Básico de Secretariado

ACTIVIDAD 3 Tema 5

Valor: 20 puntos

Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.

Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes preguntas:

1. Concepto de archivo

Un archivo o fichero informático es una secuencia de bytes almacenados en un dispositivo. Un

archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo
contiene.

2. Concepto de documento

Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o

personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

3. Funciones del archivo

La finalidad del Archivo es reunir, conservar y difundir los documentos del municipio
santanderino, compuesto por las localidades de Santander, Cueto, Monte y San Román de la
Llanilla, con el fin de apoyar la gestión de la administración municipal, testimoniar
documentalmente los derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como
el conocimiento de nuestro pasado y difundir el patrimonio histórico y documental de
Santander
4. Comente sobre clasificación de documentos

Clasificar un documento significa agruparlo por

conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento
quiere decir establecer una secuencia cronológica,
alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo
 físicamente en el espacio

5. Menciones las reglas de clasificación de documentos

El código utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando con
el tiempo.
• Debe poder ser utilizado y entendido por el personal cualificado.
• Es preferible que, en general, sea más largo que corto, ya que eso nos permitirá incluir
en él más información.
• Separa la documentación por proyectos y mantén el orden

6. Liste los métodos de clasificación de archivo

Alfabético
Numérico
Geográfico
Por asuntos
Alfanumérico

7. ¿Qué importancia tienen los registros de ingresos de los productos para la empresa?

8. Función de archivo muerto

Almacén de Archivo Muerto: Almacenamos de manera segura y ordenada todos aquellos

documentos importantes que las compañías deben o desean conservar y que no tienen un
uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado
para almacenarlos

9. ¿En que consiste la transferencia de documentos?

Consiste en el traspaso regulado y periódico de documentos y de la responsabilidad sobre ellos,
pasando de un archivo a otro dentro del sistema o red de archivos, o de una oficina productora
o unidad remitente al archivo.