dela Asciaion de Reserventes del Conjunto HabitacinalTopaco dela ova Yajiya TOP. Secretar Ke ACI ACTA DE REUNION DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA ASOCIACION DE RESERVANTES DEL CONJUNTO HABITACIONAL TOPACIO DE LA JOVA. ETOLAJOYA No 0000023 Daule, 04 de marzo del 2023, En el cantén Daule, siendo las 17:00 horas del dia de 04 de marzo de 2023 en el area social ubicada en la Mz15 solar1 de la Urbanizacién Topacio de la Joya, en Canto Daule, Provincia del Guayas. Mediante convocatoria por medio escrito por parte del directorio se reunié la Asamblea en pleno en segunda llamada a las 17:00 horas para tratar el siguiente orden del dia. 1. Constatacién de quorum 2. Lectura del Acta de Asamblea General Ordinaria del 22 de enero del 2023 3. Lectura y aprobacién del Acta de Asamblea General Ordinaria del 22 de enero del 2023. 4, Informe de la Comisién de seguridad 5. Presentacin del Plan Anual de Trabajo 2022-2023 6. Presentacién del Requerimiento de presupuesto financiero 2022-2023 7. Puntos varios: a. Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que dejan a sus mascotas deambulando por la urbanizacién. b. Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que no recogen las excretas de sus mascotas ¢. Analizar sanciones pecuniarias.a los residentes que transitan a una velocidad mayor a la permitida (20kmH). d. Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que no dan mantenimiento a sus jardines frontales. e. Analizar suspender el ingreso de los Delivery después de las 23 horas f. Analizar cobro de las areas sociales 8. asignacién de uso de las dreas laterales del drea social 8. Cierre de la asamblea. Punto 1. CONSTATACION DEL QUORUM. El Ing. Pedro Moran procede a verificar y constatar el quorum reglamentario para legalizar la reunién de Asamblea General Ordinaria enla que se determina que se encuentra 8 asistentes, y amparados en el Art. 39 se procede a iniciar la sesién, con la lectura del orden del dia y la instalacién a las 17:06 y las palabras de bienvenida por parte de la Sefiora presidenta. Dra. Giovanna Alban. Punto 2.- a las 17:08 horas el secretario hace lectura del segundo punto del orden del dia donde procede a leer de manera textual el contenido del ETOLAJOYA No 0000020 del dia 22 de enero del afio en curso. A las 17:37 el socio Benitez pide que se aclare que ese dia solo le eligié la comision de Fiscalizacion y no la Comisién de Seguridad a lo cual La sefiora presidenta menciona que en efecto en el relato del informe de gestién es donde se menciona que se asigné un;Secretaria de a Asocacén de Reservantes del Conjunto Habitoional Tpaci dea Joya ey (eS TOPACI somete a votacién obteniendo 12 votos a favor y 0 en contra, aprobandose de esta manera la mencionada acta y cumpliendo con el punto 3 del orden del dia a continuacién se procede a desarrollar el punto 4 con la lectura del informe de la comision de seguridad por parte del Abg. Eddy Sanchez presidente de la misma siendo las 17:39 el mismo que pide que quede sentado en actas que el no autoriza que sea grabado videos, audios o capturas fotografias de su intervencién luego hace un introducci6n referente a los motivos que han abocado el trabajo que ha desarrollado la comisién de segura que lo hizo en conjunto con la directiva actual y priorizando los temas mas sensibles que permiten vivir en un sitio seguro como nuestra urbanizaci6n, denotando los han dividido este trabajo en tres grupos GRUPO 1: ACCIONES INMEDIATAS A ADOPTAR SIN REQUERIR DE RUBRO ECONOMICO. Obtencién del manual de procedimientos y protocolos por parte de la empresa de seguridad. Ingreso al Chat de garitas de las urbanizaciones de la Aurora, Desarrollo de mesa de seguridad del GAD Aurora, Activacién del botén de panico en el celular de base de garita, Ingreso al chat de la policia: para auxilios policiales, acceso y control de patrullas, bomberos, comisién de transito, Ecu 911, CNEL, ACM en la cual estan incluidos presidente y administrador, Se solicita nuevamente la colocacién de Cémara comunitaria, botén de panico y sirena persuasiva a la Municipalidad de Daule. (seguimos en la cola de instalacién). estas ya se han realizado hasta la fecha del informe quedando un tema por resolver en la asamblea del 4 de marzo y es Solicitar a la Asamblea (4 de marzo) la aprobacién de multas que ayuden a mantener el orden paiblico, control de mascotas y casos de ruido en nuestra urbanizacién el GRUPO 2: ACCIONES MEDIATAS QUE REQUIEREN DE DINERO Cambio de Citofono y cémaras, Mantenimiento de circuito de cémaras y sistema , Mantenimiento de Circuito de cerco eléctrico perimetral, La elaboracién del segundo letrero informativo que esté a la entrada del lado izquierdo que indicara en ambos lados la velocidad maxima al interior de urbanizacién, Licitacién de la nueva compafiia de seguridad a partir mayo del presente afio y el GRUPO 3: PROYECTOS A IMPLEMENTAR, Doble barrera esclusa con caida inmediata para evitar el ingreso de personas ajenas a la urb. Misma que se realizé en el mes de noviembre, colocacién de sefialética en la entrada y cambio de camara de ingreso de residentes por una de tecnologia HDR (realizada en noviembre). Minimizar riesgos en las canchas deportivas, realizando e! mantenimiento y colocacién de mallas de nylon en cielo y dreas laterales al igual que el reforzamiento de las paredes puesto que el peso las estaba venciendo (realizado en febrero), Cambio de sitio del lector de QR de pinlet para visitantes. Proyecto de equipamiento con cémaras de alta tecnologfa para reconocimiento facial y lectura de placas a la entrada y salida de garita principal, camara panoramica la torre alta de garita, cémaras 360 en area de parque interno de condominios, colocacién de megéfono en puerta de servicio, implementacién de cémaras en punto donde el alcance de las otras es insuficiente, sustitucién de camara analdgicas por cémara de conexién ip y marcacién de movimientos. Proyecto de Implementacién de central de monitoreo por medio de sistema integrado de cimaras. Implementacion de garita elevada (mes de marzo cotizacién) que incluye medidas de contencién en estructura de garita, Implementar el, sistema de garita electrénica con sistema integrado automatizado de lectura de placas’y reconocimiento facial que para este grupo de acciones se va ha requerir una cuotaSecretaria dela Asoiaion de Reservantes del Conjunto Habltcional Topacio dea Joya hn NES TOPACI extraordinaria que se su propuesta debe ser presentada en una asamblea, Estudio de factibilidad de transito y sefialética en la parte externa e interna alta y baja de la urbanizacién (redondel de entrada) Corredor seguro proteccién externa con monitoreo de cémaras y respuesta armada al finalizar Hace un llamado a la unidad, y a trabajar en equipo para juntos construir una urbanizacién modelo en gestién de seguridad, siendo las 18:08 da fin ala lectura y el socio Benitez solicita publicamente la copia del informe de la Comision de Seguridad. Acto seguido el socio Garcia pide que se aclare el valor de esa cuota a lo cual la Sra. presidenta le menciona que ese valor lo debe asignar la asamblea o se decide dividir el valor global para los 472 propietarios o se mantiene el valor diferenciado de 49 y 71 délares pero que ese tema puntual lo debe decidir la asamblea. Siendo las 18:24 se procede al punto 5 Presentacién del Plan Anual de Trabajo 2022-2023 para lo cual se proyecta una hoja en Excel detallando las actividades y tiempos a cumplir dejando claro que se han priorizado y marcado con semaforizacién las actividades dentro del plan quedando con verde sistema administrativo, financiero y contable y facturacién electrénica, reponteciamiento y mantenimiento de equipos de oficina, medios de difusién pag. web y mail institucional, implementar modulo residente mantenimiento de méquinas de gimnasio, mantenimiento de filtros y agua de piscinas, mantenimiento de canchas deportivas mitigando riesgos. En amarillo fortalecer el ingreso de residentes en garita principal 2da barra y sefialética, mantenimiento y apertura de 4rea social cerrada, licitacin y adjudicacion de agencia de seguridad y en rojo las de mayor tiempo para su desarrollo y que requieren de un rubro extraordinario para su cumplimiento; estudio factico y sefialética, mantenimiento general de la garita principal, colocacién de sistema de cdmaras, en dreas donde faltan incluyendo mz 11 , creacién de central de monitoreo. La socia Mejia menciona que en el rubro que esté destinado para los uniformes de los trabajadores también se debe considerar equipos de invierno, siendo las 19:56 minutos se continua con el siguiente punto en el orden del dia a los cual la sefiora presidenta menciona que la persona que presentara la solicitud del presupuesto es la administradora y para su explicacién pide al sefior secretario que proceda a dar lectura al CAPITULO VII DEL ADMINISTRADOR Art. 59.- ATRIBUCIONES Y DEBERES.- El Administrador es un servidor de la Asociacién, seré contratado por el Directorio y tiene las siguientes facultades y obligaciones a cumplir: literal d) Asistir cuando a las Sesiones o Asambleas cuando se lo convoque con derecho a vor luego de lo cual se solicita a la asamblea que permita la asistencia de la misma a lo cual el socio Ocampo mociona su ingreso siendo las 20:02 y con 13 votos a favor se permite la entrada de la Ing. Ketty Arreaga Leén para que haga la Presentacién del Requerimiento de presupuesto financiero 2022-2023 conceptos y rubros que cubren los gastos de 12 meses hasta septiembre del 2023, valores que suman un total de 280.616,89 délares mismos que se sustentan con las facturas recopiladas en el afio anterior, menciona que es importante que los residentes paguen se manera puntual sus alicuotas ya que muchos de los rubros a cubrir se cancelas los primeros 10 dias del mes entre ellos la deuda que se mantiene con la agencia de seguridad. Presenta la tabla de TOTAL INGRESOS: La alicuota por villa es de $49 y bonos $18.424,00 y La alicuota por departamentos es de $71 y bonos $6.816,00, tabla de egresos: EGRESOS OFICINA ADMINISTRACION: sueldo Administrador, sueldo Asistente administrativa, Caja Chica, AES PACHSecretartade a Acai de Reservantes del Conjunto Habana Tape de ya Yigiga TOP, Gastos de papeleria y Facturas de Asociaciones, recibos provisionales, Mantenimiento equipos de oficina y mensajeria, Servicios contables, servicios juridicos, Sistema Administrativo, financiero y contable, Sistema Administrativo Modulo residente, Pago de Décimo tercero y Décimo cuarto, Aporte patronal $50.335,20 anual. MANTENIMIENTO GENERAL URBANIZACION; Personal de mantenimiento sueldo: (incluye beneficios de ley), Dotacién personal de mantenimiento (uniformes, botas), Materiales de mantenimiento(quimicos , herramientas) y limpieza general de dreas, comunales y éreas verdes. Fundas, proveeduria Materiales de limpieza para area Social y éreas Comunales, Mantenimiento de equipos: Equipos y herramientas para jardineria e insumos de jardineria Y piscina, Mantenimiento edificaciones (club, oficina, porterias, cerramiento, garita), Combustible $59.610,00 anual. SERVICIOS BASICOS, Cnel, Amagua (Club Social), internet Garita ~ Administracién, Servicio Pinlet, Teléfono (1 linea) $22.608,00 anual MANTENIMIENTOS: Sistema de Cémaras, Bombas de riego, Cerco eléctrico, Bombas de piscina , Garita principal barra y garita alta, Mantenimiento de Aires Acondicionados , Recarga de extintores, Mantenimiento del cuarto de Bombas de Condominios, Mantenimiento de 8 valvulas de entrada a condominios de sistema de Contra Incendios, Mantenimiento de maquinas de Gimnasio , Mantenimiento Canchas $20.840,00 anual, PROVISION PARA IMPREVISTOS SRI $1200 anual. SEGURIDAD; Guardiania 2 turnos de 24 horas y uno de 12 horas desde enero 2023, Guardiania 4 turnos de 24 horas y uno de 12 horas hasta dic 20 22. Guardiania Unidad de Monitoreo desde agosto 2023 $126, 023,09 ‘monto anual, Al finalizar la intervencién siendo las 20: 34 minutos la Socia Marcia Villagrén ‘mociona se apruebe la solicitud de presupuesto mensual realizado por la Administradora teniendo 13 votos a favor y 0 votos en contra. Continuado con punto 7: el orden del dia se presentan los puntos varios: Analizar sanciones pecuniarias alos residentes que dejan a sus ‘mascotas deambulando por la urbanizacién, para lo cual la socia Marcia Villagrén mociona ue se realice el cobro de $10 como multa pecuniaria a quien deje a sus mascotas deambulando sin su cuidador, sin sujecién por la urb. Se somete a votacién con 12 votos a favor y 0 votos en contra, Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que no recogen las excretas de sus mascotas; la socia Angelica Laborde; que se realice el cobro de $10 como multa pecuniaria a quien deje las excretas de sus mascotas expuestas en la via publica, areas privadas de la urb. El socio Yoamber Garcia mociona; que se realice el cobro de $15 como multa pecuniaria a quien deje las excretas de sus mascotas expuestas en la via Publica, reas privadas de la urb. Se somete a votacién obteniéndose 7 votos a favor del monto de $10 y 5 votos a favor por el monto de$15 quedando estipulado el cobro de $10 délares como multa pecuniaria, Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que transitan a una velocidad mayor a la permitida (20kmH), la socia Clara Mejia mociona: que se realice el cobro de $25 como multa pecuniaria al residente, y 0 su visitante a quien Previa verificacion se le detecte el transitar a exceso de velocidad, emplear estacionamientos no autorizados, que el drea de peatones de la urb. se somete a votacin obteniéndose 12 votos a favor del monto de $25. Analizar sanciones pecuniarias a los residentes que no dan mantenimiento a sus jardines frontales. La socia Adela Marcillo mociona que se realice el cobro de $10 a quien no de mantenimiento oportuno y el sitio este lleno de maleza y de un mal aspecto al ornato, se somete a votacién obteniéndose 15” votos a favor del monto de $10 délares como multa, terrenos sin mantenimiento la sécia 45 pag. KaoSecretaria de a Asocacn de Reservantes del Conjunto Habtacionl Topacio dea Joya sine TOPACI Adela Marcillo mociona que se realice el cobro de $10 a quien no de SSuvcmeinroue mantenimiento oportuno y el sitio este lleno de maleza y de un mal aspecto al ornato, se somete a votacién obteniéndose 12 votos a favor del monto de $10 délares como multa, la sra presidenta aclara que aunque estas resoluciones entran en vigencia de manera inmediata hay que darles tiempo a los residentes para que se informen de estas mediadas que estén siendo tomadas en por la asamblea en pleno. Analizar suspender el ingreso de los Delivery después de las 23 horas la socia Angelica Laborde mociona ; que se limite el ingreso de servicios de Delivery a partir de las 11pm tomando en consideracién los Servicios de salud, Analizar cobro de las éreas sociales: solo Salén A la socia Wendy Rivera mociona habilitar el salén A para eventos sociales, érea cerrada a un costo de $80 délares el mismo que se incrementara ‘a medida que se acondicione el lugar, se somete a votacién obteniéndose 12 votos a favor del monto de $25. Punto 8.- RESOLUCION. Elaborar el acta, elaborar la resolucién y publicacién en un tiempo de 8 dias para que estén entren en vigor 48 horas después de su publicacién. Punto 9.- CLAUSURA. Luego de haber revisado todos los puntos a tratar El Ing. Moran en calidad de secretario solicita que alguien mocione la terminacién de la asamblea, a lo cual el socio Benitez mociona que se dé por terminada la reunién con apoyo undnime dando or finalizada la sesién de asamblea siendo las 21:59 horas. Con lo expuesto el suscrito secretario y la presidenta de este directorio suscriben la presente acta en unidad de criterios y en tres ejemplares de igual tenor. DIRECTORIO ASOCIACION DE RESERVANTES DEL CONJUNTO HABITACIONAL TOPACIO DE LAJOYA [CARGO NOMBRE DEL SOCIO/A cép. club. PRESIDENTE | GIOVANNA ELIZABETH ALBAN | 18029673 | JACOME _ a SECRETARIO | PEDRO ELOY MORAN PADILLA | 13103682 | 36 C: Archivo-secretario recent Zea AONAL erry