HOSPITAL GENERAL SAN JUAN DE DIOS
SUB DIRECCION DE ENFERMERIA
COMITÉ DE CALIDAD
SUB COMITÉ DE STOCK MEDICO
QUIRURGICO
NORMATIVO DE MANEJO DE
INSUMOS
MEDICOS QUIRURGICO
ALMACEN DE FARMACIA
GUATEMALA 2014.
AUTORIZADO POR
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DR. CESAR AUGUSTO REYES DR. LUIS ALFONSO JUAREZ
DIRECTOR EJECUTIVO SUBDIRECTOR TECNICO
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LICDA. SANDRA OLIVA LICDA. NORA DE LEON
COORDINADORA ALMACENES JEFE DEPARTAMENTO
DE ALMACEN DE FARMACIA
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LICDA. ROSA DELIA RUIZ LICDA. MIGDA LEDI ZECEÑA
SUB DIRECTORA DE ENFERMERIA ASISTENTE TECNICA
__________________________ __________________________
LICDA. ROSA MARIA LUCAS. LICDA. NORMA GLADYS COYOY
COORDINADORA SUB-COORDINADORA
COMITÉ CALIDAD COMITÉ CALIDAD
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EP. FLORINDA ARACELY MONZON
COORDINADORA SUBCOMITE
DE STOCK INSUMOS M.Q.
INTEGRANTES DEL
SUB COMITÉ DE INSUMOS MEDICO QUIRURGICO
EP. FLORINDA ARACELY MONZON COORDINADORA
EP.OLIVIA GONZALEZ SUB COORDINADORA
EP. AMABELY MONTUFAR SECRETARIA
EP. VERONICA IDALIA RUIZ SUB SECRETARIA
EA. ONELIA CHAVEZ DIVAS VOCAL I
EP. HAYDEE LEIVA GIRON VOCAL II
LICDA. INGRID NOHEMI REYES VOCAL III
INTRODUCCION
La sub Dirección de Enfermería, a través del comité de
calidad, y el sub comité de stock de insumos médico quirúrgico
del Hospital General san Juan de Dios, elaboro en el año 2012 un
estudio del consumo real de los insumos médico quirúrgico para 24
horas, de los 48 servicios, de los 7 departamentos clínicos, para
poder llegar a establecer el mismo, fue necesario que las
enfermeras jefes de unidad, registraran su consumo de material
médico quirúrgico en cada turno, por dos semanas, seguidamente
se tabulo la información y se establecieron promedios, que
permitieron realizar el stock real de cada servicio, se socializa la
información a jefes de unidad y Departamento para su conocimiento
y enmiendas a los datos presentados.
Para que sea funcional dicho stock real de insumos médico
quirúrgico, en cada servicio será necesario contar con un almacén
las 24 horas, para que los despachos sean en base a stock y
existencias, de modo que se elimine la acumulación de los insumos
en los servicios y evitar las bodegas existentes, que ocasionan fuga
y perdida de los insumos, por lo anterior el
proyecto fue presentado en múltiples oportunidades con las
diferentes autoridades, lo cual no fue abalado por falta de fondos
económicos que implicaba su implementación por el área del
almacén de farmacia, sin embargo en reunión administrativa de la
coordinación de almacenes con ministro de salud publica en el mes
de Octubre del año 2014, el proyecto fue abalado para su
implementación. Se llevaron a cabo sesiones técnicas con el
comité de calidad y la coordinación de la jefatura de almacén
general para la elaboración del normativo que guie las acciones del
personal de enfermería y de almacén, ambas partes se
comprometen a socializar, concientizar, educar, asesorar y guiar al
personal para la eficiente y efectiva implementación, que se
encuentra programado del 1 al 10 de Diciembre año 2014.
El funcionamiento inicial de almacén será de 7 a 19 horas los
365 días del año para cubrir las demandas de insumos médicos
quirúrgicos que requieran los servicios para la atención oportuna
que requieran los pacientes.
OBJETIVOS
1. Abastecer los servicios cada 24 horas de acuerdo a stock establecido.
2. Cancelar bodegas existentes en cada uno de los servicios.
3. Disminuir fugas de material médico Quirúrgico.
4. Optimizar los insumos médicos quirúrgicos.
5. Reducir gastos financieros innecesarios.
6. Evitar exceso de insumos en los servicios.
7. Establecer el despacho de insumos quirúrgicos durante las 24 horas del
día.
8. Actualizar el stock de insumos medico quirúrgicos de acuerdo a
necesidades detectadas.
Justificación
Actualmente la institución no cuenta con un stock real de 24 horas de insumos
médicos quirúrgicos en los diferentes servicios; Lo que no permite que el
despacho sea de forma equitativa, provocando acumulación de los mismos.
No contamos con almacén que funcione las 24 horas lo que ocasiona, la
acumulación de insumos en las bodegas de los servicios, especialmente los
días festivos, fines de semanas y temporadas de auditorías en almacén.
El procedimiento administrativo para obtener ciertos insumos en horas
inhábiles, es burocrático afectando la atención oportuna a los pacientes.
Ante estas situaciones el Comité de Calidad, realiza el presente proyecto para
contar con un formato de stock real, que justifique el consumo de material
médico quirúrgico que se utiliza en los servicios, durante 24 horas y así
disminuir los gastos financieros y optimización de los insumos.
RESPONSABILIDADES DE LA ENFERMERA JEFE DE SERVICIO Y
REQUISITOS PARA LLENAR EL FORMULARIO DE PEDIDOS AL
ALMACEN DE FARMACIA
Los documentos (pedidos) son contables y deben cumplir con los siguientes
requisitos de lo contrario serán rechazadas. Sin responsabilidad alguna por
parte del almacén.
1. Nombre de la unidad o servicio, sin abreviaturas.
2. Fechas correctas en números arábigos, sin abreviaturas.
3. Numero, nombre o código del servicio.
4. Nombres completos y firmas de: Jefe de Enfermería y Medico Jefe del
Servicio, legible en todas las hojas.
5. Sellos respectivos del servicio y medico jefe, estos deberán ser legibles.
6. La descripción de los productos deberá ser clara y legible en todas las
hojas del documento sin enmienda, borrones, símbolos, alteraciones o
tachones.
7. Con una línea eliminar los espacios que no hayan llenado.
8. Escribir última línea para cerrar el pedido.
9. Las copias deben estar legibles al igual que el original.
10. La descripción de los insumos médicos es genérica, no por marca.
11. El pedido y sus copias deben coincidir en el número de formulario.
12. Las cantidades a solicitar deben anotarse con números arábigos
únicamente.
13. No aceptar donativos de ninguna índole, todos los donativos serán
recibidos únicamente por el almacén general de farmacia.
14. Elaborar los pedidos contra stock del servicio.
15. Recibir y contar los insumos que le despachan del almacén,
confrontándolo con hoja de pedidos.
16. Asignar un lugar adecuado, limpio, accesible para el resguardo de los
insumos y su fácil control.
RESPONSABILIDADES DEL MEDICO JEFE DE SERVICIO
1. Revisar y firmar los requerimientos de material Médico Quirúrgico,
todos los días en el horario de 8:00 a 11:00 horas.
2. Firmar y sellar los pedidos de forma legible.
ES RESPONSABILIDAD DEL AUXILIAR DE HOSPITAL,
AUXILIAR DE ENFERMERIA O QUIEN RECIBE EL PRODUCTO.
1. Recoger el producto en horario establecido 7:00 am a 10:00 am
2. Verificar que el mismo este completo y concuerde con la descripción del
pedido.
3. Escribir su nombre, firma, fecha y hora de recibido el pedido.
4. La firma en el pedido es constancia suficiente para el almacén que el
producto fue recibido a conformidad.
5. Después de entregado el producto no se aceptan reclamos posteriores.
6. El producto debe ser retirado del almacén general de farmacia antes de
las 10:00 AM de lo contrario el pedido será anulado
ES RESPONSABILIDADES DE LOS DIGITADORES:
1. Velar por el abastecimiento de los insumos Médicos Quirúrgicos
necesarios para el funcionamiento del servicio.
2. Mantener un sistema de comunicación eficiente con las Enfermeras
Jefes de Unidad y Departamento Clínico.
3. Realizar el conteo diario de la existencia de insumos.
4. Generar el pedido diario.
5. Cumplir con el proceso establecido para el abastecimiento de Insumos.
6. Realizar las gestiones correspondientes para la adquisición de insumos
Médicos Quirúrgicos.
7. Llevar el control de ingresos y egresos de Insumos.
NORMATIVO DE DESPACHO
1. Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva y Gerencia el
abastecimiento del almacén general de material médico quirúrgico para
cubrir las necesidades de los servicios del hospital General San Juan de
Dios.
2. Almacén de farmacia despachara en horario de 06:00 a 18:00 hrs., los
365 días del año, excepto un día que se realizara inventario con previo
aviso por escrito (se reprogramara de forma bimestral)
3. La enfermera jefe de servicio revisara y manejara el stock médico
quirúrgico de la unidad a su cargo para realizar el pedido un día antes en
horario de 11:00 a 14:00 hrs, de acuerdo a existencias manual de stock.
4. Los pedidos ordinarios y especiales de material médico quirúrgico serán
elaborados por la jefe de servicio cada 24 horas, si es necesario con
firma, sello y visto bueno del jefe médico del servicio.
5. Los pedidos ordinarios se despachara a partir de las 7:00 am a 10:00
am.
6. Los pedidos especiales se despacharan de 06:00 am a 18:00 pm, con
visto bueno de la subdirección técnica o sub dirección médica.
7. Los pedidos extraordinarios se recibirán y despacharán a partir de las
13:00 hrs con firma de sub jefe de servicio y visto bueno de la
supervisora de turno.
8. El material de cuarto de desastres de emergencia puede ser utilizado en
caso fuera necesario por falta de insumos en almacén en turno de
noche, debiendo reponerlo de acuerdo a pedido manejado en el servicio
de material utilizado, con firma, nombre y sello de la sub jefe de unidad y
supervisora de turno.
9. Se realizaran auditorias trimestrales a los servicios por parte de los
integrantes del comité de stock médico quirúrgico y representante del
almacén general, para garantizar su
cumplimiento.
NORMAS GENERALES:
1. El almacén funcionara de 06:00 a 18:00 horas continuas; los 365 días
del año.
2. Cada unidad, gerencia financiera y almacén contara con un manual del
stock de insumos y normativo médico quirúrgico, que tienen promedios.
3. Los requerimientos de insumos se elaboraran y despacharan en base a
stock establecido.
4. Todos los servicios entraran al sistema implementado por el Subcomité
de Stock Medico Quirúrgico, del Comité de Calidad de la Subdirección
de Enfermería. El despacho será abastecido directamente de almacén
general por el sistema SICODA, cada 24 horas excepto Central de
Equipos que su despacho será cada 15 días y el control es a través de
un Kardex.
5. En caso de ausencia de jefe de unidad del servicio, por situaciones
especiales (fines de semana y días festivos); firmara la supervisora del
área.
6. Los pedidos serán despachados con firma y sello de jefes de unidad y
supervisoras de área.
