Secretaria dea Asoclacién de Reservates del Conjunto HabtocionalTopaio dea Joya se TOPACI ACTA DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA ASOCIACION DE RESERVANTES DEL CONJUNTO HABITACIONAL TOPACIO DE LA JOYA. ETOLAJOYA No 0000020 Daule, 22 enero del 2023 En el cantén Daule, siendo las 17:00 horas del dia de 22 de enero de 2023 en el érea social ubicada en a Mz15, solar 1 de la Urbanizacién Topacio de la Joya, en Canto Daule, Provincia del Guayas. Mediante convocatoria por medio escrito por parte del directorio se reunié la Asamblea en pleno en segunda llamada a las 17:00 horas para tratar el siguiente orden del dia, Constatacién de quorum Conocer los informes Directiva 2021-2022 Conocer los informes del estado inicial Diectiva 2022-2024 Conacer los Estados de situacién financiera agosto a diciembre de! 2022. Conformacién de la Comisién Financiera y de Fiscalizacién, Clerre de la asamblea. Punto 4.- CONSTATACION DEL QUORUM. El Ing. Pedro Morn procede a verificar y constatar e! quorum reglamentario para legalizar la reunién de Asamblea General Ordinaria en la que se determina que se encuentra 9 asistentes, y amparados en el Art. 39 se procede a iniciar la sesién, con la lectura del orden del dia y a instalacién a las 17:05 y las palabras de bienvenida por parte de la Sefiora presidenta. Dra. Giovanna Albin. Punto 2.-a las 17:10 horas e! secretario hace lectura del orden del dia para lo cual hace lectura de 3 informes entregado por el Ledo Osvaldo Naranjo Haro ex presidente de la directiva 2021-2022 con fechas 28 de mayo de 2021; 13 de diciembre de 2021 30 de julio de 2022 donde da a conocer lo rds relevante relacionado a temas administrativos, financieros y de seguridad. A las 17:21 La sefiora presidenta solicita al vocal Eddy Sanchez presida la asamblea para dar lectura del informe econémico de su periodo ya que ella fungia como tesorera alo cual se hace el acto de cambio. La extesorera hace lectura de un informe con fecha 29 de julio de 2022 que es un consolidado donde presenta los valores que se han cubierto durante los meses de junio 2021 hasta 29 de julio de 2022 por conceptos de gastos fijos y rubros de mantenimiento € inventario. También un informe de fin de gestién con fecha 15 de agosto de 2022 donde manifiesta su compromiso de acompafiar en el periodo de transicién a la nueva directiva, con la finalidad de centregar toda la documentacién que le pertenece en su totalidad a la asociacién, ademés que sus informes se realizaron de forma mensual cuyos soportes estan en la base contable Confitico, los informes financieros de la CPA Lourdes Proaifo, las facturas fisicas que reposan en la oficina de administracién, registro de ingresos diarios, conciliacién bancaria, control de pagos, villas y departamentos entregadas, monto de alicuotas por bonos, montos de alicuotas de responsabilidad de constructoras, sistema Pinlet, estén en la computadora de escritorio de la oficina de administracién de la cudl en ningiin momento he pedido clave de acceso al igual que el acceso al ‘mail dé la urbanizacién, hago esta aclaracién para evitar maios entendidos o presunciones futuras, que los valores recaudados fueron realizados a través de la auxiliar administrativa de la asociacién, los cuales eran depositados de forma total en la cuenta corriente que se apertura en agosto de 2021 para este fin. Los gastos fijos fueron cubiertos y priorizados segtin el flujo econémico que se observaba, estos movimientos de dinero fueron realizados previa autorizacién del Ledo. Oswaldo Naranjo presidente de la Asociacién. Estas asignaciones cubrieron las necesidades que se generaron desde el 15 de junio de 2021 a 12 de agosto de 2022, incluyendo las facturas de Seguridad de los meses de abril y mayo de 2021. Quedando como Cuentas por pagar: deuda a la agencia de seguridad meses saldo julio $10668,74 y agosto $13668,74 que esta en curso; segunda quincena de agosto y las facturas de Cnel mes de agosto y Cuentas por cobrar. De un total de 472 viviendas: 376 villas se registran 362, solo faltan DE Rete TO Ha HOY A0 BEd taSecretaria de la Asociacn de Reservantes del Conjunto Habitacionl Topacio dea Joya Yajeyalls TOPACI 44 por ser entregas por parte de las constructoras. Al igual que de los 96 departamentos que ‘componen los 8 bloques habitacionales registramos 92 y 4 ain estén pendiente de entrega, también hace lectura del informe de fin de gestién dando por finalizada la presentacién de estas a las 17:46, acto seguido el Vocal deja el encargo y la sefiora presidente continua con la asamblea solicitando al sefior secretario le el siguiente punto en el orden del dia. Para lo cual el sefior secretario lee el siguiente punto, Punto 3.- Conocer los informes del estado inicial Directiva 2022- 2024, para lo cual siendo las 17:48 la Leda. Analia Corral procede ala lectura del informe con fecha 8 de septiembre elaborado por la tesorera anterior, donde detalla las Cuentas por pagar que quedaron por cubrir como segunda quincena de agosto valor aprox. $2990, 19 facturas de Cnel mes de agosto valor aprox. $1010, SEGURITYMAX: Servicios de seguridad correspondiente al mes de julio. FACTURA 0010029435 $13.668,74 a la cual se realiz6 primer abono el 11-8-22 de $3000), pendiente un monto de $10668,74. Detalle: 1.00 PUESTOS DE SEGURIDAD TURNO 12 HORAS $1356.03 y 4.00 PUESTOS DE SEGURIDAD TURNO 24 HORAS $2712.05, y la entrega de forma fisica también se entrega informacién digital dos cartones con carpetas que contienen toda la informaci6n contable descargada del sistema contable Contifico, la misma podrd ser revisada por la comisién de sea asignada para fiscalizar la gestién financiera del periodo, los soportes contables se encuentran en custodia en las oficinas de la Administracién, entrega de las claves de acceso a los, diferentes sistemas, siendo las 17:55 posteriormente la Sra. Presidenta hace la lectura de su informe donde detalla algunas actividades realizadas hasta la fecha, siendo lo mas relevante el ingreso de 32 socios nuevos aclarando que en la revision de los afios 2019, 2022, 2021, 2022 acota ue las solicitudes encontradas no estén completas ya que no se evidencia el documento que acredite la propiedad por lo tanto se han tomado el tiempo de revisar cada una de las solicitudes y conjuntamente con la administradora las carpetas que reposan en administracién y en algunas de elas consta el documento de la entrega del bien y con eso se procedié al envi de las solicitudes. El tema de seguridad y que la agencia debido a la deuda pendiente de 41006,22 délares por 3 facturas tomo la decision de retirar a sus trabajadores pero que luego de llegar a un acuerdo que consiste en el pago de $5000 como abono a la deuda los quince de cada mes y el pago del mes corriente una semana antes de terminar el mes por lo cual pide que los pagos de las alicuotas se hagan segin como se estipulas los acuerdos adquiridos por los propietarios que a la fecha del informe aun se mantiene una deuda de $23mil délares, conformacién de la comisién de seguridad con el fin de cumplir con el programa de urbanizacién segura propuesta por el Municipio de Daule, la colocacién de la segunda palanca en el carrl de ingreso a residentes, rompe velocidades, cartel de control de velocidad en la entrada, la apertura de la pag. Web, implementacién del sistema ‘administrativo financiero y contable especifico para ciudadelas con la implementacién de modulo residente en el mes de febrero y el médulo garita electrénica, colocacién de parasoles en érea social, mantenimiento de piscina, mantenimiento de méquinas del gimnasio, inicio de la facturacién, celectrénica, cambio de representante legal en el SRI, IESS, MRL y también el tramite de cambio de firmas en el Banco Internacional, la propuesta de apertura de dos cuentas adicionales una para el dinero de provisiones y la segunda para destinar los valores de los 22 délares de aporte por propietario de departamentos con el fin de manejar de una manera més eficiente esos valores siendo las 18:14 finaliza la lectura. El socio Benites Héctor pide la palabra y menciona que hace una itud en el tema de facturacién ya que la factura de diciembre la recibié pero la del mes de enero no le ha llegado, a lo cual fa seffora presidenta menciona que la persona que puede dar una mayor explicaci6n al respecto es la sefiora administradora quien esta a cargo de este proceso para lo cudl solicta al sefior secretario que proceda a dar lectura al CAP{TULO VII DEL ADMINISTRADOR Art. 59.- ATRIBUCIONES ¥ DEBERES.- El Administrador es un servidor de la Asociacién, seré contratado por el Directorio y tiene las siguientes facultades y obligaciones a cumplir: literal é) Asistir cuando a lasSecretaria de a Ascclain de Reservantes del Conjunto Habtacina apace de ya ‘ufiyalle TOPACI Sesiones 0 Asambleas cuando se lo convoque con derecho a voz luego de lo cual se solicita a la asamblea que permita la asistencia de la misma a lo cual alas 18:21 con 17 votos a favor se permite la entrada de la Ing. Ketty Arreaga Le6n para que presente su informe y de mayor explicacién a las dudas referentes a la facturacién y otros temas de interés a las 18:23 horas inicia explicando que recibié de manos de la administradora anterior el inventario, entrega de los bienes de la Urbanizacién, que hizo un recorrido, que empez6 el proceso de facturacién el 30 de diciembre pero que aiin estén revisando algunas novedades ya que las facturas de enero no se han emitido a los rails a pesar de estar registradas y autorlzadas en el SRI que quizés algo esta mal en las mail o que existié agin apagén de la maquina que funciona como servidor y que esta revisando este tema, a lo cual el socio Benites Héctor pide la palabra y manifiesta que en el tema de los convenios de pago 1no le ha quedado claro si a estos socios se les suspenden 0 no los servicios a lo cual la Sra. ‘Administradora explica que son restaurados sus servicios ya que estos residentes pagan el mes corriente y adicionalmente hacen un abono a la deuda, claro que si falta a este convenio nuevamente se le suspenden sus servicios. El socio Eduard Alava pide la palabra y acota que los servicios bésicos como la luz se pagan mes ames y sino se pagan se los cortan. El socio Mosquera Giovanny pide la palabra puesto que desea conocer sila medida tomada de sacar alos guardias fue tomada debido a la falta de pago y si estén buscando otra alternativa, a lo cual la Sra. ‘Administradora actara que ne fue una medida adoptads por la administracién ola directiva ya que ‘esa accién fue tomada por el presidente de la compaiia de seguridad y que gracias a las gestiones realizadas en conjunto con la presidenta se los mantiene bajo las condiciones de la empresa que es pagar los dias 15 de cada mes 5000 mil délares de abono a la deuda y cancelar el mes corriente antes de que acabe el mes. El socio Alexis Gonzales pide la palabra para mencionar que una alternativa seria contratar personal y asignarle la funcién de vigilante para poder bajar un poco el valor de la factura a lo cual la sefiora presidenta menciona que con el programa urb. Segura esto no se puede realizar ya que uno de los requerimientos es que la guardia privada de las urb. seas representadas por una empresa experta en el campo, siendo las 18:54 finaliza la intervencién de la ‘ra administradora acto seguido se retira de la asamblea. El sefior secretario hace lectura del Punto 4 Conocer los Estados de situacién financiera agosto a diciembre del 2022 para lo cual la sefiora tesorera menciona que la contadora no pudo asistir por un inconveniente personal y que ella presentara os informes mensuales aso siendo las 18:58 inica la presentacién del informe financiero del mes de diciembre haciendo una lectura del archivo que se encuentra en la pag. web de la asociacién, luego de esto presenta el informe por memorizado del mes de diciembre en el cual se puede evidenciar los gastos fijos, ingresos y egresos diarios terminando la explicacién a las 19:20, el sefior secretario hace lectura del siguiente Punto 5.- Conformacién de la Comisién Financiera y de Fiscalizacién. A lo cual la sefiora presidenta menciona que se deberla tomar en cuenta las actividades que esta comisién realizara para poder determinar el numero de miembros, y pide a la asamblea que procedan a proponer los nombre de las personas que la compondran aclarando que es una actividad voluntaria y sin remuneracién ademas que séra el punto de partida para un trabajo ‘ransparente en la administracién actual y que permitird aclarar cualquier mal interpretacién en referencia al manejo de los recursos, que se han cotizaciones de Auditorias externas y que cobran Por periodo o por afio una referencia de 10 mil hasta 20 mil por este servicio, Pide la palabra el socio Vielma Joel y pide que se de lectura al articulo 79 de los estatutos vigentes para lo cual el sefior secretario procede Art. 79,- Deberes y Atribuciones del érgano Fiscalizador y De Control Interno. Este érgano seré nombrado por la Asamblea General, estar conformado por tres socios activos, sera el encargado de la fiscalizacién internas realizadas por los directivos. y Control de las acciones a) Vigilaré que se cumpla con la planificacién presentada por los directivos; b) Vigilara e informard a la Asamblea General sobre el manejo econémico; ) Viglara que el directorio cumpla y,“ haga cumplir lo sefialado en el Estatuto de la asociacién, el socio Vielma Joel pide que se ajuste e} ‘ 35 pig. < 1 ‘ 47Secretaria dela Asociacién de Reservantes del Conjunto HabitaionalTopacio de la Joya tifiyalhe TOPACI nombre de la comisién como se establece en los estatutos, y el sefior secretario hace la correcci6n en la pizarra, y detalla las acciones que posiblemente se plantee la comisién estas actividades fueron propuestas por la Econ. Clara Mejfa (informes econémicos, activos fijos, gastos e ingresos) acto seguido la socia Villagrén Marcia mociona el nombre de la Econ. Clara Mejia para que sea parte de esta comision a los cual el sefior secretario pregunta si acepta y la Econ. Mejfa menciona que con gusto acepta para ser considerada en la votacién, el socio Vielma Joel propone el nombre del Dr. Héctor Benites a lo cual se pregunta a la asamblea si hay alguna opinién a la cual no hay por parte de ningiin socio presente le sefior secretario pregunta si acepta la propuesta y el Dr. Benites refiere que es auditor médico que acepta la propuesta para ser considerado en la votacién, el Socio Jestis Ovalles propone el nombre del ing, Elieser Gémez a la cual se pregunta siexiste opinién sienta esta nula y el sefior secretario pregunta si acepta la propuesta a lo cual el Ing. Gamez responde que si acepta, la Socia Marcia Villagrén propone el nombre de la CPA Isabel Tarira a lo cual se pregunta a la sala si existe oposicién y el socio Elieser Gamez menciona que se opone ya que la Sra. no es socia y no la ampara los estatutos a lo cual se procede a retirar el nombre de la CPA de la pizarra el sefior secretario apuntaré los votos en la pizarra y sefiora presidenta haré lectura de los nombres de los socios que han registrado sus firmas en el registro de asistencias, a lo cual pide la palabra los, socios presentes piden que el sefior secretario de lectura lo referente a las COMISIONES Art. 56.- Para el mejor cumplimiento de los fines de la Asociacién, la Asamblea General Podré nombrar las, comisiones que estime necesario, estarén integradas por tres miembros, un vocal que la presidan yy dos socios de base pudiendo ampliar su niimero de acuerdo al trabajo a cumplir. Art. 57.- Cada Comisién que fuere nombrada, luego de cumplir con su cometido deberd rendir el informe correspondiente al directorio y a la Asamblea General. Art. 58.- Las Comisiones se crearen por rnecesidad de la Organizacién y las funciones de estas estardn detalladas en el Reglamento interno a dictarse. A lo cual la sefiora presidenta junto con los miembros del directorio asignan en calidad de presidente de la comisién de Fiscalizacién y De Control interno al Psc. Jordy Briones, antes de proceder a las votaciones, el socio Eduard Alava hace la observacidn en referencia de que si son dos personal se van a elegir cada socio debe votar por dos miembros de los 3 que se encuentran en la pizarra, para lo cual el sefior secretario lee en vor alta los nombres de quienes estén registrados y han aceptado participar siendo el Orden de presentacién Clara Mejia, Héctor Benites y Elieser Gamez, obteniendo la siguiente puntuacién Clara Mejfa 8 votos, Héctor Benites 11 votos y Elieser Gamez 8 votos, para lo cual ia sefiora presidenta hace uso de su voto facultativo por existir empate quedando como resultados finales Clara Mejia 9 votos, Héctor Benites 12 votos y Elieser Gamez 8 votos. El sefior secretario hace lectura de los resultados finales, la sefiora presidenta felicita a agradecer a los miembros ya que esta labor es voluntaria, no remuunerada y requiere del tiempo ue ellos establezcan para esta actividad. Punto 6.- RESOLUCION. Elaborar el acta y a asignacién por escrito a la comision que fue elegida. Punto 7.- CLAUSURA. Luego de haber revisado todos os puntos a tratar El Ing. Moran en calidad de secretario, dda por finalizada la sesién de asamblea siendo las 20:20 horas on lo expuesto el suscrto secretario este directorio suscriben la presente acta en unidad de criterios y en tres ejemplares de igual tenor.Secretaria de la Asociacién de Reservantes del Conjunto Habitacional Topacio de la Joya Yafey TopactK DDIRECTORIO ASOCIACION DE RESERVANTES DEL CONJUNTO HABITACIONAL TOPACIO DE LA JOVA ‘CARGO ‘NOMBRE DELSOCIO/A ED. cub. [ FIRMA PRESIDENTE CGIOVANNA ELIZABETH ALBAN JACOME | 1802967321 - 'SECRETARIO ‘PEDRO ELOY MORAN PADILLA 1310368236 cC: Archivo-secretario