Dominas la gestin de repuestos

de mantenimiento industrial?
Cuando se habla de mantenimiento industrial, la imagen que nos viene a la
cabeza es la de un montn de trabajadores observando una mquina con una
carpeta en la mano, o con un equipo de medida, eso s, con el uniforme
impoluto y perfectamente planchado. Y no olvidemos el casco recin estrenado
y las gafas de seguridad.
No sabes de lo que hablo? Pues escribe en Google mantenimiento industrial
y selecciona la pestaa imgenes.
Esta idea que se refleja en las imgenes prediseadas, donde se pretende
escenificar lo que es el mantenimiento industrial, realmente se aleja bastante
del da a da de un tcnico de mantenimiento.
No es que se trate de imgenes falsas, sino que ese escenario suele
aproximarse al de una gran multinacional, mientras que la inmensa mayora de
la industria se reparte entre pequeas y medianas empresas, donde el
mantenimiento es un departamento con un papel secundario.

El emprendedor que arranca un proyecto industrial debe pensar primero en

cmo pagar las mquinas que compra, y para ello debe conseguir ingresos con
urgencia, buscando clientes y vendiendo los productos fabricados.

Es normal que se centre en los departamentos de produccin y comercial,

porque sin ingresos no hay empresa.
En el mejor de los casos, la maquinaria tendr una garanta del fabricante, y la
empresa permanecer atenta a cualquier anomala, para reclamar y que se
repare antes de agotar este perodo.
Como el fabricante impone unas condiciones de mantenimiento para no perder
la garanta, la empresa velar por su cumplimiento.
Cuando surgen los verdaderos problemas es una vez que ha pasado ese
tiempo y ya no contamos con el apoyo del fabricante. Ahora hay que pagar por
todo.
Las mquinas tienen un desgaste, pero ya no tenemos las imposiciones del
fabricante, somos un poco ms libres y nos relajamos, dejando de cumplir sus
condiciones, porque pensamos que lo que pretendan era vendernos ms
aceite con la excusa del mantenimiento preventivo.
Navegamos apaciblemente por el ro, dejndonos llevar, sin preocuparnos en lo
que vendr ms adelante, que puede ser una fuerte corriente, o una cascada
que nos har naufragar (sndrome Nigara).
Cuando surge la inesperada avera, debemos improvisar, llamamos al
fabricante que nos indica que tardarn varios das en enviarnos las piezas de
recambio.
Nos quedamos blancos porque la situacin afecta a un pedido importante, y el
cliente est esperando.
El ro va cada vez ms rpido y omos el ruido de una cascada a lo lejos.

Qu es la gestin de repuestos

Dentro de la gestin del mantenimiento industrial, la gestin del almacn de

repuestos es un pilar importante.
Una de las causas que ms influyen en las paradas de produccin es el tiempo
de espera para recibir un recambio para una mquina.
Desde que diagnosticamos la avera y determinamos el repuesto que
necesitamos, hay que seguir varios pasos:
1. Saber exactamente qu pieza de recambio necesitamos, sus
caractersticas, a veces incluso su nombre si no lo conocemos o se trata
de una pieza hecha a medida.
2. Localizar el proveedor que dispone de existencias para el recambio.
Dependiendo de las circunstancias, podremos elegir entre varios
dependiendo del precio ofertado, del plazo de entrega, condiciones de
garanta, etc.
3. Realizar el pedido. En algunos casos se ha establecido que el trmite
sea autorizado por una tercera persona. Tambin hay que tener en
cuenta los pagos anticipados. Si se trata de un proveedor con el que no
trabajamos habitualmente, puede pedir el pago anticipado por
transferencia bancaria, lo que retrasa el pedido hasta que el pago es
efectivo.
4. Esperar el repuesto. Se puede aprovechar este tiempo de inactividad
para realizar otras tareas en la mquina, como inspecciones visuales,
limpieza, etc.
5. Recepcin de la mercanca. Debe comprobarse que el repuesto
recibido se corresponde con lo que se ha pedido.
6. Montaje y puesta en marcha. Probablemente la mquina debe
funcionar a media carga o en vaco, hasta verificar que todo es correcto
y empezar a producir con normalidad.

Por qu es importante gestionar correctamente

el almacn de repuestos
La gestin de repuestos no provoca ni previene las averas, pero s afecta al
resultado de la reparacin.
Si se hace bien, se puede disminuir enormemente el tiempo de parada de
produccin.
Gestionar un almacn de repuestos no solo significa tener recambios para
todo y que estn bien organizados.
En algunos casos, es muy interesante tener un stock externalizado. Esto
quiere decir que podemos saber que un determinado proveedor tiene
suficientes existencias de un producto y puede enviarlo rpidamente, con lo que
podemos prescindir de pedirlo por el momento.
En el caso contrario, podemos encontrarnos con que tenemos una unidad de
un artculo concreto, pero es muy difcil o lento de conseguir, por lo que en el
momento de utilizarlo deberemos buscar otro con urgencia.

Gestionar los repuestos tambin implica los pasos de entrada y salida. Es decir,
que debemos optimizar las compras y las expediciones.
En muchos casos se requiere gestionar tambin la trazabilidad, sobre todo en
materiales o mquinas ms crticos.
La trazabilidad es el registro del seguimiento de un producto desde el origen al
destino. Esto quiere decir que debemos controlar dnde y cundo hemos
comprado un material, y dnde y cundo lo hemos entregado o montado en
una mquina.
La diferencia entre una gestin correcta y una falta absoluta de ella, puede
significar el xito o el fracaso de un proyecto empresarial.
Te puede parecer que exagero, pero imaginemos un ejemplo.
Una cuchilla ha sido fabricada con un material incorrecto, que la hace ms
frgil. Tienes cuchillas en el almacn de distintas marcas, proveedores, y
pedidos. Durante el trabajo habitual, la cuchilla se rompe y provoca un corte a
un trabajador. Debido a las secuelas, el trabajador decide reclamar una
compensacin econmica. Un juzgado (o un fiscal, realmente no conozco el
procedimiento exacto) puede alegar que la cuchilla podra haber sido mal
montada, siendo responsable la propia empresa o el tcnico que ha realizado el
montaje. La situacin puede llegar a ser muy desagradable, sobre todo si
finalmente la empresa debe pagar una indemnizacin que pone en peligro su
futuro. Adems, al no conocer realmente la causa se puede producir un cruce
de acusaciones y culpas que no benefician a nadie. Finalmente, resulta que la

cuchilla tiene un nmero de serie grabado, y siguiendo la trazabilidad se

averigua el proveedor, y ste a su vez identifica al fabricante y el lote de
produccin. El fabricante reconoce que ese lote tuvo un problema de calidad y
su seguro paga la indemnizacin del trabajador. Adems, se retira del mercado
el resto del lote para prevenir otros accidentes.

La gestin de repuestos segn los tipos de

mantenimiento industrial
Tras una avera en la que se ha complicado conseguir el repuesto,
seguramente aprenderemos la leccin y nos prepararemos para evitar que se
repita esta situacin.
Tener el repuesto disponible en caso de avera no es lo nico importante.
En el caso de un programa de mantenimiento preventivo, la gestin de
repuestos cobra especial importancia, porque debemos contar con los
materiales necesarios en el momento en que debamos realizar una accin
preventiva.
Cuando aplicamos un sistema de mantenimiento predictivo, debemos
conocer los plazos de entrega de cada repuesto, para adaptarlo a los ndices
de desgaste. Por ejemplo, si detectamos que un rodamiento va a fallar en
menos de cien horas, pero el recambio tardar un mes en llegar, deberemos
tener existencias desde antes.
Las ventajas e inconvenientes son comunes para los departamentos internos
como para las empresas de mantenimiento externas. De hecho, la empresa
subcontratada debera gestionar, o como mnimo asesorar sobre estos
aspectos, porque puede darse el caso de que la empresa cliente no tenga
conocimientos sobre el mantenimiento de equipos, delegando totalmente en la
subcontrata.

Cmo gestionar un almacn de repuestos

Para m, hay varios aspectos que son necesarios controlar acerca de los
recambios. Hay muchos ms que pueden ser interesantes para la organizacin
de la empresa y coordinacin con otros departamentos. Como depende mucho
de cada situacin, me centrar en los que creo que son comunes en la mayora
de empresas:

Existencias (stock). Debemos conocer en todo momento la cantidad

disponible de un artculo. En caso contrario, podemos estar pidiendo
algo que ya tenamos, o encontrarnos con que nos falta un recambio
cuando ms lo necesitamos. Una buena aplicacin nos permitir
automatizar bastante la gestin de inventarios y existencias.

Ubicaciones. Debemos saber dnde encontrar cada artculo, sobre todo

si tenemos un almacn muy grande, repartido en varias sedes, o con
muchas referencias distintas. En los casos de vehculos, si en ellos se
guardan piezas de repuesto, deben considerarse como almacenes o
ubicaciones independientes. El objetivo es localizar rpidamente un
producto, sin tener que rebuscar.

Previsiones. Es necesario prever cuntos productos vamos a consumir

para asegurarnos de que no nos quedaremos sin existencias, y a la vez
evitar acumular materiales que apenas se usan. No olvidemos que

almacenar piezas de recambio cuesta dinero, tanto por tratarse de

activos inmovilizados, como por el espacio que ocupan (un almacn ms
grande tiene ms gastos), incluso por la gestin que requieren (imagina
cuando tienes que hacer un inventario y debes contar uno a uno todos
los materiales). Puedes hacer una previsin muy simple, nicamente
anotando en una caja hacer pedido cuando queden menos de 10
unidades. Un software de gestin de almacn suele permitir automatizar
un aviso cuando el stock es inferior a una cantidad configurada
previamente.

Origen y destino. Como hemos visto antes, en algunos casos puede

resultar esencial la trazabilidad. En otras ocasiones no es posible llevar
un control exhaustivo (por ejemplo, no puedes anotar un nmero de
serie en un tornillo), o simplemente el beneficio del control es inferior a
los gastos (tanto en dinero como en tiempo u otros recursos). Yo
utilizo FidesGeM desde hace algunos aos, que automticamente
guarda un historial de los movimientos de repuestos. As queda
registrado cada movimiento. Si se utilizan nmeros de lote o serie, es
posible relacionar el material con el pedido de compra y con la orden de
trabajo donde se ha consumido. Estos datos tambin ayudan a mejorar
las previsiones. En mecatrnica la trazabilidad puede ser fundamental,
porque hay componentes crticos que pueden provocar averas en
cadena.

Compras o entradas. Hacer un pedido no es solamente hacer una

llamada o enviar un email. En algunas ocasiones requiere seguir
muchos pasos, y adems suelen intervenir varios departamentos
(mantenimiento, compras, contabilidad). Es importante reunir toda la
documentacin importante en el mismo lugar, o al menos tener unas
referencias que sirvan para encontrar toda la informacin necesaria. Es
habitual que se produzcan errores. Puede ser que hablemos con un
comercial y nos recomiende un producto que finalmente no sirva, o que
nos reclamen un pago que ya hemos hecho, etc. Al recibir el material
hay que sumarlo a las existencias. Una buena opcin es tener una zona
habilitada como recepcin de mercanca, donde se coloca para ser
revisado antes de almacenarlo. Si tienes los stocks separados por
ubicaciones, puedes sumarlo al recibirlo, porque estar localizado. Si

tienes un solo stock, no debes sumarlo hasta que entre realmente en el

almacn. La zona de recepcin puede ser una caja, o una nave,
dependiendo del volumen de los materiales.

Expediciones o salidas. Para mejorar la gestin, puede ser

recomendable tratar el almacn como si fuese un departamento
independiente. As, cuando retiramos un producto, se debe registrar su
salida y restar del stock. Si se va a montar en una mquina, se debe
documentar segn las necesidades. Posiblemente nos interese llevar la
contabilidad por mquinas, por departamentos, etc. Para m es muy
importante relacionar la salida de almacn con la orden de trabajo (OT).
Si trabajamos con papel o aplicaciones software separadas, deberemos
registrar el nmero de OT en el registro del almacn, y el nmero de
albarn en la OT. Si el GMAO integra los dos mdulos se har en un solo
paso. Por ejemplo, FidesGeM permite retirar el material del almacn
desde el propio formulario de la OT, creando todos los registros y
restando el stock.

En mi caso, tengo un pequeo almacn, pero con una gran cantidad de

referencias, sobre todo componentes electrnicos, que aunque ocupan poco
espacio, pueden complicar la gestin. Como recepcin de mercanca utilizo una
caja grande, porque raramente tengo materiales de gran tamao.
La organizacin es algo engorrosa al principio, clasificando y registrando el
material en la aplicacin, pero una vez puesta en marcha, facilita y agiliza
enormemente el trabajo. El tiempo invertido se recupera y rentabiliza
rpidamente.

Cmo se mejora la gestin de los repuestos con

un GMAO
Seguro que ya sabes o intuyes las ventajas que un buen software de gestin
del mantenimiento aporta a la gestin de repuestos.

Solo hay que imaginar cmo se gestionaba un almacn cuando no haba

computadoras. Montones de papel y cuadernos de registro. A la hora de
consultar, todo era muy lento y complicado.
Afortunadamente, ahora todos tenemos los equipos y conocimientos
suficientes para llevar a cabo esta tarea.
Es suficiente con usar alguna aplicacin que permita guardar listas y hacer
bsquedas.
Sin embargo, cuanto ms complejo sea el almacn que queremos gestionar,
ms funciones necesitaremos. Esto quiere decir que necesitaremos
aplicaciones ms caras y difciles de aprender.

Las aplicaciones GMAO (Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenador)

administran bases de datos relacionadas. Esto quiere decir que tienes listados
de proveedores, mquinas, productos, etc., y que puedes interrelacionar los
datos. Adems, tienen formularios que automatizan muchos pasos, por lo que
los trmites son muy giles.
En los casos de pequeas empresas con poco volumen y movimiento de
material, no es necesario hacer grandes inversiones de tiempo y dinero, porque
una aplicacin econmica, incluso gratuita nos puede servir
perfectamente. Comprar un software de mantenimiento demasiado potente
puede ser un error, porque requiere ms tiempo de puesta en marcha,
adems de ser manejado por una persona especializada. Esto puede suponer
un coste de implementacin y operacin muy alto para una PyME (Pequea y

Mediana Empresa). Muchas empresas han invertido mucho tiempo y dinero en

sistemas que no han llegado a estar finalmente operativos.
Para las grandes empresas, con mucha carga de trabajo en el mantenimiento
de mquinas, el coste inicial de una aplicacin es prcticamente
irrelevante, lo importante es que se vea claramente compensado por los
beneficios que aporte. Por eso muchas optan por aplicaciones hechas a
medida.

Te toca a ti
Como ves, aunque las pautas bsicas son sencillas, la gestin del almacn de
recambios puede ser un tema extenso y complejo.
Si tienes que enfrentarte a esta tarea desde cero, lo ideal es que cuentes con el
apoyo de alguien con experiencia, para no tener que desandar el camino
porque hayas pasado por alto algn detalle.
Si quieres, puedo ayudarte. Simplemente cuntame el proyecto y te har una
propuesta de colaboracin. As ahorrars mucho tiempo y los disgustos que ya
he sufrido yo.
Tambin he hablado de FidesGeM. Es la aplicacin que desarroll y utilizo
desde hace varios aos, pensada especficamente para autnomos y pequeas
empresas o departamentos de mantenimiento. Si tienes curiosidad, puedes ver
ms detalles aqu.
Deja tu comentario ms abajo. Cuntame tu experiencia en la gestin de
almacenes, algn reto que hayas superado, o qu inconveniente te supuso ms
dificultades.
Si te ha parecido interesante, comparte este artculo en tus redes sociales. As
seremos ms aprendiendo.

Y si no ests suscrito, hazlo ahora para no perderte ms publicaciones de este

tipo y otras cositas interesantes que no aparecen en el blog.
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Fuente
http://fidestec.com/blog/gestion-de-repuestos/