Gerencia General Regional

OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

UNIDAD DE REGISTRO, AUTENTICACIONES Y NOTIFICACIONES
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

Área usuaria: Oficina de Trámite Documentario y Archivo

1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
SERVICIO DE APOYO ADMINISTRATIVO PARA LA UNIDAD DE MESA DE
PARTES Y ATENCION AL USUARIO DE LA OFICINA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO – GERENCIA GENERAL REGIONAL
2. FINALIDAD PÚBLICA:
El presente servicio se encuentra vinculado al Objetivo Estratégico OEI.08:
Fortalecer la Gestión Institucional AEI.08.05: Procesos de Modernización de la
Gestión Pública Implementada en el Gobierno Regional del Callao, CEPLAN
AOI00102800055 – “Recepción, Formulación, Actualización, Certificación,
Autenticación, Fotocopiado y Notificación de Resoluciones y documentos de
Gestión” código del 2022.

3. ANTECEDENTES:
La Oficina de Tramite Documentario y Archivo es la unidad orgánica encargada de
las acciones de apoyo a la Gerencia General Regional, relacionadas con las
actividades referentes a la administración del trámite documentario y archivo del
Gobierno Regional.

Una de sus principales funciones es la de efectuar el registro, autenticación y

notificación de las normas emitidas por el Gobierno Regional del Callao
(resoluciones, cartas, oficios y demás documentos) y controlar las actividades
referidas a esta, así como también la planificación y organización de las actividades
en materia de su competencia.

La Oficina de Tramite Documentario y Archivo ha contemplado en el Plan Operativo

Institucional 2022 la Actividad Operativa: Proceso de Transferencia, Digitalización,
Conservación, Custodia y Eliminación de documentos, con una meta anual de 12
documentos, programados de Enero a Diciembre; estas actividades o tareas
encuentran articulado con el Objetivo Estratégico Institucional OEI.08: Fortalecer la
Gestión Institucional AEI.08.05: Procesos de Modernización de la Gestión Pública
Implementada en el Gobierno Regional del Callao.

En ese marco, se requiere de manera urgente y temporal la contratación del

SERVICIO DE APOYO ADMINISTRATIVO PARA LA UNIDAD DE MESA DE
PARTES Y ATENCION AL USUARIO DE LA OFICINA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO Y ARCHIVO – GERENCIA GENERAL REGIONAL, del Gobierno
Regional del Callao, el cual no se encuentra subordinado con la Entidad.
4. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN:
La presente tiene por objeto la contratación de un (01) SERVICIO DE APOYO
ADMINISTRATIVO PARA LA UNIDAD DE MESA DE PARTES Y ATENCION AL
USUARIO DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO –
GERENCIA GENERAL REGIONAL, el cual contribuirá a la gestión de manera
eficiente y oportuna, para el cumplimiento de los objetivos y estrategias de la
Entidad.
El presente servicio es solicitado por la Oficina de Trámite Documentario y Archivo
–OTDyA.
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5. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
El presente servicio, no implica subordinación con la Entidad, el cual contiene las
siguientes actividades:

5.1 Apoyo en la revisión y foliación de los documentos que ingresan a la Unidad de

Mesa de Partes y Atención al Usuario.
5.2 Preparar los documentos, verificando el estado de los mismos, y, retirando
todo elemento que no forme parte del documento (grapas, clips, anillados entre
otros).
5.3 Apoyo en la notificación interna de los documentos que ingresan a la Unidad
de Mesa de Partes y Atención al Usuario.

6. REQUISITOS DEL PROVEEDOR:

• Persona natural o jurídica
• Estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores de bienes y/o servicios
• RUC vigente en estado activo y habido.
• Vehículo propio.

Para la prestación del servicio descrito en los presentes Términos de Referencia,

se requiere que cumpla con los siguientes requisitos:

REQUISITOS ACREDITACION
Estudios: Acreditado mediante copia simple
Secundaria Completa certificado de estudios y/o cualquier
otro documento fehaciente que
acredite lo solicitado.
Experiencia:
• No menor a seis (06) meses en Acreditado mediante contrato de
entidades públicas y/o privadas trabajo, constancias y/u órdenes de
servicio.

7. PLAZO DE EJECUCIÓN:
Las actividades descritas en los presentes términos de referencia se ejecutarán a
partir del día siguiente de notificada la respectiva Orden de Servicio hasta un plazo
máximo de treinta (30) días calendario

N° CONCEPTO PLAZO DE EJECUCIÓN

Hasta los 15 días calendarios, contados a partir del día
Presentación del
1 siguiente de emitida la orden de servicio.
primer producto
Hasta los 30 días calendarios, contados a partir del día
Presentación del
2 siguiente de emitida la orden de servicio.
segundo producto

8. PRODUCTOS A ENTREGAR:
Para el pago del producto, se presentará un INFORME, detallando las
ACTIVIDADES realizadas; dicho informe debe ser realizado de forma precisa y
clara, sustentando fehacientemente el cumplimiento de los términos de referencia.

PRIMER PRODUCTO. -
Documento:
Se presentará un informe de las actividades del servicio que consta del punto
N°5.1 al 5.3 del numeral 5 de los términos de referencia.
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SEGUNDO PRODUCTO. -
Documento:
Se presentará un informe de las actividades del servicio que consta del punto
N°5.1 al 5.3 del numeral 5 de los términos de referencia.

9. CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

La conformidad de la prestación del servicio se regula por lo dispuesto en el
artículo 168° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. La
conformidad será otorgada por la Oficina de Tramite Documentario y Archivo de
LA ENTIDAD, previo informe del responsable de la Unidad de Registro,
Autenticaciones y Notificaciones, dentro de los siete (7) días calendario de
producida la recepción de acuerdo a los plazos de los productos que se indican en
el numeral 7 del presente Término de Referencia.

De existir observaciones, LA ENTIDAD debe comunicar las mismas a EL

PROVEEDOR, indicando claramente el sentido de estas, otorgándole un plazo
para subsanar no menor de dos (2) ni mayor de ocho (8) días, dependiendo de la
complejidad. Si pese al plazo otorgado, EL PROVEEDOR no cumpliese a
cabalidad con la subsanación, LA ENTIDAD puede resolver el contrato u orden de
servicio, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan, desde el
vencimiento del plazo para subsanar.

Este procedimiento no resulta aplicable cuando los servicios manifiestamente no

cumplan con las características y condiciones ofrecidas, en cuyo caso LA
ENTIDAD no otorga la conformidad, según corresponda, debiendo considerarse
como no ejecutada la prestación, aplicándose las penalidades respectivas.

10. FORMA DE PAGO:

El pago por la prestación del servicio se realizará en soles, el mismo que incluirá
todos los importes e impuestos de Ley; monto que será pagado en dos (02)
productos iguales.

N° MONTO A CONDICIONES PARA EL PAGO

PAGAR
1 1/2 DEL MONTO El pago se efectuará dentro de un plazo máximo de
TOTAL diez (10) días de emitida la conformidad del primer
CONTRATADO producto.
2 1/2 DEL MONTO El pago se efectuará dentro de un plazo máximo de
TOTAL diez (10) días de emitida la conformidad del segundo
CONTRATADO producto.

Condiciones para el pago de cada producto:

• El costo total del servicio incluye todos los impuestos de ley, seguros,
transporte, inspecciones, pruebas, así como cualquier otro concepto que
pueda tener incidencia sobre el mismo.
• La conformidad deberá ser emitida dentro de un plazo máximo de siete (7)
días de presentado el producto.
• Luego de emitida la conformidad por cada producto presentado, el pago se
realizará conforme a la forma de pago señalado.
• El pago deberá efectuarse dentro de un plazo máximo de diez (10) días de
emitida la conformidad.

11. PENALIDADES:
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Si EL PROVEEDOR incurre en retraso injustificado en la ejecución de las
prestaciones objeto del contrato u orden de servicio se le aplicará
automáticamente una penalidad por mora por cada día de atraso, de acuerdo a la
siguiente fórmula:

Penalidad Diaria 0.10 x Monto vigente

= F x Plazo vigente en días
Dónde:
F = 0.25 para plazos mayores a sesenta (60) días o;
F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días.

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato u orden

de servicio vigente o ítem que debió ejecutarse o en caso de que estos
involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera
materia de retraso.

Se considera justificado el retraso, cuando EL PROVEEDOR acredite, de modo

objetivamente sustentado, que el mayor tiempo transcurrido no le resulta
imputable. Esta calificación del retraso como justificado no da lugar al pago de
gastos generales de ningún tipo, conforme el artículo 162° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado.

12. DECLARACION JURADA DEL PROVEEDOR:

EL PROVEEDOR declara bajo juramento que se compromete a cumplir las
obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado
para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

13. RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES:

Cuando se resuelva el contrato por causas imputables a algunas de las partes, se
debe resarcir los daños y perjuicios ocasionados, a través de la indemnización
correspondiente. Ello no obsta la aplicación de las sanciones administrativas,
penales y pecuniarias a que dicho incumplimiento diere lugar, en el caso que esas
correspondan.

Lo señalado precedentemente no exime a ninguna de las partes del cumplimiento

de las demás obligaciones previstas en el presente contrato

14. ANTICORRUPCIÓN:
EL PROVEEDOR declara y garantiza no haber, directa o indirectamente, ofrecido,
negociado o efectuado, cualquier pago o en general, cualquier beneficio o
incentivo ilegal en relación a la prestación del servicio.
Asimismo, EL PROVEEDOR se obliga a conducirse en todo momento, durante la
ejecución del servicio, con honestidad, probidad, veracidad e integridad y de no
cometer actos ilegales o de corrupción.

Finalmente, EL PROVEEDOR se compromete a comunicar a las autoridades

competentes, de manera directa y oportuna, cualquier acto o conducta ilícita o
corrupta de la que tuviera conocimiento; y adoptar medidas técnicas, organizativas
y/o de personal apropiadas para evitar los referidos actos o prácticas.

15. PROTOCOLO SANITARIO:

EL PROVEEDOR deberá cumplir con los protocolos sanitarios, tal como lo
establece el Decreto Supremo vigente, a fin de seguir con las recomendaciones
establecidas por las autoridades del Ministerio de Salud.
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16. CONFIDENCIALIDAD:
EL PROVEEDOR debe guardar confidencialidad de la información proporcionada,
conforme las normas éticas de la materia

17. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO Y/U ORDEN DE SERVICIO:

Cualquiera de las partes puede resolver el contrato u orden de servicio, de
conformidad con lo establecido en el inciso 32.3 del artículo 32° y artículo 36° de la
Ley de Contrataciones del Estado, y el artículo 164° de su Reglamento. De darse
el caso, LA ENTIDAD procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 165°
del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Al amparo de lo dispuesto por el código civil, así como por la Ley de

Contrataciones del Estado, la Oficina de Trámite Documentario y Archivo podrá
resolver la orden de servicio sin expresión de causa de forma unilateral, mediante
carta simple con una anticipación mínima de 24 horas.

Asimismo, después de la presentación de cada producto la Oficina de Tramite

Documentario y Archivo evaluará el servicio prestado, el que debe ser evaluado
favorablemente, dará inicio a la ejecución del siguiente producto. Si en su defecto
la evaluación no es favorable, la Oficina de Trámite Documentario y Archivo podrá
resolver la orden de servicio.

18. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS:

La conformidad de servicio por parte de LA ENTIDAD no enerva su derecho a
reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos, conforme a lo dispuesto por
los artículos 40 de la Ley de Contrataciones del Estado y 173 de su reglamento.

El plazo máximo de responsabilidad del PROVEEDOR es de un (01) año contando

a partir de la conformidad otorgada por la entidad.

19. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO:

El lugar de la prestación del servicio será en la Unidad de Mesa de Partes y
Atención al Usuario de la Oficina de Tramite Documentario y Archivo, la misma que
se encuentra ubicada en la Sede Central del Gobierno Regional del Callao, en la
Av. Elmer Faucett Nº3970 – Callao.