Diapositiva 1.

Presentar

Diapositiva 2.

Decir el contenido de la presentación

Diapositiva 3. INTRODUCCIÓN
Cornejotex es una empresa ecuatoriana, del sector textil, dedicada a la confección de prendas
de vestir. La empresa tiene implementado un sistema de gestión de la información (ERP), pero
las condiciones actuales en las que se maneja la información son demasiados laboriosas y no
permite la visualización de manera que permita la toma de decisiones de manera oportuna. El
actual ERP requiere capacitación debido a su alta complejidad para el manejo, la generación de
informes requiere obtener datos de la ERP actual y de bases de datos manejas en Excel por lo
que suele ser tedioso y consumo una gran cantidad de tiempo del personal financiero. Los jefes
de departamentos se encuentran con una falta de información que permita la comunicación
eficaz, por lo tanto, la integración de una herramienta Bussines Intelligence (BI) permite la
automatización de los procesos operativos en cuanto al manejo de datos en tiempo real, lo que
permite la toma de decisiones informadas que mejoren la calidad del proceso, reduzcan costos
y aumente la competitividad de la empresa.

Diapositiva 4. INTRODUCCIÓN
El presente Trabajo de Fin de Master (TFM) propone un plan para la dirección del proyecto de
implementación de una herramienta de Business Intelligence en la empresa Cornejotex

Para cumplir el objetivo general se procederá a:

1. Seleccionar la metodología de dirección y gestión de proyecto

2. Analizar los requerimientos y necesidades de manejo de información

3. Planificar el proyecto según el estándar de PMI (PMBOK, 2021).

En cuanto al alcance el presente Trabajo Fin de Máster, el trabajo a realizar se ha estructurado

en tres fases fundamentales: Evaluación y planificación, Implementación y personalización y
Entrega y mantenimiento de la herramienta BI.

El Trabajo inicia con el Acta de Constitución del proyecto y un Plan para la Dirección del Proyecto.
Es precisamente este último el objetivo principal del documento que se presenta a continuación,
y cuyos detalles serán expuestos en las páginas subsiguientes. Se trata de una tarea crítica para
garantizar el éxito de la iniciativa, por lo que se prestará especial atención a la definición clara de
los objetivos, la planificación detallada de las actividades, la gestión efectiva de los recursos, la
identificación y mitigación de los riesgos, y la medición del desempeño en cada etapa del
proyecto. Con todo esto en mente, se busca establecer una estructura sólida y rigurosa que
permita llevar a cabo el proyecto de forma eficiente, eficaz y satisfactoria para todas las partes
involucradas.

Diapositiva 5. GESTIÓN DE PROYECTO

Breve descripción del proceso de planificación basado en PMI
Diapositiva 6. INTERESADOS

Papel/Rol Descripción Nombre, Titulo

Patrocinador Brinda soporte de gestión al Andrés Cornejo,

ejecutivo/usuario final proyecto. gerente general

Director del Proyecto Gestiona el caso de negocio y el Alejandro Carrasco,

equipo de proyecto. Jefe del área de director del proyecto
servicios

Soporte técnico interno Soporte técnico del proyecto Andrés Carrasco,

ingeniero informático

Soporte técnico externo Análisis de datos e integración de la Asesor externo,

herramienta a los sistemas proveedor

Analista de datos Análisis de datos e integración de Mayra Rúales, analista

departamentos de datos

Soporte financiero Asesora al equipo en los aspectos Edison Acuña,

financieros financiero

Usuario final Utiliza la herramienta de BI en su Miguel Montilla, jefe

trabajo diario y de diseño

Diapositiva 7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

El plan de gestión de los interesados en el proyecto de implementación de una herramienta de
Business Intelligence en una empresa textil tiene como objetivo principal identificar y gestionar
adecuadamente a todas las personas, equipos u organizaciones que puedan verse afectados por
el proyecto. Para lograr una participación efectiva de los interesados, se siguen las pautas del
PMBOK y se realizan los siguientes pasos:

Identificación de los interesados clave: Se identifican todos los interesados, tanto internos como
externos, que pueden influir en el proyecto o ser impactados por él. Esto incluye desde el
Gerente General de la empresa hasta los analistas de datos y contratistas externos.

Análisis de los interesados: Se analiza el poder, interés e influencia de cada interesado en

relación con el proyecto, utilizando matrices poder-interés, influencia-impacto y poder-
influencia. En donde se determinan que el promotor y producción son importantes de
gestionarlos cercanamente.

El plan de gestión de los interesados se adapta a las necesidades y expectativas de cada

interesado, con el fin de garantizar una implementación exitosa de la herramienta de Business
Intelligence en la empresa textil. El nivel de participación y apoyo de los interesados se mantiene
y se gestiona a lo largo de todo el proyecto para asegurar su éxito.

Diapositivas 8. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Niveles de participación: Se evalúa el nivel de participación actual y deseado de cada interesado,
clasificándolos como desconocedores, reticentes, neutrales, partidarios o líderes.

Estrategias de gestión de interesados: Se desarrollan estrategias específicas para cada

interesado con el objetivo de lograr el nivel de participación y apoyo deseado. Estas estrategias
incluyen comunicación regular, provisión de información relevante y capacitación, entre otras.

Diapositiva 9. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

El Plan de Gestión del Alcance para un proyecto de implementación de BI es esencial para definir
los límites del proyecto y garantizar su éxito. Este plan aborda la identificación de objetivos,
entregables y alcance del proyecto, así como la definición de roles y responsabilidades. Además,
se destaca la importancia de la gestión adecuada del alcance y se describen los procesos de
planificación, monitoreo y control.

La gestión del alcance es responsabilidad del director del proyecto, quien debe comunicarse
eficazmente con las partes interesadas, comprender el alcance y asegurarse de que se entreguen
productos que cumplan con los requisitos.

Roles y Responsabilidades: Se identifican roles y responsabilidades específicos para cada parte

interesada en el proyecto, lo que es esencial para evitar confusiones y retraso

Definición del Alcance: Se parte de la necesidad de actualizar los sistemas de información y se

concluye que es necesario modernizarlos e implementar un sistema de BI. Se recopilan y
clasifican los requisitos para definir el alcance del proyecto. Se detallan los alcances de cada parte
interesada, como el Gerente General, Director del Proyecto, Jefes Departamentales, Analistas e
Ingenieros, y Contratistas, para asegurar que todo el trabajo necesario esté incluido.

Enunciado de la Gestión del Alcance: Se destaca la importancia de definir el alcance del

proyecto, incluyendo entregables, requisitos y restricciones. La gestión del alcance ayuda a
mantener el enfoque en los objetivos y a controlar costos y plazos

Alcance del Producto: Se define el alcance del producto, que incluye la implementación de
Power BI, con especificaciones técnicas detallada

El proyecto se divide en tres fases principales:

Fase 1 - Planificación y Evaluación:

• Análisis de factibilidad técnica, financiera y organizativa.

• Identificación de requisitos y objetivos del proyecto de BI.
• Creación del business blueprint.
• Selección de herramienta de BI.
• Planificación detallada del proyecto.
• Diseño técnico y de procesos.
• Definición de la arquitectura de la solución.
• Plan de formación y capacitación.
• Realización de pruebas.
Entregables: Documento de alcance del proyecto, plan de gestión del proyecto, plan de recursos
humanos, plan de comunicación, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, análisis
de requisitos y definición de objetivos, estudio de viabilidad técnica y financiera, selección de
herramienta de BI, definición de la arquitectura de la solución, plan de formación y capacitación,
informe de factibilidad, especificaciones funcionales EYD y RYD, diseño técnico, diseño de
procesos, diseño modelo SI, plan de pruebas.

Fase 2 - Implementación y Personalización:

• Construcción del sistema de BI.

• Configuración de componentes tecnológicos.
• Integración de fuentes de datos.
• Desarrollo de paneles de control y reportes.
• Pruebas exhaustivas.
• Transición al entorno de producción (Go Live).
• Carga inicial de datos.
• Capacitación del personal.
• Monitoreo continuo.
• Implementación de medidas de seguridad y respaldo.

Entregables: Instalación y configuración de la herramienta de Business Intelligence, desarrollo

de los paneles de control (dashboards) y los informes, integración con los sistemas existentes,
personalización de la herramienta a las necesidades específicas de la empresa, alistamiento para
Go Live, despliegue Go Live, pruebas de aceptación del usuario, documentación de usuario y
administración.

Fase 3 - Entrega y Mantenimiento:

• Transición del proyecto al equipo de soporte y mantenimiento.

• Entrega formal del sistema.
• Documentación de procesos.
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA).
• Soporte técnico y resolución de incidencias.
• Actualizaciones y mejoras.
• Monitoreo y control del rendimiento.
• Gestión de cambios.

Entregables: Entrega de la herramienta de Business Intelligence, entrega a IT, entrega a Unidad

de Negocios, cierre de contratos, formación y capacitación de usuarios, plan de soporte y
mantenimiento, plan de actualización y mejora continua, informe de finalización del proyecto.

Diapositiva 10. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

La dirección del proyecto se realiza de manera paralela a estas fases y se divide en las siguientes
etapas:

Dirección del Proyecto:

• Creación del equipo de proyecto.

• Acta de constitución del proyecto.
• Planificación y definición del alcance.
 • Monitoreo y control de la ejecución.
• Control integrado de cambios.
• Cierre del proyecto.

Entregables: Acta de constitución del proyecto, plan para la dirección del proyecto, informe de
finalización del proyecto.

Además, se ha mencionado la importancia de la Estructura de Descomposición del Proyecto

(WBS) en la gestión del proyecto de Business Intelligence, que desglosa el proyecto en
componentes más manejables y define las actividades necesarias para su implementación. Se
han propuesto dos WBS, una para el proyecto y otra para la dirección del proyecto, cada una con
sus respectivas fases y actividades.

La WBS es una herramienta esencial para la planificación, gestión y control efectivo del proyecto,
permitiendo una mayor eficiencia y minimizando los riesgos asociados.

La verificación del alcance en un proyecto implica la revisión de entregables para asegurar que
se cumplan los requisitos, plazos y presupuesto. El director del proyecto juega un papel crucial
en esta revisión, utilizando el diccionario de la WBS para asegurar que cada tarea se complete
con éxito. Se busca que los resultados estén alineados con lo planificado y, si hay desviaciones,
se toman acciones correctivas. La firma del promotor indica la aceptación de los resultados.

El control del alcance es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto, que debe abordar
desviaciones en el alcance durante la ejecución. Se realizan reuniones de supervisión y control
para cada paquete de trabajo y se verifica la conformidad con los requerimientos del promotor.
Los cambios en el alcance solo ocurren si son significativos y se discuten con el promotor. Se
actualizan los documentos pertinentes y se comunica claramente cualquier cambio.

Los cambios de alcance de pequeña magnitud pueden ser considerados si son favorables para el
proyecto y están respaldados por el equipo de dirección o jefe departamental con influencia en
el proceso. Estos cambios también pasan por el control integrado de cambios y se actualizan los
documentos afectados.

La comunicación constante con el promotor es fundamental para mantenerlo informado sobre

los cambios y asegurar que el proyecto se adapte a las nuevas necesidades mientras se mantiene
en el camino hacia el éxito.

Diapositiva 11. PLAN DE GESTIÓN DE LOS REQUISITOS

El documento se centra en la implementación de un sistema de Business Intelligence (BI) para la
empresa Cornejotex, basándose en las necesidades del promotor, quien es el gerente general de
la empresa. Se desarrolla un Plan de Gestión de Requisitos que clasifica los requisitos del
proyecto en seis categorías: requisitos del negocio, requisitos de los interesados, requisitos de
las soluciones, requisitos de transición, requisitos del proyecto y requisitos de calidad.

El proceso de gestión de requisitos consta de cinco fases: planteamiento inicial, identificación de

requisitos, clasificación de requisitos, definición y documentación de requisitos, y control y
revisión de requisitos durante la ejecución del proyecto.

Se detallan los requisitos del proyecto en cada categoría, incluyendo los requisitos del negocio,
de los interesados, de las soluciones, de transición, del proyecto y de calidad. También se
especifican requisitos técnicos y funcionales para las soluciones de BI.
Diapositiva 12. PLAN DE GESTIÓN DE LOS REQUISITOS
Se establece un proceso de priorización de requisitos en tres niveles: alta prioridad, prioridad
media y baja prioridad. Se espera que esta priorización sea revisada y ajustada en reuniones
periódicas con el promotor.

Finalmente, se describen las métricas de producto que se utilizarán para medir el cumplimiento
de los requisitos del proyecto y se presenta una matriz de trazabilidad de requisitos que
proporciona una visión general de los requisitos identificados.

Diapositiva 13. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

El plan de gestión del cronograma es esencial para el desarrollo y control eficaz del cronograma
de un proyecto. Incluye políticas, procedimientos y documentación que guían la ejecución del
proyecto

• La gestión del cronograma implica establecer políticas, procedimientos y documentación

para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto.
• El plan de gestión del cronograma proporciona una visión clara del estado del proyecto
y sirve como referencia para el control durante la ejecución.

Enfoque de la gestión del cronograma:

• Se utilizará el Método del Camino Crítico (CPM) para programar el proyecto.

• Las actividades se basarán en la Estructura de Descomposición del Proyecto (WBS).
• La duración de las actividades se estimará utilizando el juicio colectivo del equipo del
proyecto.
• Se asignarán recursos materiales y se considerará la disponibilidad de recursos humanos.
• Se utilizará la herramienta ProjectLibre para crear y gestionar el cronograma.

Hitos del cronograma:

• Los hitos son logros importantes en el proyecto.

• Algunos hitos incluyen la finalización de la declaración del alcance, aprobación del
presupuesto, inicio y ejecución del proyecto, entre otros.

Responsabilidades de gestión del cronograma:

• El promotor del proyecto establece las fechas de finalización y aprueba el cronograma.

• El director del proyecto supervisa y asegura el cumplimiento de plazos y presupuestos.
• El equipo directivo del proyecto colabora en la definición y validación del cronograma.
• Todos los departamentos y actores involucrados deben colaborar para cumplir con los
plazos establecidos.
• El contratista debe cumplir con los plazos y costos establecidos en el contrato.

Cronograma del proyecto:

• Las actividades se definen basadas en la Estructura de Descomposición del Trabajo

(WBS).
• Se separan las tareas del proyecto de las tareas de la dirección del proyecto.
En esta sección del documento se justifican las fechas y duraciones asignadas a las diferentes
tareas del proyecto de implementación de BI. A continuación, se resumen las principales
justificaciones para las fechas y duraciones:

Desarrollo del proyecto:

• Planificación y evaluación (10 semanas): Esta fase es crucial para el éxito del proyecto
ya que implica actividades como la identificación de objetivos, definición de alcance,
identificación de interesados y evaluación de la viabilidad. Requiere tiempo para análisis
exhaustivos y toma de decisiones informadas.
• Implementación y personalización: La configuración y adaptación del sistema de BI es
una tarea compleja que requiere tiempo para asegurar un despliegue exitoso y
personalización según las necesidades de la organización.
• Entrega y mantenimiento (7 semanas): Marca la finalización de la implementación y
asegura que el sistema esté listo para su uso. Incluye pruebas finales y transición al
equipo de mantenimiento.

Diapositiva 14. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

Dirección del proyecto:

Inicio del proyecto: La revisión preliminar y la elaboración del acta de constitución del proyecto
son actividades fundamentales que establecen la base del proyecto y requieren tiempo para
consultas y revisiones.

Acta de constitución del proyecto: Este documento es crucial para definir el alcance, los
objetivos y roles clave. Su elaboración implica revisión exhaustiva y aprobación de los
interesados.

Plan para la dirección del proyecto: Es un plan detallado que incluye estrategias y medidas para
gestionar todas las fases y actividades del proyecto, incluyendo la identificación y mitigación de
riesgos. Requiere tiempo para planificación efectiva.

Fase de control: El monitoreo constante y la gestión de cambios son fundamentales en un

proyecto BI. Esta fase requiere tiempo para revisar el progreso, tomar medidas correctivas y
comunicarse con las partes interesadas.

Cierre del proyecto: Involucra actividades para asegurar una transición suave y exitosa, revisión
final de resultados y validación de cumplimiento de objetivos. También incluye la celebración y
reconocimiento del equipo.

Definición de los recursos: Los recursos clave en este proyecto son el equipo de dirección del
proyecto, y se incluirán los recursos del contratista durante la fase de ejecución.

Cómputo de la disponibilidad de recursos: Se establecerán los recursos disponibles y la carga

de trabajo en cada fase para facilitar la asignación futura de recursos.

1. Asignación de recursos: Se detalla la distribución temporal de los recursos en la fase de

planificación del proyecto, con énfasis en las fases de diseño, ejecución y seguimiento.
2. Diagrama de Gantt: Se menciona que se han creado diagramas de Gantt para el
desarrollo del proyecto y la dirección del proyecto
 3. Control del cronograma: Se explica la importancia de medir y controlar el desempeño
del proyecto en comparación con el plan establecido, utilizando técnicas como el Valor
Ganado (EV) y el Índice de Desempeño del Programa (SPI).

Formato y frecuencia de informes: Se especifica que el cronograma del proyecto se revisará

regularmente en intervalos semanales, y se detalla la información que debe incluirse en los
informes

1. Calendario de cambios y umbrales: Se establecen límites de variación en el programa

del proyecto, y se describe el proceso para la aprobación de cambios que excedan esos
límites.
2. Cambio de alcance: Se menciona que cualquier cambio en el alcance del proyecto debe
evaluarse en términos de su impacto en el cronograma actual y requerir la aprobación
del promotor.

Diapositiva 15. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

La gestión de costos es fundamental en un proyecto de Business Intelligence (BI). El objetivo
principal del Plan de Gestión de Costos es establecer un marco sólido para estimar, asignar y
controlar los costos asociados con la implementación del sistema de BI, desde la planificación
hasta el cierre del proyecto. Los componentes clave incluyen la estructura de desglose de costos,
estimación de costos, control de costos y comunicación de costos.

Enfoque de la gestión de costos:

• El plan establece directrices para planificar, gestionar, medir y controlar los costos del
proyecto.
• El proceso de gestión de costos se centra en la planificación, estimación, asignación y
control de recursos financieros.
• Se utilizan técnicas analíticas y el juicio de expertos para medir y controlar los costos en
cada fase del proyecto.
• El promotor, director del proyecto y analista financiero desempeñan roles clave en la
gestión de costos.

Estimación de costes:

• La estimación precisa de costes es crucial para asignar recursos y tomar decisiones

informadas.
• Se basa en el cronograma, la estructura de desglose de trabajo (WBS) y otros planes del
proyecto.
• Se consideran otros planes, como el de riesgos y recursos humanos, para estimar costos
asociados con riesgos y recursos humanos.
• Cualquier cambio en los planes debe ser aprobado por el promotor.

Medición y seguimiento de costos:

• Se utiliza la técnica del Valor Ganado (EV) para medir y comparar costos reales con costos
planificados.
• El Índice de Desempeño de Costos (CPI) se utiliza para evaluar el rendimiento financiero
del proyecto.
• La Variación de Costos (CV) muestra si el proyecto está dentro del presupuesto.
 • El Índice de Desempeño del Programa (SPI) mide el progreso en relación con la
programación.
• La Variación del Programa (SV) indica si el proyecto está adelante o retrasado en la
programación.

Formato y frecuencia de informes:

• Se realizan informes semanales que detallan fechas reales, costos estimados y reales,
porcentaje de avance y más.
• Se presentan acciones correctivas y solicitudes de cambios.
• Se registran lecciones aprendidas relacionadas con la gestión de costos.

Proceso de respuesta de variación de costos:

• Se establece una línea base de costos como referencia principal para controlar los costos.
• Se realiza un seguimiento continuo de los costos reales en comparación con la línea base.
• Se analizan las causas de las desviaciones de costos y se planifican acciones correctoras.
• Las acciones correctoras se documentan, comunican y presentan al promotor para su
aprobación.
• El proceso es iterativo y continuo.

Proceso de control de cambio de costos:

• Se evalúan, gestionan y controlan los cambios que afectan los costos del proyecto.
• Los cambios siguen un proceso de solicitud de cambio y se incorporan a la línea base de
costos.
• Se establecen plazos para presentar acciones correctivas una vez que se informa la
variación de costos.

Diapositiva 16. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

Presupuesto del Proyecto:

• El presupuesto se desarrolló durante la fase de diseño del proyecto.

• Se estimaron costos basados en recursos y se creó una curva de Valor planificado (PV).
• El presupuesto se distribuye por fase del proyecto.

Diapositiva 17. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La gestión efectiva de recursos humanos es fundamental para el éxito de cualquier organización.
Un plan bien diseñado abarca roles y responsabilidades claros, un esquema organizativo sólido
y estrategias para la gestión del equipo

1. Roles y Responsabilidades: Definir claramente las funciones, habilidades y metas de cada

miembro del equipo para mejorar la eficiencia y la colaboración.
2. Esquema Organizativo: Establecer una jerarquía organizativa, asignación de autoridad, y
canales de comunicación efectivos para una coordinación y toma de decisiones
eficientes.
3. Gestión del Equipo: Implementar estrategias de motivación, desarrollo y retención del
talento, incluyendo programas de capacitación, reconocimiento y resolución de
conflictos.
Dentro de la gestión de roles y responsabilidades, se destacan tres roles clave:

1. Director de Proyecto: Responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar todas las

actividades del proyecto, incluyendo la asignación de roles, gestión de recursos humanos
y resolución de conflictos.
2. Soporte Técnico: Encargado de resolver problemas técnicos en el entorno informático
de la organización, proporcionar asesoramiento a usuarios y proponer mejoras en
sistemas tecnológicos.
3. Soporte Financiero: Responsable de tareas financieras como la gestión de transacciones,
presupuestos, análisis financiero y asegurar la integridad de los datos financieros de la
organización.
4. La gestión del equipo implica la adquisición adecuada de talento y la gestión de recursos,
donde el director del proyecto juega un papel esencial en la selección y desarrollo del
equipo. Además, se presenta un calendario de recursos que muestra cómo se
distribuyen los recursos en las distintas fases del proyecto.

Diapositiva 18. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Formación

Para el inicio del proyecto no se requiere capacitación para los miembros del equipo. Sin
embargo, si surgen necesidades de habilidades adicionales, se seguirán procesos formales para
adquirirlas y se utilizarán fondos de contingencia. Los usuarios finales requerirán una
capacitación para el manejo de la herramienta.

Supervisión del desempeño

El director del proyecto revisará el trabajo de cada miembro del equipo, comunicará los
resultados esperados y evaluará su efectividad. Antes de liberar los recursos, se reunirá con el
director funcional para proporcionar retroalimentación y permitir una valoración formal del
desempeño del equipo.

Reconocimiento y recompensas

En este proyecto, no se han establecido recompensas monetarias. Sin embargo, se contemplan

medidas de reconocimiento, como días libres para los miembros que finalicen sus tareas antes
de lo previsto, una cesta y un certificado de agradecimiento para aquellos que realicen
eficientemente sus tareas, y una cena para celebrar la finalización exitosa del proyecto con todo
el equipo y otras partes clave involucradas.

Diapositiva 19. PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

la importancia de la gestión de comunicaciones en el éxito de un proyecto y establece un plan
para abordar este aspecto crucial. Algunos puntos clave incluyen:

1. Comunicación Completa: Se reconoce que la comunicación abarca varios aspectos,

incluyendo la interna y externa, formal e informal, escrita y oral, y más. Todas estas
formas de comunicación son esenciales en la gestión de proyectos.
2. Enfoque de Gestión: Se enfatiza que la gestión de comunicaciones debe centrarse en
fomentar el trabajo en equipo, establecer relaciones con los interesados y proporcionar
información precisa y oportuna.
 3. Matriz de Comunicaciones: Se establece una matriz que guía cómo, cuándo y quién
comunica en el proyecto, basándose en los requisitos de comunicación de las partes
interesadas.
4. Roles Clave: Se detallan los roles clave en la gestión de comunicaciones, como el
patrocinador, el director del proyecto, el analista financiero y el soporte técnico, y se
describe su contribución al proceso.
5. Directorio del Equipo: Se proporciona un directorio de contactos que incluye los
nombres, cargos y detalles de contacto de las partes involucradas en el proyecto.
6. Métodos de Comunicación: Se mencionan diversos métodos de comunicación, como el
correo electrónico, reuniones presenciales y herramientas colaborativas, que se
utilizarán en función de las necesidades del proyecto.
7. Diagrama de Flujo de Comunicación: Se presenta un diagrama que ilustra cómo se
gestionarán las comunicaciones en el proyecto, con el director del proyecto como figura
central.

las directrices y estándares de comunicación establecidos para las reuniones y la

correspondencia en el proyecto:

1. Documentación:
• La documentación se utiliza para facilitar la comunicación y registrar información
relevante.
• Se documenta la comunicación posterior para mantener un registro preciso de lo
discutido.
2. Convocatoria de Reuniones:
• Las convocatorias de reuniones se distribuirán de 3 a 5 días antes, excepto en reuniones
del equipo directivo que utilizan medios instantáneos como WhatsApp.
• Deben incluir lugar, hora, duración, temas a tratar, tiempos asignados, responsables,
revisión de la reunión anterior y espacio para temas adicionales.
3. Actas de Reunión:
• Se envían dos días después de la reunión e incluyen puntos del día actualizados,
acuerdos y conclusiones.
• Deben ser aprobadas en la próxima reunión o por correo electrónico.
4. Roles en las Reuniones:
• Se requieren tres roles principales: gestor de la reunión, tomador de notas y moderador.
• Una persona puede desempeñar múltiples roles simultáneamente.
5. Estándares de Comunicación:
• Se seguirán los formatos y plantillas estándar de Cornejotex para comunicaciones
formales.
• Se definen estándares específicos para la convocatoria de reuniones, actas de reunión y
presentaciones.
6. Comunicación en Correo Electrónico:
• Se utiliza un informe de estado estándar para proporcionar actualizaciones detalladas
sobre el progreso.
• Se requiere un estilo de correo electrónico formal, eficiente y profesional, sin un formato
estándar específico.
7. Proceso de Escalamiento de la Comunicación:
• Se establece un modelo de escalamiento de información para priorizar la comunicación
de problemas y contratiempos.
 • Se definen niveles de prioridad, autoridad de decisión y plazos para la resolución de
conflictos.

Diapositiva 20. PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

El Plan de Gestión de Adquisiciones es un documento que establece cómo se manejarán las
compras, adquisiciones y contratos en un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Enfoque de la Gestión de Adquisiciones

• Este plan establece las directrices para planificar, gestionar y controlar los procesos de
adquisición necesarios en todas las etapas del proyecto.
• Las adquisiciones pueden referirse a la compra de materiales, equipos o recursos, y es
esencial asegurar que se realicen adecuadamente para garantizar el éxito del proyecto.

Responsables del proceso de gestión de adquisiciones

• Se enumeran los principales participantes involucrados en la gestión de adquisiciones,

como el analista financiero, el director de proyecto y el promotor.

Proceso de adquisiciones

• Se describe el proceso de adquisiciones, que incluye etapas como la petición de ofertas,

decisión de compra, firma de contrato y seguimiento.

Definición de adquisiciones

• Se detalla la descripción específica de los artículos o servicios a adquirir y se establecen

las condiciones y plazos de adquisición.

Tipos de contratos

• Se explica el tipo de contrato a utilizar, en este caso, un contrato llave en mano para la
instalación y puesta en marcha de una herramienta de Business Intelligence (BI).

Riesgos del proceso de adquisición

• Se identifican riesgos potenciales relacionados con las adquisiciones, como planificación

inadecuada, falta de presupuesto y retrasos en los tiempos de respuesta.

Gestión de riesgos de adquisiciones

• Se detalla cómo se abordarán y mitigarán los riesgos derivados de los procesos de

adquisición en el proyecto.

Determinación de costos

• Se menciona la importancia de evitar exceder el presupuesto en las adquisiciones y

cómo se gestionarán los costos del proyecto.

Documentación formal de la Gestión de Adquisiciones

• Se presenta la documentación requerida para las actividades de adquisición del

proyecto, incluyendo plantillas, formularios y otros documentos.
Restricciones

• Se describen las limitaciones en términos de plazos, costos, alcance, recursos y

relaciones cliente-proveedor que deben considerarse durante las adquisiciones.

Proceso de aprobación de contratos

• Se explica el proceso de licitación, selección y aprobación de contratos, así como el

contenido mínimo necesario para que un contrato sea efectivo.

Criterios de decisión

• Se establecen criterios de decisión para la selección de adquisiciones, que incluyen el

cumplimiento de costos, plazos, capacidad técnica y otros factores.

Control de proveedores y adquisiciones

• Se establece un proceso de seguimiento y control de cambios en caso de desviaciones

en las adquisiciones, incluyendo la gestión de incidencias y acciones correctivas.

Diapositiva 21. PLAN DE GESTÓN DE RIESGOS

El Plan de Gestión de Riesgos es una herramienta esencial para cualquier organización que busca
minimizar y controlar los riesgos en sus operaciones. Su objetivo principal es ayudar a la empresa
a tomar decisiones informadas sobre cómo abordar los riesgos. Debe ser integral, flexible y
adaptable a medida que cambian las circunstancias y surgen nuevos riesgos. Sus beneficios
incluyen la reducción de costos, la mejora de la eficiencia operativa y el aumento de la confianza
de inversores y clientes.

El enfoque de gestión de riesgos implica identificar, analizar, evaluar y gestionar los riesgos. La
identificación de riesgos se realiza a través de una técnica de lluvia de ideas y una búsqueda
exhaustiva en proyectos similares. Los riesgos se registran en un documento que incluye
descripciones detalladas, clasificaciones y posibles respuestas.

El análisis cualitativo se centra en la probabilidad y el impacto de los riesgos. Se utiliza una matriz
de probabilidad e impacto para asignar valores numéricos y calcular una puntuación de riesgo.
Esto permite priorizar los riesgos y decidir qué medidas tomar.

Es esencial que el equipo de dirección del proyecto comunique y entienda el plan de riesgo,
asegure los recursos necesarios y realice un monitoreo y control continuo. Además, el plan de
riesgo debe actualizarse regularmente para mantener su relevancia y efectividad.

El registro de riesgos es una herramienta esencial en la gestión de proyectos que permite

identificar, documentar, monitorear y controlar los riesgos. Incluye información detallada sobre
la categoría del riesgo, una descripción completa, la probabilidad de ocurrencia, el impacto en
el proyecto y una clasificación basada en la probabilidad e impacto.

La matriz de probabilidad e impacto se utiliza para evaluar los riesgos, y los riesgos se dividen en
amenazas (efecto negativo) y oportunidades (efecto positivo). Se priorizan en tres zonas: roja
(mayor prioridad y urgencia), amarilla (prioridad intermedia) y verde (menor prioridad y
urgencia), según su puntuación de riesgo.
El registro también incluye la respuesta planificada para cada riesgo, el responsable designado y
el seguimiento periódico. Los riesgos se categorizan en cuatro tipos: técnicos, externos, de la
organización y de la dirección del proyecto.

Se utiliza una escala del 1 al 10 para asignar probabilidades e impactos, y se calcula un número
del 1 al 100 para evaluar la importancia de los riesgos. Se visualiza la estructura de
descomposición de los riesgos (RBS) en forma de diagrama jerárquico.

Diapositiva 22. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

El proyecto identificó tres riesgos principales que requieren atención prioritaria:

1. Retrasos en la implementación, carga inicial de datos y soporte: Los retrasos en la

implementación de proyectos de BI son comunes y pueden impactar significativamente
en el cronograma y la capacidad de proporcionar soporte desde el inicio. Esto se debe a
la complejidad de las tareas involucradas, como la adquisición de herramientas,
configuración de la infraestructura y carga inicial de datos. Los obstáculos en la carga
inicial de datos y problemas de calidad de datos pueden contribuir a los retrasos, lo que
afecta el tiempo de entrega y la satisfacción de los usuarios finales.
2. Falta de experiencia en la implementación de proyectos de BI: Los proyectos de BI son
complejos y requieren un profundo conocimiento de los procesos de negocio y las
tecnologías utilizadas. La falta de experiencia puede llevar a decisiones incorrectas
durante el diseño y la configuración de la solución de BI, lo que a su vez puede resultar
en retrasos, falta de adopción de la solución y errores en los resultados.
3. Cambios a los requerimientos: A medida que cambian las necesidades de información
y el entorno empresarial, los requerimientos del proyecto también pueden cambiar.
Estos cambios pueden impactar en el cronograma, presupuesto y calidad del proyecto,
lo que requiere una gestión efectiva para adaptarse a las nuevas condiciones.

Para abordar estos riesgos, se proponen estrategias específicas:

• Mitigar y evitar las amenazas: Para los riesgos de retrasos en la implementación y falta
de experiencia, se pueden implementar medidas preventivas como políticas claras,
controles de calidad, pruebas exhaustivas y capacitación actualizada. Para los cambios
en los requerimientos, es necesario estar preparado para reevaluar y ajustar el alcance
del proyecto.
• Mejorar y explotar las oportunidades: Cuando surgen oportunidades en forma de
impactos positivos, como ahorro de tiempo o costos, es fundamental aprovecharlas.
Esto puede implicar acciones proactivas para maximizar los beneficios o transferir la
responsabilidad de explotar la oportunidad a partes interesadas mejor posicionadas.

El monitoreo y supervisión de los riesgos es esencial para evaluar su urgencia y prioridad. Los
riesgos se clasifican en alta, media y baja urgencia, lo que ayuda a asignar recursos y atención
adecuadamente.