Informe de verificación del cumplimiento del

sistema de facturación y nómina electrónica,

según la NISR 44001
(Fecha de actualización: diciembre 16 de 2022)

Introducción

Para cumplir las responsabilidades asociadas al sistema de facturación y nómina

electrónica, las empresas deben aplicar una serie de obligaciones expuestas en
distintas normas, tales como:

 El artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, reglamentado por el Decreto

358 de 2020.
 Los artículos 1.6.1.4.1 al 1.6.1.4.28 del Decreto 1625 de 2016.
 La Resolución 000042 de 2020 sobre facturación electrónica y documentos
equivalentes (modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y
las resoluciones 000012, 000037, 000063 y 000167 de 2021, modificada
por la Resolución 000488 de 2022).
 La Resolución 000013 de 2021 sobre nómina electrónica (también
modificada por las resoluciones 000037, 000063 y 000151 de 2021,
modificada por la Resolución 000028 de 2022).
 La Resolución 000015 de 2021 sobre el Radian.

1
El sistema de facturación y nómina electrónica exige que las empresas cumplan una serie de
obligaciones relacionadas con la generación y transmisión de los documentos asociados al sistema.
Compartimos un informe que te ayudará a comunicar si la entidad que auditas ha cumplido con esas
obligaciones. Este formato puede necesitar cambios en su estructura o contenido para adaptarse a cada caso
particular. Por lo mismo, Actualícese no se hace responsable por su mal empleo o su falta de
complementación.
Entre estas obligaciones se encuentran las de registrarse como facturador
electrónico, realizar el proceso para habilitarse como facturador electrónico y para
transmitir los documentos soporte de pago de nómina electrónica, generar y
transmitir los documentos del sistema de facturación electrónica con el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa, entre otras.

Obligados a facturar electrónicamente

De acuerdo con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución
000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica con
validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos
señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, entre los que figuran:

 Responsables del IVA (antiguo régimen común).

 Responsables del impuesto nacional al consumo –INC– .
 Todas las personas o entidades que posean la calidad de comerciantes,
ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; o
quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera,
independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos
administrados por la Dian.
 Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o de ventas a
consumidores finales.
 Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las
indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
 Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.

Dada la complejidad que representa para algunas entidades el cumplimiento de

estas obligaciones, emitimos el siguiente modelo de informe mediante el cual un
auditor expone los resultados de un encargo en el que se ha solicitado la
verificación del cumplimiento de los requerimientos del sistema de facturación y de
nómina electrónica.
Este informe se elaboró según los requerimientos de la NISR 4400 – Encargos
para realizar procedimientos acordados sobre información financiera.

Recordemos que un contador público, al emitir el informe de un encargo bajo la

NISR 4400, no expresa una opinión sobre la información financiera, sino que
se limita a informar sobre los hallazgos obtenidos con relación a la aplicación de
los procedimientos acordados con el cliente.

Formato
Informe sobre hallazgos obtenidos en la auditoria a (sistema de facturación y
nomina electrónica)
(A la junta directiva o representante legal de la entidad [nombre de la entidad])

Hemos llevado a cabo los procedimientos acordados con ustedes que se indican
más abajo en relación con los procesos de generación, transmisión y validación
del sistema de facturación y nómina electrónica de la entidad (nombre de la
entidad) (en adelante la entidad) en el período (señalar período)2. Nuestro encargo
ha sido realizado de acuerdo con la Norma Internacional de Servicios
Relacionados 4400 aplicable a los encargos para realizar procedimientos
acordados sobre información financiera, la cual se encuentra en el anexo técnico
compilatorio y actualizado 4 –20193 del DUR 2420 de 2015.

Tales procedimientos se han diseñado con el único propósito de ayudar con la

evaluación de la validez de sus procesos de habilitación, generación, transmisión,
validación y expedición4 de los documentos relacionados con el sistema de
facturación y de nómina electrónica de conformidad con las resoluciones de la
Dian 000042 de 2020 (modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020
y 000012, 000037, 000063 y 000167 de 2021, modificada por la Resolución

2
Esta información debe proporcionarla la administración de la entidad.

3
Anexo introducido al DUR 2420 de 2015 a través del Decreto 2270 de 2019.

4
Ver nuestra infografía Fases de la facturación electrónica.
000488 de 2022) y 000013 de 2021 (modificada por las resoluciones 000037,
000063 y 000151 de 2021, modificada por la Resolución 000028 de 2022). En
consecuencia, los procedimientos aplicados en este encargo 5 pueden no ser
apropiados para otra finalidad.

Procedimientos aplicados

Los procedimientos aplicados en el encargo son, en resumen, los siguientes:

Respecto al sistema de facturación electrónica:

1. Verificamos la documentación mediante la cual se dejó constancia de que

la entidad:
a. Incluyó en la casilla 53 de su RUT la responsabilidad 52 “Facturador
electrónico”.
b. Se registró como facturador electrónico.
c. Realizó la habilitación como facturador electrónico conforme a los
requerimientos normativos.
2. Revisamos que la entidad haya iniciado los procesos de generación y
transmisión de sus facturas electrónicas en las fechas en que le
correspondía (ver artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020, modificado
por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020).
3. Verificamos que la entidad (proveedor tecnológico) identificada con NIT
(NIT), contratada por (nombre de la entidad contratante) como proveedor
tecnológico, se encuentra habilitada para funcionar como tal 6 (incluir este
punto solo si la entidad ha contratado un proveedor tecnológico para la
transmisión y validación de sus facturas electrónicas).
4. Obtuvimos una muestra de los documentos generados por el sistema de
factura electrónica en el período (señalar período) y verificamos que:

5
Consulta nuestro más reciente editorial Objetividad e independencia en los encargos de auditoria:
consideraciones del Código de Ética.

6
Ver listado en la página de la Dian https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/proveedores-
tecnologicos/Paginas/Proveedores-tecnologicos-autorizados-DIAN.aspx
 a. Correspondan con los ingresos y devoluciones en ventas
contabilizados en el software contable de la entidad (mencionar el
nombre del software utilizado).
b. Los documentos cumplan los requisitos señalados en la normativa, a
saber:
 Facturas de venta – artículo 11 de la Resolución 000042 de
2020.
 Notas débito o crédito – artículo 30 de la Resolución 000042
de 2020.
c. Dichos documentos se transmiten de forma oportuna.
d. Dichos documentos se encuentran validados por la Dian.
e. La factura electrónica haya sido entregada al adquiriente.
f. Cuando la venta haya sido realizada a crédito o con plazo para el
pago, el adquiriente haya confirmado el recibido de la factura
electrónica, bajo el entendido de que el mensaje electrónico de
confirmación es requerido para que la factura electrónica sea título
valor y por ende pueda circular en el Radian. Además, es necesario
que todos los adquirientes, independientemente de que sean
facturadores electrónicos o no, remitan dichos mensajes a través del
sistema de facturación electrónica, con el fin de mantener la
trazabilidad de la factura electrónica dentro del respectivo sistema 7.
5. Verificamos que en los períodos en los que se presentaron inconvenientes
tecnológicos por parte del facturador electrónico:
a. Se haya emitido la factura de papel conforme a la normativa vigente.
b. Se haya realizado correctamente el proceso de transmisión mediante
el “documento electrónico de transmisión” dentro de las 48 horas
siguientes al momento en que se haya superado la contingencia (ver
numeral 1 del artículo 31 de la Resolución 000042 de 2020).

7
Profundiza en este tema con nuestros análisis Factura electrónica requerirá mensaje electrónico de
confirmación de recibido en operaciones a crédito y Proceso de aceptación de facturas electrónicas
por compras a crédito fue reglamentado por la Dian .
 6. Verificamos que en los períodos en los que se presentaron inconvenientes
tecnológicos por parte de la Dian para la recepción y validación de la
factura electrónica:
a. Se haya continuado facturando electrónicamente.
b. Se haya realizado correctamente el proceso de transmisión de las
facturas electrónicas dentro de las 48 horas siguientes, contadas a
partir del día siguiente en que se restablezca el sistema (ver numeral
3 del artículo 31 de la Resolución 000042 de 2020).
7. Obtuvimos una muestra de los documentos soporte para operaciones con
no obligados a facturar8 y verificamos que cumpliera con los requisitos para
el reconocimiento de costos y deducciones.

Respecto al sistema de nómina electrónica:

8. Verificamos la documentación de la entidad con respecto a:

a. Si la entidad está obligada de conformidad con el artículo 4 de la
Resolución Dian 000013 de 2021 a generar y transmitir el documento
soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste de dicho
documento.
b. Si la entidad realizó la habilitación para generar y transmitir el
documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de
ajuste conforme a los requerimientos normativos.
9. Revisamos que la entidad haya iniciado los procesos de generación,
transmisión y validación de los documentos soporte de pago de nómina
electrónica y sus notas de ajuste en las fechas en que le correspondía 9 (ver
artículo 6 de la Resolución Dian 000013 de 2021, modificado por las
resoluciones 000037 y 000063 del mismo año, y el artículo 1 de la

8
Ver nuestro formato Modelo en Excel del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar y
nuestro editorial Documento soporte en compras a no obligados a facturar será electrónico a partir de mayo 2
de 2022.

9
Ver nuestro Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica.
 Resolución 000151 de 2021 modificado por la Resolución 000028 de
2022).
10. Verificamos que (razón social) identificado con NIT (NIT), representante o
tercero encargado de realizar la generación, transmisión y validación de los
documentos asociados al sistema de nómina electrónica, se encuentre
habilitado por la Dian y tenga dicha responsabilidad inscrita en su RUT
según lo indica el artículo 22 de la Resolución Dian 000013 de 2021 (incluir
este punto solo si la entidad realiza el proceso de generación, transmisión
y validación de su nómina electrónica a través de un tercero).
11. Obtuvimos una muestra de los documentos generados por el sistema de
nómina electrónica en el período (señalar período) y verificamos que:
a. Correspondan con los beneficios a empleados contabilizados en el
software contable de la entidad para dicho período (mencionar el
nombre del software utilizado).
b. Cumplan los requisitos señalados en los artículos 5 y 17 de la
Resolución Dian 000013 de 2021 para los documentos soporte de
pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste.
c. Dichos documentos se transmitan de forma oportuna según los
plazos señalados en el artículo 8 de la Resolución Dian 000013 de
2021 (modificado por la Resolución 000063 de 2021).
d. Dichos documentos se encuentren validados por la Dian.
12. Verificamos que en los períodos en los que se presentaron inconvenientes
tecnológicos por parte de la entidad para transmitir los documentos soporte
de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste asociadas:
a. Se haya realizado correctamente el proceso de transmisión de tales
documentos dentro de las 48 horas contadas a partir del día
siguiente en que se haya superado la contingencia (ver artículo 14
de la Resolución Dian 000013 de 2021).
b. Se hayan dejado los soportes correspondientes para cuando la Dian
los requiera.
 13. Verificamos que en los períodos en los que se presentaron inconvenientes
tecnológicos por parte de la Dian para transmitir los documentos soporte
de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste asociadas:
a. Se haya realizado correctamente el proceso de transmisión de tales
documentos dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del
día siguiente en que se restablezca el sistema informático electrónico
donde se encuentra la funcionalidad del documento de nómina
electrónica (ver artículo 13 de la Resolución Dian 000013 de 2021).

Hallazgos

A continuación, informamos sobre los hallazgos:

Respecto al sistema de facturación electrónica:

a. Con respecto al procedimiento 1, verificamos que la entidad conserva la

documentación sobre su registro y habilitación como facturador electrónico,
y que cumple la normativa. Además, en la casilla 53 del RUT de la entidad
se encuentra la responsabilidad 52 “Facturador electrónico”.
b. Con respecto al procedimiento 2, revisamos que la entidad inició la
generación y transmisión de sus facturas electrónicas el día (señalar fecha)
y que cumplió con los plazos que le correspondía de acuerdo con el artículo
20 de la Resolución 000042 de 2020, modificado por las resoluciones
000094 y 000099 de 2020.
c. Con respecto al procedimiento 3, verificamos que la entidad (proveedor
tecnológico) identificada con NIT (NIT), proveedor tecnológico contratado
por (nombre de la entidad contratante), se encuentra habilitada por la Dian
para funcionar como tal.
d. Con respecto al procedimiento 4, obtuvimos una muestra de (señalar
número) documentos generados por el sistema electrónico y verificamos
que:
 Corresponden con los ingresos y devoluciones en ventas
contabilizados en el software contable de la entidad.
  Los documentos cumplen los requisitos señalados en la normativa, a
saber:
 Las facturas de venta cumplen los requisitos señalados en el
artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020.
 Las notas débito o crédito cumplen los requisitos señalados en el
artículo 30 de la Resolución 000042 de 2020.
 Dichos documentos se transmitieron de forma oportuna.
 Dichos documentos se encuentran validados por la Dian.
 La factura electrónica fue entregada al adquiriente
 En aquellos casos en que la venta se hizo a crédito o con plazo para
el pago, el adquiriente confirmó el recibido, de esta manera la factura
electrónica es aceptada como título valor y por ende puede circular

en el Radian. Además, verificamos que todos los adquirientes,

independientemente de que sean facturadores electrónicos o no,
hayan remitido dichos mensajes a través del sistema de facturación
electrónica, con el fin de mantener la trazabilidad de la factura
electrónica dentro del respectivo sistema.
e. Con respecto al procedimiento 5, verificamos que en los períodos (señalar
períodos) en que se presentaron inconvenientes tecnológicos por parte del
facturador electrónico:
 Se emitió la factura de papel conforme a la normativa vigente.
 Se realizó correctamente el proceso de transmisión mediante el
“documento electrónico de transmisión” dentro de las 48 horas
siguientes al momento en que se haya superado la contingencia (ver
numeral 1 del artículo 31 de la Resolución 000042 de 2020).
f. Con respecto al procedimiento 6, verificamos que en los períodos (señalar
períodos) en que se presentaron inconvenientes tecnológicos por parte de
la Dian para la recepción y validación de la factura electrónica:
 Se continuó facturando electrónicamente.
  Se realizó correctamente el proceso de transmisión de las facturas
electrónicas dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del
día siguiente en que se restableció el sistema (ver numeral 3 del
artículo 31 de la Resolución 000042 de 2020).
g. Con respecto al procedimiento 7, obtuvimos una muestra de (señalar
número) documentos soporte para operaciones con no obligados a facturar
elaborados por la entidad y verificamos que cumpliera con los requisitos
para el reconocimiento de costos y deducciones, así como la validación de
la correcta y oportuna transmisión electrónica ante la Dian, a partir de
(indicar fecha. Recordemos que el 29 de abril de 2022 la Dian expidió
la Resolución 000488, por medio de la cual se modificó solo el artículo 6 de
la Resolución 000167 de 2021, ampliando por quinta ocasión, esta vez
hasta agosto 1 de 2022, el plazo para que los contribuyentes obligados a
facturar electrónicamente empiecen a transmitir de forma electrónica el
documento equivalente en compras a los no obligados a facturar).

Respecto al sistema de nómina electrónica:

h. Con respecto al procedimiento 8, verificamos que la entidad conserva su

documentación respecto a:
 Su obligación, de conformidad con artículo 4 de la Resolución Dian
000013 de 2021, de generar y transmitir el documento soporte de
pago de nómina electrónica y las notas de ajuste de dicho
documento.
 El proceso de habilitación para generar y transmitir el documento
soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste.
i. Con respecto al procedimiento 9, revisamos que la entidad inició los
procesos de generación, transmisión y validación de los documentos
soporte de pago de nómina electrónica en la fecha en que le correspondía,
es decir, desde el (señalar fecha). Esto por hallarse clasificada en el grupo
(señalar grupo) del artículo 6 de la Resolución Dian 000013 de 2021,
modificado por las resoluciones 000037 y 000063 del mismo año, y el
 artículo 1 de la Resolución 000151 de 2021, modificado por la Resolución
000028 de 2022.
j. Con respecto al procedimiento 10, verificamos que (razón social)
identificado con NIT (NIT), representante o tercero encargado de realizar la
generación, transmisión y validación de los documentos asociados al
sistema de nómina electrónica de la entidad, se encuentra habilitado por la
Dian y tiene la responsabilidad 39 inscrita en su RUT, tal como lo requiere
el artículo 22 de la Resolución Dian 000013 de 2021.
k. Con respecto al procedimiento 11, obtuvimos una muestra de (señalar
número) documentos generados por el sistema de nómina electrónica en el
período (señalar período) y verificamos que:
 Corresponden con los beneficios a empleados contabilizados en el
software contable de la entidad para dicho período.
 Cumplen los requisitos señalados en los artículos 5 y 17 de la
Resolución Dian 000013 de 2021 para los documentos soporte de
pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste.
 Dichos documentos se transmiten de forma oportuna según los
plazos señalados en el artículo 8 de la Resolución Dian 000013 de
2021 (modificado por la Resolución 000063 de 2021).
 Se encuentran validados por la Dian.
l. Con respecto al procedimiento 12, verificamos que en los períodos (señalar
períodos) en que se presentaron inconvenientes tecnológicos por parte de
la entidad para transmitir los documentos soporte de pago de nómina
electrónica y las notas de ajuste asociadas:
 Se realizó el proceso de transmisión de tales documentos dentro de
las 48 horas contadas a partir del día siguiente en que se superó la
contingencia (ver artículo 14 de la Resolución Dian 000013 de 2021).
 Se conservan los soportes correspondientes para cuando la Dian los
requiera.
m. Con respecto al procedimiento 13, verificamos que en los períodos (señalar
períodos) en que se presentaron inconvenientes tecnológicos por parte de
 la Dian para transmitir los documentos soporte de pago de nómina
electrónica y las notas de ajuste asociadas:
 Se realizó el proceso de transmisión de tales documentos dentro de
las 48 horas siguientes, contadas a partir del día siguiente en que se
restableció el sistema (ver artículo 13 de la Resolución Dian 000013
de 2021).

Dado que los procedimientos anteriormente descritos no constituyen ni una

auditoría ni una revisión realizada de conformidad con las Normas Internacionales
de Auditoría –NIA– o con las Normas Internacionales de Encargos de Revisión –
NIER–, no expresamos seguridad alguna sobre asuntos que se tratan en este
informe.

En el caso de haber aplicado procedimientos adicionales o realizado una auditoría

o una revisión de los estados financieros de conformidad con las Normas
Internacionales de Auditoría o con las Normas Internacionales de Encargos de
Revisión, podrían haber llegado a nuestro conocimiento otras cuestiones sobre las
que les habríamos informado.

Este informe se emite exclusivamente para el propósito indicado en el primer

párrafo y para su información. Por lo tanto, no debe ser utilizado para fines
diferentes al indicado ni ser distribuido a terceras personas. Cabe anotar que este
informe se refiere exclusivamente a los procedimientos indicados, y no es
extensible a los estados financieros de la entidad (nombrar entidad) considerados
en su conjunto.

___________________________

(Firma del contador público)

Contador público (o auditor)

Tarjeta profesional n.° (número de la tarjeta profesional)

(Ciudad, dirección, correo electrónico)

(Fecha del informe)

https://actualicese.com/informe-de-verificacion-del-cumplimiento-del-sistema-de-
facturacion-y-de-nomina-electronica/