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GESTIÓN TRADICIONAL
DE INVENTARIOS
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1. INTRODUCCIÓN.
a) Revisión continua.
Se conoce en cada instante el número real de artículos en stocks.
b) Revisión periódica.
En ocasiones no es fácil o necesario conocer en cada instante el nivel de stocks,
por lo que nos limitamos a realizar un recuento de las existencias cada cierto período de
tiempo.
Este tipo de control de existencias tiene como ventaja su mayor simplicidad
administrativa y consiguiente menor coste (lo normal es realizar el recuento no para un
solo artículo, sino para varios a la vez), así como que permite la planificación global del
lanzamiento de pedidos posibilitando los descuentos. Por el contrario, tiene el
inconveniente de que en el período entre revisiones se desconoce por completo el estado
del inventario.
De todas formas, dado el actual nivel tecnológico en materia informática, cada
vez está más ampliamente extendido el uso de los ordenadores en los almacenes, por lo
que cada vez representa menos ventaja el control de existencias por revisión periódica.
Esto no excluye el que cada cierto tiempo se deba realizar una regularización de
inventarios con carácter contable, que detectará posibles errores en el sistema automático
de control.
Pensemos en una empresa de carrocerías que monta autobuses. Para cada vehículo
utiliza muchos componentes, desde el aparato de televisión hasta multitud de remaches.
Evidentemente, establecer un estricto control del nivel de existencias de receptores de televisión
es interesante (el precio unitario es elevado) y sencillo (hay un número no excesivamente grande
en el almacén, y cada vehículo montado lleva uno o dos).
No podemos decir lo mismo de los remaches. Si cada vez que un oficial va a poner un
remache le obligamos a notificar al almacén que necesita una unidad, no sólo aburriremos al
oficial y al almacenero, sino que saldría más caro el tiempo que hacemos perder a los
trabajadores que lo que en sí vale el remache. Pero, cuidado, si no prestamos atención alguna al
nivel de remaches y se agotan, podemos vemos obligados a paralizar el montaje.
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Hay que establecer algún método para discriminar los artículos que merecen especial
atención de los que por sus características precisan un control menos riguroso.
Para clasificar los artículos hay que considerar no sólo su coste unitario, sino también su
volumen anual de demanda. Multiplicando ambos conceptos se obtiene su valor anual, el cual
puede ser un indicador de la importancia que ese artículo representa para la empresa.
Si se ordenan los artículos según el orden decreciente de su valor anual, se suele obtener
una representación típica como la adjunta (gráfico 1):
Esto da lugar a una clasificación de los artículos, que por realizarse tradicionalmente en
tres grupos, se denomina ABC. (gráfico 1). Los artículos en el grupo A son los que representan
un mayor coste anual para la empresa, mientras que los del C son los de menor importancia.
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Consideremos en primer lugar la demanda. Son dos características las que van a influir
en nuestro estudio:
1) El grado de conocimiento.
Un primer hecho a tener en cuenta al plantear un modelo es el grado de
conocimiento que tenemos sobre los datos.
En algunas ocasiones, por razones contractuales, la empresa conoce con certeza
qué demanda tendrá sobre sus productos. No ocurre esto sin embargo en la mayoría de
los casos. Por lo general, existe un cierto nivel de incertidumbre sobre la demanda que
normalmente oscilará alrededor de unos determinados valores.
Cuando la información es conocida con certeza, los modelos se dice que son de
tipo determinístico; en el caso no determinístico, en lugar de conocer la evolución cierta
de la demanda se dispone solamente de los valores estadísticos que definen esta
evolución (por lo general, la media y desviación típica en cada período).
2) La tasa de demanda.
Dejando aparte el hecho de que nuestro conocimiento sobre la demanda sea
perfecto o no, ésta puede ser uniforme durante todos los períodos del horizonte, o bien
puede sufrir variaciones.
En el primer caso, dada la demanda total anual D, se determina directamente la
demanda mensual o diaria. Cuando la situación es la segunda, los modelos adquieren
una mayor complejidad, como veremos.
Por lo que respecta al plazo de suministro por parte de los proveedores, éste podría ser
igualmente de tipo determinístico o no determinístico. Aunque lo normal es que existan diversos
factores imponderables que pueden afectar los plazos comprometidos, la competencia está
obligando a que cada vez exista una mayor fiabilidad en las entregas y se realice un mayor
esfuerzo por cumplir las fechas pactadas. Nosotros vamos a considerar en nuestros modelos que
los plazos están determinísticamente fijados.
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En el epígrafe anterior se comentaron las diferentes ventajas que los inventarios ofrecen
en ocasiones, así como la importante carga financiera que suponen, y su influencia sobre los
resultados empresariales.
Se ha discutido sobre qué coste de capital cabe aplicar a los inventarios (media
del coste de capital de la empresa, el interés medio de beneficios que consigue la
empresa con su actividad más lucrativa,...). Nosotros utilizaremos el coste del capital
medio ponderado.
ch = iAp
cA = chI
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Cuando esto sucede (debido a una mala gestión de existencias, a una variación
inesperada de la demanda o simplemente porque se asume este coste por ser menor al de
almacenamiento), las consecuencias no son fácilmente cuantificables, ya que además de
la pérdida por lo no vendido, hay una influencia sobre la satisfacción del cliente y
posiblemente sobre sus futuras relaciones con la empresa.
Puede suponerse que, de forma similar a como se calculó el coste ch, el coste cR
viene dado en función de una tasa de descuento, iD: cR = iDP
En alguno de los modelos que veremos, los precios de compra de los artículos varían
según el tamaño del lote que se pida. Por tanto, en ocasiones es preciso considerar también un
nuevo coste, aunque éste no sea exactamente de inventario. Este coste es el coste de adquisición.
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Se ha visto que en la gestión de inventarios hay que jugar con dos factores opuestos para
los que hay que buscar un punto de equilibrio: por una parte, cuanto mayor sea el nivel de stock
del que dispongamos, mejor será el servicio que podamos ofrecer a nuestros clientes y menor
será el coste de realizar los pedidos; por el contrario, cuanto menor sea el nivel de inventarios,
menor será el capital inmovilizado y por tanto más saneada será en principio nuestra situación
financiera.
Teniendo esto en cuenta, las cuestiones que vamos a tratar de responder en los siguientes
epígrafes serán:
Estas dos cuestiones pueden plasmarse en la realidad de varias formas. Una primera
podría consistir en observar cada cierto tiempo R el nivel de las existencias, y lanzar entonces un
pedido de tamaño Q, variable, que haga restablecerse el stock hasta un nivel predefinido S. En
este caso las dos preguntas básicas quedan respondidas al elegir los dos parámetros R y S. Este
tipo de modelos están directamente relacionados con el control de existencias denominado
revisión periódica, siendo R el período con el que se realiza el recuento de artículos. Los
modelos con este enfoque se denominan de revisión periódica-nivel de pedido (R, S).
Otra forma de definir cuándo se deben lanzar los pedidos podría basarse en la existencia
de un umbral de alarma, denominado punto de pedido: cuando el nivel de existencias baje por
debajo de ese umbral (r), será el momento de lanzar la orden de suministro por una cantidad fija
de Q unidades (tamaño del lote). Estos modelos (r, Q) se denominar punto de pedido-lote
óptimo y son útiles sobre todo cuando el ritmo de consumo es uniforme. Para detectar que el
nivel de existencias baja por debajo del punto de pedido, es típico realizar una revisión de tipo
continua.
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3. GESTIÓN DETERMINÍSTICA
Vamos a estudiar el problema de determinar (r, Q) cuando los datos (el tiempo de
suministro, l, desde que se lanza el pedido hasta que el proveedor lo deja en nuestros almacenes,
y la demanda total anual, D) son dados y no están sujetos a incertidumbre.
Son muchos los modelos que pueden formularse relacionados con la gestión de stocks,
dependiendo de los diferentes factores que rodean la estructura productiva y de
aprovisionamiento en la empresa. Entre estos factores pueden citarse:
Obsérvese que si se suponen no aleatorios los datos del problema (determinismo), como
estamos haciendo en este capítulo, el que exista o no rotura de stock es algo perfectamente
controlable por el gestor, por lo que teóricamente sólo existirá si así se acepta en las hipótesis.
En cualquiera de los posibles modelos a que da lugar la variación de los factores arriba
citados, el punto de pedido (r) se obtendrá como resultado de calcular la cantidad existencias de
que dispone la empresa l unidades de tiempo antes de que se consuman en su totalidad, siendo l
el tiempo que se tarda en suministrar un nuevo pedido.
Según este planteamiento la evolución del stock irá desde un nivel máximo Q
correspondiente con el tamaño del pedido hasta llegar al nivel 0, momento en que se recibirá el
siguiente pedido. Por tanto, el nivel medio de inventario será Q/2. Por tanto, el coste total por
unidad de tiempo considerada será:
donde D es la demanda para el período considerado y D/Q el número de pedidos que se realizará
durante ese período.
Q = (2cLD/ch)1/2
Cta = chQ/2 + cLD/Q + pD, donde p es el precio del producto de que se trate.
Dependiendo de cuál sea el nivel de pedido a partir del cual se efectúa el descuento (que
llamaremos M), el nivel óptimo de pedido será uno u otro. El procedimiento a seguir es el
siguiente:
1. Se calcula el lote óptimo con el precio p con descuento (Qp’).
2. Se compara con el valor de M.
3. Si M < Qp’ se pide Qp’
4. Si M > Qp’, entonces se calcula el lote óptimo con el precio sin descuento (Qp).
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5. Se calcula el coste total pidiendo M y pidiendo Qp y se escoge aquella opción que ofrezca un
menor coste total.
En este caso, el pedido se va recibiendo en función de una cantidad constante por unidad
de tiempo (10 uds./día, por ejemplo), que llamaremos P, hasta que se han recibido todas las
unidades pedidas. La única diferencia con el modelo básico radica en que el nivel medio de
existencias es distinto. En concreto, es:
I = ((P - D)Q/P)/2.
Q = [(2cLD)/(ch(1-D/P))]1/2
El modelo con demanda con tasa variable parte de las siguientes asunciones:
a) La demanda es conocida pero no es la misma para cada período.
b) No existen descuentos por grandes cantidades.
c) No se acepta la rotura de stocks.
d) Recepción del pedido en una sola remesa.
e) Tamaño de lote no restringido.
f) Costes no variables a lo largo del horizonte.
En este caso es necesario utilizar un método heurístico, el cual no nos garantiza el que
obtengamos la solución óptima pero sí que nos podemos acercar al óptimo. Existen distintos
métodos para aplicar en esta situación, pero quizás el más adecuado sea el siguiente:
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1. El primer pedido habrá de incluir la cantidad correspondiente a la demanda del primer periodo
considerado.
2. Si el coste de lanzamiento es superior al coste de tener almacenada la demanda del segundo
período, se incluye esta en el primer pedido. Si es al contrario, se hace un pedido para el
segundo período.
3. Este procedimiento se repite sucesivamente, teniendo en cuenta que la demanda de un periodo
j que se recibe en un pedido de un periodo k, se tiene almacenada durante j-k períodos.
4. GESTIÓN NO DETERMINÍSTICA
Para evitar estas roturas se suele mantener en inventario una cantidad extra de productos,
SS, que sirve de colchón para absorber las fluctuaciones, lo cual se traduce en la práctica en
lanzar el pedido cuando queda en stock una cantidad igual a la demanda media en tiempo de
suministro más ese stock de seguridad.
Dado que el punto de pedido lo fijaremos como el producto del tiempo de suministro por
la demanda media (l x Dl), el SS vendrá determinado por la cantidad de demanda cubierta con la
probabilidad escogida menos el punto de pedido. También se puede hacer a la inversa, fijar un
SS y según él calcular la probabilidad de que la demanda sea superior al SS más el tiempo de
suministro.
N
P( x) (1 ) x N x
x
y siguiendo las leyes de la distribución binomial, la esperanza de roturas de stock durante los N
períodos será
E() = N(1-).
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EJERCICIOS
3) Una empresa tiene una demanda media de 36.000 Kg/año de un producto, cuya
desviación típica mensual es 565,685. Su coste de posesión es de 27€/Kg*año, su coste de
lanzamiento de un pedido es de 1.500 €/pedido. El tiempo de suministro de su proveedor es de
15 días. Tomamos como 1 año = 360 días. Se pide:
a) Determinar el punto de pedido.
b) Si queremos un nivel de servicio del 98%, cuál es el SS, la probabilidad de que se produzca
alguna rotura anual, r y la media de roturas al año.
c) Si queremos que el coste del SS no supere las 240 €/año, ¿cuál será el nivel de servicio?
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d) Si queremos que la probabilidad de que se produzca alguna rotura anual sea del 5%, ¿qué SS
hemos de tener?
El coste relativo de posesión de este producto es del 12% anual y su precio es de 6 €/ud. El coste
de lanzamiento es de 15.000€/pedido. Determine la secuencia óptima de pedidos.
CASO TEMA GESTIÓN TRADICIONAL DE INVENTARIOS
La empresa Metro SL fabrica extintores. Cada uno de los componentes de los extintores lo adquiere en el
exterior, limitándose a realizar el montaje. Estos componentes son:
Cada extintor está formado por una carcasa, una válvula, un expulsor y 20 kg. de espuma.
El coste del capital medio ponderado de esta empresa es del 10%. Carcasas, válvulas y expulsores se almacenan
en el mismo almacén. El espacio destinado para cada uno permite almacenar 4.000 uds. de cada uno. La espuma se
almacena en 5 contenedores especiales, cuya capacidad total es de 5.000 kg. Ampliar el almacén costaría unas 3.000€ el
m2 y dicha ampliación tendría una vida útil de 20 años. La máxima ampliación posible es de 500 m 2 y la mínima de 100.
Por cada m2 de ampliación se podrían almacenar 10 uds. más de cualquiera de los productos. En el almacén no trabaja
ningún trabajador de forma exclusiva, sino que 4 trabajadores de planta descargan los pedidos cuando estos se reciben. El
sueldo de estos trabajadores es de 6€/hora. El tiempo que tardan en descargar y situar en su correcto lugar cada pedido es:
Carcasas: 1 minuto el contenedor.
Válvulas: 0,1 minutos el contenedor.
Expulsores: 0,05 minutos el contenedor.
Espuma: 0,01 minutos/kg.
Se estima que, de ampliar la capacidad de almacenamiento, tal ampliación podría ser asistida por los
trabajadores actuales. Cada nuevo contenedor tiene un coste de 6.000€ y una vida útil de 20 años.
El control de existencias se encuentra informatizado, de forma que la empresa puede conocer cada día el nivel
del que dispone.
Actualmente, la empresa actúa de la siguiente forma. Cuando le quedan menos de 500 carcasas, válvulas o
expulsores, hace un pedido de 2.000 uds. de todos ellos. Cuando tiene menos de 2.000 kg. de espuma realiza un pedido
de ésta para completar los 5.000 kg. de capacidad.
Metro ha de pagar el coste del transporte. Cada camión de carcasas (capacidad de 40 contenedores), válvulas
(capacidad de 150 contenedores) y expulsores (capacidad de 100 contenedores) le cuesta 300€. Cada camión de espuma
(capacidad de 100 barriles), 600€. El coste del papeleo y tlf. necesarios para hacer cada pedido (de cualquier producto) se
estima en 30€.
La demanda media semanal de extintores durante el año anterior fue de 307,6923, con una desviación típica de
40. Para el próximo año se espera incrementar las ventas en un 25%.
¿Es correcta su actual política de aprovisionamientos? ¿Qué cantidad de pedidos de cada uno de los
componentes habrá de hacer Metro para minimizar sus costes de inventario? (tomar año de 360 días) ¿Qué nivel de stock
de seguridad de cada componente crees que sería conveniente?