Análisis de herramientas de gestión de proyectos

Curso Sistemas de Información
Sistemas de Información
Temá%ca
• Análisis compara-vo de herramientas So4ware para ges-ón
de proyectos.
¿Qué es herramienta so0ware para ges4ón de proyectos?
• Es una herramienta que permite ayudar a visualizar de forma global el ciclo de vida
del proyecto y a hacer un seguimiento de todo lo que conlleva de manera mucho
más simple y sencilla, evitando de esta manera desviaciones tanto en plazo,
presupuesto y/o calidad.
• Permiten visibilizar los diferentes proyectos en los que se está trabajando, los
miembros del equipo, sus tareas asignadas y la evolución en la ejecución de las
mismas. (Cobian, 2014)
• Consiguen la integración y alineación de los recursos, procesos y estructuras en los

proyectos para asegurar el cumplimiento de la visión, misión y objeFvos estratégicos
de la organización.
• Al uFlizar una herramienta de soIware ayuda a mejorar la implementación de los

procedimientos y buenas prácFcas definidas por especialistas de Dirección y GesFón
de Proyectos.
• Ayudan a la uFlización de las mejores metodologías en cada una de las fases del
proyecto, desde el inicio hasta su cierre pasando por planificación, ejecución,
seguimiento y control.
• A conFnuación, según (Sanz, 2015), se muestran algunos de los procesos necesarios

para ejecutar un lanzamiento de proyecto adecuado y que con la ayuda de estas
herramientas soIware son gesFonados de una manera mucho más eficaz:
• La creación de una EDT (Estructuración de Descomposición de Tareas) para

visualizar toda la descomposición jerárquica relaFva al trabajo y orientada a los
entregables que se van a ejecutar por el equipo para alcanzar los objeFvos.
• IdenFficación de recursos financieros a uFlizar.
• IdenFficación de partes interesadas (internas y externas).
• Realización de una planificación.
• Realización de un seguimiento.
• Control del cumplimiento o no del alcance del proyecto haciendo hincapié en: el
Fempo real, coste del proyecto, comunicación de los miembros del equipo e
integración del proyecto.
Diagrama fases de un proyecto
Inicio Planificación Ejecución Seguimiento Cierre

y control
Definición Asegurar cumplimiento Formalización
obje4vos de los obje4vos de la
proyecto mediante medición
aceptación del
con4nua del progreso
Coordinación proyecto
Selección de recursos Iden4ficación
Definición y
de las para ejecutar
variaciones sobre el
autorización plan
mejores el plan
de proyecto Establecimiento
prac4cas cierre ordenado
para lograr Aplicación medidas
obje4vos correc4vas
Adoptado de (Sanz. 2015)

Beneficios de uso.
Muchos de los beneficios de usar estos programas, a diferencia de los métodos
manuales según (O'Loughlin, 2016) son:
• Aumento de visibilidad. de las cargas de trabajo de cada recurso y el estado actual

y futuro de sus disponibilidades. Esta caracterísFca se visualiza con las herramientas
de planificación y gesFón de recursos.
• Mejora de la comunicación y colaboración. Los componentes colaboraFvos

permiten que tanto directores de proyectos como equipos y cualquier miembro del
proyecto pueda consultar y recibir cualquier información que les concierne.
Beneficios de uso.
• Lo anterior asegura un almacenamiento permanente de todas las decisiones

importantes y cambios en el proyecto.
• UFlización de herramientas visuales, como el diagrama de Gan], ayuda a los

directores de proyectos a tener una acFtud proacFva frente a posibles desviaciones
o cambios en la planificación enfrentándose de una mejor manera a cualquier
obstáculo.
• Fácil acceso a archivos históricos. Información guardada de proyectos anFguos

puede servir muy úFl para futuros proyectos.
Beneficios de uso.
• Con la uFlización de estos programas, se puede recurrir a cualquier proyecto

realizado en el pasado y ver que decisiones se tomaron, por qué, y comparar
cualquier aspecto del proyecto, como medidas de Fempo o presupuesto.
Según ProjectManager.com (Westland, 2016) indica que en la actualidad existen

directores que uFlizan la herramienta de Excel para llevar la gesFón de un proyecto.
Tendencias en el mercado de los programas de ges4ón.
• Manejo de las herramientas de ges?ón a par?r de internet. Debido al crecimiento
de Internet, cada vez más empresas uFlizan los programas a través de la nube.
(web- based).
o Estos ofrecen un precio de inscripción, en vez de forzar a las compañías a pagar,
instalar y mantener sus propios servidores. (O'Loughlin, 2016).
• Aplicaciones de móvil. Muy úFl para cualquier usuario que quiera acceder al
programa desde cualquier lugar.
o muchas compañías han desarrollado aplicaciones móviles para gesFonar sus

proyectos mediante disposiFvos portáFles (laptops, tabletas, teléfonos móviles,
etc.) (O'Loughlin, 2016)
Selección de un programa de ges4ón.
• Según el Fpo de proyecto que se quiera gesFonar, se necesitarán unas herramientas
diferentes. Por tanto, hay que idenFficar las aplicaciones clave que la empresa
requiere para saFsfacer sus necesidades y que todos los miembros del equipo estén
informados de los nuevos cambios, ya que serán los primeros que tendrán que
uFlizar el nuevo sistema de gesFón. (Harrin, 2015)
Según (Meyer & Ahleimann, 2010-12) y (Harrin, 2015), para la elección de un

programa de gesFón de proyectos, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
• El cambio conFnuo de la sociedad.
• Diversidad de sistemas.
• IdenFficar las acFvidades que la empresa quiere gesFonar con el nuevo programa.
• SaFsfacción de las necesidades de la organización y seguimiento de su metodología.
• Tamaño de la empresa.
• Número de empleados que conforman la empresa y los que tendrán acceso al

programa.
• Sector de la empresa.
• Tipo de acFvidad de la empresa y cuáles son las funciones que interesan que cubra
el programa.
So0ware a u4lizar según 4po de empresa.
Según (O'Loughlin, 2106) hay muchos Fpos de herramientas de gesFón de proyectos,

que a conFnuación se muestran una serie de escenarios para saber, según el Fpo de
empresa, qué Fpo de programas poder elegir.
• Empresas pequeñas o medianas. La mayoría de estas compañías buscan

herramientas de colaboración, gesFón de tareas, programación de proyecto y
posibilidades de comparFr documentos. Todo ello, les permite estar actualizados
en Fempo real de cualquier cambio en el proyecto.
Departamentos específicos o empresas grandes. Algunas empresas seleccionan el

programa dependiendo del Fpo de departamento en el que se esté trabajando.
o Por ejemplo, equipos del departamento de diseño requieren sistemas que

permitan fácil colaboración entre ellos para comparFr e intercambiar información.
o Mientras que en un departamento de finanzas necesitarían un programa de

gesFón que se pudiera sincronizar con algún CRM (Customer RelaFonship
Management) o GesFón de las relaciones con clientes, soIware para registrar
ciclos de ventas, compras, cobros y pagos, gesFón de fichas de clientes y
proveedores etc.
Adicionalmente se debe considerar lo siguiente:
• Aplicaciones móviles. Es conveniente instalar un programa que esté desarrollado
también en aplicación móvil siempre que los directores de proyectos, empleados o
cualquier persona interesada en el proyecto emplee mucho Fempo fuera de la
oficina.
o Esto permiFrá poder controlar el proyecto desde cualquier lugar. Además del
móvil, también hay posibilidad en algunos de descargarlos en tabletas y
ordenadores portáFles.
Adicionalmente se debe considerar lo siguiente:
• Ac?vidad social. Si para la empresa es importante una colaboración entre los

miembros del equipo para ejecutar mejor el proyecto, es importante buscar un
programa que incluya herramientas de soporte para la comunicación y
transmisión de información
• Opciones de integración. Muchas herramientas de gesFón, sobre todo las

basadas en la web, permiten la integración con otras aplicaciones, tales como
Dropbox, Google Drive, Correo de Gmail etc.
Los programas online dan posibilidad de un mes graFs para su uFlización, resultando
beneficioso como periodo de prueba antes de la elección. El precio puede variar,
desde 10$/usuario por mes a 50$/usuario por mes.
En resumen, la uFlización de una herramienta de gesFón de proyectos facilita mucho

el trabajo, ya que permite a la organización una mejor comunicación, realización
inmediata de informes, menos Fempo empleado en reuniones, etc.
Su elección dependerá mucho de las necesidades de cada organización, del sector y

del factor económico.
Clientes existentes según su necesidad.
Individuales. Existen numerosas soluciones de bajo coste de programas de gesFón
de proyectos que proporcionan sencillas programaciones, gesFón de tareas y
facilidad para comparFr archivos.
Pequeños comercios. Empresas compuestas por un número pequeño de empleados

requieren de herramientas de gesFón que les facilite el trabajo y la colaboración
entre los miembros, pero con caracterísFcas no muy avanzadas y de
bajo coste.
Empresas de desarrollo. Son aquellas donde el lanzamiento de un proyecto genera
múlFples ventas, como empresas de desarrollo de programas informáFcos.
Clientes existentes según su necesidad.
o UFlizan herramientas complejas que se caractericen por tener una fuerte
capacidad de colaboración, control y gesFón de documentos e información.
• Grandes/específicos compradores. Son empresas que trabajan con proyectos

complicados y que requieren de una gesFón de carteras, como por ejemplo el
sector de la construcción.
o Los sectores que aplican estas herramientas, éstos suelen ser de construcción,
ingeniería, fabricación a gran escala (naval), de informáFca, IT, markeFng,
invesFgación y servicios de consultoría.
Programa de ges4ón de proyectos más u4lizados según Capterra.
Fuente: Obtenido de (Capterra, 2016)

Herramientas ges4ón de Proyectos
WRIKE
WRIKE
• Permite el trabajo colaboraFvo entre varias personas y cuenta con

caracterísFcas y funcionalidades para supervisar la ejecución de tareas.
• Permite la comunicación entre miembros de un equipo que trabaja en remoto y

crear informes de resultados.
Ventajas.
• Plan básico gratuito. Tiene caracterísFcas básicas.

WRIKE
• SoOware escalable. Se adapta a la evolución del crecimiento del negocio y
podrás seguir usando a medida que tu proyecto crezca.
• Edición en ?empo. Todos los miembros del equipo pueden accedan a la úlFma
versión de la información.
• Funciones de diagrama de GanQ. Permite visualizar la información a través de

un mapa general de plazos y tareas.
• Gestor de ?empo. Es una caracterísFca que le permite dedicar Fempo a cada
tarea.
WRIKE
Desventajas.
• Las posibilidades de personalización son limitadas.
• No Fene chat interno para comunicación entre las personas del equipo.
MONDAY
MONDAY
Es un soIware de gesFón de proyectos que mejora el trabajo en equipo a través de
la gesFón de flujos de trabajo y comunicación entre las personas del equipo.
• AutomaFza los flujos de trabajo
• GesFona con eficacia la carga de trabajo del equipo
• Se Integra con otras herramientas.
• Es posible crear e implementar aplicaciones personalizadas para Monday.

MONDAY
Ventajas.
• Dashboard. Muy completo en el que puedes tener de un vistazo la foto general de
las tareas y proyectos y lista de tareas semanales para comprobar con más facilidad
el progreso del equipo.
• Permite alinear obje?vos con fechas límite y delegar tareas en otras personas.
• Fácil de usar y soporte técnico de la herramienta.
• Grandes posibilidades de personalización para adaptar la herramienta de gesFón

de proyectos al crecimiento de tu negocio.
MONDAY
Desventajas.
• No ?ene integración con Gmail (por lo que no puedes crear y gesFonar tareas
directamente desde tu email si usas este proveedor).
• No cuenta con ningún plan para un único usuario (por lo que si Fenes un negocio
unipersonal, esta solución no es la más adecuada, desde mi punto de vista).
MONDAY
Ejemplos de uso:
• Remote work
• GesFón de proyectos
• MarkeFng
• Desarrollo de soIware
• Operaciones y TI
• Ventas
MONDAY
Precio.
h]ps://monday.com/lang/es/pricing
ASANA
ASANA
Es una herramientas de gesFón de proyectos que te permite organizar y ejecutar

tareas diarias, tanto personales como la del equipo y ayudar a conseguir los
resultados que desee.
Ya sea para llevar a cabo una campaña de markeFng, preparar el lanzamiento de un

nuevo servicio o infoproducto o gesFonar los encargos de clientes.
ASANA
Ventajas
• Actualizaciones en ?empo real que permiten ver rápidamente los úlFmos
cambios hechos.
• Función de prioridad de tareas, para ayudarte a F y a tu equipo a ser más

producFvo y eficaz.
• Versión gratuita muy completa.
• Visualización de obje?vos generales para supervisar el progreso del proyecto.

ASANA
Desventajas
• No Fene acceso fuera de línea.
• La función de búsqueda necesita algo más de desarrollo, ya que es un poco torpe.

BASECAMP
BASECAMP
Herramienta de gesFón de proyectos, Basecamp incluye funcionalidades que

facilitan la gesFón y organización de tareas, hojas de cálculo y documentos
colaboraFvos.
Caracterís?cas
Centralización de la información: en la pantalla de inicio se organiza todo (tareas,

estado de las tareas, soporte, equipos, notas, etc.).
Tableros de conversación: para organizar más fácilmente las conversaciones entre

varias personas sobre un tema en una única página.
BASECAMP
Caracterís?cas
• Chat de usuarios integrado, por lo que no necesitas uFlizar otra herramienta de

comunicación de equipos
• Informes de seguimiento de proyectos y usuarios.
• Organización de documentos de forma eficiente y en un solo lugar.
• Checklist para gesFonar ágilmente las tareas pendientes y realizadas.

TRELLO
TRELLO
Herramienta de gesFón de proyectos, es fácil de uFlizar, muy visual y permite
hacer un seguimiento de tareas y plazos sin complicaciones.
Caracterís?cas
• Sistema de drag & drop (arrastrar y soltar) muy sencillo que permite cambiar el
estado de una tarea de forma muy cómoda.
• Eficaz a la hora de compar?r información relacionada con una tarea: puedes
adjuntar explicaciones y archivos para cada tarea en su correspondiente tarjeta
y estar disponible para todos los miembros de tu equipo.
• Tableros visuales que facilitan la organización, gesFón y el seguimiento de tareas.
MICROSOF PROJECT
MICROSOF PROJECT
Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, uFlizada
para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no
salirse del presupuesto previsto.
Análisis internos de la herramienta
Ruta crí?ca: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma
de obFenen datos relevantes como los Fempos de inicio y término más cercanos y
más lejano de cada acFvidad, o las holguras.
MICROSOF PROJECT
Diagrama de GanQ: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de
acFvidades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el Fempo,
y el verFcal las acFvidades.
• Se señalan con barras los Fempos de inicio y término de la acFvidad, su duración

y su secuencia.
• La acFvidades críFcas se muestra en rojo, las otras en azul. Las acFvidades que
Fenen otras secundarias dentro se muestran en color negro.
MICROSOF PROJECT
Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano
más tareas de las que puede realizar.
Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes Fpos de información, como las fechas
de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de
trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que
los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos Fpos de reportes: el flujo de
efecFvo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.
MICROSOF PROJECT
Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para
realizar la ruta críFca, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se
puede salvar como línea base. Esto permiFrá compararla con las modificaciones que
se le vayan haciendo al proyecto
MICROSOF PROJECT
Con MicrosoI Project se pueden personalizar los cronogramas de tal forma que se
ven todas las tareas, acFvidades del proyecto y eventos futuros. Es accesible desde
Windows, iOS, y teléfonos Android.
Las suscripciones Fenes 2 niveles: uso de la herramienta en la nube o en servidores

propios. Dentro de cada una de ellas hay diferentes planes.
El uso en la nube comienza en 7 dólares por usuario mensuales, mientras que

usando servidores propios cuesta como mínimo cerca de 600 dólares.

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• Consiguen la integración y alineación de los recursos, procesos y estructuras en los

• Al uFlizar una herramienta de soIware ayuda a mejorar la implementación de los

• A conFnuación, según (Sanz, 2015), se muestran algunos de los procesos necesarios

• La creación de una EDT (Estructuración de Descomposición de Tareas) para

• IdenFﬁcación de recursos ﬁnancieros a uFlizar.

• IdenFﬁcación de partes interesadas (internas y externas).

• Realización de una planiﬁcación.

Inicio Planiﬁcación Ejecución Seguimiento Cierre

Adoptado de (Sanz. 2015)

• Aumento de visibilidad. de las cargas de trabajo de cada recurso y el estado actual

• Mejora de la comunicación y colaboración. Los componentes colaboraFvos

• Lo anterior asegura un almacenamiento permanente de todas las decisiones

• UFlización de herramientas visuales, como el diagrama de Gan], ayuda a los

• Fácil acceso a archivos históricos. Información guardada de proyectos anFguos

• Con la uFlización de estos programas, se puede recurrir a cualquier proyecto

Según ProjectManager.com (Westland, 2016) indica que en la actualidad existen

o muchas compañías han desarrollado aplicaciones móviles para gesFonar sus

Según (Meyer & Ahleimann, 2010-12) y (Harrin, 2015), para la elección de un

• SaFsfacción de las necesidades de la organización y seguimiento de su metodología.

• Número de empleados que conforman la empresa y los que tendrán acceso al

Según (O'Loughlin, 2106) hay muchos Fpos de herramientas de gesFón de proyectos,

• Empresas pequeñas o medianas. La mayoría de estas compañías buscan

Departamentos especíﬁcos o empresas grandes. Algunas empresas seleccionan el

o Por ejemplo, equipos del departamento de diseño requieren sistemas que

o Mientras que en un departamento de ﬁnanzas necesitarían un programa de

• Ac?vidad social. Si para la empresa es importante una colaboración entre los

• Opciones de integración. Muchas herramientas de gesFón, sobre todo las

En resumen, la uFlización de una herramienta de gesFón de proyectos facilita mucho

Su elección dependerá mucho de las necesidades de cada organización, del sector y

Pequeños comercios. Empresas compuestas por un número pequeño de empleados

• Grandes/especíﬁcos compradores. Son empresas que trabajan con proyectos

Fuente: Obtenido de (Capterra, 2016)

• Permite el trabajo colaboraFvo entre varias personas y cuenta con

• Permite la comunicación entre miembros de un equipo que trabaja en remoto y

• Plan básico gratuito. Tiene caracterísFcas básicas.

• Funciones de diagrama de GanQ. Permite visualizar la información a través de

• Las posibilidades de personalización son limitadas.

• AutomaFza los ﬂujos de trabajo

• GesFona con eﬁcacia la carga de trabajo del equipo

• Se Integra con otras herramientas.

• Es posible crear e implementar aplicaciones personalizadas para Monday.

• Fácil de usar y soporte técnico de la herramienta.

• Grandes posibilidades de personalización para adaptar la herramienta de gesFón

Es una herramientas de gesFón de proyectos que te permite organizar y ejecutar

Ya sea para llevar a cabo una campaña de markeFng, preparar el lanzamiento de un

• Función de prioridad de tareas, para ayudarte a F y a tu equipo a ser más

• Versión gratuita muy completa.

• Visualización de obje?vos generales para supervisar el progreso del proyecto.

• No Fene acceso fuera de línea.

• La función de búsqueda necesita algo más de desarrollo, ya que es un poco torpe.

Herramienta de gesFón de proyectos, Basecamp incluye funcionalidades que

Centralización de la información: en la pantalla de inicio se organiza todo (tareas,

Tableros de conversación: para organizar más fácilmente las conversaciones entre

• Chat de usuarios integrado, por lo que no necesitas uFlizar otra herramienta de

• Informes de seguimiento de proyectos y usuarios.

• Organización de documentos de forma eﬁciente y en un solo lugar.

• Checklist para gesFonar ágilmente las tareas pendientes y realizadas.

Análisis internos de la herramienta

• Se señalan con barras los Fempos de inicio y término de la acFvidad, su duración

Las suscripciones Fenes 2 niveles: uso de la herramienta en la nube o en servidores

El uso en la nube comienza en 7 dólares por usuario mensuales, mientras que