Gestión de Proyectos

CALIDAD Y EXPERIENCIA DE CLIENTE

2014-2015

PROFESOR/A
Jose Vicente García Calatayud

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Gestión de Proyectos. Caso Práctico (Parte 1)

LA BODA
(PARTE 1)

Este caso presenta una situación simulada del proyecto de una boda, centrándose en la
iniciación, planificación y control con la técnica de gestión del valor ganado (EVM, Earned
Value Management) durante el desarrollo del proyecto.
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Gestión de Proyectos. Caso Práctico

ÍNDICE PARTE 1
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 4

2. INICIACIÓN .......................................................................................................... 4
2.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto ............................................ 7
2.2. Identificar a los Interesados .............................................................................. 9

3. PLANIFICACIÓN ............................................................................................... 10
3.1. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto......................................... 10
3.2. Crear la EDT ................................................................................................... 12
3.3. Definir las Actividades ................................................................................... 13

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Gestión de Proyectos. Caso Práctico (Parte 1)

1. INTRODUCCIÓN

SpecialEventsCompany es una empresa localizada en Madrid que se encarga de organizar ceremonias

y eventos especiales como bodas, bautizos y galas, entre otros. Usted es un Director de Proyectos del
área de bodas de SpecialEventsCompany.

Durante la mañana del 29 de mayo de 2012 SpecialEventsCompany recibe una petición de

organización de un evento muy especial. Se trata de la boda del hijo del Duque de Tordesillas, uno de
los Duques en Europa con más títulos nobiliarios. Además se requiere una organización del evento en
tiempo record. El Duque de Tordesillas quiere que la boda se haga antes que la del hijo de su hermano
que se casará en Agosto. Siempre ha existido rivalidad entre ambos; las ceremonias de sus hijos son un
motivo más de disputa. Usted es asignado como jefe de proyecto dentro de SpecialEvents debido a su
larga y exitosa trayectoria en dirigir proyectos de tal magnitud. El patrocinio del proyecto vendrá dado
por el Director Comercial de SpecialEvents, D. Luis Martínez.

El ciclo de vida del proyecto, desde el punto de vista de su gestión, vendrá definido a través de los
grupos de procesos de Iniciación, Planificación, Ejecución y Monitorización. El caso se centra en las
áreas de conocimiento Gestión de la Integración, Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo y Gestión
del Coste.

2. INICIACIÓN

El Director Comercial decide tener una primera reunión de toma de contacto, 30 de mayo de 2012, con
D. Julián Ramírez Tieso, Duque de Tordesillas, el novio D. Pedro Ramírez Delgado y la novia Dña.
Silvia Dorado Rico, hija de un influyente industrial toledano.

D. Julián quiere una gran ceremonia, demostrando a la nobleza europea que sigue siendo un referente
en cuanto a poder adquisitivo y clase. Él será quien pague la boda, corriendo con todos los costes de la
misma. Sin embargo, debido a las dificultades de liquidez actuales ha acordado con el Director
Comercial de SpecialEvents –empresa participada en la que su futuro consuegro tiene una
participación minoritaria pero importante- unas condiciones muy favorables de financiación (pago a
90 días del 100% del importe tras el cierre de proyecto sin recargo de financiación). D. Julián tiene
varios solares a las afueras de Madrid que ha puesto a la venta como garantía para pagar la boda. Su
valor, según tasación realizada por el Banco HSCG era, ya en el año 2007, de 6 millones de euros.
Además, se sabe que el Director Comercial ha obtenido la aprobación inmediata del Director General
de dichas condiciones de financiación.

D. Julián quiere que SpecialEvents gestione los preparativos previos, la ceremonia religiosa, la
celebración posterior y el viaje de luna de miel.

La preferencia de D. Julián para realizar el oficio religioso es la Catedral de la Almudena de Madrid.

Entre los novios y D. Julián se esperan 500 invitados; la gran mayoría de ellos provienen de fuera de
Madrid. D. Julián también costeará el alojamiento de todos los invitados en el hotel Gran Palace de
Madrid.

Los novios tienen especial interés en que se organice una despedida de solteros conjunta y que sea
difícilmente olvidable por sus amigos. Se estima un número de amigos total entre el novio y la novia

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Gestión de Proyectos. Caso Práctico (Parte 1)

de 150. La selección de la localización y actividades a realizar correrán a cargo del Director del
Proyecto.

Para adelantar a la boda del hijo del hermano de D. Julián la boda se deberá hacer durante el mes de
julio de 2012.

Dada la ascendencia andaluza de las familias desean que un coro rociero amenice el oficio religioso.

La boda deberá transcurrir durante la tarde-noche, culminando el evento con una cena cerca de la
propia Catedral de la Almudena para evitar excesivos transportes. Usted les recomendó los Jardines de
la Almudena, un antiguo palacete del siglo XIX, recientemente reformado, con unos jardines
excepcionales para la ocasión. D. Julián insistió en, una vez finalizada la ceremonia nupcial, llevar a
los novios desde Catedral hasta los Jardines de la Almudena en una carroza. La ceremonia tendrá lugar
el sábado para que los invitados puedan volar el viernes por la noche o el sábado temprano. La
celebración tendrá lugar el día siguiente, durando todo el día.

No se han definido aún los requisitos de la celebración (comida, música, cena), aunque si se deberá
tener en cuenta la existencia de vegetarianos, diabéticos y celiacos entre los invitados.

El alojamiento de los novios durante la noche de bodas y el de todos los invitados se hará en el hotel
Gran Palace de Madrid. Se tendrá en cuenta la reserva de una suite especial (2 noches, con circuito de
spa incluido) y 275 habitaciones (1 noche) con desayuno y plazas de aparcamiento suficientes.

Los novios pasarán dos noches en el Gran Palace para posteriormente iniciar su viaje de luna de miel.
El viaje de luna de miel debe concluir antes del 13 de agosto, pues ese día ambos comienzan a trabajar.

Queda fuera del alcance del proyecto la adquisición del vestido de la novia puesto que utilizará el
mismo que en 1970 llevó su madre, la difunta Beatriz Rico Ortiz. Además el vino que se utilizará en la
cena será encargado directamente por D. Julián a un buen amigo suyo, propietario de una de los
grandes viñedos de la Ribera del Duero.

Tanto los novios como D. Julián coincidieron en la necesidad de realizar el evento en la más estricta
intimidad. Para ello se deberá tener especial atención a la seguridad y a la información que se
suministra a la prensa.

Usted identificó varios grupos de interés clave en esta ceremonia que debían ser tratados de manera
especial:

- D. Julián. Se consideran interesado clave.

- Los novios. Se consideran interesados clave.
- La familia de los novios, excluyendo a D. Julián. Se consideran interesados
importantes.
- Los amigos. Se consideran interesados importantes.
- Las Casas Reales de Europa. Se consideran interesados clave.
- Nobleza de Europa. Se consideran interesados importantes.
- La Iglesia. Se debe monitorizar.
- La prensa. Tiene un poder e interés altos.

Todos los interesados tienen una posición partidaria al proyecto, excepto la prensa cuya su posición es
neutral.

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Gestión de Proyectos. Caso Práctico (Parte 1)

La restricción principal identificada en esa primera reunión fue la necesidad de enviar las
correspondientes invitaciones a los invitados con al menos 1 mes de antelación puesto que en caso
contrario sería complicado cuadrar sus apretadas agendas.

Entre los riesgos identificados durante esta primera fase figuran:

- Las altas temperaturas durante el día de la ceremonia y celebración posterior que

puedan afectar negativamente a los invitados.
- La posibilidad de que se filtren imágenes a la prensa del corazón que puedan afectar a
la imagen de alguno de los invitados.

En el proyecto participará además de usted como Jefe de Proyecto, el departamento de compras de

SpecialEvents.

Entre los objetivos del proyecto se encuentran el alcanzar la entera satisfacción de los novios e
invitados y la consecución de la rentabilidad estimada. También se espera, más a largo plazo conseguir
algún cliente entre los invitados, por lo que se emprenderá alguna acción comercial a definir en el
cierre.

El Sponsor del proyecto, el Director Comercial de SpecialEvents, definió el cronograma de hitos de

alto nivel siguiente:

- Junio 2012: lanzamiento del proyecto.

- Julio 2012: despedida de solteros.
- Julio 2012: preparativos finalizados y envío de invitaciones.
- Finales de Julio 2012: día de la ceremonia religiosa.
- Finales de Julio 2012: inicio del viaje de luna de miel.

Además, estimó un presupuesto de costos de 1 millón de euros, estimado en base a datos reales de
proyectos similares realizados anteriormente, con los siguientes paquetes de trabajo:
o Dirección de proyecto: 70.000 €
o Despedida solteros: 150.000 €
o Ceremonia religiosa: 190.000 €
o Celebración: 400.000 €
o Alojamiento: 150.000 €
o Viaje luna miel: 40.000 €

El precio de venta acordado por el Sponsor de SpecialEvents con el cliente es de 1.1 millones de euros;
se asignó un 2.5% sobre el presupuesto de costos para imprevistos (presupuesto para imprevistos:
25.000 €); el 7.5% restante es el margen o beneficio esperado (75.000 €). El Sponsor no ha
establecido un presupuesto de riesgos separado, por lo que puede considerarse incluido dentro del
presupuesto de costos. Suponer que el coste anual medio de financiación de SpecialEvents del 6%.

El día 1 de junio se firma el contrato y aprueba el Acta de Proyecto, considerándose iniciado el

proyecto.

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2.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Rellene el Acta de Constitución del Proyecto (o “Project Charter”) a partir de la información

suministrada anteriormente y otra que considere de interés como si fuera el Sponsor del proyecto o una
persona que trabaja para él.

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: Id.
Sponsor / Departamento:
Director del Proyecto:
Departamentos involucrados:
2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Objetivos del proyecto y criterios de éxito (KPIs)

Alcance del Proyecto

Descripción

Requisitos del Proyecto y Producto / servicio

Dentro del Alcance

Fuera del Alcance

Entregables del Proyecto

Descripción Responsable Fecha de Entrega

Grupos de interés clave

Riesgos del Proyecto(iniciales)

Nivel de Riesgo Fecha de
Descripción Acción Responsable
P I Revisión

Dependencias Externas

Restricciones (alcance, tiempo y coste)

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Asunciones del proyecto

3. ESTIMACIÓN DEL CALENDARIO (Hitos principales)

Hito Responsable Fecha

4. ESTIMACIÓN DEL COSTE / PRESUPUESTO DEL PROYECTO

5. NOTAS

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2.2. Identificar a los Interesados

Rellene el Registro de los Interesados del Proyecto.

Id Nombre Rol Expectativas / Influencia Posición Categoría

Fase
[#] [Nombre] [Función en [Qué expectativas [Nivel de [Partidario / [Dada por el
el proyecto] tiene, y en qué influencia neutral / análisis de los
fase de proyecto] sobre el opositor] interesados:
proyecto, - Monitorizar
interés] - Mantener
informado
- Mantener
satisfecho
- Gestionar de
cerca]

A continuación se presenta una matriz de análisis de los interesados. Sitúe cada uno de los interesados
identificados anteriormente (utilice el “Id”) en la matriz. A continuación complete el campo
“Categoría” del registro de los interesados.

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Alto

Interesados importantes Interesados Clave

(Mantener satisfechos) (Gestionar de cerca)

Impacto / Poder

Otros Interesados Interesados afectados

(Monitorizar) (Mantener informados)

Bajo

Bajo Alto
Interés / Influencia

- Impacto: Capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto

- Poder: Nivel de autoridad
- Interés: Nivel de preocupación con respecto a los resultados del proyecto
- Influencia: Participación activa

3. PLANIFICACIÓN

El día 1 de junio, una vez finalizada la iniciación, usted recibe la noticia de que ha sido nombrado Jefe
de Proyecto y comienza la planificación del proyecto de manera inmediata. Para ello empezará
desarrollando el Plan para la Dirección del Proyecto.

3.1. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Identifique cualquier riesgo, restricción o asunción no considerado en el Acta de Proyecto. A

continuación, rellene los siguientes bloques dentro del Plan para la Dirección del Proyecto de la boda.

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Estructura del Proyecto

[Definir la estructura organizacional de equipo de proyecto en un organigrama jerárquico.]

Ciclo de vida del Proyecto

[Especificar y describir el modelo de ciclo de vida del proyecto. Normalmente dicho modelo
comprenderá un inicio, una organización y preparación, la ejecución del trabajo y cierre. Asimismo
se deben indicar cuáles serán las fases del proyecto, indicando la relación entre las mismas.]

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3.2. Crear la EDT

Desarrolle la EDT o Estructura de Descomposición del Trabajo del proyecto descomponiendo el

alcance de proyecto hasta el nivel de paquetes de trabajo.

EDT
[Nivel 1]

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3.3. Definir las Actividades

Una vez definidos por usted los paquetes de trabajo y estimados su coste y duración, asigne
responsable. A continuación solicite usted a cada uno de ellos la identificación de las actividades
constituyentes que consideren oportunas para completar cada uno de ellos.

Paquete de Trabajo Responsable Actividades

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