Ingresos y

gastos
para pequeños
negocios

¿Cómo
gestionarlos?
Gestionar el flujo de dinero de tu pyme es el primer paso para

lograr rentabilidad y alcanzar el éxito, por eso preparamos esta

práctica plantilla donde encontrarás todo lo que debes saber al

respecto, estrategias de cómo gestionar tus ingresos y egresos,

ejemplos prácticos y un formato ideal para llevar tus cuentas sin

morir en el intento.

Quédate
y descúbrelo
 Tabla
de Contenido

Qué son los ingresos Ejemplo práctico

Tipos de ingresos Análisis de los ingresos y gastos

Qué son los gastos Paso 1: Recopila datos

Tipos de gastos Paso 2: Organiza la información

Control de ingresos y gastos Paso 3: Calcula indicadores clave

Importancia del control de ingresos y gastos Margen de Utilidad Bruta

Estrategias para el control de ingresos y gastos Margen de Utilidad Neta

1. Haz un registro detallado Relación Ingresos/Gastos

2. Establece un presupuesto Tasa de Gasto de Personal

3. Distingue entre gastos fijos y variables Relación de Liquidez

4. Negocia con tus proveedores Paso 4: Identificar tendencias

5. Controla el flujo de efectivo Paso 5: Establecer objetivos y KPIs

6. Reduce gastos innecesarios Paso 6: Realizar análisis de variación

7. Diversifica fuentes de ingresos Paso 7: Tomar acciones correctivas

8. Haz una planificación fiscal Paso 8: Planificar y presupuestar

9. Capacita a tu personal Paso 9: Revisión continua

10.Establece metas financieras El papel de la tecnología en la gestión de ingresos y

gastos
11.Monitorea y evalúa de forma continua

12.Asesórate profesionalmente
Qué son
los ingresos
H
acen referencia a los flujos de dinero
que una empresa recibe como
resultado de sus operaciones
comerciales. En pocas palabras, los
ingresos son las inyecciones de
dinero que entran en las organizaciones a través de
las ventas de productos o servicios, alquiler de
propiedades, intereses ganados y cualquier otra
forma de ingreso que una compañía pueda generar.
En el caso de las pymes, los ingresos son
especialmente relevantes ya que determinan la
viabilidad y crecimiento de la empresa al medir la
demanda que tienen los productos o servicios de
una pyme, así como de su eficacia en la gestión de
un negocio.
INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS?
Pero, ¿por qué es importante prestar atención a los ingresos
de una pyme? En primer lugar, los ingresos son la principal
fuente de financiamiento para la empresa. Sin ingresos
suficientes, una pyme puede tener dificultades al pagar sus
gastos y mantenerse a flote.
Además, son un indicador de la salud financiera de las
pymes. El aumento constante en los ingresos es señal de que
tu negocio es próspero, mientras que una disminución indica
problemas o la necesidad de ajustar la estrategia empresarial.
Tipos de ingresos
Las pymes tienen varios tipos de ingresos, dependiendo de
su modelo de negocio y las actividades que realizan. A
continuación, conocerás algunos de los más generados:
04
 1 Ingresos por ventas
de productos o servicios
Este es el tipo más común de ingresos en la mayoría de las
pymes. Consiste en el dinero que la empresa recibe de
sus clientes a cambio de los productos que vende o los
servicios que presta. Estos ingresos provienen de ventas
al por mayor o al detal, ventas en línea, ventas a
distribuidores o directamente a los consumidores.

2 Ingresos por abonos

o suscripciones
Algunos negocios ofrecen servicios o productos bajo un
modelo de suscripción, en el cual los clientes pagan una
tarifa periódica, como mensual o anual. Este se utiliza
comúnmente en empresas de software, medios de
comunicación, gimnasios y servicios de streaming.

3 Ingresos por publicidad

Las pymes que operan en el ámbito de los medios de
comunicación, blogs, redes sociales u otros canales en
línea generan ingresos por publicidad. Esto incluye
montos económicos por anuncios en línea, patrocinios,
publicidad en redes sociales y otros acuerdos publicitarios.

4 Ingresos por franquicias

o licencias
Algunas de las pequeñas y medianas empresas expanden
su negocio a través de franquicias o acuerdos de licencia.
En este caso, reciben ingresos de otros empresarios que
operan bajo su marca o utilizan su propiedad
intelectual.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 05

 Ingresos por intereses
5 10
y dividendos
Si la pyme tiene inversiones financieras, como cuentas
de ahorro, acciones o bonos, recibe ingresos por
intereses o dividendos de estas inversiones.
Ingresos por donaciones o
financiamiento
En el caso de organizaciones sin fines de lucro o
proyectos especiales, los ingresos provienen de
donaciones, subvenciones o financiamiento de
terceros.

6 Ingresos por alquiler 11 Ingresos por venta de activos

de bienes raíces
Cuando la empresa es dueña de propiedades
comerciales o residenciales, los ingresos por alquiler
son fuente de entrada de efectivo importante. Incluye
los alquileres de locales comerciales, oficinas, viviendas
y otros inmuebles.
7 Ingresos por consultoría
o servicios profesionales
Las pymes que ofrecen servicios profesionales y
especializados como consultoría, asesoramiento legal,
TI, diseño gráfico u otros, generan ingresos por los
servicios que brindan a sus clientes.
No esenciales
Las pymes pueden vender activos no esenciales
como maquinaria, equipos, vehículos o propiedades,
generando ingresos adicionales.
Es importante que todas las empresas, sin importar
su tamaño, diversifiquen sus fuentes de ingresos
para reducir riesgos y aumentar la estabilidad
financiera. La combinación de diferentes tipos de
ingresos ayuda a una pyme a adaptarse a las
cambiantes condiciones del mercado y a mantener un
flujo de efectivo saludable. De allí que la gestión
eficiente de estos ingresos sea esencial en el éxito y la
sostenibilidad de una organización.

8 Ingresos por cursos

o capacitación
Empresas relacionadas con la educación y la
capacitación generan ingresos mediante la oferta de
cursos, talleres, seminarios o programas de formación.

9 Ingresos por comisiones

Algunas pymes actúan como intermediarios o agentes
y ganan ingresos por comisiones al facilitar
transacciones entre terceros. Esto es común en
empresas de bienes raíces, seguros, marketing de
afiliados y viajes.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 06

 Qué son
los gastos
Los gastos son los desembolsos o salidas de dinero en los que una pyme incurre al llevar
a cabo sus operaciones comerciales y mantener sus actividades en funcionamiento.
Estos gastos son necesarios en la producción de bienes y servicios, la gestión de la
empresa y el cumplimiento de sus obligaciones legales y fiscales. Los gastos son uno
de los componentes para calcular la utilidad o beneficio de una empresa, ya que se restan
de los ingresos y así determinar la ganancia neta.

Tipos de gastos
Los gastos varían significativamente según la industria, el tamaño y la estructura de la
empresa, pero generalmente se dividen en las siguientes categorías:

1 Gastos operativos
Estos son los gastos diarios relacionados con la operación de la empresa.
Incluyen costos como salarios y beneficios de los empleados, alquiler o
arrendamiento de instalaciones, servicios públicos, suministros, gastos de
oficina y cualquier otro relacionado con la producción y la administración
de la empresa.

2 Gastos de materiales y suministros

Este tipo de gasto se refiere a los costos asociados con la compra de
materias primas, productos semielaborados, inventario y otros materiales
necesarios en la producción de bienes o la prestación de servicios.

3 Gastos de ventas y marketing

Incluyen costos relacionados con la promoción y comercialización de los
productos o servicios de la empresa. Abarca publicidad, comisiones de
ventas, ferias comerciales, gastos de viaje y entretenimiento para clientes,
entre otros.

4 Gastos financieros
Son los costos asociados con la gestión de las finanzas de la empresa,
como los intereses de préstamos, tarjetas de crédito, honorarios bancarios y
otros costos financieros.

5 Gastos de mantenimiento
y reparaciones
Incluyen los costos para mantener y reparar equipos, instalaciones y otros
activos de la organización.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 07

 6 Gastos legales y de cumplimiento
Comprenden los honorarios de abogados, costos de cumplimiento
regulatorio y cualquier otro gasto legal relacionado con la pyme.

7 Gastos de depreciación
y amortización
Estos gastos reflejan la disminución del valor de los activos de la sociedad
con el tiempo, como equipos o propiedades. Aunque no son gastos en
efectivo, se registran contablemente para reflejar la depreciación de los
activos.

8 Impuestos
Las pymes deben cumplir con sus obligaciones fiscales, lo que implica el
pago de impuestos sobre la renta, el impuesto al valor agregado (IVA),
impuestos a la propiedad y otros gravámenes gubernamentales.

9 Gastos extraordinarios
Estos son gastos inusuales o excepcionales, aunque no hacen parte de las
operaciones comerciales regulares de la empresa sí se presentan
eventualmente, como multas, indemnizaciones o daños imprevistos.

La gestión eficiente de los gastos es fundamental para el éxito financiero de

una pyme. Reducir costos innecesarios, controlar los gastos operativos y
buscar eficiencias en la gestión financiera son prácticas comunes que
garantizan la rentabilidad y sostenibilidad de la empresa a largo plazo.
También es importante llevar un registro detallado de los gastos para el
cumplimiento fiscal y la toma de decisiones financieras informadas.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 08

 Control de
ingresos
y gastos

El control de ingresos y gastos es una parte crítica de la gestión financiera en

cualquier empresa. Para mantener la salud financiera y asegurar la
sostenibilidad a largo plazo, las pymes deben ser capaces de administrar
sus recursos de manera efectiva. En este apartado, exploraremos algunas
estrategias para administrar los ingresos y gastos que se dan de manera
efectiva, lo que contribuirá a su estabilidad financiera y crecimiento.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 09

 Importancia del control de
ingresos y gastos
El control de ingresos y gastos es esencial por varias razones:

Estabilidad financiera:
El control adecuado de los ingresos y gastos ayuda a
mantener un equilibrio financiero sólido, evitando situaciones
de flujo de efectivo negativo.

Toma de decisiones informadas:

La adecuada gestión de ingresos y gastos proporciona datos
precisos sobre el estado financiero de la empresa que
garantiza un panorama real de la organización y facilita la
toma de decisiones informadas.

Cumplimiento legal y fiscal:

Cumplir con las leyes fiscales y regulaciones financieras que el
Estado exige es necesario para evitar problemas legales y
multas.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 10

 Estrategias para el
control de ingresos
y gastos
A continuación, te presentamos algunas estrategias clave para el control de
ingresos y gastos en una PYME:

1 4
Haz un registro detallado Negocia con tus proveedores

El primer paso en el control de ingresos y No tengas miedo de negociar con tus

gastos es llevar un registro detallado. Utiliza un
software de contabilidad confiable donde
registres todas las transacciones financieras
que realices, desde ventas y compras hasta
gastos menores. Recuerda mantener registros
precisos.
proveedores. Puedes obtener descuentos o
términos de pago más favorables que
reduzcan tus gastos. Mantener relaciones
sólidas con tus proveedores es beneficioso a
largo plazo.

2 5
Establece un presupuesto Controla el flujo de efectivo

Un presupuesto bien elaborado es una El flujo de efectivo es la vida de tu empresa.

herramienta importante. Determina cuánto
gastar en cada categoría y síguelo
rigurosamente. A medida que la empresa
crece, ajusta el presupuesto según sea
necesario, pero asegúrate de que siempre esté
equilibrado.
Asegúrate de comprender cuándo se espera
que entren y salgan los fondos. Esto hará que
te anticipes a problemas de liquidez y tomes
medidas para evitarlo.

3 6
Distingue entre gastos fijos y variables Reduce gastos innecesarios

Es importante distinguir entre los gastos fijos
y variables. Los gastos fijos, como el alquiler y
los salarios, son predecibles. Los gastos
variables, como el marketing o la publicidad,
fluctúan. Comprender esta distinción te
permitirá tomar mejores decisiones sobre
dónde ajustar gastos.
Revisa los gastos de tu pyme regularmente y
elimina costos innecesarios. Esto podría
incluir la cancelación de suscripciones no
utilizadas, la consolidación de proveedores o la
automatización de tareas que actualmente
requieren empleados.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 11

 7 10
Diversifica fuentes de ingresos
No dependas de una sola fuente de ingresos.
Diversificarlas te ayuda a mantener tu
empresa estable. Explora nuevas
oportunidades de mercado y ofrece productos
o servicios relacionados.
8 11
Haz una planificación fiscal
Planea y ahorra para tus obligaciones fiscales.
Asegúrate de cumplir con todas las normativas
y separar fondos para el pago de impuestos.
9
Capacita a tu personal
Es fundamental que tu personal comprenda la
importancia de una administración eficiente
de los ingresos y gastos. Proporciona
capacitación financiera a tus colaboradores
para que puedan contribuir a la gestión
financiera de la empresa.
INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS?
Establece metas financieras
Establece metas financieras claras y
alcanzables. Esto proporciona dirección y
motivación manteniendo el control de
ingresos y gastos.
Monitorea y evalúa de forma continua
La administración financiera no es estática.
Debes monitorear y evaluar los resultados
regularmente con el fin de identificar
tendencias y áreas que requieran mejora.
12
Asesórate profesionalmente
Cuando sea necesario, busca asesoramiento
profesional de contadores o asesores
financieros. Estos profesionales te brindan
orientación experta para optimizar la
situación financiera de tu negocio.
El control de ingresos y gastos es esencial en el
éxito continuo de una pyme. La administración
adecuada de estos aspectos asegura la
estabilidad financiera, facilita la toma de
decisiones informadas y garantiza el
cumplimiento legal y fiscal. Las estrategias
mencionadas son fundamentales. Al
implementarlas, tu pyme estará encaminada
hacia la estabilidad y el crecimiento
financiero a largo plazo
12
 Ingresos:

Ejemplo Ventas de comida: Las ventas de comida son tu

principal fuente de ingresos. Cada mes, tu restaurante
vende aproximadamente $10,000 en comida.

práctico Eventos especiales: También organizas eventos

especiales, como noches de karaoke o cenas temáticas,
que generan ingresos adicionales. Estos eventos te
generan alrededor de $2,000 al mes.

Supongamos que tienes un pequeño restaurante familiar Es importante que registres el flujo de dinero
llamado "Casa Sabores". Tu objetivo es administrar tus diariamente así cuando hagas los respectivos cierres
ingresos y gastos para mantener la salud financiera del contables no te enredas.
negocio. Aquí están los detalles de cómo podrías hacerlo:

(En un formato como el que te mostramos a continuación registra tus

ingresos diarios)

Ingresos $0,00

Fecha Mes Descripción Monto

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 13

Gastos:

Costos de alimentos: Para preparar los platos, necesitas comprar

ingredientes. Gastas alrededor del 30% de tus ingresos en alimentos, lo
que equivale a $3,000 al mes.

Gastos de personal: Tienes un cocinero, un mesero y un cajero. En

total, los salarios y beneficios de tu personal cuestan $5,000 al mes.

Alquiler del local: Pagas un alquiler de $1,200 al mes por tu local

comercial.

Servicios públicos: Los servicios públicos (electricidad, agua, gas)

cuestan alrededor de $500 al mes.

Publicidad y marketing: Inviertes $300 al mes en publicidad local al

promocionar tu restaurante y eventos especiales.

Gastos de mantenimiento: Destinas $200 al mes en el mantenimiento

del local y los equipos.

Préstamo bancario: Estás pagando un préstamo de $400 al mes que

utilizaste para renovar la cocina de tu restaurante.

Gastos $0,00

Fecha Mes Descripción Monto

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 14

 Descarga

plantilla
tu

gratis
en Excel

Descarga aquí
(En un formato como el que te mostramos a continuación registra tus gastos diarios)

Ahora que sabes los montos y conceptos de cada ingreso obtén el reporte mensual de tus
movimientos financieros.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 15

 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Ingresos

Gastos

Resultado
mes

Saldo
acumulado

A finalizar cada mes sabrás si tuviste más gastos que Paso 1:

ingresos o si las inyecciones de dinero fueron mayores a los
costos que pagaste, incluso si tu margen de gastos e
ingresos fueron iguales. De estos resultados depende la
rentabilidad y salud financiera de tu pyme.
En este sentido, cuando los gastos son mayores que los
ingresos, tu pyme estaría en aprietos ya que entraría en
una situación de déficit financiero o pérdida. Esta
situación requiere de atención inmediata; por el contario, si
tu empresa tiene más ingresos que los gastos, entonces
podemos decir que es un negocio saludable y rentable.
Esta situación se conoce también como un "superávit" o
"beneficio".
Por otro lado, cuando los ingresos y gastos son iguales, la
empresa se encuentra en una situación de equilibrio
financiero.
Recopila datos
Reúne todos los datos financieros necesarios, como
registros de ingresos y gastos, estados financieros, informes
de cuentas por cobrar y por pagar, facturas, recibos y
cualquier otro documento relacionado con las transacciones
financieras de la empresa.
Paso 2:
Organiza la información
Organiza la información en categorías específicas, como
ingresos, gastos operativos, gastos de personal, gastos de
ventas y marketing, gastos de mantenimiento, impuestos,
entre otras. Esta categorización facilitará el análisis.

Análisis de
los ingresos y
gastos
Analizar los ingresos y gastos es una parte crucial de la
gestión financiera de una empresa, ya que proporciona
información valiosa sobre la salud financiera y su capacidad
para alcanzar los objetivos. Aquí tienes un enfoque paso a
paso sobre cómo analizar los ingresos y gastos de tu pyme:

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 16

Paso 3: Paso 5:

Calcula indicadores clave Establecer objetivos y KPIs

A continuación, calcula algunos indicadores financieros
para evaluar la salud financiera de tu pyme:
• Margen de Utilidad Bruta: Calcula la diferencia
entre los ingresos y el costo de los bienes vendidos
(COGS) como un porcentaje de los ingresos totales.
Un margen de utilidad bruta saludable indica que
la empresa está generando beneficios
suficientes para cubrir los costos directos de
producción.
• Margen de Utilidad Neta: Calcula la diferencia
entre los ingresos y todos los gastos, incluidos los
gastos operativos, impuestos e intereses, como un
porcentaje de los ingresos totales. Este margen
muestra cuánto queda después de cubrir todos los
costos.
Definir objetivos financieros y seleccionar indicadores de
rendimiento (KPIs) relevantes. Por ejemplo, establece un
objetivo de aumentar los ingresos en un 10% durante el
próximo año y rastrear el KPI de "Ingresos Mensuales".
Paso 6:
Realizar análisis de variación
Compara los resultados reales con los presupuestados o
con los objetivos establecidos. Identifica las desviaciones y
analiza las razones detrás de las diferencias. ¿Por qué los
ingresos no alcanzaron el objetivo? ¿Hubo gastos
inesperados?

• Relación Ingresos/Gastos: Compara los ingresos

totales con los gastos totales. Una relación inferior
a 1 indica que la empresa está gastando más de
lo que está ganando.

• Tasa de Gasto de Personal: Calcula los costos de

personal como un porcentaje de los ingresos. Esto
revela cuánto se destina a pagar sueldos y
beneficios.

• Relación de Liquidez: Calcula la relación entre los

activos líquidos (como efectivo y equivalentes de
efectivo) y los pasivos corrientes (como deudas a
corto plazo). Una relación superior a 1 indica que la
empresa tiene suficientes activos líquidos con el fin
de cubrir sus obligaciones a corto plazo.

Paso 4:

Identificar tendencias

Examina los datos financieros a lo largo del tiempo para

identificar tendencias. Compara los ingresos y gastos con
los períodos anteriores y busca patrones o fluctuaciones.
Por ejemplo, ¿los ingresos han estado aumentando o
disminuyendo constantemente? ¿Los gastos han
experimentado aumentos inesperados?

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 17

Paso 7: Paso 9:

Tomar acciones correctivas Revisión continua

Basándote en el análisis, toma medidas correctivas si es
necesario. Esto podría incluir la reducción de gastos no
esenciales, la implementación de estrategias de marketing
para aumentar los ingresos o la revisión de políticas de
precios.
Paso 8:
El análisis de ingresos y gastos no es un evento único, sino
un proceso continuo. Realiza revisiones regulares de los
estados financieros y ajusta tus estrategias según sea
necesario para lograr los objetivos de la empresa.
Un análisis efectivo de ingresos y gastos te proporciona
información valiosa a la hora de tomar decisiones
empresariales informadas y garantizar la salud financiera
de tu empresa.

Planificar y presupuestar

Usa el análisis hacia tu planificación financiera futura. Crea

un presupuesto realista que tenga en cuenta las
tendencias y los objetivos de la empresa.

El papel de
la tecnología
En la era digital, la tecnología desempeña un papel fundamental
en la gestión de ingresos y gastos de las pymes. La adopción
de herramientas tecnológicas adecuadas transforma la

en la gestión
manera en que una pyme administra sus finanzas, optimiza
sus operaciones y toma decisiones informadas.

de ingresos y
Los sistemas de contabilidad en línea, como el de Siigo, son
herramientas esenciales para la gestión de ingresos y
gastos. Este programa permite un seguimiento preciso de los

gastos
ingresos, gastos y cuentas por cobrar y pagar. Además, genera
informes financieros detallados en tiempo real que
proporcionan una visión clara del estado de la empresa.

INGRESOS Y GASTOS PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS, ¿CÓMO GESTIONARLOS? 18

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 Ingresos y
gastos
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gestionarlos?