HOSPITAL GENERAL SAN JUAN DE DIOS

SUB DIRECCION DE ENFERMERIA

COMITÉ DE CALIDAD
SUB COMITÉ DE STOCK MEDICO
QUIRURGICO

NORMATIVO DE MANEJO DE
INSUMOS
MEDICOS QUIRURGICO
ALMACEN DE FARMACIA

GUATEMALA 2014.
 AUTORIZADO POR

_____________________ _______________________
DR. CESAR AUGUSTO REYES DR. LUIS ALFONSO JUAREZ
DIRECTOR EJECUTIVO SUBDIRECTOR TECNICO

__________________________ _______________________
LICDA. SANDRA OLIVA LICDA. NORA DE LEON
COORDINADORA ALMACENES JEFE DEPARTAMENTO
DE ALMACEN DE FARMACIA

________________________ _______________________
LICDA. ROSA DELIA RUIZ LICDA. MIGDA LEDI ZECEÑA
SUB DIRECTORA DE ENFERMERIA ASISTENTE TECNICA

__________________________ __________________________
LICDA. ROSA MARIA LUCAS. LICDA. NORMA GLADYS COYOY
COORDINADORA SUB-COORDINADORA
COMITÉ CALIDAD COMITÉ CALIDAD

________________________
EP. FLORINDA ARACELY MONZON
COORDINADORA SUBCOMITE
DE STOCK INSUMOS M.Q.
 INTEGRANTES DEL
SUB COMITÉ DE INSUMOS MEDICO QUIRURGICO

EP. FLORINDA ARACELY MONZON COORDINADORA

EP.OLIVIA GONZALEZ SUB COORDINADORA

EP. AMABELY MONTUFAR SECRETARIA

EP. VERONICA IDALIA RUIZ SUB SECRETARIA

EA. ONELIA CHAVEZ DIVAS VOCAL I

EP. HAYDEE LEIVA GIRON VOCAL II

LICDA. INGRID NOHEMI REYES VOCAL III

 INTRODUCCION
La sub Dirección de Enfermería, a través del comité de

calidad, y el sub comité de stock de insumos médico quirúrgico

del Hospital General san Juan de Dios, elaboro en el año 2012 un

estudio del consumo real de los insumos médico quirúrgico para 24

horas, de los 48 servicios, de los 7 departamentos clínicos, para

poder llegar a establecer el mismo, fue necesario que las

enfermeras jefes de unidad, registraran su consumo de material

médico quirúrgico en cada turno, por dos semanas, seguidamente

se tabulo la información y se establecieron promedios, que

permitieron realizar el stock real de cada servicio, se socializa la

información a jefes de unidad y Departamento para su conocimiento

y enmiendas a los datos presentados.

Para que sea funcional dicho stock real de insumos médico

quirúrgico, en cada servicio será necesario contar con un almacén

las 24 horas, para que los despachos sean en base a stock y

existencias, de modo que se elimine la acumulación de los insumos

en los servicios y evitar las bodegas existentes, que ocasionan fuga

 y perdida de los insumos, por lo anterior el

proyecto fue presentado en múltiples oportunidades con las

diferentes autoridades, lo cual no fue abalado por falta de fondos

económicos que implicaba su implementación por el área del

almacén de farmacia, sin embargo en reunión administrativa de la

coordinación de almacenes con ministro de salud publica en el mes

de Octubre del año 2014, el proyecto fue abalado para su

implementación. Se llevaron a cabo sesiones técnicas con el

comité de calidad y la coordinación de la jefatura de almacén

general para la elaboración del normativo que guie las acciones del

personal de enfermería y de almacén, ambas partes se

comprometen a socializar, concientizar, educar, asesorar y guiar al

personal para la eficiente y efectiva implementación, que se

encuentra programado del 1 al 10 de Diciembre año 2014.

El funcionamiento inicial de almacén será de 7 a 19 horas los

365 días del año para cubrir las demandas de insumos médicos

quirúrgicos que requieran los servicios para la atención oportuna

que requieran los pacientes.

 OBJETIVOS

1. Abastecer los servicios cada 24 horas de acuerdo a stock establecido.

2. Cancelar bodegas existentes en cada uno de los servicios.

3. Disminuir fugas de material médico Quirúrgico.

4. Optimizar los insumos médicos quirúrgicos.

5. Reducir gastos financieros innecesarios.

6. Evitar exceso de insumos en los servicios.

7. Establecer el despacho de insumos quirúrgicos durante las 24 horas del

día.

8. Actualizar el stock de insumos medico quirúrgicos de acuerdo a

necesidades detectadas.
 Justificación

Actualmente la institución no cuenta con un stock real de 24 horas de insumos

médicos quirúrgicos en los diferentes servicios; Lo que no permite que el

despacho sea de forma equitativa, provocando acumulación de los mismos.

No contamos con almacén que funcione las 24 horas lo que ocasiona, la

acumulación de insumos en las bodegas de los servicios, especialmente los

días festivos, fines de semanas y temporadas de auditorías en almacén.

El procedimiento administrativo para obtener ciertos insumos en horas

inhábiles, es burocrático afectando la atención oportuna a los pacientes.

Ante estas situaciones el Comité de Calidad, realiza el presente proyecto para

contar con un formato de stock real, que justifique el consumo de material

médico quirúrgico que se utiliza en los servicios, durante 24 horas y así

disminuir los gastos financieros y optimización de los insumos.

 RESPONSABILIDADES DE LA ENFERMERA JEFE DE SERVICIO Y
REQUISITOS PARA LLENAR EL FORMULARIO DE PEDIDOS AL
ALMACEN DE FARMACIA

Los documentos (pedidos) son contables y deben cumplir con los siguientes
requisitos de lo contrario serán rechazadas. Sin responsabilidad alguna por
parte del almacén.

1. Nombre de la unidad o servicio, sin abreviaturas.

2. Fechas correctas en números arábigos, sin abreviaturas.

3. Numero, nombre o código del servicio.

4. Nombres completos y firmas de: Jefe de Enfermería y Medico Jefe del

Servicio, legible en todas las hojas.

5. Sellos respectivos del servicio y medico jefe, estos deberán ser legibles.

6. La descripción de los productos deberá ser clara y legible en todas las

hojas del documento sin enmienda, borrones, símbolos, alteraciones o
tachones.

7. Con una línea eliminar los espacios que no hayan llenado.

8. Escribir última línea para cerrar el pedido.

9. Las copias deben estar legibles al igual que el original.

10. La descripción de los insumos médicos es genérica, no por marca.

11. El pedido y sus copias deben coincidir en el número de formulario.

12. Las cantidades a solicitar deben anotarse con números arábigos

únicamente.

13. No aceptar donativos de ninguna índole, todos los donativos serán

recibidos únicamente por el almacén general de farmacia.

14. Elaborar los pedidos contra stock del servicio.

15. Recibir y contar los insumos que le despachan del almacén,

confrontándolo con hoja de pedidos.

16. Asignar un lugar adecuado, limpio, accesible para el resguardo de los

insumos y su fácil control.
 RESPONSABILIDADES DEL MEDICO JEFE DE SERVICIO

1. Revisar y firmar los requerimientos de material Médico Quirúrgico,

todos los días en el horario de 8:00 a 11:00 horas.
2. Firmar y sellar los pedidos de forma legible.

ES RESPONSABILIDAD DEL AUXILIAR DE HOSPITAL,

AUXILIAR DE ENFERMERIA O QUIEN RECIBE EL PRODUCTO.

1. Recoger el producto en horario establecido 7:00 am a 10:00 am

2. Verificar que el mismo este completo y concuerde con la descripción del
pedido.
3. Escribir su nombre, firma, fecha y hora de recibido el pedido.
4. La firma en el pedido es constancia suficiente para el almacén que el
producto fue recibido a conformidad.
5. Después de entregado el producto no se aceptan reclamos posteriores.
6. El producto debe ser retirado del almacén general de farmacia antes de
las 10:00 AM de lo contrario el pedido será anulado

ES RESPONSABILIDADES DE LOS DIGITADORES:

1. Velar por el abastecimiento de los insumos Médicos Quirúrgicos

necesarios para el funcionamiento del servicio.
2. Mantener un sistema de comunicación eficiente con las Enfermeras
Jefes de Unidad y Departamento Clínico.
3. Realizar el conteo diario de la existencia de insumos.
4. Generar el pedido diario.
5. Cumplir con el proceso establecido para el abastecimiento de Insumos.
6. Realizar las gestiones correspondientes para la adquisición de insumos
Médicos Quirúrgicos.
7. Llevar el control de ingresos y egresos de Insumos.
NORMATIVO DE DESPACHO

1. Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva y Gerencia el

abastecimiento del almacén general de material médico quirúrgico para
cubrir las necesidades de los servicios del hospital General San Juan de
Dios.

2. Almacén de farmacia despachara en horario de 06:00 a 18:00 hrs., los

365 días del año, excepto un día que se realizara inventario con previo
aviso por escrito (se reprogramara de forma bimestral)

3. La enfermera jefe de servicio revisara y manejara el stock médico

quirúrgico de la unidad a su cargo para realizar el pedido un día antes en
horario de 11:00 a 14:00 hrs, de acuerdo a existencias manual de stock.

4. Los pedidos ordinarios y especiales de material médico quirúrgico serán

elaborados por la jefe de servicio cada 24 horas, si es necesario con
firma, sello y visto bueno del jefe médico del servicio.

5. Los pedidos ordinarios se despachara a partir de las 7:00 am a 10:00

am.

6. Los pedidos especiales se despacharan de 06:00 am a 18:00 pm, con

visto bueno de la subdirección técnica o sub dirección médica.

7. Los pedidos extraordinarios se recibirán y despacharán a partir de las

13:00 hrs con firma de sub jefe de servicio y visto bueno de la
supervisora de turno.

8. El material de cuarto de desastres de emergencia puede ser utilizado en

caso fuera necesario por falta de insumos en almacén en turno de
noche, debiendo reponerlo de acuerdo a pedido manejado en el servicio
de material utilizado, con firma, nombre y sello de la sub jefe de unidad y
supervisora de turno.

9. Se realizaran auditorias trimestrales a los servicios por parte de los

integrantes del comité de stock médico quirúrgico y representante del
 almacén general, para garantizar su
cumplimiento.

NORMAS GENERALES:

1. El almacén funcionara de 06:00 a 18:00 horas continuas; los 365 días

del año.

2. Cada unidad, gerencia financiera y almacén contara con un manual del

stock de insumos y normativo médico quirúrgico, que tienen promedios.

3. Los requerimientos de insumos se elaboraran y despacharan en base a

stock establecido.

4. Todos los servicios entraran al sistema implementado por el Subcomité

de Stock Medico Quirúrgico, del Comité de Calidad de la Subdirección
de Enfermería. El despacho será abastecido directamente de almacén
general por el sistema SICODA, cada 24 horas excepto Central de
Equipos que su despacho será cada 15 días y el control es a través de
un Kardex.

5. En caso de ausencia de jefe de unidad del servicio, por situaciones

especiales (fines de semana y días festivos); firmara la supervisora del
área.

6. Los pedidos serán despachados con firma y sello de jefes de unidad y

supervisoras de área.