LA EMPRESA__________________

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ANEXO

11.4. INTRODUCCIÓN

En este anexo efectuaremos un análisis más pormenorizado del funcionamiento de cada una de
las áreas enunciadas en la parte principal del capítulo; haremos referencia a cada una de las
áreas, departamentos y sectores que pueden desarrollarlas, describiendo brevemente las tareas
específicas que cada uno de ellos realiza. La razón por la cual esto se presenta en forma separada
es que hemos querido marcar un corte claramente definido entre lo que entendemos que es un
análisis básico de las distintas funciones y la información que se presenta en este anexo, que
asume el carácter de complementaria, pues ingresa en un nivel de detalle que puede alejarse de
los objetivos del capítulo, pero sin dudas puede ser de utilidad para lectores no familiarizados con
el funcionamiento operativo de las empresas.

En las páginas siguientes el lector hallará un modelo de empresa industrial dividida

funcionalmente y con una apertura estructural de departamentos y sectores. Ello se corresponde
con un enfoque "clásico" influido por la visión de las escuelas de administración científica e
industrial propuestas por TAYLOR y FAVOR, y llevadas a la práctica sobre todo en la primera mitad del
siglo XX. En años recientes se han experimentado soluciones absolutamente distintas en diversas
y exitosas organizaciones, y han aparecido estructuras matriciales, celulares, por proyecto, etc.
Detengámonos un minuto en algunas de ellas.

Dentro de la función productiva pensemos en una estructura alineada detrás del flujo operativo de
una determinada línea de productos. Supongamos una empresa farmacéutica que elabora y
vende un analgésico en comprimidos. El proceso de manufactura incluye la elaboración de los
comprimidos, el envasado en blisters y estuches y las subsecuentes tareas de apoyo, tales como
programación de la producción, controles de calidad, mantenimiento de equipos e ingeniería de
procesos. Nada obsta para que todas esas actividades se agrupen en una sola área ("célula") que
podrá ser denominada con el nombre mismo del producto. Allí se aglutinarán

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tareas productivas y de servicio, pero todas en una misma "unidad", la que da innumerables
ventajas. Este modelo de diseño organizacional ciertamente dista del tradicional que expondremos
en este anexo, y además los autores de este mismo libro sostenemos que en muchos casos resulta
preferible a aquél. Iguales consideraciones podemos efectuar en el caso de estructuras armadas por
proyecto, por ejemplo para el lanzamiento de un producto o negocio nuevo, que exige la integración
de un teas conformado por personal de investigación y desarrollo, manufactura y
comercialización, todos dentro de una "unidad organizacional" específica que aglutina diversas
funciones, actividades y tareas.
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¿Por qué entonces explicaremos el tema "empresa" según el enfoque clásico? Simplemente por
razones didácticas. Lo que nos importa es que el lector comprenda las funciones que se desarrollan
en la empresa y la red de interrelaciones que se va tejiendo. Para ello, dividir el todo en partes
brinda dos elementos invalorables: claridad y posibilidad de explayarnos en aspectos puntuales.
Una vez entendido esto, el lector podrá abordar mejor provisto el resto del libro para interpretar
los aspectos específicos de la gestión presupuestaria.

Los autores hemos privilegiado en este capítulo -y por supuesto en toda la obra el objetivo de ser
útil por sobre cualquier tentación de impactar con el uso de terminología altisonante y poco
comprensible. Queremos que el lector - alumno supla con su lectura la carencia de vivencia práctica
respecto de lo que es una empresa, cómo funciona y cómo se interrelacionan los roles de todos
los responsables de ella, sean directivos, gerentes, mandos medios o empleados. Esa falta de
experiencia práctica de los alumnos impide muchas veces una correcta formulación del proceso
enseñanza-aprendizaje agravada por el hecho de su desarrollo en condiciones lejanas al ideal en
cuantiosos aspectos.

La experiencia docente de los autores está plagada de anécdotas sobre las consecuencias de lo
antedicho, muchas de las cuales tienen en común la dificultad de transmitir al alumno (y la
subsecuente complicación de éste último en comprender), muchos conceptos y técnicas aplicables a
la gestión en la empresa debido a esa carencia de base.

Es por ello que hemos creído conveniente el desarrollo de los temas del presente capítulo, en la
idea de que su estudio permitirá al alumno comprender mejor el énfasis que ponen los autores en
la necesidad del involucramiento de todos los miembros de la empresa en la gestión
presupuestaria.

Si Ud. lector, posee experiencia en empresas, puede prescindir absolutamente de la lectura de

este anexo. Si en cambio, no la tiene, o en caso de ser alumno

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 LA EMPRESA __________________________

universitario y la ubicación del tema "presupuestos" en la currícula de su carrera complica la

interpretación de los otros diez capítulos de este libro, no dude en leerlo, manteniendo siempre
presente las salvedades y aclaraciones que efectuáramos más arriba.
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1 1 . 5 . L A FUNCIÓN COMERCIAL

La función comercial agrupa actividades que pueden, tentativamente, ser clasificadas en dos
grandes grupos:

• Marketing: son todas las acciones realizadas por la empresa que persiguen como objetivo final
generar la demanda.

• Ventas: consiste en satisfacer la demanda mediante la transferencia onerosa a los consumidores,

de los productos o servicios que fabrica o presta la empresa.

Esta clasificación primaria de la actividad promueve la apertura del área comercial en

dos departamentos principales:

Estas simples y hasta obvias definiciones de los objetivos de los departamentos de Marketing
y Ventas implican un importante número de actividades parciales que darán lugar a diferentes
sectores, aunque no necesariamente uno por actividad, conforme a la clasificación tentativa de
unidades de trabajo que se realizó en la parte principal de este capítulo.

11.5.1. DEPARTAMENTO DE MARKETING

El departamento de Marketing, para lograr su objetivo de generar la demanda, deberá

realizar las siguientes actividades:

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 __________ LA EMPRESA

• Investigación comercial o de mercado: constituye el medio del que se vale la empresa

para generar la información que sirva de base para tomar decisiones de tipo comercial. Tan
importante es esta información, que sobre ella operan todas las restantes actividades que
conforman el departamento de Marketing. Incluye estudios sobre: los gustos de los
consumidores, el comportamiento de la competencia, la tendencia del mercado en cuanto a
planes de venta, precios, canales de distribución, campañas de publicidad y toda otra
información que permita decidir la política comercial de la empresa en cuanto a definición de
productos, mercados a los que van dirigidos y medios posibles de utilizar para llegar a ellos.
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• Definición de productos: ésta es una actividad clave, no sólo dentro del departamento de
Marketing, sino también con relación a la empresa misma. Ocurre que la rapidez con que se
producen los cambios en los gustos de los consumidores, en la tecnología y en la
competencia, obliga a las organizaciones a la búsqueda permanente de nuevos productos
como único camino posible para que la empresa no sea superada por la competencia. Sobre
la base de la información que proviene del sector "Investigación de Mercado", la compañía
debe desarrollar ideas que respondan a los permanentes nuevos requerimientos del mercado.
Estas ideas generan propuestas de nuevos productos, extensiones de línea, o simples
mejoramientos de los productos existentes. Corresponderá luego, al departamento de
investigación y desarrollo, analizar la factibilidad de las propuestas y al sector de costos,
decidir la viabilidad económica.

• Promoción y publicidad: una vez que los mercados han sido segmentados y
seleccionados y los productos, definidos y posicionados, será necesario que la empresa se
aboque a la tarea de dar a conocer su propuesta. La publicidad es uno de los medios
utilizado para que la organización genere en los consumidores la necesidad de demandar los
productos que comercializa. La clave de esta actividad consiste en desarrollar un esquema de
promoción y publicidad efectivo donde, entre otras cosas, deberán definirse, el objetivo, la
audiencia, el mensaje y los medios a utilizar (radio, televisión, diarios, revistas, etc.),
atendiendo lógicamente, a pautas presupuestarias adecuadas. En organizaciones de
envergadura, se utilizan los servicios de una agencia externa, reduciéndose, entonces, la
tarea del sector a funciones de coordinación y supervisión.

• Planeamiento comercial: esta actividad apunta a definir la estrategia comercial específica

de cada producto y, en general, de la empresa. A partir

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 LA EMPRESA _________________________

de la investigación de mercado, del diseño de productos y definido el esquema publicitario,

se establecen los objetivos en términos de presupuestos y se controla el cumplimiento de los
mismos. También es función de este sector la selección de los canales de distribución a
utilizar. La definición de la política de promoción de ventas consiste en: ofertas, descuentos,
premios, concursos, etc. El seguimiento y control interno operativo del presupuesto de gastos
asignado a toda el área de Marketing también es una tarea que habitualmente realiza este
sector.

Gerencias de producto: la división del departamento de Marketing por funciones

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representa ventajas operativas cuando la empresa opera con pocos productos; en este caso,
lo importante es determinar responsables por cada una de las funciones. En cambio, cuando la
organización opera con una gran diversidad de productos suele ser aconsejable basar la
operatoria del departamento de Marketing en gerencias de productos. Es aquí donde aparece la
figura del gerente o jefe de producto, que es quien asume la responsabilidad integral de todas las
funciones de marketing con relación al producto ó productos que gerencia. La desventaja de este
tipo de estructura es que aumentan los recursos humanos, puesto que se necesitan tantas
funciones como gerencias de productos existan. Como solución a este problema, algunas
empresas adoptan una estructura de marketing intermedia entre las dos posibilidades: utilizan
las gerencias de producto como esquema básico de funcionamiento y el resto de los sectores
del departamento de Marketing actúan como actividades de servicio del que se sirven las
mismas.

Dentro del esquema tentativo propuesto, la estructura organizacional del departamento de

Marketing puede presentar las siguientes posibilidades:
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11.5.2. DEPARTAMENTO DE VENTAS

Generada la demanda a través de la gestión del departamento de Marketing y los

correspondientes sectores que lo integran, corresponderá al de Ventas asumir la responsabilidad
de detectarla y satisfacerla mediante la transferencia onerosa de los productos que la empresa
fabrica. Conforme lo que se ha explicado anteriormente, la venta debe ser entendida como la última
etapa de la gestión comercial; y su éxito en gran medida depende de la excelencia con que se ha
desarrollado el trabajo de marketing.

De todos modos, vender implica una serie de actividades que, de acuerdo con su magnitud suelen
generar la necesidad de crear sectores dentro del departamento. Tomar pedidos, facturar, embalar,
expedir, cobrar, y prestar servicios de posventa son algunas de las actividades que hacen a la función
específica de ventas y obligan, sobre la base de la división del trabajo, a la creación de sectores como
medio para alcanzar satisfactoriamente los objetivos. Nuevamente, se recuerda que la estructura
organizacional del departamento de Ventas, al igual que el de Marketing, depende de las
características mismas de la empresa y sus integrantes.

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De todos modos se efectuará una propuesta, al solo efecto de explicar las características
operativas de la función.

La actividad específica de vender como función troncal del departamento de Ventas estará
subordinada a los canales de distribución que la empresa ha decidido utilizar para volcar sus
productos al mercado; y la definición de los mismos dependerá del tipo de producto que la
empresa comercializa. En términos generales, podrá sostenerse que los productos de uso
industrial se venden a través del sistema de "venta directa" y los productos de consumo masivo,
por intermedio de la denominada "venta indirecta". La clasificación responde a la utilización o no,
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de los diferentes canales de distribución posibles para cubrir el circuito productor - consumidor.
Esto, sin duda, tiene incidencia directa sobre la estructura organizacional del sector de ventas
propiamente dicho. Por otra parte la utilización de intermediarios para llegar al consumidor
permite al productor superar obstáculos geográficos, temporales y cuantitativos. Pero, a pesar de
lo expuesto, es importante aclarar que la definición del esquema de ventas (directa o indirecta)
muchas veces está condicionado por factores más complejos que la simple clasificación en
productos de uso industrial o de consumo masivo. En este sentido, un producto nuevo
tecnológicamente, que requiere aceptación y convencimiento del mercado en cuanto a su
utilidad, requerirá de un esquema de venta directa. También es importante el grado de absorción
del poder de compra del consumidor; un producto de alto valor hace más necesaria y posible la
venta directa; en cambio, un producto de precio reducido debe ser volcado a los consumidores a
través de la venta indirecta, pues no será posible absorber los costos de una venta directa, a la
vez que será difícil hallar consumidores dispuestos para atender la visita de un vendedor para
comprar, por ejemplo, un bolígrafo.

Si bien la venta directa se entiende como el contacto directo con el consumidor o usuario del
producto, ésta puede adquirir diversas formas:

• A través de vendedores o viajantes.

• Venta por teléfono.

• Venta por correo.

• A través de sucursales propias.

• Venta por expendedoras automáticas.

En cuanto a la venta indirecta, también puede presentar variantes, como ser: mayoristas o
minoristas, con el agregado de que existen alternativas con relación al tipo de distribución:

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 _____________________ LA EMPRESA

• Distribución Extensiva: se pretende abarcar el máximo de mercado a través de la

definición de la mayor cantidad de puntos de venta.

• Distribución Intensiva: concretar esfuerzos de venta en unos pocos canales de

distribución y/o zonas geográficas.

• Distribución Selectiva: se limita a determinados canales seleccionados

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estratégicamente.

• Distribución Exclusiva: acuerdo contractual de exclusividad con determinado

mayorista.

Por último, también puede darse el caso que exista un esquema donde se combinen los dos tipos
de venta; con la definida como directa se busca el conocimiento y convencimiento de los
consumidores, en una tarea que tiene por objetivo ganar el mercado. El mantenimiento y
abastecimiento del mismo se logra a través de la venta indirecta. Un ejemplo de este esquema,
aunque con características particulares, podría ser la industria farmacéutica: existe una "venta directa"
que en realidad es una tarea de promoción y convencimiento sobre los médicos, que si bien no son los
consumidores, son los que tienen el poder de decisión sobre los productos. Existe también una "venta
indirecta", que es la distribución de los productos farmacéuticos a través de las droguerías y farmacias,
que son los clientes de los laboratorios (industrializadores de los productos y generadores de la
demanda mediante las antedichas visitas médicas) y constituyen los canales que abastecerán la
demanda de los consumidores (los pacientes) la cual está directamente orientada por los médicos.

(*) Según la venta este organizada por medio de vendedores, los cuales serán agrupados por regiones, ó bien por
algunos de los sistemas de venta directa mencionados.

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También se desarrollan, dentro del departamento de ventas, otras actividades que de acuerdo
a su envergadura pueden implicar sectores que complementan la función principal:

Negocios especiales: una parte de las ventas de no pocas empresas se realiza por canales
especiales que, si bien no implican montos importantes de facturación, deben ser atendidas
por cuestiones de estrategia comercial. Se trata de operaciones realizadas con instituciones
privadas o públicas a través de compras directas o licitaciones. Las organizaciones suelen
agrupar este tipo de operaciones bajo la supervisión de un responsable, en razón de que
requieren un manejo comercial diferente y generalmente más complejo desde el punto de vista
administrativo. Esto, puesto en manos del equipo de ventas normal de la empresa, puede implicar
una dispersión importante de esfuerzos.

También se incluyen dentro de este sector las operaciones de exportaciones en la medida en

que no representen montos significativos para la empresa.

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 ____________ LA EMPRESA

De lo contrario, se justifica plenamente la existencia de un sector independiente y

llegado el caso, hasta un departamento que se ocupe de las mismas.

Expedición: esta función abarca tareas de preparación de pedidos, embalaje, control y

entrega a los clientes a través de medios propios o de terceros. La envergadura y
funcionamiento operativo del sector dependerán en gran medida de la clase de producto, del
tipo de venta y, relacionado con esto, del canal de distribución utilizado. Un esquema de
venta directa, independientemente de la forma que ésta adopte, requerirá una estructura im-
portante del sector, en razón del gran número de operaciones, que se realizan, a partir de la
cantidad de clientes que se atienden. En cambio, un sistema de venta indirecta, implica una
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menor estructura del sector expedición, en razón de menor cantidad de operaciones aunque,
lógicamente, de mayor volumen individual, lo que indica: pocos pedidos, baja frecuencia, y
por lo tanto, menor actividad del sector. Desde el punto de vista del organigrama, es decir,
atendiendo a su dependencia jerárquica, este sector puede estar incluido también en el área
de Producción.

• Administración de ventas: abarca todas las actividades de índole administrativa del

departamento, como ser: grabación de pedidos, control de mercadería pendiente de
facturación y / o entrega, preparación de documentación para licitaciones, pedidos de
cotizaciones, y todo el manejo de la información de ventas con fines estadísticos, de
presupuestación y de control. En síntesis, se trata de un sector de servicios dentro del
departamento de Ventas.

• Créditos y cobranzas: esta es una actividad que puede indistintamente ser

responsabilidad del área comercial, o bien del área administrativa, específicamente del
departamento de finanzas, desde la óptica de la estructura organizacional. Si se trata de
venta indirecta, lo más probable es que la responsabilidad de efectuar la cobranza esté
en manos de cobradores que no dependen del departamento de ventas, puesto que la
reducida cantidad de clientes permite disponer de personas que se ocupen
específicamente de la función liberando al personal de ventas de una tarea que puede
llegar a perturbar la relación de ventas con los clientes. En cambio, cuando la venta es
directa, sobre todo al realizarse a través de vendedores, no queda otro camino que
acudir a ellos para efectuar la gestión de cobranzas. Pretender hacerlo de otra manera
implicaría disponer de un cuerpo de cobradores de la misma magnitud que el de los
vendedores. Por lo tanto, éste podría ser el elemento que definiría la ubicación del sector
dentro del organigrama de la empresa: si se cobra por medio de personas ajenas a la
fuerza de ventas, "Cobranzas" sería una actividad que se ubicaría dentro del
departamento

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 LA EMPRESA _________________________

de Finanzas. Si, por el contrario, la cobranza se realiza a través de los mismos

vendedores, se trataría de un sector dentro del Departamento de Ventas. Lo que sí no
admite discusiones, es el manejo de la fijación del límite de crédito para cada cliente, que,
sin dudas, es una función exclusiva del departamento de finanzas.

• Servicios de Posventa - Atención al consumidor: en mercados tan competitivos

como los actuales, la gestión de ventas no termina con la cobranza. Para mantener
mercados ganados, las empresas deben brindar a los consumidores la seguridad de
que el producto que han comprado dispone del respaldo de la organización durante su
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utilización. Portal razón, resulta ser muy importante la creación de un sector para
atender el servicio de posventa o simples consultas y reclamos de los consumidores
con relación a los productos. Esto es así porque a la vez que brinda un servicio valioso
al cliente permite monitorear en forma directa el comportamiento del producto en el
mercado. Es evidente que este servicio de post venta adquiere magnitud cuando se
trata de productos durables, como ser automóviles o electrodomésticos; en cambio,
cuando se comercializan productos masivos (Por ej. comestibles), la función del sector
se limita a la atención, generalmente telefónica, de las inquietudes y reclamos de los
consumidores.

De acuerdo con el esquema propuesto, que de ninguna manera debe ser entendido como el
único posible, la estructura del departamento de Ventas puede quedar conformada de la siguiente
manera:
 ____________ LA EMPRESA

11.6. LA FUNCIÓN PRODUCTIVA

La apertura en sectores del departamento de Producción depende de la diversidad de

productos que fabrica y de los distintos tipos de procesos que estos necesitan. Es claro que si
estos procesos nada tienen que ver unos con otros, requerirán distinta ubicación física y, por lo
tanto, distintos responsables al frente de ellos, lo que directamente esta definiendo la configuración
de los sectores. Tomando como ejemplo de lo expuesto a la industria farmacéutica, se puede
representar de la siguiente manera:
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Independientemente de la posibilidad de unir bajo un solo responsable el control de más de uno

de los sectores mencionados, la estructura funcional del departamento se identifica claramente con
los distintos procesos productivos que desarrolla la empresa.

Con relación al departamento de Servicios, tal como se mencionó, agrupa las distintas
actividades de apoyo al departamento de Producción. La cantidad y tipo de servicios, se vinculan
directamente a las necesidades del mismo. Seguramente, todas las organizaciones tienen un
sector de Mantenimiento, pero no todas necesitan un sector de Tratamiento de Agua. También,
como se mencionó, puede haber servicios que atienden exclusivamente al departamento de
Producción, como puede ser el sector de Aire Comprimido, y otros que prestan servicios a toda la
organización, como ser: Caldera o Usina, pero que se ubican estructuralmente en el área industrial
por ser servicios vitales para los procesos productivos. En función de lo expuesto, la estructura del
departamento de Servicios puede presentar el siguiente esquema:

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El departamento de Planeamiento de la Producción agrupa diversas actividades, lo que de

alguna manera justifica el hecho de ser considerado un departamento independiente dentro del
área industrial. Sus funciones básicas consisten en programar la producción y elaborar el plan
de compras de insumos, pero también es posible que todos los almacenes, e incluso el sector
Expedición, dependan del departamento, agrupados en un sector denominado "Logística".
Evidentemente no existe una estructura de la organización perfecta y cada empresa divide el
trabajo según diferentes criterios y atendiendo a cuestiones económicas que muchas veces
llevan a aceptar pequeñas fallas de control interno en beneficio de una estructura operativa y
bien dimensionada. Lo cierto es, que el departamento de Planeamiento de la Producción puede
presentar la siguiente estructura:

Las funciones específicas de cada uno de los sectores que conforman el departamento de
Planeamiento de la Producción pueden ser sintetizadas en:

• Planeamiento o programación de la producción: si bien se entró en detalle en el capítulo

4, "Planes de Producción de Compras", podemos mencionar que las actividades básicas del
sector consisten en planificar la producción, afectando equipos y sectores, sobre la base de
determinados niveles de inventarios
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 ____________ LA EMPRESA

y atendiendo al presupuesto de ventas. También es su responsabilidad asegurar la

disponibilidad de insumos mediante la confección del plan de compras.

• Logística: sobre la base de determinadas pautas preestablecidas, recepcionar todos los

bienes que ingresan a la empresa, comunicar a los sectores involucrados y almacenar
los insumos que correspondan respetando normas fijadas para la correcta conservación
de los mismos. También es función del sector entregar a producción los insumos
solicitados atendiendo a los procedimientos establecidos. Adicionalmente, se ocupa de
las tareas de expedición, que consisten en el embalaje y envío de la mercadería facturada i
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conforme a ventas efectuadas. Si las entregas se realizan con vehículos propios, es

responsabilidad del sector la administración y coordinación operativa de los mismos. Es
dentro de éste donde se ubican los conocidos sectores de: Almacenes de materiales,
Almacenes de semielaborados y Depósito de productos terminados, incluyendo también
el sector de Pañol, encargado de conservar y entregar repuestos de máquinas y equipos y
elementos varios que no son considerados insumos (útiles, papelería, etc.).

El último departamento al que haremos referencia dentro del área industrial es el de Control de
Calidad. Las razones por las cuales las actividades de control conforman un departamento
independiente ya fueron expuestas, y solo podemos agregar que es responsabilidad del sector la
calidad de los productos que la empresa comercializa. Si asumimos que la calidad debe ser
entendida como una filosofía de trabajo y no como un objetivo que deba controlarse, la función del
departamento debe consistir fundamentalmente en una tarea de capacitación, buscando conti-
nuamente mejorar la calidad de los procesos y asegurando que los insumos que se utilizan
respondan a especificaciones preestablecidas, para lo cual será necesaria una tarea coordinada
con los diferentes proveedores, buscando en conjunto que los insumos presenten la calidad
requerida.

Sobre esta base el departamento puede presentar la siguiente estructura:

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 LA EMPRESA__________________________

11.7. LA FUNCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

Esta función posee características muy propias del tipo de industria o negocio en que se
ubique. Simplemente como referencia, podría presentarse un esquema que se abrirá luego en
sectores que adquirirán funciones y nombre específico según la actividad industrial y
comercial propia de cada organización.
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1 1 . 8 . LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Analicemos la posible estructura funcional del área. Existe un departamento de contabilidad

que agrupa actividades vinculadas directa o indirectamente a las tareas de registración y
control de operaciones y emisión de informes. Este departamento puede presentar la
siguiente estructura funcional:
 ______________ LA EMPRESA

• Sector contable: es responsable de las registraciones contables y de preparar la

información que permita la confección de los estados contables respetando las
normas vigentes. También le corresponde adecuar la información de manera tal que
responda a las exigencias, que en la materia, poseen los diferentes sectores de la
empresa.
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• Sector impuestos: corresponde al sector la responsabilidad de liquidar los impuestos

vigentes y eventualmente mantener un contacto permanente, con el estudio impositivo
que asesora en la materia. También tiene por función, la actualización permanente en
materia de novedades impositivas elevando al nivel jerárquico superior la información
relativa.

• Sector pago a proveedores: la función de este sector consiste en el armado y control de

cada compra/proveedor y generación del período de fondos para efectuar el pago
correspondiente.

Otro de los departamentos importantes dentro del área administrativa es el de Finanzas,

que tiene como tarea básica la administración de los recursos financieros, asegurando la
provisión de fondos necesarios para el normal funcionamiento operativo de la empresa. La
estructura del departamento puede presentar la siguiente organización funcional:

• Sector tesorería: realizan todas las actividades administrativas del departamento de

Finanzas, como ser: emisión de cheques para cancelar distintos tipo de obligaciones,
depósitos bancarios, manejo de caja chica, etcétera.

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 LA EMPRESA _________________

• Sector créditos y cobranzas: se había mencionado la posibilidad de que las cobranzas fuesen
responsabilidad del departamento de Ventas, pero atendiendo a que la función de fijar y
controlar el nivel de crédito corresponde, sin alternativas, al departamento de Finanzas, muchas
veces las cobranzas, también pasan a ser responsabilidad de dicho sector. De todos modos, se
trata de una actividad totalmente operativa, y su ubicación funcional dentro de la estructura de la
empresa responde a las características mismas de las cobranzas, como se mencionó cuando se
desarrolló el punto "La función Comercial". Corresponde también al sector evaluar
permanentemente la situación financiera y económica de los clientes de la empresa, analizando
documentación que a tal fin debe solicitarles.
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• Sector planeamiento financiero: es responsabilidad del sector planear la operación

financiera de la empresa. No debe entenderse esta función como la simple elaboración del
presupuesto financiero, -en el capítulo 7 "El presupuesto financiero", se analizó si es el
sector indicado para desarrollar la tarea-, sino que, a partir del mismo, se deben definir las
estrategias financieras que permiten el funcionamiento operativo de la organización. Se trata,
en síntesis, de dar operatividad al presupuesto financiero, efectuando los ajustes,
adecuaciones y otorgando (as prioridades que correspondan, conforme a las necesidades de la
empresa.

• Sector créditos bancarios: corresponde a este sector sostener la relación con los bancos
proveedores de préstamos, realizando todas las actividades pertinentes, como ser:
negociar y renegociar las tasas, acordar las renovaciones, gestionar nuevos créditos,
actualizar la información rutinaria que los bancos exigen, autorizar el pago de las cuotas y
controlar y conciliar los saldos de los préstamos.

Otro de los departamentos que integra el área administrativa es el de Planeamiento y Control o

Presupuestos. Este presenta la particularidad de recibir diferentes -denominaciones a pesar de
realizar actividades similares. Es que cada empresa denomina al departamento conforme a la
actividad que considera más importante dentro de todas las que realiza. De todos modos, éste es un
dato menor, lo importante es describir las responsabilidades que tiene dentro de la organización.

El departamento de Planeamiento y Control o Presupuestos tiene por funciones: operar el

sistema de costos de la empresa, generar a partir del mismo la información necesaria para
apoyar el proceso de toma de decisiones, elaborar el

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 _________________ LA EMPRESA

presupuesto económico y, eventualmente el presupuesto financiero, ejercer tareas de

control de toda la gestión empresaria y efectuar la evaluación económica de diferentes
proyectos. Los sectores que integran el departamento responden de alguna manera a las
funciones descriptas.
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• Sector costos: corresponde al sector la responsabilidad de operar y mantener el

sistema de costos de la empresa, para lo cual deberá idear los esquemas
administrativos necesarios para disponer de los datos que le permita cumplir el
objetivo mencionado. También es tarea del sector brindar a partir del sistema de
costos toda la información requerida por los diferentes usuarios autorizados, dentro del
departamento y fuera de él.

• Sector planeamiento y control: una de las principales actividades del sector consiste
en la confección de los presupuestos económico y financiero de la empresa -capítulos
6 y 7 respectivamente-. También es su responsabilidad efectuar todas las
evaluaciones económicas necesarias que respalden, y ayuden a definir la estrategia
comercial de la empresa, como así también controlar la gestión en todos los ámbitos
de ésta, informando a los distintos responsables de los resultados obtenidos. Asimismo
le corresponde participar en la definición de los indicadores de gestión de cada sector
y en la implementación de las medidas correctivas que se dispongan, como con-
secuencia de las ineficiencias que se detecten.

Otro clásico departamento del área administrativa es el de Recursos Humanos, que se ocupa
de todo lo concerniente a la administración, control y liquidaciones de haberes de todo el personal
en relación de dependencia de la organización. Su estructura funcional suele ser común a todas
las organizaciones, porque todas, en mayor o menor medida, realizan las mismas actividades,
independientemente del tipo de empresa que se trate.

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• Sector liquidaciones: son responsabilidades del sector la preparación y análisis de la

información para la liquidación de remuneraciones, el control y archivo de la documentación
respaldatoria y el proceso efectivo de liquidación y posterior control de los recibos de pagos
emitidos. También le compete la coordinación con tesorería para el depósito en las cuentas
correspondientes de las remuneraciones que resulten.

• Sector atención y control de personal: este sector se ocupa del control de horarios,
ausentismo y de supervisar el otorgamiento de las diferentes licencias que le correspondan al
personal. Participa también del proceso de selección de personal y de coordinar los trámites
necesarios para el ingreso efectivo del mismo. También le corresponde la responsabilidad de
la confección y actualización de los legajos personales.

• Sector relaciones institucionales: es el sector responsable de representar a la empresa

ante terceros.

• Sector selección y capacitación: se ocupa de seleccionar el personal necesario para

ocupar los puestos requeridos por cada sector, atendiendo a las pautas generales de la
empresa en materia de incorporación de personal. También es su responsabilidad
instrumentar los medios que aseguren la permanente capacitación y actualización de todos
los integrantes de la organización.

Otro de los departamentos importantes cuya tarea funcionalmente es administrativa es el de

Abastecimiento, al que le corresponde asumir la responsabilidad de asegurar la provisión de todos
los bienes y servicios que necesita la organización para cumplir con sus funciones productivas,
comerciales, de investigación y desa-

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 _________ LA EMPRESA

-rrollo y administrativas. Tradicionalmente, este departamento se estructuraba por mercado

geográfico, dividiéndose de tal manera en compras locales y comercio exterior; pero en la
actualidad, la globalización de los mercados ha llevado a las empresas a dejar de lado este tipo
de estructura e inclinarse por otra donde se prioriza la organización por tipo de insumo o
compra, con un sector de servicios que se ocupa de la parte operativa de la importación cuando
el insumo proviene del exterior. Cabe aclarar que en muchas organizaciones este
departamento se incluye en el área de producción, puesto que su tarea esencial se relaciona
con la adquisición de materias primas, si bien contrata servicios y adquiere bienes que
consumen las áreas comerciales, administrativas y de investigación y desarrollo. La estructura
del departamento podría presentar el siguiente esquema (en cualquiera de las dos áreas en
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que se le incluya):

La ventaja de este tipo de estructura radica en la especialización que adquiere el comprador

en el tipo de insumo asignado, conociendo perfectamente las características del mismo y logrando
una relación con los distintos proveedores que redunda en mejores precios y calidades óptimas,
fundamentalmente por el conocimiento del mercado que desarrolla. Con relación al sector de
comercio exterior, también suele ocuparse de la parte operativa de concreción de las
exportaciones de la empresa, fundamentalmente por el manejo de la mecánica aduanera que
posee.

También corresponde ubicar funcionalmente dentro de la denominada área administrativa, un

departamento que se ocupe de todos aquellos servicios de índole general y que no hayan sido
incluidos dentro del área industrial. La ubicación en el organigrama de estos sectores puede variar,
existiendo la posibilidad que algunos de ellos dependan del área de Recursos Humanos (comedor,
servicio médico, economato, etc.).

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Realmente es innecesario explicar las funciones específicas de cada uno de los sectores, puesto
que la sola mención de la denominación da una idea clara de las actividades que desarrollan.

Otros departamentos que funcionalmente pueden depender del área administrativa son:
Legales, Sistemas y Facturación.

• Departamento legales: se ocupa de los aspectos legales vinculados a toda la operatoria

de la empresa, fundamentalmente en la relación con el personal y con terceros. Es habitual
que las organizaciones tercericen esta función cuando el asesoramiento legal se limita a
casos muy puntuales y esporádicos que no justifican la existencia de un departamento con
actuación permanente dentro de la empresa.

• Departamento sistemas: corresponde a este sector el desarrollo y mantenimiento de todos

los sistemas administrativos y programas de computación que se utilizan en toda la
organización. Es responsabilidad del sector dar rápida respuesta a las necesidades que en
la materia pueden presentar los diferentes sectores de la empresa. También debe ocuparse
de la revisión sistemática de los circuitos administrativos vigentes, buscando la mejora
permanente a efectos de lograr un aprovechamiento integral de los recur-

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 ____________LA EMPRESA

sos. Igualmente es el encargado de la definición del hardware necesario así como su

permanente mantenimiento y actualización.

• Departamento facturación: se había mencionado que el sector podía depender del

departamento de Ventas pero por tratarse de una función totalmente administrativa es
común que dependa del área de administración. Las actividades básicas del sector,
obviamente consisten en facturar todos los pedidos que ingresan a la empresa y que
previamente han sido aprobados por la gerencia de ventas o el nivel jerárquico
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preestablecido, si las condiciones, precios o cantidades no se ajustan a la política normal

de la empresa. Debe entenderse que se trata de una función operativa pero que cobra
gran importancia y volumen, sobre todo en casos de ventas a un gran número de
clientes.

Finalmente, remarquemos que existen otros departamentos tales como Relaciones

Institucionales o la propia Gerencia General, que resultan difíciles de encuadrar dentro de
las cuatro áreas globales detalladas, si bien sus funciones pueden ser catalogadas como
"administrativas" en sentido amplio.

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