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Innovaciones en la gestión
de proyectos
Inteligencia artificial y el nuevo rol del project manager.

Bonus: recursos adicionales para la gestión cotidiana.

Innovaciones en la gestión de proyectos

Innovaciones en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos no es una excepción al impulso de la

innovación. La manera en que los equipos colaboran, las
herramientas que utilizan y los métodos que emplean para llevar
un proyecto desde su concepción hasta su realización están en
constante evolución.

La incorporación de tecnologías emergentes, como la inteligencia

artificial y el machine learning, está redefiniendo el paisaje de la
gestión de proyectos, brindando oportunidades que hace apenas
diez años eran inimaginables. Como project managers es
necesario entender estas nuevas tecnologías y su impacto en las
personas y las organizaciones.

A continuación exploraremos cómo estas tendencias actuales y

futuras están moldeando el rol del project manager y cómo los
líderes de proyecto pueden aprovechar estas novedades para
entregar resultados más eficientes y efectivos.
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Antes de empezar…

Últimamente, todos estamos hablando sobre la inteligencia

artificial y los interrogantes y controversias que se generan en
torno a ella.

Por eso, antes de abordar este tema, decidimos conversar con

personas vinculadas a la gestión de proyectos para conocer
cuánto saben y qué dudas tienen; entrevistamos a más de 20
profesionales en ocasión del Congreso de Gestión de Proyectos
PMI TOUR llevado a cabo el 24 de noviembre de 2023 en Córdoba,
Argentina.

El 100% de los encuestados están al tanto de la inteligencia

artificial pero sus conocimientos son limitados. La mayoría solo
utiliza ChatGPT para buscar información relacionada con sus
tareas diarias. Sin embargo, algunas personas saben que hay
otros usos de la inteligencia artificial, relacionados con IoT
(internet de las cosas), trazabilidad o pruebas de código de
software.
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También les consultamos cuáles creen que son los beneficios

que la inteligencia artificial puede aportar a la gestión de
proyectos, y las respuestas se dividieron en tres grandes grupos:

● Información: ”sirve para acelerar los tiempos de

investigación”; “facilita el acceso a la información”; “nos
permite conseguir información precisa para nutrir distintas
etapas de la gestión de un proyecto”; “tenemos más
información”.

● Análisis: “puede ayudar a analizar datos y elaborar

informes”; “sirve para buscar métricas, evaluar resultados y
hacer un análisis”; “nos puede brindar herramientas para
estimación y cálculo de riesgos”.

● Nuevos puntos de vista: “tenemos un ‘interlocutor’ que nos

ayuda, nos desafía y nos trae nuevas ideas”; “nos
proporciona una visión distinta, entrenada, que permite
reformular lo que venimos haciendo”; “nos brinda posibles
soluciones ante escenarios complejos que no tenemos en
cuenta con nuestra primera visión, buscando otras
alternativas”.

En definitiva, todavía hay mucha incertidumbre pero a la vez se

reconoce el potencial de la inteligencia artificial aplicada a esta
profesión. Esperamos que las próximas páginas arrojen un poco
de luz sobre este escenario.
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¿Qué es la inteligencia artificial?

La inteligencia artificial (IA) se refiere a la simulación de la
inteligencia humana en máquinas. Esto se traduce en sistemas
capaces de realizar tareas que normalmente requieren del
razonamiento humano, tales como el aprendizaje, el
reconocimiento de patrones y la toma de decisiones.

¿Qué es la inteligencia artificial

generativa?
Es un tipo de inteligencia artificial capaz de producir nuevos
datos, como imágenes, diseños, textos, música, código, etc.

La inteligencia artificial generativa impactará en la gestión de

proyectos ya que las empresas comenzarán a utilizarla
principalmente como soporte para las tareas manuales,
repetitivas y que consumen tiempo y recursos. Estos cambios,
junto con la supervisión del project manager, permitirán mejorar
la eficiencia de los proyectos y de las organizaciones.

A continuación veremos en detalle en qué casos la inteligencia

artificial generativa puede resultarnos útil.
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Aplicaciones de la inteligencia artificial

generativa en la gestión de proyectos

La IA generativa puede colaborar en el trabajo diario del project

manager en aspectos como:

● Análisis de datos e información: para procesar y analizar

rápidamente grandes volúmenes de datos, lo que ayuda a
los gerentes de proyectos a comprender el desempeño del
proyecto e identificar problemas potenciales. El análisis
colabora en la predicción de los resultados del proyecto y los
riesgos potenciales, lo que permite a los project managers
tomar decisiones proactivas y oportunas.

● Creación de project charters: la IA generativa es muy valiosa

para acelerar la creación de project charters. Mediante el
procesamiento de lenguaje natural, los gerentes de proyecto
pueden describir los objetivos principales, partes interesadas
y requisitos de alto nivel, y la IA generará instantáneamente
un borrador completo. Por ejemplo, se puede indicar al
sistema: "Redacta un Project Charter para un proyecto de
construcción de un rascacielos de 30 pisos en Córdoba,
Argentina, con un presupuesto de $500 millones, para la
empresa de bienes raíces XXX. El sponsor es el Director de
Operaciones ZZZ. El documento debe tener una descripción
del proyecto, objetivos, requisitos de alto nivel, riesgos
importantes, hitos claves, roles y responsabilidades".
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● Eliminación de sesgos: hay muchas investigaciones

académicas que sugieren que los proyectos son propensos a
sufrir sesgos cognitivos, especialmente en la etapa de
planificación. Para evitarlos, los líderes pueden recurrir a
datos históricos cuando toman decisiones clave. Con los
datos, la lógica y la capacitación adecuados, la inteligencia
artificial y los algoritmos de aprendizaje automático
ayudarán a reducir los sesgos en la planificación, la
estimación y la toma de decisiones.

● Asignación de recursos: la IA puede optimizar la asignación

de recursos considerando factores como la disponibilidad del
equipo, las habilidades y los plazos del proyecto. También
puede ayudar a equilibrar las cargas de trabajo, evitando la
asignación excesiva de recursos y reduciendo la
probabilidad de burnout.

● Gestión de riesgos: la IA puede analizar datos históricos del

proyecto para identificar patrones y riesgos potenciales.
También puede monitorear proyectos en curso en busca de
señales de problemas, proporcionar advertencias y alertas
tempranas. Además, el procesamiento del lenguaje natural
puede ayudar a analizar contratos, documentos y
comunicaciones para identificar posibles riesgos legales y de
cumplimiento.
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● Creación de cronogramas de proyectos: las herramientas de

planificación impulsadas por IA generativa pueden crear
cronogramas óptimos para los proyectos, teniendo en
cuenta las dependencias, las limitaciones, el camino crítico y
la disponibilidad de recursos. También pueden ajustar los
planes en tiempo real cuando se producen retrasos o
cambios inesperados.

● Monitoreo del desempeño: la IA ayuda a revisar

continuamente las métricas de desempeño del proyecto
proporcionando paneles e informes en tiempo real para
mantener informadas a las partes interesadas, y activando
alertas cuando el rendimiento se desvía de los parámetros
predeterminados. Además, la IA generativa es muy útil para
automatizar los complejos cálculos del Earned Value
Management. Los gerentes de proyecto pueden hacer
preguntas sencillas para obtener instantáneamente el
estado actualizado del valor planificado, el valor ganado, el
costo actual, el costo estimado a la conclusión, las
variaciones del cronograma y el costo, y los índices de
desempeño como CV, SV, CPI y SPI. Esto agiliza enormemente
el seguimiento del rendimiento y la toma de decisiones
oportunas.

● Gestión de costos: la IA puede ayudar a los project managers

a rastrear y administrar los costos del proyecto al
automatizar el seguimiento de gastos, proporcionar
pronósticos de costos en tiempo real, identificar
oportunidades de ahorro y sugerir ajustes presupuestarios.
Cuando confiamos únicamente en la inteligencia humana,
este proceso es tedioso y también propenso a errores.
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● Garantía de calidad: la IA se puede utilizar para pruebas

automatizadas y procesos de QA, asegurando que los
productos del proyecto cumplan con los estándares
específicos y los requisitos requeridos. Puede identificar
defectos y anomalías de manera más eficiente que las
pruebas manuales.

● Apoyo a las decisiones: la IA puede proporcionar a los

gerentes de proyectos recomendaciones basadas en datos
para la toma de decisiones, como por ejemplo si se debe
proceder con una solicitud de cambio o cómo optimizar los
cronogramas del proyecto. La IA puede simular un
razonamiento humano y brindar miradas, análisis o
proyecciones únicos para cada caso.

● Aprendizaje automático y simulaciones: la IA puede

aprender de los errores y éxitos pasados de los proyectos, lo
que ayuda a mejorar el rendimiento futuro a través del
aprendizaje automático. También se puede utilizar para crear
simulaciones de proyectos para evaluar escenarios
alternativos y tomar decisiones basadas en datos simulados.

¡Importante!

Cuando se utiliza una inteligencia artificial conversacional como

ChatGPT, Bar o Claude para la gestión de proyectos, es importante
estructurar cuidadosamente las consultas para obtener los
mejores resultados. Al personalizar las indicaciones, hay que
hacerlas lo más claras y específicas posible, con frases cortas,
concisas y limitando el alcance.
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La evolución de la figura del project

manager
● Gartner predice que en el futuro el 80% de las tareas de
gestión de proyectos se ejecutarán mediante IA impulsada
por big data, machine learning y procesamiento de lenguaje
natural.

● IBM afirma que el 77 % de los trabajadores en posiciones

básicas verán cambiar sus puestos de trabajo en 2025.
Durante los próximos años, el uso de la IA generativa
dominará todos los roles y todos los niveles en una
organización.

● El World Economic Forum prevé que el 75% de las empresas

habrán adoptado tecnologías de IA para 2027.

Para muchos directores de proyectos, la automatización de gran

parte de sus tareas y el uso de la inteligencia artificial les puede
resultar amenazante, pero si aceptan estos cambios, aprovechan
las nuevas tecnologías y aprenden a utilizarlas a su favor, se
convertirán en profesionales indispensables en cualquier
organización.

El project manager nunca podrá ser sustituído por un bot, pero

deberá aprender a utilizar las tecnologías emergentes
(inteligencia artificial, machine learning, blockchain, entre otras),
coordinando e integrando su uso con la actividad del equipo del
proyecto.
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Para tener éxito en esta nueva era, el PM deberá desarrollar

habilidades blandas clave como creatividad, pensamiento crítico
e inteligencia emocional. El componente humano es esencial para
que la gestión de proyectos sea eficaz y exitosa en la consecución
de los objetivos previstos, pero también para una sostenibilidad
social y organizativa.

Hoy las estadísticas dicen que, especialmente en proyectos

grandes, el trabajo del project manager se compone en más del
70% de actividades relacionadas con la comunicación. Gracias a
la inteligencia artificial, este porcentaje podría aumentar y aportar
beneficios a la gestión de relaciones, lo que aumentará
significativamente la probabilidad de éxito de los proyectos.

La gestión de equipos será otro punto en el que los humanos

jugaremos un papel fundamental. El tiempo ahorrado en tareas
administrativas puede dedicarse en gran medida a las personas,
a su motivación, y a proporcionarles formación continua para su
camino de crecimiento.

Los project managers que aprovechen la inteligencia artificial

generativa adquirirán una enorme ventaja sobre aquellos que se
aferran a enfoques manuales anticuados. La IA permite crear
entregables de alta calidad para los proyectos en cuestión de
segundos, automatizar tareas tediosas y liberar tiempo para un
liderazgo y toma de decisiones de alto impacto. Aquellos que
cuenten con el apoyo de la IA podrán gestionar más proyectos
simultáneamente con menos recursos y obtendrán percepciones
más profundas sobre riesgos y problemas emergentes.
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Por otra parte, cada vez más se pedirá a los directores de

proyectos que implementen proyectos centrados en la IA. ¿Eso
significa que los PM deben ser expertos en inteligencia artificial?
No necesariamente, pero sí deben comprender que no se trata de
proyectos típicos, y es importante que tengan un conocimiento
sólido de esta tecnología y cómo puede afectar a los proyectos
que gestionan.
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Nuevos desafíos en la gestión de

proyectos
La IA generativa está transformando la forma en que planificamos,
ejecutamos y seguimos proyectos, y, al hacerlo, presenta nuevos
desafíos que los profesionales de la gestión de proyectos deben
abordar:

● Riesgos de privacidad y ética: la gestión de proyectos a

menudo implica el manejo de datos sensibles. La IA plantea
desafíos en este campo, ya que el uso indebido de datos
puede tener consecuencias graves. Los profesionales de la
gestión de proyectos deben garantizar que la IA cumpla con
las regulaciones de privacidad y ética, y establecer políticas y
prácticas claras para su uso responsable.

● Inversión en ciberseguridad: en la gestión de proyectos se

manejan datos confidenciales y críticos. En proyectos que
involucran inteligencia artificial, los algoritmos
personalizados o los modelos de aprendizaje automático son
un activo valioso. La ciberseguridad debe centrarse en
proteger estos activos contra el robo o la copia no
autorizada, e incluir estrategias para garantizar la
continuidad de operaciones en caso de un ataque o un fallo
del sistema.
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● Colaboración entre humanos e inteligencia artificial: la IA es

una herramienta poderosa, pero no puede reemplazar
completamente la toma de decisiones y el juicio humano. La
gestión de proyectos exitosa implicará la colaboración
efectiva entre la automatización y la intervención humana.
Debemos tener presente que la inteligencia artificial no es
infalible y que siempre será necesario que una persona
revise, corrija o valide los resultados que brinda la
herramienta.
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Reflexiones
La brecha de conocimiento en inteligencia artificial entre los
project managers es evidente, según nuestra encuesta inicial.

A medida que exploramos las aplicaciones de la inteligencia

artificial generativa en la gestión de proyectos, se revela un
potencial transformador. Sin embargo, este cambio no solo
implica la adopción de tecnologías avanzadas, sino también una
adaptación fundamental en el papel del project manager.

En este nuevo escenario, la toma de decisiones informada, la

comunicación efectiva con equipos técnicos y la gestión proactiva
de riesgos se vuelven imperiosas. Además, surgen desafíos éticos
y cuestiones relacionadas con la interacción entre humanos y
tecnología. La integración exitosa de la inteligencia artificial en la
gestión de proyectos requiere un enfoque equilibrado que
considere tanto el potencial innovador como los aspectos éticos y
sociales, destacando la importancia de la evolución continua de
las habilidades del project manager en esta era de cambio
tecnológico acelerado.

Te dejamos algunas preguntas para que sigas reflexionando:

¿alguna vez habías pensado en la relación entre gestión de
proyectos e inteligencia artificial? ¿Creés que la inteligencia
artificial impactará en tu entorno laboral? ¿Cómo pensás que la
formación de los project managers debe adaptarse para abordar
la creciente influencia de la IA?
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Bonus: recursos adicionales

◆ Capacitaciones

● Inteligencia artificial generativa para project managers: es

una experiencia de aprendizaje práctica que te brindará
conocimientos de IA que se pueden aplicar de inmediato
en cualquier proyecto.
● Tecnología Blockchain: esta tecnología revolucionaria está
cambiando la forma en que se manejan y comparten
datos en el mundo digital y cada vez más empresas la
eligen como solución para sus negocios.
● Habilidades para un liderazgo consciente: formación
necesaria para liderar tu equipo en tiempos de agilidad y
transformación.

◆ Herramientas útiles

● Humata: leé documentos extensos con facilidad. Esta app

hace resúmenes, compara documentos y responde a tus
preguntas.
● Gamma: es un generador de IA que te permite crear
presentaciones, documentos o páginas web en pocos
minutos.
● Kyugo: esta app te permite crear bloques diarios fijos para
reuniones, trabajo y descanso, una solución al equilibrio
entre el trabajo y la vida personal.
● Sembly: esta herramienta de IA transcribe y analiza
reuniones transformándolas en información procesable y
útil para los equipos.
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Fuentes:

● Harvard Business Review: "How AI Will Transform Project

Management"

● Econopoly: "Intelligenza Artificiale, così cambia in meglio il

project management"

● GEMA Business School: "Project Management e Intelligenza

artificiale: nuove prospettive"

● Project Management Institute: "Need to Know: Artificial

Intelligence (2023)”

● Project Management Institute: “5 Implications of Artificial

Intelligence for Project Management”

Agradecemos los aportes de Marcos Campos, PMP ®, y Santiago

Pérez, project manager, para la elaboración de este ebook.
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