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CODIGO: PR-TES-001
PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE VERSIÓN 0.2
BIENES, SERVICIOS Y OBRAS FECHA: 01-08-2016

1. OBJETIVO:

Definir los parámetros y políticas a seguir para la adquisición de bienes, servicios

u obras requeridos dentro del desarrollo del objeto social de la copropiedad.

2. ALCANCE:

Aplica para la adquisición de bienes, servicios y obras aprobados dentro del presupuesto
de cada vigencia. Inicia con la aprobación del presupuesto de gastos e inversiones,
abarca las autorizaciones del Consejo de Administración según reglamento de propiedad
horizontal y termina con el recibido a satisfacción del bien, obra o servicio.

RESPONSABILIDADES:

El administrador como Representante Legal de la Copropiedad es el primer responsable

de las adquisiciones, también son responsables el Consejo de Administración en las
adquisiciones que este órgano de administración autorice.

3. POLITICAS PARA ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS U OBRAS

3.1. Todas las compras, servicios u obras corresponden a gastos o inversiones incluidos
dentro del presupuesto de la vigencia que autorizó la Asamblea General de
Copropietarios. Cuando se requiera adquirir un bien o servicio no incluido dentro del
presupuesto, el administrador deberá contar autorización dada por escrito por el Consejo
de Administración.

3.2. Todas las compras, servicios u obras que superen el valor de un Salario Mínimo
Mensual Vigente deberán estar debidamente autorizadas por el Consejo de
Administración, cuya decisión debe estar registrada en Acta debidamente firmada.

3.2 Las compras cuyo valor no exceda de $100.000 pesos serán canceladas con recursos
de caja menor.

4. CONTENIDO

4.1. VERIFICACION DE LA BIABILIDAD DE LA ADQUISICIÓN

El administrador verifica que el bien, obra o servicio a adquirir esté contemplada

dentro del presupuesto de gastos e inversiones aprobado para la respectiva vigencia.
De estar incluido el rubro presupuestal, procederá de acuerdo con la cuantía del bien
o servicio a contratar.

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4.1.1. CUANDO EL BIEN, SERVICIO U OBRA A CONTRATAR TENGA UN VALOR

ENTRE UN ($1) PESO Y UN SALARIO MÍNIMO MENSUAL VIGENTE.

Para adquirir bienes, obras o servicios cuyo valor no exceda de un SMMV el

Administrador deberá proceder así:

1. Solicitar tres cotizaciones del bien, obra o servicio, cuando se trate de adquisición
de bienes una de las cotizaciones debe ser de almacenes de cadena o empresas
de reconocida trayectoria en la ciudad de Villavicencio.
2. De las cotizaciones recibidas elegirá la que represente mayores beneficios
económicos o garantía de calidad.
3. Una vez suministrado el bien, obra o servicio, el administrador dará el recibido a
satisfacción, para lo cual pondrá su firma en la respectiva cuenta de cobro o
factura.
4. Las tres cotizaciones efectuadas se anexan al comprobante de egreso que se
elabore para el pago al proveedor seleccionado.

Para compras el proveedor deberá aportar los siguientes documentos:

 RUT
 Factura

Cuando se trate de servicios, el proveedor adicionalmente debe aportar:

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía

 Certificado de afiliación al sistema integral de seguridad social de la
persona(as) que prestará(n) su servicio dentro de la copropiedad

NOTA: Los pasos señalados en los numerales 1 y 2 se exceptuarán cuando el bien, obra
o servicio tengan un valor inferior a ($200.000.oo) o cuando se hayan realizado servicios
iguales en un término no superior a tres meses.

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Para adquirir bienes, obras o servicios cuyo valor exceda de un SMMV el

Administrador deberá proceder así:

1. En reunión con el Consejo de Administración, este autoriza al administrador iniciar

el proceso de cotización.
2. Se deberá contar con tres cotizaciones de las cuales una debe ser aportada por el
administrador y dos o más por miembros del Consejo de Administración.
3. En reunión el Consejo de Administración junto con el Administrador elegirá la
cotización que represente mayores beneficios económicos o garantía de calidad.
Con las ofertas recibidas se elabora cuadro comparativo de selección de
proveedor.
4. Una vez seleccionada la cotización el administrador procederá a realizar la
compra; cuando se trate de obras o servicios procederá a informar al proveedor
elegido sobre la decisión tomada y e inicia la elaboración del respectivo contrato.

5. Una vez elaborado y firmado el contrato y se cuente con las garantías (pólizas)
exigidas, el administrador solicitará el inicio de la ejecución del objeto del contrato.

6. A la firma del contrato el administrador hace entrega del formato de requisitos para
pago.
7. Las tres cotizaciones efectuadas, junto con una copia del contrato se anexan al
comprobante de egreso que se elabore para el pago al proveedor seleccionado.

Para las compras, obras o servicios que excedan el valor de u salario mínimo, se exigirán
los mismos documentos soportes exigidos para las compras de menor valor. A un salario
mínimo.

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 FO-ABS-001 Selección de Proveedor.

 FO-ACC-001 Actas Consejo de Administración
 FO-TES-001 Requisitos para pago de Anticipos
 FO-TES-002 Requisitos para pago de Bienes
 FO-TES-003 Requisitos para pago de Servicios

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