CASO PRÁCTICO: Analisis funcional y Gestión por Competencias del puesto de trabajo de una secretaria

Este es un diario donde se recolectó y se clasificó Esta información

Luego de aplicado método mixto se recolecto clasificó y depuró la siguiente
información de puesto de una secretaria
EMPRESA: Los Administradores Integrales en S.S.T. - CUL S.A.S.
TITULO DEL PUESTO: Secretaria
CÓDIGO: para colocar el código del puesto, debes consultar la CUOC-CONTRATO: Termino fijo JORNADA: diurna
NIVEL: Operativo - Auxiliar administrativo SALARIO $ 1.500.000
REPORTA A: Jefe administrativo o en su defecto al coordinador de talento humano
SUPERVISA A: No tiene cargos subordinados, no ejerce supervisión sobre ningún cargo
RELACIONES INTERNAS: Con las áreas administrativas de la empresa
RELACIONES EXTERNAS: Empresas públicas y/o privadas y público en general
1. OBJETIVO PRINCIPAL DE PUESTO
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente
desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

2. DESCRIPCION ESPECÍFICA, TAREAS Y/O ACTIVIDADES

 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
 Recibe y envía correspondencia.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Distribuye, Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas. Opera la máquina fotocopiadora.
 Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite.
 Transcribe en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para
prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
 Llena en computador o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la
dependencia.
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador (portátil del jefe).
 Atiende y suministra información a personal de la empresa y público en general.
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
 Realiza citaciones y Convoca a reuniones al personal de la organización.
 Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la alta dirección
 Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
 Recibe y controla peticiones que soliciten a la oficina.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
3. PERFIL OCUPACIONAL, REQUISITOS MINIMOS: con base en el analisis, se establecen estos requisitos “mínimos”:
EDUCACIÓN:
Bachiller Comercial, Tecnóloga administrativa con curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.

CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales. Secretariado Computarizado
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, Equipos Smartphone y otros).
Métodos y procedimientos de oficina. Nuevos programas de computación
Gestión y Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía. Técnicas actualizadas de ortografía y redacción
Computación básica. Relaciones humanas. Normas de cortesía, etiqueta y protocolo.
Técnicas y manejo de Kardex. Actualización en el área secretarial
HABILIDADES TECNICAS: (Competencias Duras o técnicas), son competencias vinculadas directamente con las tareas realizadas por el colaborador.
Habilidades sobre un tema en específico que permiten que la trabajadora se desempeñe eficazmente su puesto y son las siguientes:
Redactar correspondencia de rutina, actas e informes de cierta complejidad.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Organizar el trabajo de la oficina.
El manejo de computador, y paquetes de office
Gestión de archivos y documentos.
El manejo de elementos herramientas e insumos común de la oficina.
Manejo de inventarios.

ESFUERZO FISICO:
El puesto exige mediano esfuerzo físico de estar sentado o de pie constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

ESFUERZO MENTAL:
El puesto exige alto esfuerzo mental y requiere de un grado alto de atención, iniciativa, y concentración para realizar sus tareas
EXPERIENCIA:
Tres (3) años a Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.
Bachiller.
RESPONSABILIDAD POR:

Materiales:
Cuenta y Maneja constantemente equipos Tecnológicos y materiales y elementos de insumos de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad
directa en cuidado de estos elementos bajo su custodia, realizando su labor con la mayor eficiencia posible.

Dinero:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.

Información confidencial:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alta, teniendo en cuenta que debe conocer y enterarse de aspectos personales e institucionales de los jefes y
compañeros de trabajo, que debe manejarse con discreción.

Documentos:
Debe generar, almacenar, distribuir y responder por documentación institucional que tengan excelente r edacción, que sean precisas y sea útil para la toma de
decisiones.

Procedimientos:
Debe realizar sus tareas ajustadas a las políticas institucionales, y cumplir con las normas de archivo lineamientos y parámetros propios de su servicio secretarial, y
todo debe quedar debidamente documentado de acuerdo a la los lineamientos de las parámetros y los formatos del sistema de gestión de calidad de la empresa.

Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman por parte de la titular del puesto, se basan en los parámetros de los procesos y procedimientos e instrucciones previas emanadas por
la jefatura del area asignada y desde sus experiencias anteriores deberá realizar la ejecución normal del trabajo a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El puesto recibe supervisión general de manera directa y constante por parte de su jefe inmediato y no ejerce supervisión sobre personal alguno.

RELACIONES INTERNAS:
El puesto mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El puesto mantiene relaciones frecuentes con empresas públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El puesto se ubica en un sitio cerrado, iluminado acondicionado bien amoblado, con espacios amplios y suficientes. Con orden y limpieza aceptable de agradable
confort y no tiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo, o material particulado en el ambiente, no se evidencian fuentes generadoras de
ruido extremos ni, sonidos desagradables. Tampoco existen temperaturas extremas que puedan generar disconfort térmico o aparatos que sean fuentes de algún
tipo de vibraciones, o radiaciones peligrosas.
AMBIENTE SOCIAL: Se evidencia un grado de aceptación, simpatía y madurez en el trato los demás, se desenvuelve generando relaciones satisfactorias y
ambiente compañerismo y confianza, lo cual es importante para el trabajo armonioso con sus compañeros de trabajo y los superiores.
RIESGO:
El puesto está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. A a nivel de riesgo de seguridad o accidentes de trabajo no se evidencia mal
estado de la superficie donde se transita, no existe obstáculos en las pasillos por donde se camina. Tampoco hay desniveles e irregularidades del suelo, ni
superficies mojadas o resbaladizas. Tampoco se evidencia derrames, vertidos, manchas de grasa y aceite y demás residuos y desperdicios.

Es muy poco probable, pero no inevitable que se puedan ocurrir caídas al mismo nivel, resbalones, torceduras de pies.
Se evidencia niveles medios de factores de riesgos psicosociales, que podrían generar en razón a las características y presiones de la labor del puesto, fatiga
mental, cambios, de estados de ánimo o enfermedades derivadas del estrés.