Análisis de posibles escenarios en la organización

María Camila Linares Mora

Enero 2024.

Corporación Unificada Nacional de Educación Superior.

Programa de Administración de Empresas.
Gerencia en Talento Humano.
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 Tabla de Contenidos

Contenido
GMOVIL SAS..................................................................................................................................... 8
MISION ........................................................................................................................................ 8
VISION.......................................................................................................................................... 8
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES ................................................................................................. 8
AREA DESCRITA EN EL ANALISIS ................................................................................................ 10
Matriz DOFA .................................................................................................................................. 12
Escenarios y soluciones Escenarios .......................................................................................... 13
Soluciones.................................................................................................................................. 14
Demora en la entrega de los móviles por falta de repuestos ............................................... 14
Mala comunicación con los técnicos a la hora de reservar las piezas .................................. 17
Mala organización del inventario en almacén ...................................................................... 20
Bibliografía..................................................................................................................................... 23
 GMOVIL SAS

MISION

Movilizar a nuestros usuarios con sentido de responsabilidad social, a través de un

servicio que bride mejor calidad de vida, administrando eficientemente los recursos y

gestionando mejoras en el servicio con un equipo humano comprometido.

VISION

Ser la empresa regional líder y referente nacional en ventas de servicios de

telecomunicaciones.

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Actuar con conciencia

 Entendemos y actuamos dentro de las normas con seguridad

 Conocemos y asumimos la responsabilidad de nuestros actos

 Reconocemos y aprendemos de nuestros errores

 Cuidamos el medio ambiente

 Valoramos y hacemos uso eficiente de los recursos de la empresa

Pasión por servir

 Hacemos los que nos gusta y lo hacemos con gusto dando lo mejor

 Somos amables con todas las personas que nos rodean en el entorno
  Honramos nuestra palabra cumpliendo lo que ofrecemos

 Trabajamos por la máxima calificación en el servicio (EMIC A)

Respeto por ser

 Respetamos as ideas del otro y aceptamos las diferencias

 Somos concluyentes valorando la integridad y vida de las personas

 Somos ejemplo de convivencia, seguridad y bienestar para la comunidad

 Nos cuidamos física, mental y emocionalmente

Poder de equipo

 Nos comunicamos de forma clara, directa y respetuosa

 Escuchamos y entendemos para satisfacer las necesidades

 Construimos relaciones sólidas propiciando espacios de dialogo

 Establecemos acuerdos para el logro de objetivos como equipo

 Nos preocupamos por nuestro desarrollo, crecimiento persona y el de los demás

 Generamos y propiciamos espacios de aprendizaje

Ejecución impecable

 Somos puntuales y disciplinados

 Generamos una imagen favorable que habla bien de mí y de la empresa

  Actuamos con prevención de seguridad

 Mantenemos nuestro puesto de trabajo en condiciones de orden, aseo y seguridad

 Cumplimos con nuestras metas a tiempo y con calidad logrando resultados

sobresalientes

AREA DESCRITA EN EL ANALISIS

Abastecimiento
Abastecimiento en Gmovil es el área encargada de proveer a cada uno de los patios taller

de la empresa. De esta manera, si algún móvil necesita alguna reparación de cualquier

índole, se tienen los recursos para que este mismo continúe en ruta. Para especificar con

exactitud, había 4 patios distribuidos, de los cuales, la información suministrada para

realizar este análisis es del patio Tintal, cuyo patio se dividía en dos: Tintal 1 y Tintal 2.

Para desglosar las funciones del patio Tintal 2, entre mantener en buen funcionamiento

los móviles se encuentran dos módulos: módulo de observación y módulo de revisión. En

el módulo de revisión se encuentran los móviles a los que se les realizan ajustes rápidos y

que no necesitan un arreglo a profundidad, como por ejemplo, el cambio de algún tornillo

o el arreglo de alguna conexión de la iluminación del interior del vehículo. El módulo de

observación se enfoca en los problemas que no fueron cubiertos por estos 'arreglos

rápidos'. Para ello, el grupo CIR es el encargado de tener móviles cuyos problemas se

tienen que investigar a profundidad y realizar cambio de la mayoría de los repuestos del

móvil.
Para entrar en materia, se debe hacer la aclaración de que el taller de Tintal 2 es aparte

del taller de CIR. Aunque ambos complementan el patio, cada uno tiene jurisdicciones

distintas. CIR (Correcciones e Intensas Reparaciones) tiene un almacén de repuestos,

donde estos tienen una activa rotación, ya que a diario llegan vehículos esperando para

ser puestos en marcha. Para ello, el coordinador de almacén y dos asistentes de almacén

se encargan de hacer que funcione. Claramente, hay un cierto protocolo que rige la

función principal del almacén: cuando llega un móvil para reparación, lo primero que se

hace es recibir un reporte por parte del auxiliar de mantenimiento CIR, en el cual se

especifica lo que pasa con el móvil y lo que se necesita para su reparación.

Los directivos examinan el presupuesto del móvil y deciden si se aprueba o no. Con el

aprobado, el auxiliar de mantenimiento CIR, junto con el técnico y su grupo encargado

del móvil, determina los repuestos exactos que se necesitan para poder repararlo y reserva

estos repuestos en el sistema empresarial. Luego, el almacén de CIR recibe el pedido de

los repuestos y verifica que estén y la cantidad que pide. Hace la respectiva petición de

los que no se encuentran en inventario. Para esta decisión, hay dos opciones: pedirlas en

otro patio y, en caso de que no se encuentren en ninguno, realizar la petición a compras

para que se contacte con el proveedor y realice el envío del repuesto. Con todos los

repuestos en almacén, se procede a alistar la reserva de los repuestos, se entrega al

técnico encargado del móvil con firma para su validación en el sistema y configurar el

inventario.
Matriz DOFA
Escenarios y soluciones

Escenarios

Teniendo en cuenta la matriz anterior, para el análisis tomaremos las

amenazas y de ellas se idearán escenarios aterrizados que puedan pasar dentro del ciclo

natural de la operación.

1. En un día típico en el taller de Gmovil, específicamente en el patio Tintal 2 CIR,

la operación se ve amenazada por demoras significativas en la entrega de los

móviles reparados. El problema surge debido a que el almacén de CIR

experimenta una escasez temporal de repuestos clave necesarios para llevar a

cabo las reparaciones. Algunos de los componentes esenciales, como un kit de

empaquetadura gruesa, refrigerante y abrazaderas, están agotados debido a

retrasos en los proveedores. En este escenario, las demoras en la entrega de los

móviles pueden afectar negativamente la operación de la empresa, ya que algunos

vehículos pueden quedar fuera de servicio por más tiempo del previsto, afectando

la eficiencia y la disponibilidad de la flota. La empresa deberá implementar

medidas para gestionar eficazmente la alta demanda, abordar las escaseces de

repuestos, optimizar la cadena de suministro y acelerar los procesos de aprobación

para mitigar las demoras y mantener la operación en curso.

2. En un período en el que la demanda de servicios de reparación de Gmovil está en

aumento, el taller se enfrenta a una amenaza crítica debido a retrasos

significativos en el agendamiento de repuestos y en la ejecución de las

reparaciones, ya que el móvil Z50-2024 lleva en reparación mas de 5 días, los

 técnicos explican que no hay una guaya que se asemeje a la que necesita el

vehículo, mientras que el almacén demanda que la pieza que reservaron es la que

se entregó pero el técnico dijo que no. Existen fallas en la comunicación entre el

departamento de agendamiento y el almacén de repuestos. La falta de

coordinación y la información inexacta generan confusiones, y en ocasiones, se

programan reparaciones sin la disponibilidad real de los repuestos, lo que resulta

en retrasos significativos.

3. En un momento crítico para Gmovil, la operación se ve amenazada por la

ineficiencia en la entrega de repuestos esenciales para las reparaciones, lo que

resulta en demoras significativas. Este escenario se desarrolla debido a la falta de

protocolos claros para solicitar repuestos, ya sea internamente entre diferentes

almacenes o externamente con proveedores, crea ambigüedad en el proceso,

adicional al solicitar repuestos a proveedores externos la comunicación ineficiente

y los retrasos en las respuestas afectan la velocidad de adquisición de los

repuestos. Esto es especialmente crítico cuando los repuestos no están disponibles

en el inventario interno y se depende de terceros.

Soluciones

Demora en la entrega de los móviles por falta de repuestos

Objetivo

Garantizar la entrega oportuna de os repuestos, específicamente en el patio Tintal 2 CIR,

a pesar de las escaseces temporales de repuestos clave.

Acciones a Desarrollar
  Gestión de Inventarios

Objetivo:

 Mantener niveles adecuados de inventario de repuestos esenciales.

Acciones:

 Realizar un análisis de consumo histórico para identificar patrones y ajustar los

niveles de stock.

 Implementar un sistema de alerta temprana para notificar sobre la baja

disponibilidad de repuestos críticos.

 Diversificación de Proveedores

Objetivo:

 Reducir la dependencia de un único proveedor para evitar impactos significativos

por retrasos.

Acciones:

 Identificar y establecer relaciones con proveedores alternativos para los repuestos

clave.

 Negociar acuerdos que permitan agilizar la entrega y garantizar la disponibilidad

constante.

 Optimización de la Cadena de Suministro

Objetivo:

 Mejorar la eficiencia en la cadena de suministro para reducir tiempos de entrega.

Acciones:

 Revisar y optimizar los procesos logísticos internos para minimizar demoras en la

recepción y distribución de repuestos.

 Implementar tecnologías como seguimiento en tiempo real para mejorar la

visibilidad de la cadena de suministro.

 Agilización de Procesos de Aprobación:

Objetivo:

 Reducir los tiempos de aprobación para agilizar la adquisición de repuestos.

Acciones:

 Establecer un protocolo claro y eficiente para la aprobación de presupuestos de

reparación.

 Capacitar al personal involucrado en la toma de decisiones para que puedan

evaluar rápidamente las solicitudes.

Entregables

 Informe de análisis de consumo histórico y ajustes en los niveles de inventario.

 Documentación de relaciones establecidas con proveedores alternativos.

 Mejora en los procesos logísticos internos y documentación de implementación.

 Protocolo de aprobación de presupuestos optimizado y registro de capacitación

del personal.
Medición del Desarrollo

 Indicadores de Inventarios

Niveles de stock mantenidos en base a las necesidades reales.

Desempeño de Proveedores:

 Eficiencia en la Cadena de Suministro

Tiempo de procesamiento interno de pedidos de repuestos.

Porcentaje de mejora en la visibilidad de la cadena de suministro.

Mala comunicación con los técnicos a la hora de reservar las piezas

Objetivo

Garantizar un agendamiento eficiente de repuestos y una ejecución rápida de las

reparaciones para satisfacer la creciente demanda de servicios de reparación de Gmovil.

Acciones a Desarrollar

 Mejora en la Comunicación y Coordinación

Objetivo:

 Establecer una comunicación más efectiva entre el departamento de agendamiento

y el almacén de repuestos.

Acciones:
  Implementar reuniones regulares entre ambos departamentos para alinear

expectativas y compartir información crucial.

 Establecer un sistema de notificación inmediata sobre cualquier cambio en la

disponibilidad de repuestos.

 Revisión y Actualización del Inventario:

Objetivo:

 Garantizar la precisión del inventario de repuestos y su alineación con las

necesidades del taller.

Acciones:

 Realizar un inventario completo para identificar discrepancias entre lo registrado

y lo físicamente disponible.

 Actualizar el sistema de gestión de inventario para reflejar en tiempo real las

existencias y reservas.

 Protocolo de Verificación en la Reserva de Repuestos:

Objetivo:

 Evitar discrepancias entre el almacén y los técnicos sobre la disponibilidad de

repuestos reservados.

Acciones:
  Establecer un protocolo claro de verificación antes de la reserva final de

repuestos.

 Implementar un sistema de confirmación por parte del técnico al recibir los

repuestos reservados.

 Mejora en la Planificación de Reparaciones:

Objetivo:

 Evitar la programación de reparaciones sin la disponibilidad real de repuestos.

Acciones:

 Establecer criterios claros para la programación de reparaciones, incluyendo la

confirmación de la disponibilidad de repuestos.

 Capacitar al personal de agendamiento sobre la importancia de la coordinación

con el almacén antes de agendar reparaciones.

Entregables

 Informes de reuniones entre los departamentos de agendamiento y almacén.

 Informe de revisión y actualización del inventario de repuestos.

 Protocolo de verificación en la reserva de repuestos implementado.

 Criterios claros para la planificación de reparaciones establecidos.

Medición del Desarrollo

 Efectividad en la Comunicación
Número de reuniones realizadas y participación del personal.

Tiempo de respuesta ante cambios en la disponibilidad de repuestos.

 Precisión del Inventario

Porcentaje de discrepancia reducido entre el inventario registrado y el físico.

Actualización en tiempo real del sistema de gestión de inventario.

 Cumplimiento del Protocolo de Verificación

Número de reservas de repuestos verificadas según el protocolo establecido.

Reducción en disputas entre técnicos y almacén sobre la disponibilidad de repuestos.

Mala organización del inventario en almacén

Objetivo

Optimizar la entrega de repuestos esenciales para las reparaciones, reduciendo demoras y

estableciendo protocolos claros para la solicitud de repuestos tanto internamente como

con proveedores externos.

Acciones a Desarrollar

Implementación de Protocolos Claros

Objetivo:

 Establecer procedimientos detallados para la solicitud de repuestos, tanto dentro

de la empresa como con proveedores externos.

Acciones:

 Desarrollar un manual que describa claramente los pasos para solicitar repuestos.
  Realizar sesiones de capacitación para el personal involucrado en la solicitud y

adquisición de repuestos.

 Sistema de Seguimiento de Solicitudes

Objetivo:

 Mejorar la visibilidad y el seguimiento de las solicitudes de repuestos.

Acciones:

 Implementar un sistema centralizado para registrar y dar seguimiento a todas las

solicitudes de repuestos.

 Establecer alertas para notificar sobre plazos y seguimientos pendientes.

 Optimización de la Comunicación con Proveedores Externos

Objetivo:

 Agilizar la comunicación con proveedores externos para reducir los tiempos de

adquisición.

Acciones:

 Establecer canales de comunicación claros y preferenciales con proveedores.

 Negociar acuerdos de respuesta rápida para pedidos de repuestos críticos.

 Evaluación y Diversificación de Proveedores

Objetivo:

 Evaluar la eficiencia de los proveedores actuales y diversificar las opciones

cuando sea necesario.

Acciones:
  Realizar evaluaciones periódicas de la eficiencia y confiabilidad de los

proveedores.

 Identificar y establecer relaciones con nuevos proveedores para aumentar la

flexibilidad.

Entregables

 Manual de procedimientos para la solicitud de repuestos.

 Sistema centralizado de seguimiento de solicitudes de repuestos implementado.

 Reporte de mejoras en los tiempos de comunicación con proveedores externos.

 Evaluación periódica de la eficiencia de los proveedores y relaciones establecidas

con nuevos proveedores.

Medición del Desarrollo

 Adopción del Manual de Procedimientos

Porcentaje de personal capacitado en los nuevos protocolos.

 Efectividad del Sistema de Seguimiento

Número de solicitudes de repuestos seguidas y cerradas a tiempo.

Mejora en la comunicación y coordinación interna.

 Eficiencia en la Comunicación con Proveedores

Tiempo promedio de respuesta de los proveedores externos.

Reducción de los tiempos de adquisición de repuestos críticos.

 Bibliografía

mx], F. W. [fullcolor. (s/f). Nosotros. Gmovil.mx. Recuperado el 3 de febrero de

2024, de https://gmovil.mx/nosotros