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− Las funciones del Registrador General de la Propiedad están determinadas por ley,
especialmente en el Código Civil y en el Reglamento de los Registros de la Propiedad.
− Actúa como órgano asesor del Despacho, y tiene dentro de sus principales funciones,
la contratación de la Auditoría Financiera Externa y la Auditoría de Sistemas Externa,
tanto para el Registro General de la Propiedad como para el Segundo Registro.
ASESORES Y CONSULTORES
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AUDITORÍA FINANCIERA INTERNA
Arqueos de cajas
Revisión de conciliaciones bancarias
Revisión de todo tipo de ingresos y egresos
Revisión de recuentos físicos de activos fijos
Verificación de inversiones
Recuentos físicos de documentos listos a devolver
Verificación y análisis de honorarios cobrados por el Registro
Verificación y análisis de los honorarios cobrados por los operadores.
Análisis de los estados financieros
Revisión de liquidaciones laborales
Colaboración en la elaboración de presupuestos
Observaciones y recomendaciones a las operaciones contables y operativas.
Otras que le asigne el Registrador General
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AUDITORÍA DE SISTEMAS INTERNA
− Funciones principales:
SECRETARÍA GENERAL
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− Recibe y atiende la correspondencia enviada por las instituciones del Estado
(certificaciones oficiales; informes y anotaciones del Ministerio Público y el
Organismo Judicial; oficios del Fondo de Tierras; solicitudes de informes
testamentarios y otros).
− Recibe, atiende y/o cursa, la correspondencia que le envíen las dependencias internas
del Registro.
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− Supervisa el rendimiento y productividad de los Registradores Auxiliares y de los
Operadores registrales.
− Mantiene el control de las ausencias del personal y adopta las medidas para que no se
incurra en retrasos en el flujo de los documentos registrales.
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− Sus principales funciones son:
REGISTRADORES AUXILIARES
− Avalan y legalizan, con su firma, las inscripciones realizadas por los operadores.
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− Participan en las capacitaciones y reuniones que las autoridades convoquen.
− Atienden otras funciones que les sean asignadas por los Coordinadores y/o la
Subdirección de Operación Registral.
OPERADORES
− Son los responsables de analizar la información registral para determinar los derechos
que se establecen en los bienes muebles e inmuebles, para poder calificar
debidamente el título.
− Atienden las instrucciones que les sean indicadas por los Registradores Auxiliares
y/o autoridades superiores.
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Garantizar que el flujo de documentos sea expedito, rápido y controlado:
a) desde la etapa en que la Sección de Caja entrega los documentos que ingresan a
la Sección de Escáner, hasta su entrega a los operadores, y,
b) desde la salida de la operación registral, hasta su entrega al usuario.
Llevar los registros necesarios para conocer la situación de cada documento
registral e impulsar su proceso a fin de que no existan retrasos en el flujo
registral, así como preparar los reportes correspondientes.
Disponer se atiendan con prontitud y calidad los requerimientos de estudio de
fincas que así lo ameriten.
Mantener una actitud permanente de revisar los procedimientos, tiempos y
movimientos que se ejecuten por parte de las dependencias a su cargo, a fin de
proponer medidas que mejoren la precisión, calidad y rapidez del flujo registral.
Atender otras funciones que le asignen las autoridades superiores
− Con el apoyo de las Secciones bajo su dirección, tiene las siguientes funciones
principales:
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Garantizar que la recepción de documentos, que ya han sido operados
registralmente, se realice en forma controlada y con prontitud, lo mismo que su
entrega a la dependencia que le sigue en el flujo del proceso registral.
Establecer los controles, registros, y reportes que le permitan visualizar, en
tiempo real, la situación de los documentos, adoptando y/o sugiriendo de
inmediato las medidas convenientes para superar cualquier dificultad que
impida un flujo expedito y rápido de los documentos.
Otras que le sean asignadas por el Secretario General.
− Principales funciones:
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− Desempeña la función de apoyo a los Registradores Auxiliares y a los operadores.
− Atiende otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Control y Seguimiento.
Efectuar con prontitud, exactitud y certeza, los estudios de las fincas que les sean
requeridos por la Secretaría General , en cuanto al establecimiento de las áreas.
Incluir en sus informes lo relativo a gravámenes, limitaciones o anotaciones que
se deriven de las inscripciones registrales, aún cuando la responsabilidad de la
verificación de tal información es del personal de operadores.
Implementar los registros y controles que sean necesarios para informarse e
informar de la situación de los expedientes sometidos a su consideración.
Atiende otras funciones que le asigne el Secretario General.
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN
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Garantizar que el proceso de los documentos originales que le sean entregados
por la Sección de Caja, se procesen en el mismo día, de una manera ordenada,
controlada y rápida.
Verificar que, de los documentos originales, se custodien debidamente los valores
fiscales.
Responsabilizarse de que la firma electrónica y compaginación de los
documentos, se realice prontamente, y con los controles y orden suficientes, para
efectos de la entrega de la documentación al usuario.
Verificar que se cumplan las medidas de seguridad que se hayan dispuesto
respecto a las razones registrales.
Establecer los controles y los mecanismos a fin de que la entrega de documentos
registrales a la Sección de Caja, sea pronta y ordenada.
Garantizar el adecuado control, ordenamiento y archivo de los originales de los
testimonios que son presentados al Registro, debiéndose tener especial atención a
la conservación de los mismos, su resguardo y utilización.
Atender otras funciones que le asigne el Secretario General.
Sección de Escáner
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Ejercer el control de calidad del escaneo en un 100%
Llevar controles sobre el número de documentos recibidos y escaneados
Llevar controles sobre el número de documentos escaneados y los
trasladados a la etapa siguiente, así: los originales hacia la Sección de
Compaginación y los duplicados a la sección de Reparto y Verificación.
Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Sección de Compaginación
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Recibir de los Asistentes de Módulo los duplicados de los títulos registrales con su
correspondiente razón.
Clasificar y archivar los duplicados para su conservación permanente.
Mantener un archivo dinámico y eficiente, que permita la localización pronta de su
contenido.
Atender los requerimientos, de las dependencias internas, como los operadores,
Dirección Jurídica, y otras.
Atender los requerimientos de consulta de duplicados de los usuarios externos.
Informar al Jefe del Departamento de Documentación de las necesidades que haya
que cubrir para garantizar el buen estado del archivo.
Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
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− Este departamento se relaciona con el usuario en función de poner a su
disponibilidad la documentación física y/o electrónica que consta en el Registro.
Sección de Certificaciones:
− Atiende las solicitudes que se presentan en las sedes del Registro, así como las que se
reciben por vía correo electrónico.
− Tiene la responsabilidad de conservar y preservar los libros físicos (en soporte papel).
− Presta el servicio de consulta electrónica del contenido de los libros físicos, por medio
de la Biblioteca Virtual.
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Sección de Consultas Electrónicas
DIRECCIÓN JURÍDICA
− El titular de la Dirección depende del Secretario General, y para sus funciones contará
con el apoyo del personal que se le asigne.
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
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-Depende del Director Jurídico.
DEPARTAMENTO DE RECTIFICACIONES
− Realiza y/o supervisa que se efectúen las diversas rectificaciones que proceden como
consecuencia de los errores registrales en las inscripciones.
− Opera las rectificaciones que procedan, cuando éstas se deban a errores incurridos
por operadores que, al momento de recibir la solicitud de rectificación, se encuentran
inactivos por período mayor de 3 días o ya no laboran en la institución.
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− Proporciona orientación administrativa y jurídica en los servicios que presta el
Registro y los procesos que se llevan.
− Coordina la atención a usuarios en las oficinas regionales y las agencias del Registro.
− Sirve de enlace entre las oficinas regionales y el Jefe del Depto. de Control y
Seguimiento.
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f) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente
cobrados resultan mayores que los definitivos).
g) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.
h) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle del
nombre del cajero, número de documentos, valor y devoluciones.
i) Envía diariamente el “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del
Departamento de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al
Departamento de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera,
“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para
comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.
j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Atención al
Usuario.
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responde a las consultas que se presenten en forma directa o por la vía de correo
electrónico.
− Coordina con las oficinas regionales y las agencias del RGP, así como con el Segundo
Registro de la Propiedad y sus agencias, los servicios del Registro de Notarios.
Sección de Información
− Es responsable de guiar a los usuarios para que sean atendidos por la dependencia
que corresponda de acuerdo a la gestión que deseen realizar en el Registro.
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− Le corresponde la administración y gestión de los formularios para uso de los
servicios que presta el Registro, así también de los documentos o publicaciones que
edita el Registro.
− Atiende, analiza, resuelve, y/o canaliza a donde corresponda, las consultas que
realicen los usuarios por la vía electrónica.
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− Sirve de enlace entre las oficinas regionales y el Jefe del Depto. de Control y
Seguimiento.
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“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para
comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.
j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Atención al
Usuario.
Sección de Agencias.
− Sirve de enlace entre las agencias y el Jefe del Depto. de Control y Seguimiento.
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f) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente
cobrados resultan mayores que los definitivos).
g) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.
h) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle del
nombre del cajero, número de documentos, valor y devoluciones.
i) Envía diariamente el “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del
Departamento de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al
Departamento de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera,
“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para
comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.
j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Director de Servicios Registrales.
− Principales funciones:
Atiende el registro de avisos de los notarios sobre la existencia de testamentos o
donaciones por causa de muerte.
Emite informe sobre si se otorgó o no testamento sobre determinada persona.
Procede a anotar los testimonios de escrituras de testamentos.
Otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior.
DIRECCIÓN DE COORDINACIÓN CATASTRAL Y DE ASUNTOS AGRARIOS
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- Coordinar las relaciones del Registro de la Propiedad con el Registro de
Información Catastral y otras entidades competentes en el tema agrario;
- Atender a todo aquel usuario que haya sufrido agravio en sus derechos reales
inscritos o inscribibles en el Registro General de la Propiedad, o a aquel que
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crea que es susceptible de agravio, y orientarlo acerca de las acciones
correspondientes para evitar ser agraviado o restablecer su derecho real, sean
estas en el Registro General de la Propiedad o en otras instituciones.
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
− Ser enlace entre la o las empresas que se subcontraten para mejorar la seguridad
informática registral, para realizar las auditorías externas en el área informática y
para establecer mejoras en esta área, entre el sub-contratante, la empresa
administradora del sistema y el Registro.
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− Las funciones de la Dirección de Informática podrán ser ejecutadas por medio de
departamentos internos del Registro, o de subcontrataciones de empresas nacionales
o extranjeras.
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g) Determina la programación financiera mensual de gastos, previamente preparada
por los Departamentos de Presupuesto y Tesorería.
h) Vela porque exista equilibrio entre ingresos y gastos a fin de que no se contraigan
compromisos u obligaciones exigibles que no puedan cubrirse con los ingresos
corrientes.
i) Analiza los estados financieros y el estudio de los mismos efectuado por el
Departamento de Contabilidad, realizando consideraciones especiales sobre: i) el
seguimiento y evaluación de la política financiera; ii) la gestión presupuestaria,
de caja y patrimonial; y iii) los resultados económicos y financieros de la
Institución.
j) Revisa y aprueba la política de vacaciones y licencias.
k) Supervisa la prestación de apoyo en caso de ausencias de personal.
l) Coordina con la Subdirección de Apoyo a la Operación Registral la atención a las
necesidades físicas de las Oficinas Regionales.
m) Otras funciones que le asigne el Registrador General
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
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DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
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Revisa el Balance General y los demás Estados Financieros de la Institución
generados por el SICOIN.
Aplica la metodología contable y la periodicidad, así como la estructura y
características de los estados financieros que produce la Institución, de acuerdo a
las normas de contabilidad integrada gubernamental.
Administra el sistema contable, sustentado en el “SIAF” que permite conocer, en
tiempo real, la ejecución presupuestaria, las operaciones de caja y la situación
patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la
Institución.
Mantiene actualizado el registro integrado de los bienes durables y el archivo de
la documentación contable y financiera de la Institución, y en esta función, por
medio del personal a su cargo:
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
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− Le concierne el control de los flujos financieros del Registro, programando
adecuadamente dichos flujos con los pagos a efectuar, con el propósito de coadyuvar
al eficiente y eficaz cumplimiento de las actividades registrales, compatibilizando el
ritmo de la ejecución presupuestaria con el flujo efectivo de los ingresos.
− Emite cheques con base en los Comprobantes Únicos de Registros, CUR, provenientes
del Departamento de Contabilidad firmándolos mancomunadamente con los
funcionarios autorizados para ello.
− Custodia los títulos, valores y otros documentos propiedad del Registro o de terceros
que se pongan bajo su responsabilidad.
DEPARTAMENTO DE CAJAS
− Funciones principales:
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− La captación de los ingresos que por operaciones registrales, certificaciones, consulta
a distancia, consulta electrónica y por todos los otros conceptos, percibe el Registro
General de la Propiedad.
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− Depende de la Sección de Caja, (en tanto se integra físicamente al Departamento de
Documentación).
SUB-DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO.
-Atiende las actividades del área de seguridad en coordinación con la Policía Nacional,
así como las de mantenimiento, servicios básicos (energía eléctrica, teléfonos, agua, etc.)
y las labores de conserjería en general.
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES.
-Sus funciones son: Recibir y tramitar requerimientos, cotizar los artículos solicitados,
elaborar pedidos, elaborar órdenes de compra y pago.
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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE PERSONAL.
− Funciones:
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h) Lleva control detallado de la información personal y laboral de cada uno de los
laborantes de la institución.
i) Propone las evaluaciones psicométricas del personal cuando sea necesario.
j) Tiene a su cargo la coordinación y supervisión de la actividad de evaluación del
desempeño.
k) Propone las políticas de capacitación del personal.
l) Supervisa la elaboración y trámite de la nómina quincenal de pago del personal
permanente, contratistas, operadores y certificadores.
-Por medio del personal a su cargo, también es responsable de ejecutar las siguientes
funciones:
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Orienta a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su
trabajo, para que éste satisfaga las expectativas de la organización.
Establece posibilidades de promoción y aplicación de programas de
estímulo y reconocimiento.
Define un diagnóstico de necesidades de capacitación
Comprueba la eficacia de los sistemas de selección y promoción interna.
Obtiene información sobre el clima laboral existente
Efectúa otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Recursos
Humanos.
Guatemala, mayo de 2008.
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