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Docum
 Módulo: Registros contables
Unidad I: Generalidades de la contabilidad

Contenido
1. Documentos Mercantiles................................................................................... 3

a. Letra de cambio..........................................................................................................................4

b. Pagaré............................................................................................................................................5

c. El cheque.......................................................................................................................................5

d. Recibos..........................................................................................................................................6

e. Facturas.........................................................................................................................................6

f. Vales.................................................................................................................................................7

g. Nota de remisión........................................................................................................................8

h. Nota de abono.............................................................................................................................9

i. Nota de crédito.............................................................................................................................10

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1. Documentos Mercantiles
En la actualidad la complejidad de las actividades económicas ha generado que el campo
mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados; en la
cual la emisión y recepción de documentos de diversas índoles puedan y deban respaldar las
transacciones económicas y financieras.

¿Qué son los documentos mercantiles?

Son todos aquellos elementos que informan y sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones de una empresa u organización, así como documentar las operaciones mercantiles
en los comprobantes de contabilidad; estos documentos se concentran en el Departamento
de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito,
planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc.

Estos documentos se pueden clasificar:

01. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a
través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
02. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los
registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de
vista legal.

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a. Letra de cambio
La Letra de Cambio es un título valor que representa una orden incondicional de pago de
una persona a otra. En ella el librador o emisor le indica a la persona a quien va dirigida, en
este caso el librado, de pagar a requerimiento o en fecha futura una suma de dinero a la
orden de una persona determinada.

Tipos de letra de cambio

i. Letra de Cambio a Día Fijo.

Se aplica esta modalidad si es pagadera en un lugar en que sea diferente del lugar de
emisión, la fecha será en base al calendario del lugar de pago. Arto. 135 (Ley General de
Títulos Valores/Nicaragua)

ii. Letra de cambio a la Vista.

Será pagadera a su presentación, debiendo presentarse al pago dentro de un año a partir
de su fecha. Arto. 132 (LGTV)

iii. Letra de Cambio a cierto plazo vista.

En este caso el vencimiento se determina por la fecha de su aceptación o por la de protesto,
presentándose para la aceptación dentro de un año a partir de su fecha. Arto. 133 (LGTV)

iv. Letra de Cambio a cierto plazo fecha.

El vencimiento tendrá lugar en la fecha correspondiente al mes de pago. Arto. 134 LGTV.

v. Letra de Cambio Documentada.

El art. 116 señala un tipo específico de letra de cambio que es la “letra de cambio documentada”
ya que lleva una cláusula de documento contra aceptación, que generalmente se presenta
de la forma siguiente: “D/A o documento contra pago D/P”. Esta cláusula indica que a letra de
cambio es acompañada de cierto documento que se entregará a librado una vez que éste
acepte la letra de cambio. Estos documentos de naturaleza mercantil son: el conocimiento de
embarque y a póliza de seguro. Una vez que se acepta la venta, se entregan los documentos
para que retire la mercancía.

Ejemplo:

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b. Pagaré
Con este documento una persona establece formalmente que promete el pago de una
deuda determinada en una fecha posterior, que será acordada entre las partes y figurará en
el documento.

Al igual que los cheques, los pagaré pueden ser “al portador” o “endosables” y pueden ser
emitidos por empresas, por el Estado o por particulares.

Entre los documentos mercantiles no negociables encontramos los recibos y las facturas.
Estos documentos son aquellos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación
mercantil.

Ejemplo:

c. El cheque
Por medio de un cheque el librador autoriza a otra persona a extraer dinero de una cuenta
bancaria.

La función del cheque

es ordenar a la
institución financiera
que pague (con el
dinero de la cuenta
del emisor) una
determinada suma de
dinero expresada en el
documento.

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En este documento mercantil debe figurar:

⊲⊲ La denominación del cheque inserta en el título.
⊲⊲ El nombre del que ha de pagar, que necesariamente habrá de ser un banco o entidad
financiera.
⊲⊲ La cantidad que se ha de pagar, expresada en números y letras. En caso de que
ambas expresiones no coincidan, predominará la cantidad en letra.

⊲⊲ También debe estar expresado el lugar de pago. Si se designan varios lugares, será
válido el primero mencionado.
⊲⊲ Fecha y lugar de emisión del cheque.
⊲⊲ Firma del librador o del que emite el cheque.

El cheque puede ser emitido para que se pague a cualquier persona que lo presente ante
la institución financiera (al portador) o para que sea pago a una persona determinada (no a
la orden), para lo cual se efectúa un endoso.

d. Recibos
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido
de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:

e. Facturas
Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja
toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio,
junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias,
bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su
transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto
sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.

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f. Vales
Un vale es un documento comercial, para pagar ya sea un producto, o bien un servicio.
Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra
por la cantidad que aparece en el vale).
Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes
para fidelizarlos.
También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato
o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un
vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa.
Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en
existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de
caja». Este vale contiene:

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El vale es una oferta de reducción del precio final del artículo que puede estar patrocinado
por el fabricante o por el minorista.

Existen varios tipos de vales:

i. Vale del Fabricante

Es un medio de promoción muy apropiado para introducir nuevos productos en el
mercado. Los consumidores están más dispuestos a probar una novedad si el precio
que deben pagar es menor que el recomendado. En este tipo de promoción se implican
también las tiendas ya que admiten el descuento propuesto por el fabricante cuando un
cliente redime un vale. A lo largo de la campaña de promoción, la tienda va recuperando
ese dinero más una gratificación por su colaboración.

ii. Vale del distribuidor

Es un medio de promoción que beneficia a compradores que ya consumían el producto.
El minorista los emite para mantener a esos clientes y conseguir que aumente o el gasto
por compra o el gasto por cliente (incrementando el número de veces que acude al
establecimiento).

g. Nota de remisión
La nota de remisión es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderías solicitadas por el cliente según la nota de pedido y este se encuentre impreso
y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga
testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobadas por
el departamento de ventas.

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Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa,

por lo general es práctico que sea un talonario por tres copias, una queda para la empresa
que vende, la otra se entrega al cliente junto con las mercaderías; la tercera es devuelta con
la firma de la conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

h. Nota de abono
Si un cliente devuelve parte de las mercancías, o si usted realiza correcciones de factura,
usted o su socio pueden crear una nota de abono para corregir el importe a pagar de una
factura.
Se pueden crear notas de abono para tipos de transacciones de distintas categorías, como:

⊲⊲ Notas de abono de venta

⊲⊲ Notas de abono de compra
⊲⊲ Facturas de venta
⊲⊲ Facturas de compra

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i. Nota de crédito
Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa
donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un
cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un

valor determinado por el concepto que se indica en la misma nota.

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