 www.pwc.

com/interamericas

Acompañamiento para la
implementación de fase cero
Proyecto ERP
 Reflexión

¡Estamos en la era de la calidad de

datos, y esta es la que nos dará una
ventaja competitiva en un mundo
globalizado!
 En cualquier proceso de calidad cuánta
más inversión de tiempo , mayor calidad de
datos.

PwC
 Objetivo y entregables
de nuestros servicios de
acompañamiento en la
fase cero de la
implementación del ERP

Slide
3

PwC
Objetivos de los servicios de acompañamiento en
la fase cero de la implementación del ERP
 Objetivo General
 Realizar el acompañamiento en la fase cero del Proyecto de Implementación del ERP,
que le permitirá identificar, gestionar y dar seguimiento a las actividades críticas,
riesgos y recursos en general, para asegurar la calidad y completitud de las actividades
previas necesarias para iniciar el proyecto del ERP.

 Objetivos específicos:
• Asegurar la aplicación de los principios de PMO
• Asegurar la existencia de la figura de gobierno de datos

• Asegurar la completitud de la data maestra de clientes

• Asegurar la completitud de la data maestra de proveedores
• Asegurar la completitud de la data maestra de materiales de almacén
• Asegurar la completitud de la data maestra de activos fijos
• Asegurar la completitud de la data maestra de equipos de mantenimiento

• Asegurar que se gestionen actividades previas de change management necesarias para el proyecto.

PwC
 Acompañamiento en la fase cero
 Metodología de trabajo
La metodología utilizada para el ofrecimiento de los servicios en el acompañamiento en la fase cero
de los proyectos consta de tres etapas, según se muestra a continuación:

Confirmación del alcance Preparación del plan de Realización del servicio

del servicio gobierno de datos y
estrategia de actualización
de datos
Revisión del proyecto
para la posterior El equipo ejecuta el
definición del alcance plan definido a lo
detallado del Definición del plan de largo del proyecto
levantamiento de acompañamiento en la fase cero de la
datos. implementación del ERP, establecer las
actividades del PMO, del gobierno de
datos, definir el plan de levantamiento
de datos, la estrategia de completar,
modificar y enriquecer datos. Levantar
datos de proveedores, materiales,
unidades de mantenimiento y Activos
fijos. Realizar las actividades previas
de change management
Agosto
2017

PwC
 Acompañamiento en la fase cero
 Entregables mínimos :

Monitoreo &
Iniciación Planificación Ejecución Cierre
Control

E: Acta de inicio E: Plan de Proyecto E: Producto(s) E: Minutas E: Acta de cierre

(alcance, cronograma, • Establecer el PMO E: Informes de avance
presupuesto, • Establecer el gobierno de E: Actas de aceptación de
comunicaciones, equipo datos entregables
de trabajo, definir • Realizar el levantamiento
actividades de PMO, de datos de materiales
definir actividades del de almacén, proveedores,
gobierno de datos, activos fijos, Establecer
definición de los la estructura y elementos
equipos por área de de datos
datos, definir las • Establecer la estrategia
actividades de change de actualización de datos
management • Establecer los
indicadores de calidad,
la estrategia de limpieza
y enriquecimiento de
datos, la mecánica a
utilizar para el matching
E:Entregable de datos y la mecánica de
consolidación de datos.
• Establecer el plan de
PwC change managemente y
actividades iniciales.
 Enfoque para abordar la fase cero de la
implementación del ERP

PwC
 Nuestro entendimiento de la situación actual
Proyecto DWH - BI

00 01 02

Fase Cero
Preparación de Implementación
Selección datos, DWH Business
del DWH formación de Analytics
equipo,
levantamiento
de activos fijos

PwC
 ¿Qué se necesita previamente para iniciar
un proyecto de implementación de ERP?
 Antes de implementar un proyecto de ERP, tómese un tiempo para
reflexionar cuales son los aspectos principales que deben de abordarse :
 ¿Qué ventajas puedo adoptar para acelerar el proyecto de implementación?
 ¿Quién será el gerente del proyecto?
 ¿Quiénes son los dueños de los datos?
 ¿Qué riesgos tengo de no contar con la información necesaria para el
proyecto?
 ¿Cuál es el equipo involucrado en el proyecto?
 ¿Cómo podemos garantizar que tendremos los datos a tiempo y completos?
 ¿Cómo puede realizarse un levantamiento de datos?
 ¿Cómo enfrentar la resistencia al cambio desde antes de iniciar el proyecto?

 Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el
momento de dar el siguiente paso: implementar la fase cero, preparar todo lo
necesario para arrancar el proyecto con organización y con los recursos
adecuados.
 Reflexione sobre quién o quienes llevarán la función de PMO, y si se tienen la
cultura y las competencias dentro de la organización.

PwC
 ¿Qué se necesita previamente para iniciar
un proyecto de implementación de ERP?
 Seleccionar un ERP es una tarea que requiere análisis y conocimiento de las necesidades y
requerimientos de la empresa, una vez que usted conoce la lista de requerimientos que la
empresa necesita, también conoce los gaps que se tienen para tener el escenario completo
para iniciar la implementación, y este es el reto, superar esos gaps de manera que la
implementación se lleve a cabo en los tiempos planificados.
 Algunos de los temas relevantes a considerar antes de iniciar un proyecto de implementación
son los siguientes:
 El gobierno de datos es una tarea muy importe a tomar en cuenta ya que desde aquí se
deberá decidir como aprobar la creación de datos, que información debe de tener y como
estos datos deberán ser administrados.
 Levantamiento de datos de las áreas relevantes de la empresa y sensibles para el proyecto y
que deben de estar homologados, estandarizados, completos.
 Si no cuenta con una lista de todos los materiales que forman su inventario, podrá tener
problemas hacia adelante, ya que debería de tener estos datos estandarizados de manera
que los nombres e identificadores sean de acuerdo a los de su industria.
 Algunos de los datos relativos a activos fijos podrán considerar información adicional con la
que no se cuenta en este momento y que será crucial para la implementación. Ahora es el
momento de iniciar un proyecto de levantamiento de activos fijos.

PwC
 ¿Qué es la calidad de datos?
 La Calidad de Datos no sólo se refiere a la ausencia de defectos:
• Los datos deben proporcionar una visión única
• Debe estar correctamente relacionada e interrelacionada con todas las
fuentes
• Los datos deben ser consistentes, completos y adecuados para su función
• Debemos asegurarnos de cumplir normativas y leyes

 El concepto Calidad de la Información, o IQ, está surgiendo con fuerza en los

últimos años
 Se trata del concepto de Calidad de Datos orientado a los Sistemas de
Información, es decir, a la mejora de la información proporcionada a la compañía
 Algunos expertos extienden el término a lo que también se denomina “Calidad de
Metadatos”
 Objetivos: claridad de las definiciones, lenguaje común, única versión de la
verdad, accesibilidad, disponibilidad, seguridad, auditabilidad.

PwC
Ciclo de vida de un Proyecto de calidad de datos

Auditoría, control y creación de informes

Garantizar la coherencia de los datos, realizar análisis de impacto y
supervisar constantemente la calidad de la información

1 2 3 4 5 6

Gobierno de Acceder Perfilado Calidad Integraión Entrega

datos

Elementos y estructura
Acceso a cualquier Buscar y perfilar Validar, corregir y Entregar los datos
. Proceso (creación y Transformar conciliar
sistema o fuente de cualquier tipo de estandarizar , adecuados en el
mantenimiento) datos de todo tipo
datos, por lote o en datos de cualquier relacionar datos de momento y forma
Calidad y reglas del tiempo real fuente. todo tipo. adecuados
negocio
Acceso, uso, seguridad
y disribución.

12

PwC
 Gobierno de datos
El Gobierno de Datos es una
disciplina encargada de la Organizac Roles y
orquestación ión de
gobierno
Estructura Responsa
bilidades Establecer
de gente, procesos y tecnología q
ue permite habilitar a una
compañía a apalancar la
información como un recurso de
valor empresarial, y al mismo Políticas
tiempo, es la encargada de de Propietario
s
Medicion
es
Definir
gobierno
mantener a los usuarios, auditores
y reguladores satisfechos, usando
la mejora de la calidad de los
datos para retener clientes,
Procedim
constituyendo y guiando a nuevas Integrar ientos de Decisiones
Solución
de
Cumplimie
gobierno nto
oportunidades en el mercado problemas

PwC
 Integación de Datos y Calidad de Datos
02
Doninio de código
01
personalizado
Herramientas de un solo
uso
Fragmentación del
mercado
Implementaciones
tácticas

USTED SE
Continíúa el código
ENCUENTRA
personalizado

04 Sin código personalizado AQUI

Consolidación de
Convergencia completa proveedores al rededor
Orientación al servicio de herramientas
Implementaciones
03 relacionads

02
estratégicas Uso de Proyectos
d e cruzados

Códiugo personalizado al
mínimo
Convergencia continua
de herramientas

03
Importancia de
metadatos
Estrategia intencional
.

14

PwC
 Impactos en el negocio

01 02
Mayor
riesgo Incremento
de
Costos

-Incumplimiento de normativas Detección y corrección

Sistema de gestión de riesgos Prevención
Sistema de integración de riestos Reingeniería de procesos
Riesgo en la inversion Penalizaciones
Otros riesgos Sobrepagos

04 03
Pérdida
de Baja
Ingresos confianza

Cobro ineficiente Falta de credibilidad

Mala relación con el cliente Temor en tomar decisions
Pérdida de oportunidades Menor predictibilidad
Aumento de los costos Forecasting incorrecto
. Reporting deficiente

15

PwC
Quiénes son los responsables de los
datos (%)
60
49
50

40 35
30
30

20
16
13
10 8
10
2
0

Gartner 2006

PwC | July 2014 16

 Razónes para mejorar la calidad de datos
Los problemas de calidad son a
menudo ignorados, desconocidos, no
valorados por la dirección

Calidad de datos es una

ventaja competitiva.

Falta de una figura

responsable.

Se requieren cambios
organizativos.

Se debe contra con

responsables que velen por la
calidad de los datos de todos
los sistemas de información.

17

PwC
 ¿En qué momento se producen los errores?

18

PwC
Causas de la creciente mala calidad de
datos 2
Datos introducidos para
un própopsito ahora se
1 están utilizando para
otroas aplicaciones
Más datos de más
fuentes en más La calida de los datos
sistemas. puede ser relativamente
Buena para los sistemas
ERPs, Fuentes tradicionales perono para
externas, call BI o CRM
centers, web

3
4 Mayores niveles de
Mayor sensibilidad del
público.
calidad datos, Los clients esperan un
requerido para major servicio. Los
procesos datos defectuopsoso
automatizados llevan a una pobre
gestión del cliente
La mala calidad de
datos lleva a problemas
de pagos en un ERP,
SCM, etc

19

PwC
 El impacto de la mala calidad de datos
Detiene el Business
Intelligence

Informes erróneos y
defectos en el análisis
.

Costes de gestión
La discrepancia entre
aplicaciones puede
requerir trabajo de
reconciliación de
datos.

Daña nuestra relación

con el cliente
MALA
Imposibilidad de ofrecer CALIDAD DE
un buen servicio y trato
personalizado DATOS.

Incumplimiento de
Imposibiidad de normativas
detector, fraudes y Regulaciones
sobrepagos Leyes, la calidad de
No se pueden detector datos es un pilar
duplicados fundamental para el
cumplimiento

20

PwC
 Píramide de los datos

⚫ Los reports del negocio

dependen de la
completitud, integrirdad y
Reportes pureza de los datos
maestros transaccionales

⚫ Datos Maestros
Datos Transaccionales transaccionales dependen
de los datos maestros y de
los datos maestros
condiconantes.
⚫ Los datos maestros
Provisionales Datos maestros condicionantes
condicionantes,
solamente aplican en
determinadas
situaciones del negocio.

⚫ Datos maestros definen

Estables como los materiales y los
Datos Maestros proveedores se
relacionarán y como se
integran en el Sistema.

⚫ Centros de Costos, de
Estáticos Beneficios, Plantas,
Principales datos maestros de referencia Bodegas, Locacionoes,
Activos Fijos, etc.

21

PwC
Proceso de calidad de datos

ntamiento
Leva
d e d at os
e D
e
es

pu
o

al
iv

ra
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de
ch

sf

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DATOS

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cim iz
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tandar
da Es s
tos dato
de

22

PwC
Proceso de calidad de datos
Diagnóstico
de datos

23

PwC
Proceso de calidad de datos

Diagnóstico de
datos El diagnóstico de datos, se realiza para revisar cuál
es el estado actual de los mismos y determinar si es
necesario realizar el levantamiento de los mismos.
Se evalúa la composición de acuerdo a la información
requerida en el destino para el cual se utilizará el
dato. Dependerá de que tan completos estén los
datos y que cantidad de datos maestros se han
recolectado para determinar si se ha de realizar un
nuevo levantamiento de los mismos.

24

PwC
Proceso de calidad de datos

El levantamiento de datos, debe de hacerse

mediante un perfilado de datos que permite localizar,
medir, monitorizar y reportar problemas de calidad
de datos

El levantamiento y perfilado no debe ser sólo el inicio

de un proyecto de Calidad de Datos, es un proyecto
en sí.

25

PwC
Proceso de calidad de datos

La depuración y limpieza de datos

permite:
Determinar y separar elementos de
un campo situándolo en su lugar
correspondiente
Estandarizar formatos
Corregir errores en los datos
Enriquecimiento de datos

26

PwC
Proceso de calidad de datos

La corrección consiste en el reemplazo de

un elemento erróneo por uno correcto
Por ejemplo, la dirección siguiente:

Dirección: Calle Tumaco 14,

Código: Postal 28010
Ciudad: San Jóse

Código postal corregido: 28027

27

PwC
Proceso de calidad de datos

La estandarización es la adecuación de un
dato a un formato esperado.
Por ejemplo,

NIF incorrecto: 5428846

Estandarización
NIF estandarizado: 05428846H

28

PwC
Proceso de calidad de datos

El enriquecimiento consiste en la adición

de datos que no existían

Por ejemplo, el nombre siguiente:

José María Gómez

Año de nacimiento: 1976

29

PwC
Proceso de calidad de datos

El matching de datos se utiliza para:

Detección de duplicados
Relación entre dos fuentes de datos
que no tienen campos de unión entre
sí
Detección de unidades familiares y
corporativas (Householding)

Se pueden aplicar múltiples criterios para

las relaciones, que posteriormente se
pueden asociar entre sí

Previo al matching es conveniente hacer

una pre-agrupación de la información

30

PwC
Proceso de calidad de datos

Preparación y entrega del archivo final de

datos
Los datos son agrupados y consolidados en
los archivos correspondientes para su
entrega al comité de gobierno de datos
quienes se encargan de su custodia y
administración.

31

PwC
Aplicación de la calidad de datos en las
empresas
Las principales tipologías de proyecto de calidad de datos son:

• Calidad de Datos asociada a un proyecto de integración

❑ Implementación de ERP
❑ DWH-BI
❑ CRM
❑ Data Mining
❑ Migración
❑ Consolidación
❑ Sincronización

• Entorno Financiero
• Entornos de Marketing
• Sistemas de Información Geográfica
• Gestión de Datos Maestros
• Calidad de Datos Preventiva

32

PwC
 Proceso de calidad de datos - Resumen
La calidad de datos es fundamental
para cualquier compañía:
Ahorro de costos
Eficiencia
Cumplimiento de la Ley
Existe la tecnología y la tecnología para
corregir la mala calidad de datos
Calidad e Integración: una solución
corporativa
Corrige errores de manera PROACTIVA e
INDUSTRIALIZADA
Reducción de costes: de gestión, de
oportunidad, operacionales, etc
Facilita el cumplimiento de normativas
Reduce ineficiencias operacionales
Delsur - Implementación fase cero
PwC
Proporciona una visión única de los
elementos de las bases de datos y da
visibilidad de las posibles agrupaciones
que existan
Mejora el mantenimiento de clientes y
del servicio ofrecido, además da
confianza a los usuarios de la
información
Maximiza el éxito de las iniciativas y
proyectos de Datawarehousing, CRM y BI
y por consiguiente se mejora la toma de
decisiones
Aumenta el conocimiento de los datos y
permite conocer dónde se están
produciendo los errores
Agosto Slide
2017 33
Levantamiento de datos de materiales en
almacén
El levantamiento de los datos de los materiales que se encuentran en
la bodega es muy importante, ya que de esta actividad dependerá la
adecuada clasificación de los artículos que la empresa compra, y nos
dará información de:

Nombre del artículo

Unidad de medida de compra
Costo de adquisición
Monto mínimo a ordenar
Lugar de ubicación dentro del almacén
Stock límite
Stock de seguridad
Saldo en unidades al momento del levantamiento
Saldo monetario
¿Es un producto importado?
¿Tiene proveedor único?

34

PwC
Levantamiento de datos de materiales en el
almacén
 La metodología a utilizar para llevar a cabo el inventario físico considerará los
siguientes aspectos:
• Sostendremos una reunión inicial con el encargado del inventario para
coordinar la logística, actividades a desarrollar y obtener la plantilla en Excel a
la fecha que realizaremos el conteo físico del inventario de Delsur para cada
almacén.
• Para cada localidad a ser visitada sostendremos una reunión de coordinación
con el encargado, jefe o gerente de cada almacén.
• Contaremos el 100% del inventario de cada almacén y recontaremos los ítems
que presenten diferencias con relación a la plantilla impresa.
 Se ingresarán los datos correctos a la plantilla de Excel.
 Se imprimirán dos juegos de la plantilla de Excel y se solicitará firma a todos
los participantes.
• Se enviará la plantilla de Excel al Coordinador de Almacenes.
• Una vez finalizado el conteo de cada almacén presentaremos un informe con todos
los detalles que se llevaron a cabo en el desarrollo de conteo y reconteo e incluir
puntos de mejora en cada almacén.

35

PwC
Levantamiento de datos de acreedores
Al realizar el levantamiento de datos de los acreedores, nos ayudará
a contar con la información necesaria como la siguiente:

Nombre del proveedor

Dirección del proveedor
Teléfonos
e mail
Página web
Nombre del contacto
Teléfono del contacto
Monto mínimo del pedido
Días de entrega
Plazo de crédito
Medio de pago
Cuenta de banco
Cuenta contable asociada
Indicador de impuestos

36

PwC
Levantamiento de datos de acreedores
 La metodología a utilizar para llevar a cabo el levantamiento de los datos de
acreedores físico considerará los siguientes aspectos:
• Sostendremos una reunión inicial con el encargado de los datos de
acreedores para coordinar la logística, actividades a desarrollar y obtener
la plantilla en Excel a la fecha que realizaremos el levantamiento de
datos.
• Para cada área a ser visitada sostendremos una reunión de coordinación
con el encargado, jefe o gerente de cada área que tiene acreedores
específicos.
 Se ingresarán los datos correctos a la plantilla de Excel.
 Se imprimirán dos juegos de la plantilla de Excel y se solicitará firma a
todos los participantes.
• Se enviará la plantilla de Excel al coordinador de los datos de acreedores.
• Una vez finalizado el conteo presentaremos un informe con todos los detalles
que se llevaron a cabo en el desarrollo del levantamiento e incluir puntos de
mejora en la información de los proveedores.

37

PwC
Levantamiento de datos de activos fijos
El levantamiento de activos fijos genera una actividad fuerte que de
acuerdo al tipo de industria podrá tener una clasificación muy
detallada o especializada. La información a cubrir en el
levantamiento de activos fijos es la siguiente:

Nombre del activo fijo

Descripción del activo
Número de serie
Color
Marca
Fecha de adquisición
Años de vida útil
Ubicación
Componentes
Monto de la depreciación
Proveedor
Datos del seguro
38

PwC
Levantamiento de datos de activos fijos
 La metodología a utilizar para llevar a cabo el inventario físico considerará los
siguientes aspectos:
• Sostendremos una reunión inicial con el encargado de los activos fijos para
coordinar la logística, actividades a desarrollar y obtener la plantilla en Excel a
la fecha que realizaremos el conteo físico de activos fijos de Delsur.
• Para cada localidad a ser visitada sostendremos una reunión de coordinación
con el encargado, jefe o gerente de cada área.
• Contaremos el 100% de activos fijos de cada área y recontaremos los ítems que
presenten diferencias con relación a la plantilla impresa.
 Se ingresarán los datos correctos a la plantilla de Excel.
 Se imprimirán dos juegos de la plantilla de Excel y se solicitará firma a todos
los participantes.
• Se enviará la plantilla de Excel al Coordinador de Activos fijos.
• Una vez finalizado el conteo de los activos fijos presentaremos un informe con todos
los detalles que se llevaron a cabo en el desarrollo de conteo y reconteo e incluir
puntos de mejora en el área de activos fijos.

39

PwC
Levantamiento de datos de quipos de
mantenimiento
El levantamiento de equipos de mantenimientos genera una actividad fuerte
que de acuerdo al tipo de industria podrá tener una clasificación muy
detallada o especializada. La información a cubrir en el levantamiento de
activos fijos es la siguiente:

Nombre del equipo de mantenimiento

Número de activo fijo
Descripción del equipo
Número de serie
Color
Marca
Fecha de adquisición
Años de vida útil
Ubicación
Componentes
Descripción de los componentes
Componentes en inventario
Proveedor
Contrato de mantenimiento
Última fecha de mantenimiento

40

PwC
Levantamiento de datos de equipos de
mantenimiento
 La metodología a utilizar para llevar a cabo el inventario de equipos de
mantenimiento considerará los siguientes aspectos:
• Sostendremos una reunión inicial con el encargado de los equipos de
mantenimiento para coordinar la logística, actividades a desarrollar y obtener
la plantilla en Excel a la fecha que realizaremos el conteo físico de los equipos
de Delsur.
• Para cada localidad a ser visitada sostendremos una reunión de coordinación
con el encargado, jefe o gerente de cada área.
• Contaremos el 100% de equipos de mantenimiento de cada ubicación y
recontaremos los ítems que presenten diferencias con relación a la plantilla
impresa.
 Se ingresarán los datos correctos a la plantilla de Excel.
 Se imprimirán dos juegos de la plantilla de Excel y se solicitará firma a todos
los participantes.
• Se enviará la plantilla de Excel al Coordinador de los equipos de mantenimiento.
• Una vez finalizado el conteo de cada ubicación presentaremos un informe con todos
los detalles que se llevaron a cabo en el desarrollo de conteo y reconteo e incluir
puntos de mejora.

41

PwC
Actividades de change management
Las principales actividades que se deben de tomar en cuenta, con relación
al change management son:

Identificar a los Stakeholders

Identificar a los integrantes del comité de Change Management
Identificar a los facilitadores de cada área
Establecer las bases para la estrategia de comunicaciones
Identificar al equipo de gestión del cambio
Planificar actividades de integración
Realizar una actividad de difusión de la operación entre el
equipo+
Identificar a los back ups de cada funcional que participará en
el proyecto

42

PwC
 Resistencia al cambio
Mejor no
No veo que decir nada, ¿Cómo va
tengamos No es mi no vayamos el
problemas responsa a abrir la proyecto
con los bilidad caja de de Fase
datos Pandora cero?

43

PwC
 Cronograma para fase cero del proyecto
de implementación del ERP
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Preparación

Gobierno de datos

Lev antamiento de datos

Prov eedores
Materiales
Unidades de Mantenimiento
Activ os Fijos

DQ Prov eedores

DQ Materiales

DQ Unidades de Mantenimiento

DQ Activ os Fijos

Change Management

PwC