicada en el formato para
interponer una queja por presunto acoso laboral. Se debe
analizar el contenido de la queja, el cual requiere la siguiente
información: • Nombres y
Presidente y
apellidos del sujeto pasivo y sujeto activo. •
Recibir, verificar secretario del
Fechas en que ocurrieron los hechos. •
9 y analizar la Comité de
Hechos que considera constitutivos de acoso laboral. •
queja CONVIVENCIA
Pruebas que fundamenten la queja. Si la queja no cumple
Laboral (CCL)
con los hechos constitutivos como presunto acoso laboral
pasar el punto 10. Si la queja cumple con los hechos
constitutivos como presunto acoso laboral informar a los
miembros del CCL para que se revise el caso en la siguiente
sesión o convocar a sesión extraordinaria si el
caso lo amerita, pasar al punto 11.

Convocar a los miembros principales del CCL a sesión

ordinaria o extraordinaria y citar a las partes involucradas de
manera individual con fecha y hora para escuchar los hechos
y realizar lo siguiente: Escuchar las partes involucradas de
 Convocar a los miembros principales del CCL a sesión
ordinaria o extraordinaria y citar a las partes involucradas de
manera individual con fecha y hora para escuchar los hechos
y realizar lo siguiente: Escuchar las partes involucradas de
manera individual. Si el sujeto pasivo no se presenta a la
segunda citación o no justifica su inasistencia, se dejará
constancia en acta suscrita por los miembros del comité
asistentes y se procederá al cierre y archivo de la queja. Si el
sujeto activo no asiste a la citación sin previa justificación
antes de 48 horas, se entenderá que no existe ánimo
conciliatorio y el comité deberá dar traslado a la Procuraduría
General de la Nación, dejando constancia que se agotó el
procedimiento previo y conciliatorio al interior de
SERVIMONTAJES. Una vez escuchadas las partes de
manera individual, el comité, sin los sujetos intervinientes,
realizará el respectivo análisis y establecerá la nueva fecha Presidente y
Convocar a
para realizar la conciliación con ambas partes. En la secretario del
Comité de
10 nueva sesión de conciliación el secretario hará una breve Comité de
Convivencia
explicación de la queja presentada y de las partes CONVIVENCIA
Laboral
intervinientes en el conflicto. El Sujeto Pasivo expondrá Laboral (CCL)
nuevamente los motivos por los cuales considera que se ha
cometido una posible conducta de acoso laboral o las
diferencias que pretenden conciliar. El Sujeto Activo
expondrá también las razones de su comportamiento o
actuación.
Cuando en sesión de conciliación no fuese posible llegar a un
acuerdo y el quejoso insiste en el presunto acoso laboral, el
Comité de Convivencia Laboral dará traslado mediante oficio
a la Procuraduría General de la Nación, dejando constancia
que se agotó el procedimiento previo y conciliatorio al interior
de SERVIMONTAJES (se adjuntarán copias de las actas
de sesión). En los casos en los cuales el Comité considere
que se constituyó una probable falta disciplinaria deberá dar
traslado al area de Talento Humano, con el fin de que se
adelanten las acciones pertinentes.

Presidente y
Se informará de la no procedencia de la queja por presunto
secretario del
Elaborar acoso laboral al sujeto pasivo, mediante comunicación escrita
11 Comité de
Comunicación y se dará por terminado el caso. Esto deberá reportarse en el
CONVIVENCIA
informe trimestral del CCL.
Laboral (CCL)

Jefe de talento
humano y
Realizar seguimiento periódico a los compromisos adquiridos
Realizar profesional en
12 que fueron objeto conciliación, el cual se debe reportar en el
Seguimiento Seguridad y
Informe Trimestral CCL
Salud en el
Trabajo

Presidente y
Archivar quejas presentadas en el CCL de las sesiones
Archivar las secretario del
ordinarias y extraordinarias, con sus respectivos soportes,
13 Quejas Comité de
garantizando siempre la reserva y confidencialidad de la
Presentadas CONVIVENCIA
información.
Laboral (CCL)
 Elaborar y remitir al Jefe de Talento Humano, los informes
Presidente y
trimestrales sobre la gestión del Comité de Convivencia
secretario del
Laboral dentro de los quince (15) días siguientes al
Comité de
vencimiento de cada trimestre del año, debidamente firmado
Elaborar y CONVIVENCIA
por el presidente y el secretario del
14 Remitir Informes Comité de Convivencia Laboral. Laboral (CCL)
Trimestrales
Profesional en
Verificar la remisión de informes trimestrales al Jefe de seguridad y
Talento Humano salud en el
Trabajo

Se debe elaborar el informe anual de gestión en el formato

determinado y remitir al Jefe de Talento Humano dentro de Presidente y
los quince (15) días hábiles previos a la finalización del año, secretario del
debidamente firmado por el presidente y secretario técnico Comité de
Elaborar y del Comité CONVIVENCIA
Remitir el Laboral (CCL)
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Informe Anual El presidente debe presentar en el informe anual las
de Gestión recomendaciones para el desarrollo efectivo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.
Profesional en
seguridad y
Realizar seguimiento al envió de informes anuales.
salud en el
Trabajo

Presentar Presidente y
Informe de Elaborar y presentar una vez en el año el reporte de secretario del
16
Estadísticas de estadísticas de las quejas a la alta dirección. Comité de
Acoso CONVIVENCIA
Laboral (CCL)
 Registro

Correo
electronico/
circular

Actas

F.Convocatoria
Elección CCL
-
Correo
electrónico
-Cartelera
institucional

Correo
electronico/
circular

Correo
electronico/
circular

Actas/
Formatos
 Actas/
Formatos

Actas/
Formatos

Actos
administrativos

Actas y
formatos

Actas y
formatos
 Actas y
formatos

Actas y
formatos

Actas

Actas y
formatos
 Actas y
formatos

Actas

Actas y
formatos

Actas

Actas y
formatos