Propuesta de intervención

Todomed Unidad VIH Cali.

Johanna Monsalve Pescador

Gina Vanessa Sierra Erazo
Alejandra Hernández Aristizabal
Geraldine Ruiz Porras
Nasly Andrea Ordoñez Otaya
Julián David Urriago Meneses

Institución Universitaria Antonio José Camacho

Facultad de Educación a Distancia y Virtual
Administración en Salud 7495
Gerencia de Recursos Físicos y Medicamento

Santiago de Cali
31 de mayo de 2021
Introducción

El sistema de almacenamiento es fundamental para toda institución de salud, ya que este debe
asegurar la calidad de los medicamentos hasta su utilización y consumo, cumpliendo con las
condiciones, requerimientos, eficiencia y oportunidad en todo momento.

Del adecuado manejo del almacén dependerá que el producto que se requiere llega de manera
oportuna y cumpliendo todos los estándares de calidad para el consumo final, esto permitirá que
cumpla con su finalidad y supla la necesidad para la que fue solicitado.

Las diferentes operaciones que suceden en el almacén son de máxima importancia para
alcanzar la satisfacción del cliente o usuario (empresa-consumidor), lo cual permitirá beneficiar a
la institución en este caso a la unidad.

Por lo cual analizaremos por medio de este informe la situación presentada en Todomed IPS -
Unidad VIH, la cual presta servicio de atención para pacientes con diagnóstico de VIH/ Sida,
quienes para el primer trimestre del año 2021, realizaron un análisis e identificaron un exceso de
insumos y medicamentos que no habían sido entregados a los usuarios, por lo cual se detectó que
no se realizaba un debido proceso de recepción y almacenamiento para su conservación, esto
conlleva una elevación del costo, implica que las directivas adopten una postura frente a esta
situación e incurran a medidas drástica e iniciar una investigación frente a la situación que se
presenta que permitirá identificar las causas y consecuencias de lo sucedido y los correctivos o
mejoras a realizar.
Objetivos

1. Determinar las posibles causas de la situación.

2. Revisar los diferentes procesos.
3. Definir las consecuencias de la situación presentada.
4. Sugerir las recomendaciones para la implementación de los correctivos.
Marco legal:

- La ley 100 del 1993: con la cual se crea el SGSSS

Artículo 245 crea el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

INVIMA. El INVIMA vigila y controla la fabricación y comercialización de
medicamentos, material médico-quirúrgico y productos similares, utilizados como
insumos para la Salud. Expide el Registro Sanitario, sin el cual no puede colocarse
ningún producto de estos en el mercado. Establece y hace respetar las normas para las
Buenas Prácticas de Manufactura y realiza análisis periódicos de laboratorio a los
productos utilizados en el país, para verificar que estén cumpliendo las normas bajo las
cuales se les autorizó el Registro Sanitario.

- El decreto 677 de 1995: regula las Normas de Buenas Prácticas de

Manufactura expedidas por la OMS. A partir de ese año todos los laboratorios
farmacéuticos están en la obligación de obtener del INVIMA el certificado de
cumplimiento de las BPM.

- Ley 212 de 1995: la cual reglamenta la profesión del químico farmacéutico

y se dictan otras disposiciones.

- Decreto 2200 del año 2005: regula las actividades y/o procesos propios del
servicio farmacéutico.

- Capítulo 2: Artículo 5º: formas de prestación del servicio farmacéutico. el

servicio podrá ser prestado de manera dependiente o independiente, en los términos
siguientes: Servicio farmacéutico dependiente. Es aquel servicio asistencial a cargo
de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, el que además de las
disposiciones del presente decreto debe cumplir con los estándares del Sistema Único
de Habilitación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud.

- Artículo 8: Requisitos del servicio farmacéutico. El servicio farmacéutico

deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

1.Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de complejidad,

número de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren.
 2. contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografía y
materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o
procesos que se realizan en cada una de sus áreas.

3. Disponer de un recurso humano idóneo para el cumplimiento de las actividades

y/o procesos que realice.

-Articulo 9. Recurso humano del servicio farmacéutico dependiente. El servicio

farmacéutico, estaré bajo la dirección de un químico farmacéutico o de un tecnólogo
en regencia de farmacia, teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio, de la
siguiente manera:

2. El servicio farmacéutico de baja complejidad estará dirigido por el Químico

Farmacéutico o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

- Resolución 1441 de 2013 Cuenta con autorización expedida por autoridad

competente para ejercer la profesión u ocupación/Cantidad necesaria según los
servicios ofertados/Acciones de formación continua.

- Resolución 1160 del 2016 por la cual se establece los manuales de buenas
prácticas de manufactura y las guías de inspección de laboratorios o establecimientos
de producción de medicamentos, para la obtención del Certificado de Cumplimiento de
las Buenas Prácticas de Manufactura"
 Todomed IPS

Es una Institución privada prestadora de servicios de salud de primer nivel de complejidad, con
atención ambulatoria, con acciones dirigidas a la promoción, prevención, diagnóstico, control y
dispensación.

Creada en agosto de 2001 con el propósito de suministrar medicamentos de alto costo

(oncología y VIH) al mercado; en el año 2004 nos constituimos como una sociedad LTDA enfoca
en la prestación de servicios y es así como en el año 2006, pusimos a disposición de los usuarios la
atención de pacientes con VIH/SIDA, en su concepto de atención integral.

Misión:
Somos una organización especializada en el manejo de modelos de Atención a pacientes
VIH/SIDA, Atención Domiciliaria y Salud Mental, que satisface las necesidades de nuestros
clientes y partes interesadas, garantizando Calidad, Oportunidad, Calidez y seguridad basados en
la experiencia, personal idóneo, adecuada tecnología e infraestructura y un manejo eficiente de los
recursos, permitiendo un crecimiento sostenible con impacto social en el Suroccidente
Colombiano.

Visión:
En el 2024 nos consolidaremos como la mejor organización especializada en el manejo de
modelos de Atención a pacientes VIH/SIDA, Atención Domiciliaria y Salud Mental,
fundamentado en la calidez, Seguridad del Paciente, innovación y alto desempeño del personal, de
acuerdo con nuestro objeto social en el Suroccidente Colombiano.
 Situación Para Analizar:

Se ha identificado que para el primer trimestre del año 2021, sus directivas detectaron un
exceso de insumos y medicamentos que no habían sido entregados a los usuarios y a los cuales no
se les realizaba un debido proceso de recepción y almacenamiento para su conservación y así
mismo identificó que a nivel contable hubo una elevación del costo, es por esta razón que se
removió de su cargo al jefe de suministros, por lo cual las directivas de la institución solicitaron
investigar las inconsistencias frente a los manejos realizados por el personal del área. Para ello se
realizaría una revisión interna frente al manejo realizado y poder definir los correctivos
correspondientes a realizar.

Hallazgos Generales
Criterios Observaciones (hallazgos)
-El almacén solo cuenta con dos personas para su debida organización
y control, el jefe de suministros y la auxiliar de farmacia.
Recurso Humano _El jefe de suministros no contaba con una carrera profesional, solo
contaba con una titulación técnica. su conocimiento era empírico y
fueron obtenidos por sus años de experiencia.
- El almacén no cuenta con la capacidad para un adecuado almacenaje
de las cantidades de insumos y medicamentos que demanda el
servicio.
Infraestructura -La institución solo cuenta con un equipo de cómputo que no funciona
adecuadamente para realizar la debida sistematización de la
información.
-La institución cuenta con espacio para ampliar sus áreas de servicio.
- No se realizaba una adecuada recepción de los insumos, por lo que
se desconocía información relevante frente a su almacenamiento.
Gestión del suministro - Se encontró faltante de fichas técnicas de los insumos y
medicamentos.
- Se realizaban pedidos si tomar en cuenta inventario previo.
Hallazgos Por Procesos
Proceso de almacenamiento
Proceso de inventario
Proceso de recepción
Proceso de información
Fallas en el almacenamiento y dispensación de los insumos
-La institución cuenta con los dispositivos para garantizar la
conservación de los insumos y medicamentos, pero este no es revisado
con la frecuencia que debería, es por ello que algunos productos
pierden su funcionalidad.
- El sistema de ventilación por aire acondicionado no funciona
adecuadamente que permita conservar la temperatura de los insumos y
medicamentos.
-No se realiza una adecuada separación de los insumos y los
medicamentos.
- No se realiza una adecuada clasificación de los productos.
- Cuenta con el inventario sistematizado mas no está actualizado en
tiempo real.
- Las actas de recepción no se realizan con regularidad y algunas están
manuales otras sistematizadas.
- No se realiza con regularidad el inventario.
- Las fechas de vencimiento, así como las actas de bajas, no se
encuentra sistematizadas, estas se realizan manuales.
-No se tiene determinado el proceso para los medicamentos e insumos
en cadena de frio.
- No se tiene establecido el proceso de bajas de medicamentos e
insumos y su destinación final.
-La recepción de los insumos y medicamentos se realiza manual.
- Los insumos y medicamentos aún no están sistematizados.
-No cuenta con un proceso de salida ni entrada de insumos y
medicamentos.
-Se cuenta con software de gestión, pero este aún es en
modificaciones, por lo cual no se utiliza con frecuencia.
- Algunas gestiones de compras se realizan por medio del software,
otras por otros medios.
Causas:

Ítem Descripción Frecuencia % Acumulado % Acumulado

1 software desactualizado 88 16% 88 16%

2 exceso de insumos y medicamentos 80 14% 168 30%
3 personal no capacitado 71 13% 239 43%
4 pocos equipos de computo 70 13% 309 55%
5 alta rotación de personal 65 12% 374 67%
6 Personal no adecuado en el servicio 60 11% 434 78%
no se cuenta con procesos
7 60 11% 494 88%
establecidos
8 Infraestructura no adecuada 45 8% 539 96%
no tiene un inventario de los
9 20 4% 559 100%
insumos y medicamentos
Total 559 100%
 Perdida de recurso
Árbol de decisión:
Reproceso

Incremento del costo Tutelas y demandas Perdida de mercancía

Mala calidad de insumos y Incremento de quejas Exceso de inventario

medicamentos

Fallas en el almacenamiento y dispensación de los

insumos en el segundo trimestre del año 2021

Alta rotación del No cuenta con procesos Excesos de insumos y

personal establecidos medicamento

Personal no capacitado Mala recepción de los

Prescripciones médicas
insumos y medicamentos
exageradas

No esta inventariado los

insumos y medicamentos

Falencias sistematización de
la cadena de suministros
 1
Por medio de este método y el análisis de causa y efectos podemos identificar las 1

principales falencias en el almacenamiento y dispensación de los insumos y medicamentos,

el no contar con un software que permita optimizar el tiempo de los colaboradores y a su

vez contar con un personal capacitado para cumplir las funciones que se requieren, por otro

lado, la cantidad del personal no es suficientes para que los procesos se realizan

adecuadamente. Estas funciones permitirán que se minimice el exceso de productos en el

almacén y que estos sean ubicados y ordenados adecuadamente.

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN:

Está basada en las causas que llevaron al exceso de insumos y medicamentos dentro del

almacén y un efecto notorio fue el incremento del costo, debido a las pérdidas de

mercancía por no cumplir con un adecuado almacenamiento y dispensación, lo cual implico

que se tuvieran que comprar nuevamente, así mismo se busca que es establezcan procesos y

actividades que permitan la optimización del tiempo y dar cumplimiento a todos los

estándares de calidad para que se beneficie tanto el usuario como la institución.

ALMACEN

Deberá de garantizar que toda la mercancía que se requiere para suplir la cadena de

suministros sea adecuadamente almacenada y garantizando los más altos estándares de

Calidad.
 1
Distribución de actividades: 2

RESPONSABLE ACTIVIDAD GESTION

Es el encargado de recibir los

Recepción de documentos (hoja de recepción) y
Regente de farmacia
documentación verificar que concuerde con lo pedido
para entregar al recepcionista técnico.

- Verifica la documentación del

proveedor (revisión del albarán)
- Descargue de los medicamento o
Recibir, inspeccionar y insumos
Auxiliar administrativo
verificar
- Realizar la verificación
- Inspección y verificación de la
mercancía.
- Es el encargado de descargar y
Distribuir y organizar la cargar la mercancía
Auxiliar de farmacia
mercancía - Ayuda con la organización de la
mercancía
- realiza toda la verificación de
las especificaciones técnica que
permiten que se cumplan con las BPA:
- nombre del medicamento e
insumo
Regente de farmacia verificación técnica
- cantidad en inventario
- concentración
- fecha de vencimiento
- registro sanitario y lote
- presentación de certificaciones
- Es el encargado en conjunto con el
Entrega de los regente de la entrega del medicamento
Auxiliar de farmacia
Medicamentos e insumos externamente y su respectivo registro
en el sistema
 1
Protocolos adicionales: 3

- Se establece la señalización de ingreso, restricciones y rutas de evacuación.

Teniendo en cuenta que en esta zona solo podrá ingresar el personal autorizado

- Protocolo de control de temperatura, se debe de contar con las fichas de seguimiento

de la temperatura que cada una de las áreas en donde se encuentra la mercancía.

- Protocolo de semaforización, donde nos permite identificar y determinar en el

momento oportuno que medicamentos están próximos a vencer.

- Protocolo de salud de insumos o elementos.

En el almacén debe contar con:

- Depósitos de los diferentes residuos

- Insumos de conservación de los insumos y medicamentos.

- Elementos de computo

- Estanterías

- Neveras (normal y portátil)

- Equipos de oficina

- Software actualizado y con funcionamiento optimo

Conclusión

Para concluir, el adecuado registro de la mercancía que ingresa utilizando los

dispositivos tecnológicos y los sistemas creados para la optimización de estos procesos es

esenciales para el adecuado manejo de la cadena de suministros, permitirá la continuidad

de esta, con un adecuado almacén y una adecuada distribución de los insumos y productos

dentro de este, le permitirá a la institución que su área de almacenamiento y dispensación

sea mucho más eficiente y a su vez optimice el tiempo el cual puede ser usado en otras

actividades.
 1
4

Es fundamental contar con el personal capacitado y adecuado para las funciones de

almacenamiento y dispensación de los productos, teniendo en cuenta que la norma lo

establece como un deber de la institución para con sus consumidores y el bien de ella

misma, lo cual permitirá un adecuado manejo del almacén y todas las funciones que este

implica.

Período de seguimiento: Se realizará seguimiento a las actividades planteadas en un

periodo de 6 meses para verificación de cumplimiento de las mismas.

Recomendaciones

Generales

- Adquirir un nuevo software o agilizar las modificaciones del actual

que permita que toda la cadena de suministro quede sistematizada, lo cual hará

que los procesos sean más eficientes y eficaces.

- Contratar al personal idóneo para el manejo del almacenamiento y

dispensación que como se evidencia en el informe es indispensable para el buen

funcionamiento del almacén.

- Adquirir equipos de oficina y cómputo para el debido cargue de

información al sistema.

- Capacitar al personal frente al manejo sistematizado de la

información.

- Realizar evaluaciones periódicas de los procesos a mejorar.

 1
- Establecer indicadores de proceso y eficiencia que permitan medir el 5

impacto y establecer estrategias de mejora.

Especificas:

- Realizar la debida recepción y salida de la mercancía y elaborar los

respectivos documentos que lo soporten (actas de recepción, soporte de

dispensación).

- Capacitar al personal frente al adecuado almacenamiento de la

mercancía, que permita una salida más ágil de los insumos y medicamentos y a

su vez una ubicación más exacta, lo cual le permitirá optimizar el tiempo.

- Mejorar la comunicación entre los colaboradores del área,

estableciendo actividades específicas para cada funcionario como se recomienda

en la propuesta.
 1
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REFERENCIAS

esedevillavicencio. (s.f.). Servicio farmaceutico procedimientos. Villavicencio:

https://esedevillavicencio.gov.co.

Protección, M. d. (2017). Buenas prácticas de almacenamiento Bodega Zona Franca. Bogota:

www.minsalud.gov.co.

Sur, H. d. (s.f.). Procedimiento, recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos

médicos. https://ww.hospitalesdelsur.gov.co.